INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL - INDECI

PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACION INDECI

2007 - 2010Oficina de Estadstica y Telemtica

INDICE

INTRODUCCIN OBJETIVOS DEL PLAN ESTRATEGIGO DE SISTEMAS DE INFORMACION DEL INDECI VISION Y MISIN DEL INDECI FUNCIONES DEL INDECI ORGANIZACIN DEL INDECI ORGANIGRAMASECRETARIA GENERAL TRAMITE DOCUMENTARIO ADMINISTRACIN SECRETARIA PERMANENTE DE LOS CONSEJOS CONSULTIVOS PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO CAPACITACION Y DIFUSIN PREVENCIN OPERACIONES LOGSTICA ESTADSTICA Y TELEMTICA

RESUMEN SITUACIONAL INSTITUCIONAL DEL INDECI DESARROLLO DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION ADMINISTRATIVA Y OPERACIONES SIGAO INDECISISTEMAS DE INFORMACIN A DESARROLLAR MATRIZ DE DIRECCIONES Y OFICINAS DEL INDECI VS SUB SISTEMAS DE INFORMACION DIAGRAMA DE CONTEXTO DEL SISTEMA INTEGRAL SUB SISTEMAS DEL SIGAO INDECI CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ARQUITECTURA DE DATOSIDENTIFICACIN DE ENTIDADES BASES DE DATOS INSTITUCIONALES MATRIZ BASES DATOS Vs SUB SISTEMAS DE INFORMACIN DIAGRAMA ENTIDAD RELACION

NORMAS, PROCEDIMIENTOS Y ESTANDARESESTANDARES DE BASE DE DATOS ESTANDARES DE PROGRAMACIN ESTANDARES DE DESARROLLO

PLAN DE TRABAJO SIGAO INDECI

INTRODUCCINEl Plan Estratgico de Sistemas de Informacin, est orientado a establecer un conjunto de definiciones, parmetros, normas y proyectos de desarrollo, para lograr la integracin e integridad de la informacin en las diferentes instancias del INDECI. Teniendo en cuenta la relevancia que han adquirido las Tecnologas de Informacin en la gestin de instituciones como INDECI, esta es cada vez ms creciente. Por lo tanto, se hace indispensable la formulacin de planes de desarrollo de proyectos informticos para mejorar la calidad de gestin institucional. La planificacin de lo que ocurra con las Tecnologas de Informacin en el INDECI, resulta de vital importancia dado que esta estrechamente vinculado, con el esfuerzo que desarrolla la institucin en su conjunto. Por tanto este Plan Estratgico de Sistemas de Informacin requiere de un moderno enfoque de la funcin de Tecnologa de Informacin y el cumplimiento de nuevos e importantes desafos en esta rea. En el contexto de la Planificacin del quehacer del INDECI perteneciente al Sistema Nacional de Defensa Civil SINADECI; el cual orienta y supervisa las acciones que deben realizarse tanto en la prevencin, emergencia y rehabilitacin ante desastres cualesquiera que esta sea; se hace que sea necesario contar con informacin de gestin administrativa operativa de calidad que permita administrar, evaluar y supervisar en un contexto amplio las acciones del INDECI. El presente Plan Estratgico Informtico plantea un conjunto de metodologas para el planeamiento de desarrollo de nuevos proyectos informticos; el establecimiento de la Base de Datos Institucional y los recursos tecnolgicos con el que de manera racional y oportuna se debe implementar para el desarrollo informtico del INDECI. Estas definiciones no se circunscriben al mbito de la Unidad de Informtica, sino que es aplicable a toda la institucin, porque este es el Plan Estratgico de Sistemas de Informacin de toda la institucin. De all que la relacin entre este plan y la estrategia del quehacer de la Defensa Civil resulte de suma importancia. En este aspecto se ha dedicado un esfuerzo especial a asegurar esta alineacin entre el Plan Estratgico Institucional PEI y el Plan Estratgico de Sistemas de Informacin. El volumen de la informacin que se procesa, la complejidad tcnica de los procesos hacen necesaria la nteraccin entre reas diversas de la institucin, que deben actuar oportuna y i coordinadamente para alcanzar los objetivo de brindar un servicio adecuado y eficiente; por lo que de esto se desprende la necesidad de un adecuado soporte tecnolgico en informtica y computacin ameritando la urgente necesidad de Planificar un Plan Estratgico de Sistemas de Informacin.

Durante los prximos cinco aos, las Tecnologas de Informacin probablemente evolucionaran a las velocidades que nos tienen acostumbrados, lo que exige adicionalmente una atencin especial para asegurar que este Plan no sea esttico. En la primera parte de este Plan se describe detalladamente las caractersticas de las diversas reas o dependencias del INDECI, presentando su flujograma de procesos y realizando la descripcin de los hallazgos encontrados en la etapa de levantamiento de informacin. Como producto de esta fase se obtiene un diagnostico situacional informtico del INDECI.

Teniendo como insumo el anlisis de la situacin actual del INDECI, se presenta el Desarrollo del Sistema Integral de Gestin Administrativa y Operaciones ( IGAO), el mismo que esta S compuesto y descrito por un conjunto de Subsistemas y Mdulos obtenidos en base al Flujo de Datos de las distintas reas de la institucin, detallndose tambin el cronograma de actividades por cada Subsistemas de Informacin a desarrollar. Tambin se describe la relacin de las diferentes Bases de Datos que conformarn la Base de Datos Institucional; indicando las entidades principales que contiene cada una de ellas y que subsistemas estarn asociados a las mismas, siguiendo las normas, procedimientos y estndares definidos para el desarrollo de proyectos informticos.

OBJETIVOS DEL PLAN ESTRATGICO DE SISTEMAS DE INFORMACION

OBJETIVOS GENERALES

Hacer del Instituto Nacional de Defensa Civil INDECI, una institucin competitiva y eficiente utilizando la tecnologa de informacin como instrumento de desarrollo que permita liderar en el mbito de la Defensa Civil. Planificar el desarrollo de Sistemas de Informacin que permita optimizar la gestin tanto administrativa como operativa para obtener un grado de eficacia y eficiencia en los distintos procesos del trabajo.

OBJETIVOS ESPECIFICO

Integrar a las distintas dependencias del INDECI mediante Sistemas de Informacin, incrementando su productividad y que permita la toma de decisiones rpida y oportuna de la Alta Direccin. Desarrollar Normas, Procedimientos y Estndares de desarrollo de Proyectos Informticos, as mismo estndares de reportes que permita un flujo rpido y adecuado de la informacin. Interconectar las diferentes dependencias del INDECI con el SINADECI mediante una red corporativa basada en INTERNET que permita de esta forma contar con una conexin ininterrumpida.

VISION Y MISIN DEL INDECI

VISIONConstituirse en una Institucin moderna, eficiente, slida, reconocida y lder internacional en la administracin de desastres, que incorpore los adelantos cientficos y tecnolgicos para la evaluacin de riesgos, el fomento de una slida cultura de prevencin y una adecuada respuesta ante las emergencias producidas por los fenmenos naturales o tecnolgicos.

MISIONPlanear, organizar, coordinar y dirigir el Sistema Nacional de Defensa Civil orientando las actividades que realizan las entidades pblicas y no pblicas para fines de Defensa Civil, supervisando las acciones que ejecutan los organismos y entidades que reciban y / o administren fondos pblicos y no pblicos destinados para tal fin.

FUNCIONES DEL INDECI

Proponer al Consejo de Defensa Nacional los objetivos y polticas de Defensa Civil. Normar, coordinar, orientar y supervisar el planeamiento y la ejecucin de la Defensa Civil. Brindar atencin de emergencia proporcionando apoyo inmediato a la poblacin afectada por desastres. Dirigir y conducir las actividades necesarias encaminadas a obtener la tranquilidad de la poblacin. Participar en la formulacin y difusin de la doctrina de seguridad y Defensa Nacional en lo concerniente a Defensa Civil. Asesorar al Consejo de Defensa Nacional en materia de Defensa Civil.

ORGANIZACIN DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL (INDECI)El Instituto Nacional de Defensa Civil cuenta con la siguiente estructura orgnica: ALTA DIRECCION Jefatura Sub Jefatura ORGANOS CONSULTIVOS Y DE COORDINACIN Consejo Consultivo Central Consejo Consultivo Cientfico Tecnolgico Consejo Consultivo de Relaciones Internacionales Consejo Consultivo Interregional Comit Nacional de Asesoramiento y Coordinacin de Emergencias ORGANO DE CONTROL Oficina de Auditoria Interna ORGANOS DE ASESORAMIENTO Oficina de Asesora Jurdica Oficina de Planificacin y Presupuesto ORGANOS DE APOYO Oficina de Administracin Secretara General e Imagen Institucional Secretara Permanente de los Consejos Consultivos y de Coordinacin Oficina de Estadstica y Telemtica ORGANOS DE LINEA Direccin Nacional de Prevencin Direccin Nacional de Operaciones Direccin Nacional de Logstica Direccin Nacional de Educacin y Capacitacin ORGANOS DESCONCENTRADOS Direcciones Regionales

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL INSTITUTO DE DEFENSA CIVIL - INDECICONSEJO CONSULTIVO CENTRAL

OFICINA AUDITORIA INTER N A

JEFE DEL INDECICONSEJO CONSULTIVO RELACION ES INTERNACIONALES

SUB - JEFE

CONSEJO CONSULTIVO CIENTIFICO TECNOLOGICO

SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCION AL

CONSEJO CONSULTIVO INTERREGIONAL

OFICINA DE ESTADISTICA Y TELEMAT I C A OFICINA DE ASESORIA JURIDICA

COMITE DE ASESORAMIEN T O Y COORDINACION DE EMERGENCI A

OFICINA DE ADMINISTRACION OFICINA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO SECRETARIA PERMANENTE D E LOS CONSEJOS CONSULTI VOS Y DE COORDINAC ION

DIRECCION NACIONAL DE EDUCACION Y CAPACITACION

DIRECCION NACIONAL DE PREVENCION

DIRECCION NACIONAL DE OPERACIONES

DIRECCION NACIONAL DE LOGISTICA

DIRECCION NACIONAL DE PROYECTOS ESPECIALES

DIRECCIONES REGIONALES

Secretaria General Trmite Documentario

Visin Estratgica del reaOBJETIVOEs rgano encargado de proyectar la imagen institucional del INDECI y conducir el protocolo de los actos oficiales de la Institucin, desarrollar acciones de difusin interna y externa, establecer las relaciones con entidades pblicas y privadas a fin de lograr su adhesin y cooperacin en la Defensa Civil, administrar el proceso de tramitacin interna y externa de la documentacin., preservar y mantener el acervo documentario, as como garantizar la simplificacin administrativa en la tramitacin de la documentacin.

FUNCIONESGENERALES Y ESPECIFICAS Mantener y desarrollar la imagen institucional del INDECI. Mantener informada a la opinin pblica sobre los fines, objetivos y polticas del INDECI y SINADECI. Procesar, tramitar y transcribir las comunicaciones, resoluciones y directivas emanadas de la Alta Direccin y de los rganos del INDECI. Centralizar, revisar, registrar, coordinar, documentacin de recepcin y remisin. procesar y tramitar la

Organizar, conducir y mantener actualizado y seguro el archivo general del INDECI, velando por la conservacin, clasificacin, mantenimiento y manejo del acervo documentario.

Anlisis de la situacin actualActualmente el rea de Trmite Documentario es la encargada de recepcionar y distribuir al exterior toda la documentacin que tramita INDECI. Es oportuno indicar que esta rea posee un software de trmite que ha sido instalado en la Red Informtica para mantener un control del trmite documentario. Dicho software ha sido elaborado por terceros y solamente esta siendo utilizando por el rea de trmite; no se cuenta con los programas fuentes para su mantenimiento. Actualmente las distintas dependencias no cuentan con un software que permita dar seguimiento al trmite documentario. El proceso de derivacin de la documentacin empieza por trmite la misma que es derivada a la Secretara General para su posterior derivacin a las distintas dependencias del INDECI.

A travs de secretara es la encargada de numerar y controlar las resoluciones jefaturales, pero actualmente no tiene un control estricto sobre la numeracin de otros documentos oficiales, ocasionando que dichos documentos posean un misma numeracin y que cada rea funcional tenga paralelamente numeraciones de control. Respecto al Archivo Central, segn lo manifestado no esta organizado debidamente, vale decir identificado, clasificado, cuantificado y organizado la documentacin general del INDECI. Algunas reas poseen propiamente sus propios archivos documentarios medianamente organizados otras no. Segn manifiestan todo la documentacin es remitida a Almacn la misma que simplemente agrupa toda la informacin. No existe un espacio fsico como para poder organizar un archivo central en la sede del INDECI.

FLUJOGRAMA DEL MODULO SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONALTrmite DocumentarioRecepcionar Doc umento

Secretara Gene ral

Jefaturas

Imagen Institucional

Prensa

Datos y/o I n f ormacin

Datos / Informacin

Registrar Doc umento Generar Nota Prensa Dec retar y Remitir Doc umento Actualizar Reporte Diario Doc.Recibidos Registrar y Distribur Doc . Resp. Documento + Respuesta Nota Prensa

Generar Reporte Diario Doc.Recibidos

Reporte + Doc.

Resolucion (Copia) Doc. Dar Respuesta a Documentos Documento + Respuesta

Doc umento Res puesta

Recepcionar y Colocar Nmero

Generar Resoluciones

Distribur Copias

Copia

Resolucion (Copia)

Resoluciones (Original)

FLUJOGRAMA DEL MODULO DE SECRETARIA GENERAL - TRAMITE DOCUMENTARIOEntidades Externas/InternasDocumento Recepcionar Documento Boucher Asignar Nro. y Entrgear Baucher

Secretara General Trmite Docum entario Secretario

Jefatura INDECI

SecretariaRecepcionar Documento

Direcciones y/o Oficinas Jefatura Unidad

Personal

Documento

Asignar Nro. y Entrgear Baucher

Registar Documento

Decretar Documento Recepcionar Documento y Firmar Cargo

Despachar Documento Registar Documento Documento Documento Decretado

Asignar Responsable

Si Despachar Documento Derivar Documento con Decreto Decretar Documento Tomar Accion e Indicar Accin T omada

DestinatarioI NDECI?

Registrar Decretos/ Destinatarios

Documento Decretado

Registrar Accin T omada

Archivar Dcto Generar Documentode Informe/ Solicitud/ Respuesta

No

Generar Hoja Trmite

Asignar Nmero

Derivar Dcto

Registrar y Distri buir Documento Documento

Documento

Documento

Documento

Administracin

Visin Estratgica del reaDESCRIPCIONActualmente la Oficina de Administracin est compuesta por las reas de Personal, Economa y Servicios Generales. Todas stas reas se encuentran en la Sede Central.

OBJETIVOAdministrar los recursos humanos, ejecutar y controlar los recursos presupuestales, financieros y contables y manejo de fondos de conformidad con los sistemas administrativos vigentes.

FUNCIONES GENERALES Y ESPECIFICAS Conducir y controlar los procesos tcnicos de contabilidad y abastecimiento de servicios generales. personal, tesorera,

Conducir y controlar el presupuesto institucional en coordinacin con los rganos e instituciones correspondiente. Conducir los Balances y Estados Financieros Institucional de acuerdo con los dispositivos legales. Informar en forma permanente a la Alta Direccin y a otros rganos y Organismo que establece la ley sobre la situacin econmico financiero de la Institucin. Preparar los procesos de ingreso, desplazamiento y trmino de servicio de personal as como a lo referente a la planilla, pensiones y otros de su competencia. Atender con recurso de transporte de flota liviana, mantenimiento, reparacin y mantenimiento de las instalaciones y equipamiento para el funcionamiento de los servicios bsicos en la Sede Central de la Institucin. Participar en la formulacin de la Estructura Programtica y del Presupuesto del INDECI, en coordinacin con la Oficina de Planificacin y Presupuesto. Administrar los fondos, valores y legados especiales financieros del INDECI, efectuando el control previo para la ejecucin presupuestal respectiva.

Registro y mantener la flota vehicular para servicio generales de la institucin. Informar a la Alta Direccin de gastos con cargo al Crditos Extraordinarios. Asesorar en la formulacin de los Reglamentos, Manuales de Personal a los rganos integrantes del INDECI. Organizar, implementar y actualizar el Escalafn Civil del Personal del INDECI.

Metas Obtener un control automtico del Escalafn del Personal Civil Administrar de manera eficiente los gastos y control previo. Controlar y Administrar de manera oportuna el presupuesto institucional brindado informacin a la Alta Direccin. Mantener actualizado permanente el estado contable y financiero.

FinalidadContribuir al bienestar y seguridad ( econmica y personal ), mantener la actualizacin permanente, rpida y oportuna de todos los movimiento contables tanto de la Sede Central de INDECI como de sus respectivas Regiones y Sub Regiones.

Anlisis de la situacin actualLa Oficina de Administracin cuenta con el siguiente nivel organizacional:

Oficina de Administracin

Unidad Personal

Unidad Economa

Unidad Servicios Generales

UNIDAD PERSONALEsta es la encargada de normar, conducir, supervisar y ejecutar acciones de personal, pago de remuneraciones, control de asistencia; movimiento y traslado de personal; bienestar social al personal con el fin de optimizar el grado de eficiencia en el desarrollo institucional y organizacional del INDECI. Actualmente posee un software de Pago de Planilla que ha sido elaborado por el propio personal, y que dicho avance esta sujeto a las necesidades y tiempo de un personal informtico que actualmente labora en dicha rea. Si bien emite los reportes necesarios para el flujo de informacin ( planilla, boleta ) no esta conceptualizado con un sistema integral. Por otro lado tambin se posee un software para el control de asistencia el cual simplemente es un mdulo registrador de la asistencia a nivel nacional. No se registra directamente la asistencia del personal nombrado al software, sino que primero cada personal firma en una hoja de asistencia su llegada y salida de labores y despus en un proceso en batch se registra la informacin en forma mensual para efecto del clculo de planilla. Por otro lado la informacin de asistencia remitida por las dependencias de provincias es a travs de formatos que no tiene un esquema nico y la informacin no es estructurada. Adems se tiene un control manual de la asistencia en el interior del pas, lo cual no necesariamente es confiable dicha informacin. Se ha podido detectar que mucha de la informacin que se procesa en sta rea no esta sistematizada, as por ejemplo tenemos informacin : Legajo de Personal, Escalafn, Licencias en General, Bienestar Social. Mucha de esta informacin esta repartidas en una serie de cuadros elaborados en cuadros de hojas excel, la mismo que no tienen mucha integridad y seguridad de la informacin.

UNIDAD ECONOMAEsta Unidad e la encargada de administrar los Sistemas de Contabilidad y Tesorera y Presupuesto que s permite el cumplimiento de los objetivos y metas en los planes y programas de INDECI. Actualmente realizan las operaciones contables a travs del Sistema de Informacin SIAF, el mismo que ha sido proporcionado por el Ministerio de Economa y Finanzas para el registro contable para todas las instituciones pblicas. Con el software permite registrar y actualizar no slo la contabilidad, sino que tambin permite realizar anlisis de cuenta, emitir los Balances Financieros y sobre todo que reporta todos los formatos requeridos tanto por el MEF como por la Contadura Pblica. Elaboracin del calendario de pagos, en coordinacin con la Oficina de Planificacin y Presupuesto y la Direccin de Logstica. Apertura los fondos para pago en efectivo de menor cuanta y de conformidad a la Normas Generales de Tesorera no programables. Solicita reembolsos para pago en efectivo de conformidad a las necesidades efectuadas y programadas. Realiza pago de los aportes y retenciones de Leyes sociales, fondos de retiro y otros compromisos aceptados por los servidores de Defensa Civil. Respecto a la caja chica sta es registrada manualmente y como herramienta informtica es utilizada la hoja de clculo. No posee un sistema o mdulo que permita llevar en forma eficiente los registros de caja chica y obtener en forma oportuna los saldos de caja chica.

SERVICIOS GENERALESEsta Unidad es la encargada de administrar y controlar todo lo referente a los servicios generales de la Sede Central de la Institucin, as como el registro y control de la flota vehicular. La accin del mantenimiento de las instalaciones de la Sede Central del INDECI se realiza previa coordinacin con la Oficina de Administracin.

As mismo, mantiene un registro de la Flota Vehicular de la Sede Central, registrando entre otros, las licencias de conducir, tarjetas de propiedad, control de combustible. Por otro, da servicios de movilidad interna y externa controlando al Pool de chferes. Muchos de los registros de control son manuales . Todas su informacin es procesada a travs de Hoja de Clculo o Procesador de Texto. No se posee ningn sistema de informacin que permita estructurar, agilizar el flujo de informacin.

FLUJOGRAMA DEL MODULO ADMINISTRACION - PERSONAL - PLANILLASMesa de Partes CAFAE Personal ( Resol . ) Planillas Logstica Tesorera Banco Servidor

Resolucin IyT

Doc . Dscto. Externo

Procesar Planillas Nom b. y Jub. Reporte Des cuento

Reporte

Reporte + DK

- FOSCECMI - APROVECGI

Reporte + DK Planilla Nom b. y Jub. 1 Copia Boleta Pago Reporte 2Copia Reporte

Boletas Pago

2 y 3 Copia

Planillas Nom b. y Jub.

1 Copia

Planilla Nom b. y Jub.

Generar Reporte

Boleta Pago 2Copia

3 Copia

Boleta Pago

Planillas Nom b. y Jub.

2 Copia

Cargar SIAF

Planillas Nom b. y Jub.

FLUJOGRAMA DEL MODULO ADMINISTRACION - PERSONAL - ASISTENCIAS Y TARDANZASRegiones / ServidorOf icio Inasistencias

Asistencias y TardanzasOf icio Inasistencias Control Asis. y Tard.

Personal (Resol.)

Planillas

Asistencia Social

Legajos

Sub-Jefatura

Asesora jurdica

Papeletas Permiso

Generar Reporte I y T + Dscto Reporte I y T + Dscto. Generar Resolucin I y T + Dscto.

Solicitud Vacaciones

Programar Vacaciones

Resolucin

Actualizar y Procesar Planillas Resolucin

Papeleta Vacaciones Papeleta Vacaciones Resolucin Papeleta + Solicitud Papeleta Vacaciones Procesar Papeletas Vacaciones Firmar Papeleta Vacaciones

Resolucin

NO

Reincid. Faltas?

SI

Generar Resolucin

Resolucin

Resolucin Datos Personales y Laborales Cons tancia Mdica Generar Legajo

Procesar Permisos

Legajo

Resolucin

Generar Resolucin

Listado Permisos

Listado Permisos

Resolucin

FLUJOGRAMA DEL MODULO ADMINISTRACION - ECONOMIA - TESORERIAContabilidadColocar Nmero Cuenta Revisar Control Previo

Personal

Tesorera

Pagador

Servidor / Proveedor

Minis terio

Logstica

Doc umento

Dec retar Doc umento

Girar Cheque Fuente Financiam.

Reporte Cheques

Generar Comprobante Pago (3)

Dec retar Doc umento

Cargar SIAF

Comprobante Pago Original + 3 Copias

Comprobante Pago

Documento (*) Comprobante Pago Original + 3 Copias Comprobante Pago

Procesar Comprobante

CHEQUE

Comprobante Pago

3 Copia Visar Comprobante Formularios IPSS Generar Doc umento T1 Generar Of icio Reporte T1 Anexo Resoluciones Of icio Of icio Recepcionar y Procesar Of icio Cargar Dinero en SIAF T6 Distribur Original + Comprobante 2 Copia 1 Copia Com prob. Arch. General

Planillas Monto Cargado SIAF

(*)- Ord. Emisin - Ord. Servicio - Ord. Compra - Planillas

Generar Doc umento T2 Reporte T6 Anexo 1 Copias T6 Generar Doc umento T6

T2 T6

T2

T6 1 Copias T6 3 Copias T6 T6

FLUJOGRAMA DEL MODULO ADMINISTRACION - ECONOMIA ADMINISTRACION DE FONDO EFECTIVO (CAJA CHICA)Regiones Servidor (INDEC I ) Administracin Fondos EfectivoRelacin Ingresos al Banco Verificar Ingresos al Banco Generar Of icio Liquid. Devol. Generar Reporte Ingresos Reporte Ingresos

Contabilidad

Jefaturas

Logstica

Oficio o Fa x

Generar Of icio Solicitante

Boleta Depsito

1Of icio Solicitante

Cargar SIAF

Reporte

Verificar Ingresos al Banco

Oficio Liquid. Dev olucin

Oficio + Dinero

Generar Recibo Ingresos Generar Reporte Ingresos Depositar Dinero al Banco

Fac turas y/o Boletas Archivo Reporte Cargar SIAF

1Oficio + Factuaras y/o Boletas

Boletas Depsito

Generar Comprobante Pago

Registrar y Entregar Dinero

Recepcionar y Procesar Datos Generar Oficio Entrega Dinero

1Generar Memo. Solicit. Dinero Generar Reporte Rendicin Memo. + Reporte Rendicin

Cargar SIAF (C - D)

Repos icin Fondos

Generar Comprb.Pago + Cheque

Oficio Entrega + Dinero

Oficio Entrega Dinero

FLUJOGRAMA DEL MODULO ADMINISTRACION - ECONOMIA - RENDICION DE CUENTASRegiones Servidor (INDEC I ) Rendicin Cuentas Contabilidad

Expediente Rendicin (*)

Ev aluar Expediente

Analizar Expediente

Contabilizar Expediente

SI

Ok?

NO

NO

Total?

SI

Levantar Observacin

Levantar Observacin

Generar Nota Contable

1

Cargar SIAF

Nota Cont able + Exp.

Revisar Expediente

Informe Rendicin

Generar Reporte X Persona Resumen Rendiciones

Expedientes

Nota Cont able + Exp.

Cargar SIAF

* Contiene :- OFICIO - RENDICION CTA. - COMPROB. PAGO - FACT - BOLETA

Of icio Rendicin

Res umenes

Fac turas y/o Boletas

IR + OR + F/B

Analizar I n f ormacin Rendicin

Contabilizar Fac turas y/o Boletas

SI

Total?

NO

Generar Declaracin Jurada

1

FLUJOGRAMA DEL MODULO ADMINISTRACION - ECONOMIA - CONTABILIDADAlmacn Central Logstica Control Previo Provisin y Anlisis Contable Contadora Tesorera Control Patrimonial Rendicin CuentasExpediente Rendicin 2 Copias + Nea/Pecosa NEA Doc umento

Resumen Rendiciones

PECOSA

1

Resumen Donaciones

Registro E/S

Generar Docum ento(*)

Verificar Doc umento

Cargar SIAF Expediente Rendicin + Resumen Rendicin Generar 1 Copia Nota Contable

Resolucin Direc toral

2 Copia Planillas No Personales Coordinar Entregar Tesorera

Doc umentos Imprimir Nota Contable

12 Copia Doc. Nota Contable Elaborar Estados Financieros

Doc umento

(*)- Ord. Compra - Ord. Servicio - Ord. Emisin - Oficios

FLUJOGRAMA DEL MODULO ADMINISTRACION - SERVICIOS GENERALESJefaturas Servicios Ge nerales Administracin Logstica Proveedor

Generar Plan Trabajo

Generar Requerimiento Mantto.

Plan Trabajo

Plan Trabajo

Ejecutar Plan Trabajo Requerimiento Mantto.

Cuaderno Cargo Requerimiento Mantto.

SI Realizar Mantto.

medios propios?

Remitir SS.GG.

NO Generar Informe Rec omend. Informe Rec omend. Informe + Req.

Actualizar Cuaderno Cargo

Info.+R eq.+Memo. Generar Memo. Generar Memo. Realizar Trabajos

Cuaderno Cargo

Acta Conf ormidad

Generar Acta Conf ormidad

Acta Conf ormidad

FLUJOGRAMA DEL MODULO ADMINISTRACION - SS.GG. - TRANSPORTEJefaturas 1Salida Provincia?SI NO

Administracin

SS. GG. - Transporte

Grifo

Logstica

Control Patrimonial

Solicitar y Llenar Papeleta Salida Vehc .

Papeleta

Papeleta Salida Vehc.

Papeleta

Generar Memo. Solic. Vehc. Memo. Solic. Vehc.

Firmar Papeleta Salida Vehc. 1 Generar Memo. Res puesta Original

Registrar E/S Vehculos

Registro E/S Vehculos Papeleta

Copia Memo.

Preparar Vehculo

Memos.

Alistar Vehc.

Vehculos

Cargar Combustible

Generar Ticket

Memos. Com bust. x Vehc. Registrar Combustible Cargado

Registro y Control Combustible

Solicitar Vales Combustible Vales CombustibleReparacin Vehculo?

Verificar Vales

Vales

Vales

FIN

NO

SI

Solicitar Proforma Taller Generar Informe Tcnico IT+Prof .+Memo. Verificar y Aprobar Reparacin IT+Prof .+Memo. 2SI

IT+Prof .+Memo. Decretar a Logstica

Generar Memo. Solicitud

Aprobar y R esponder Doc umento

Actas Generar Acta EntregaAdquisicin Vehculo?

2

NO

Generar Acta Recepcin

2 Copias

Acta Recepcin/ Entrega

Acta Recepcin/ Entrega

Secretara Permanente de los Consejos Consultivos

Visin Estratgica del reaDESCRIPCIONLos Consejos Consultivos son rganos de asesoramiento y de coordinacin los cuales estn conformado por los siguientes consejos y comit : Consejo Consultivo Central Es el rgano consultivo encargado de realizar las coordinaciones a nivel intersectorial para la aplicacin de polticas sobre Defensa Civil a nivel nacional. Consejo Consultivo de Relaciones Internacionales Es el rgano encargado de impulsar y facilitar la cooperacin tcnica internacional en la prevencin de desastres y ayuda internacional humanitaria. Consejo Consultivo Cientfico Tecnolgico Es el rgano consultivo encargado de impulsar la investigacin relacionada con la fenomenologa de desastres y pronunciarse sobre el empleo de nuevas tecnolgicas. Consejo Consultivo Interregional Es el rgano consultivo encargado de promover, coordinar e integrar esfuerzos orientados a optimizar las acciones de la Defensa Civil en el mbito regional, y ; Comit de Asesoramiento y Coordinaciones de Emergencias Es el rgano encargado de coordinar, evaluar, priorizar y supervisar las acciones necesarias para la atencin de la poblacin afectada as como la rehabilitacin inmediata y reconstruccin de las zonas afectadas por desastres de gran magnitud.

La secretaria permanente es tiene como funciones principales :

FUNCIONESGENERALES Y ESPECIFICAS Tramitar documentariamente la solicitud de convenios y contactos ante Organismos Multilaterales. En especial todo lo concerniente a convenios de capacitacin para el personal de INDECI Canalizar y tramitar todas las donaciones que se otorguen a INDECI, realizando un seguimiento administrativos hasta su obtencin definitiva.

Anlisis de la situacin actualEsta rea es la coordinadora con los Organismo Multilaterales y otras dependencias del INDECI respecto a Capacitacin, Forum, Donaciones. No posee un base de datos de los organismos multilaterales, la administracin de su informacin lo realizan a travs de hoja de clculo y procesador de texto. Para el caso de las donaciones tramitadas por esta dependencias y en la fase del proceso de desaduanaje no existe una coordinacin directa y fluida con la Direccin de Logstica; de tal forma, no se puede conocer si una determinada donacin por ejemplo ha sido recibida o no, con el fin de culminar con el proceso diplomtico de agradecimiento al Organismo Multilateral. As mismo, cuando existen donaciones en efectivo, tampoco existen una comunicacin fluida con el rea de Administracin para determinar si se efectu la donacin o no. Por otro lado, como requerimiento importante es llevar de manera eficiente un control de las donaciones que gestiona y para ello tambin es importante saber que necesidades tanto de apoyo logstico como de capacitacin y otros, la institucin requiere para cumplir sus funciones de manera eficiente.

FLUJOGRAMA DEL MODULO DE SECRETARIA PERMANENTE DE LOS CONSEJOS CONSULTIVOS Y DE COORDINACIONCancillera Secretara Permanente Organismo MultilateralGenerar Of icio Res puestaOficio Respuesta

Dir. Educ. y Capac.

Logstica - Aduanas

Relaciones ExterioresGenerar Ofic.+Cheque Donacin

Administracin Tesorera

Oficio Solic. Donacin Of icio Res puesta Of icio Res puesta

Oficio Solicitud Convenio

Oficio Solic. Convenio

Oficio + Cheque

Oficio + Cheque

Relacin Contactos

Generar Relacin Contactos

Establecer Contactos Relacin Contactos

Recepcionar y R egistrar Donacin

Informe Informe DonacionesSI

Contactar Organismo Donante

Expediente Donacin (*) Expediente Donacin (*) Elaborar Expediente Donaciones(*) Registrar y Procesar I n f ormacin Generar Of icio Agradecim. Coordinar Desem barque y Entrega Informar sobre Donacin Copia de Oficio + Cheque Oficio Agradecimiento

Depositar al Banco Of icio

Moneda?

NO

Of icio

Verificar Depsito en Banco

Elaborar Cuadro Donaciones

Cuadro Donaciones Cuadro Donaciones

Of icio Agradecim.

(*) Contie ne:- Constanc ia Donacin - Certificado Fumigacin - Notificac in Embarque - Relacin Articulos y Costos Oficio + Cheque

Planificacin y Presupuesto

Visin Estratgica del reaDESCRIPCIONLa Oficina de Planificacin y Presupuesto es un rgano de asesora a la Alta Direccin cuya sede esta ubicada en la Sede Central del INDECI.

OBJETIVOFormular las polticas y planes de desarrollo de INDECI; as como conducir el proceso de planificacin y presupuesto y evaluar la gestin institucional del INDECI en funcin a los objetivos institucionales y evaluar la gestin de INDECI.

FUNCIONESGENERALES Y ESPECIFICAS Formular y orientar sobre los lineamientos de las polticas y planes de desarrollo institucional, As mismo, formular los objetivos a corto y mediano plazo en aplicacin de la poltica institucional. Conducir el proceso de formulacin, programacin y evaluacin del presupuesto institucional de acuerdo en conformidad con las polticas de la Institucin. Evaluar la ejecucin presupuestal en funcin a los resultados de las actividades y acciones informando a la Alta Direccin. Elaborar normas, procedimientos y dems instrumentos de normatividad interna, verificando y evaluando permanentemente su aplicacin. Coordinar, formular y evaluar los programas de cooperacin tcnicaeconmica a nivel nacional e internacional de la Institucin.

METAS Analizar de manera permanente la situacin econmica y financiera del INDECI y los resultados de las gestiones de los dems rganos integrantes del Sistema. Elaborar Directivas de carcter tcnico normativo que oriente la participacin de Defensa Civil a las Instituciones u rganos Integrantes del SINDECI. Realizar el seguimiento y monitoreo de las actividades que realiza INDECI, para mejorar la eficiencia del Plan Estratgico Institucional.

Anlisis de la situacin actualLa Oficina de Planificacin y Presupuesto actualmente conduce el proceso de formulacin, programacin y evaluacin del Presupuesto de INDECI, para ello utilizan dos software que sido proporcionado por el Ministerio de Economa y Finanzas las cual corresponde a los procesos siguientes: Formulacin y Programacin del Presupuesto (Software de Formulacin del Presupuesto Institucional). El inconveniente de este software es que esta desarrollado de manera monousuario bajo la plataforma DOS ( Tecnologa antigua ), adicionalmente no se posee la definicin ni estructura de su base de datos, ya que es considerado un software cerrado. Por otro lado para la ejecucin presupuestal se cuenta con el software SIAF ( Sistema de Integral de Administracin Financiera ) elaborado por el Ministerio de Economa. Este es un software en red, actualmente esta operando en el servidor central del INDECI y tienen acceso por su operatividad las reas de Administracin y Logstica. Tambin es importante indicar que es un software cerrado y el cual tambin Poco se posee con las descripciones de la base de datos. Se observa que en la formulacin de presupuesto institucional, la planificacin no esta participando directa y activamente en la formulacin del presupuesto, ya los Planes de Trabajo Anual Institucional se efectan despus de haber formulado el presupuesto; lo cual no permite planificar de manera preliminar las actividades y acciones para que despus en apoyo a esa planificacin el presupuesto se vea planteado. Realiza el proceso de solicitud de calendario mensual de presupuesto el mismo que es distribuido a la Oficina Nacional de Logstica para que ejecute los gastos, correspondiente al mes. Es necesario que se tenga un control en lnea de las afectaciones mensuales que se realizan a medida que ejecuten las actividades. Los Planes de Trabajo anual de las regiones es una informacin que se consolida y sirve como instrumento de monitoreo para la evaluacin de las acciones que realiza la Institucin. Por otro lado, no se tiene un control y seguimiento de las actividades que realiza la Institucin y que permita determinar la eficiencia y eficacia de la institucin a travs de sus acciones. Como rea responsable de canalizar los proyectos especiales para su financiamiento ante el Ministerio de Economa y Finanzas, no tiene una base estadsticas de actividades y acciones del INDECI actualizada o simplemente no posee.

FLUJOGRAMA DEL MODULO PLANIFICACION Y PRESUPUESTORegiones / Jefaturas Planificacin y PresupuestoDoc umentos Sustent atorios Requerimiento Presupuestal Cargar Sof tware Presupuestal Remitir Sof tware Presupuestal Aprobar Presupuesto Institucional Of icio Solicitud

MEF

Alta Direccin

Entidades Externas ( * )

Generar Requerimiento Presupuestal

Programar Presupuesto

I n f ormacin Presupuest.

I n f ormacin Presupuest.

Solicitar Calendario Compromisos Calendario Mensual Distribur Calendario Compromisos Generar Plan Trabajo Plan Trabajo Plan Trabajo

Of icio

Aprobar Calendario Calendario

Calendario Mensual

( *) - Presidencia Consejo Ministros - Contralora General Repbli c aAprobar Plan Trabajo

Plan Trab. Anteriores

- Congreso Nacional Repbli c a - Ministerio Economa Y Finanzas

Distribur Plan Trabajo Directiva Emitir Directivas Alinea. Tc. Verificar y Evaluar Plan Det. Preparar Informe Trim, Bim y Anual

Generar Plan Trab. Detallado Avances Plan Det.

Plan Det.

Informes

Aprobar Informes

Informes Memoria Institucional Distribur Informes

Actualizar Memoria Institucional

Informe

1 Copia

Informe

Capacitacin y Difusin

Visin Estratgica del reaDESCRIPCIONActualmente la Direccin Nacional de Educacin y Capacitacin est compuesta por las reas de Doctrina y Educacin y Capacitacin, siendo el rea de Centro de Capacitacin de Defensa Civil la que an no ha sido implementada. Todas stas reas estn localizadas en la Sede Central del INDECI.

OBJETIVO Planificar, organizar, coordinar y supervisar la Poltica Nacional de Defensa Civil, relacionada con la educacin y preparacin de la poblacin en general, as como de la capacitacin de los miembros del SINADECI.

FUNCIONESGENERALES Y ESPECIFICAS Promover la doctrina de Defensa Civil en general. Programar, planificar y evaluar las actividades educativas y de difusin que ejecute el INDECI, con el fin de crea conciencia en la poblacin respecto a la Defensa Civil. Coordinar con las entidades educativas ( Ministerio de Educacin, Universidades y Asamblea de Rectores) acciones que involucre la efectiva aplicacin de la Defensa Civil en los niveles educativos que corresponda. Realiza capacitacin descentralizada a las autoridades y personal que conforma el SINADECI. En coordinacin con la Oficina de Planificacin y Presupuesto, mantener actualizado el Plan Nacional de Defensa Civil y formulacin de la Estructura Programtica y Presupuestal del INDECI. Planear y planificar la capacitacin de los inspectores de seguridad de Defensa Civil.

METAS Establecer, planificar y programar el Centro de Capacitacin de Defensa Civil, para establecer como un Instituto Nacional el cual se encargue, de manera orgnica la capacitacin de manera integral y a nivel nacional.

Anlisis de la situacin actualLa Direccin Nacional de Educacin y Capacitacin cuenta con el siguiente nivel organizacional:

DINAEC

Doctrina

Educacin y Capacitacin

DOCTRINAActualmente el rea de Doctrina es la encargada de elaborar, preparar los manuales doctrinarios de Defensa Civil , as como Libros y Folletos como programa de difusin y capacitacin de Defensa Civil. Esta rea lleva un control de la Programacin de Difusin a nivel nacional, en donde las Regiones y SubRegiones solicitan una determinada cantidad de material de difusin y capacitacin. Tambin llevan registrado todo los materiales de difusin y capacitacin que se va emitiendo. Constantemente esta rea realiza investigaciones y coordinaciones para mejorar y perfeccionar e incorporar nuevas doctrinas y mensajes de Defensa Civil, para concientizar a la poblacin de la importancia de la Defensa Civil

EDUCACIN Y CAPACITACIONEsta rea es la encargada de organizar y aprobar los cursos de capacitacin a nivel nacional, para lo cual cada Regin, SubRegin u otra entidad solicita la formulacin de cursos de capacitacin sobre Defensa Civil, el mismo que es revisado por esta rea formulando su contenido y presupuesto para la ejecucin de los eventos de capacitacin. Tambin mantiene coordinaciones con entes educativos para la difusin de los cursos de Defensa Civil. Se ha visto por conveniente que se desarrolle una base de datos de todos aquellas personas que han sido capacitados con miras a su posterior convocatoria para situaciones de emergencia, y tambin es imprescindible realizar un monitoreo de todos los cursos que se viene realizando a nivel nacional con miras a evaluar los cursos por su contenido y efectividad. Es oportuno indicar que el rea del Centro de Capacitacin de Defensa Civil, hasta la fecha no ha sido implementada por efectos presupustales.

FLUJOGRAMA DEL MODULO DINAEC - CURSOS CAPACITACIONOrganos ( * ) DesconcentradosGenerar Solicitud Curso

DINAEC

Alta Direccin

DDRR Defensa Civil

Logstica

Planificacin y Presupuesto

Solicitud Requerimiento

Recepcionar y Evaluar Temario Ev aluar Objetivos y Ubic. Geog. Seleccionar DDRR Respectiva Disponer a DDRR Ejecu-. cin Curso Coordinar con Organo Desconcen. Determinar Neces idades Presupuest. Ev aluar Neces idades Presupuest. Disponer Ejecucin Presupuest. Remitir Neces idades Presupuest. Solicitar Calendario Compromiso Tramitar Aprobacin del MEF Aprobacin Presupuestal

Of icio

Of icio

Of icio

( *) Instituciones Pblicas y Privadas. Comits Regionales, Provinciales y Distritales de Defensa Civil.

Ejecutar Curso Capac itacin

Fondos

Transf erir Fondos a DDRR

Reporte Asistentes

Registro y Control Asistentes

FLUJOGRAMA DEL MODULO DE DINAEC - MATERIALES DE DIFUSIONDINAEC Alta DireccinAprobar Material Dif usin Elaborar Proceso Seleccin

Logstica

Asesora Jurdica

Administracin

Contratista

Dir. Regionales y Sub Regiones

Material D i f usin ( * )

Elaborar Material D i f usin (*)

Disponer Impresin

Of icio

Otorgar Buena Pro

(*) Cartillas Spots Manual Afiches

Elaborar Proyecto Contrato

Proyecto Contrato

Revisar Proyecto Contrato

Levantar Observacin

Formular Observacin

NO

Conforme?SI

Suscribir Contrato Cont ratista Preparar y Entregar Material Base

Proyecto Contrato

Contrato

1 Copia

Contrato

2 Copia

Contrato Elaborar Material Dif usin Prueba Impresin

SI

Conforme?

1

NO

Modificar Prueba Impresin

Cuadro Distribucin

Preparar Cuadro Distribucin Cuadro Distribucin

Material Dif usin Cuadro DistribucinRegistro y Distribucin Material Difusin

Material Difusin

Imprimir Material Dif usin

1

Prevencin

Visin Estratgica del reaDESCRIPCIONLa Direccin Nacional de Prevencin es un rgano de lnea cuya sede esta ubicada en la Sede Central del INDECI.

OBJETIVOEsta dependencia es la encargada de planificar, organizar, coordinar, dirigir y supervisar la Poltica Nacional de Defensa Civil relacionada con la identificacin de peligros, determinacin de vulnerabilidad y evaluacin de riesgos. Tambin norma y supervisa todo el aspecto r elacionado a las inspecciones tcnicas en seguridad en Defensa Civil, as como evala y formula proyectos orientados a las acciones de prevencin de desastres.

FUNCIONESGENERALES Y ESPECIFICAS Promover, coordinar, formular y evaluar estudios y/o proyectos orientados a mitigar los efectos de los desastres, para determinar su prioridad y ejecucin. Promover, coordinar y asesorar a los rganos del SINADECI sobre la identificacin de peligros, determinacin de vulnerabilidades y evaluacin de riesgos. Formular y proponer reglamentos, procedimientos y normas tcnicas de prevencin frente a desastres, supervisando su cumplimiento por los sectores e instituciones que integran el SINADECI u la comunidad en general.

METAS Actualizar permanentemente el conocimiento de los fenmenos, vulnerabilidad y riesgos a nivel nacional, que permita determinar medidas de prevencin. Supervisar permanentemente y eficientemente el cumplimiento de normas y reglamentos relacionadas a las inspecciones tcnicas. Sistematizar toda la informacin de riesgos e inspecciones, generando mapas actualizados y base de datos que permita compartir con otros sectores del SINADECI.

Anlisis de la situacin actualLa Direccin Nacional de Prevencin de acuerdo al Reglamente de Organizacin y Funciones ROF, esta compuesta por las siguientes unidades orgnica :

Prevencin

Estudios y Ejecucin de Riesgos Inspecciones Tcnicas de Seguridad Evaluacin y Ejecucin de Proyectos

Al momento del levantamiento de informacin el rea de Proyectos, esta en proceso de reorganizacin y definicin de funciones, por lo que se ha visto por conveniente realizar su posterior anlisis una vez concluido su reorganizacin.

ESTUDIOS Y EJECUCIN DE RIESGOSEsta rea orienta y/o realiza estudios de anlisis de los riesgos a fin de garantizar la seguridad de la poblacin. As mismo, coordina y promueve estudios de carcter socio-econmico sobre el impacto de los desastres. Adicionalmente, identifica los riesgos inminentes y no inminentes que puedan provocar desastres, realizando estudios de evaluacin de riesgos, para ello se apoya fuertemente en los mapas de riegos el cual utiliza intensamente el SIG ( sistema de informacin geogrfica ). Permanentemente realizan seguimiento de las emergencias ocurridas a nivel nacional. Programan de forma anual, trimestral y mensualmente todos los estudios y evaluaciones de riesgos a nivel nacional utilizando para ello programaciones por Regiones y Sub Regiones, enviando los presupuestos requeridos a la Direccin Nacional de Logstica para su ejecucin. Al respecto, se a podido determinar que las coordinaciones de envi presupustales no son la mas ptimas, ya que se ha podido detectar que los presupuestos no necesariamente estn llegando a las sedes regionales. Tambin no existe un monitoreo continuo de las realizaciones de estudios y evaluaciones de riegos. As mismo, tambin se observa un poca relacin con la Direccin de Operaciones. No existe una base de datos que contenga el banco de Estudios de Riesgos, simplemente utilizan las herramienta de Hoja de Clculo y Procesador de Texto para administrar su base de datos. Tambin no existe un aplicativo que permita controlar las programaciones presupustales para los estudios e inspecciones tcnicas y estar relacionado con el presupuesto que administra la DINALOG.

Tampoco existe un sistema de informacin que permita registrar y compartir la informacin de riesgos. Todos los detalles del mapa de riesgos son procesados por la Oficina de Estadstica y Telemtica a travs del rea SIG, el cual posee una base de datos de los riesgos acontecidos.

INSPECCIONES TCNICAS DE SEGURIDADEsta rea es la encargada de evaluar y supervisar las inspecciones tcnicas de instalaciones de todos los organismos y sectores integrantes del SINADECI. Centraliza a nivel nacional el resultado de las inspecciones tcnicas para fines de control. Tambin participa en la preparacin de la poblacin con el fin de crear y/o promover una cultura de prevencin de Defensa Civil. A travs de sta rea realizan la certificacin de los Inspectores Tcnicos, que es solicitada por los Comits de Defensa Civil a nivel nacional. Se a podido observar poca coordinacin con la Direccin Nacional de Educacin y Capacitacin, en cual los cursos de Inspecciones Tcnicas que sta ltima realiza, ya que no remite los participantes que intervienen stos cursos. No se posee un mdulo informtico que registre y administre el Registro de Inspectores Tcnicos a Nivel Nacional y que pueda interrelacionar con los cursos de Inspecciones Tcnicas que realiza el DINAEC. Como es sabido, los inspectores tcnicos integrantes de los Comits de Defensa Civil son utilizados por las municipalidades para realizar inspecciones segn las necesidades que requieran. Adicionalmente tiene la funcin de Normar todo lo concerniente a la Seguridad e Inspecciones tcnicas, que es base para el sylabus de los cursos de Inspecciones Tcnicas que DINAEC realiza.

FLUJOGRAMA DEL MODULO PREVENCION - UNIDAD TECNICADCRR / DCSSRR Preve ncin Comit Defensa Civil DINAEC Alta Direccin

Elaborar Noramas Administrativa

Normas Administrativa

Normas Administrativa

Elaborar Normas Tcnicas

Normas Tcnicas

Normas Tcnicas

Solicitud Curso Insp. Tcnica Programacin Cursos

Curso Inspecciones Tcnicas

Program acinCurs os Ins p.Tcnica Supervisin de Cursos Programac. Insp. de Cursos

Realizacin de Cursos

Acreditarcin de Insp. Tcnicos

Relacin Ins pectores Aprobados

Registrar Insp. Tcnicos

Constancia Insp. Tcnicos

Certificados Insp. Tcnicos

Acreditarcin de Insp. Tcnicos

RJ y Certificac. I.T.

Aprobacin y Emisin RJ de Insp. Tcnicos

Certificados Insp. Tcnicos

FLUJOGRAMA DEL MODULO PREVENCION - EVALUACION D E RIESGOSPostores Autoridad o Zona Solicitante DCRR / DCSSRR Preve ncin Sectores Competentes Logs tica

Solicitud Ev aluacin

Solicitud Externa Realiza Evaluacin de Riesgo

Estudiar Ev aluacin Preliminar

Registrar Ev aluacin Riesgo

Solicitud Ev aluacin

Preparar Ev aluacin de Campo

NO

Estructural?

S I

2 Evaluac. Preliminar Informe Evaluac. Riesgo Informe Evaluac. Riesgo

1

Preparar Informe y Solicitud

Solicitud Estudio 1 NO Realizar Estudio ? Si

Informe Evaluac. Riesgo

Acciones

Propuestas

Preparar y Ejecutar Estudio

2

Supervisar Verificar Estudio

Generar Informe de Estudio

Informe de Estudio

Programacin de Evaluacin de Riesgos

Prog. Pptal. De E v al. Riesgos

Prog. Pptal. De E v al. Riesgos

Operaciones

Visin Estratgica del reaDESCRIPCIONLa Direccin Nacional de Operaciones es un rgano de lnea ubicada en la Sede Central del INDECI, adems cuenta con las unidades siguientes: Planeamiento y Operaciones Tcticas y Movilizacin. Esta Direccin depende de la Alta Direccin.

OBJETIVONormar, evaluar, coordinar y dirigir las acciones de respuesta frente al desastre que realicen los rganos del Sistema Nacional de Defensa Civil en los aspectos tcnicos de evaluacin de daos, restableciendo los servicios pblicos esenciales y operaciones especiales.

FUNCIONES GENERALES Y ESPECIFICAS Planificar, normar, coordinar, controlar y evaluar las acciones orientadas a la atencin de emergencias, proporcionando apoyo a la poblacin afectada por desastres a travs de la asistencia de techo, abrigo y alimento as como la recuperacin provisional de los servicios pblicos esenciales y la rehabilitacin de las zonas afectadas. Formular los planes de operaciones para la atencin de la emergencia, supervisando y orientando su ejecucin. As mismo, formular el plan de necesidades de socorro y auxilio, de acuerdo a la estimacin de probables prdidas e hiptesis de desastres. Emitir opiniones sobre las situaciones de Estado de Emergencia por desastres o peligro inminente. Conformar y mantener un inventario actualizado de recursos y bienes aplicables a la Defensa Civil de los diversos sectores, instituciones pblicas y no pblicas. Normar, controlar y evaluar las acciones de movilizacin de los recursos humanos y materiales para la atencin de la emergencia, as como establecer los mecanismos para la participacin de los rganos del SINADECI en la movilizacin, a fin de adecuar el Potencial Nacional a los requerimientos de un desastre de magnitudes

Metas Atender de manera eficiente y eficaz las situaciones de emergencias comprometiendo a todo el SINADECI. Sensibilizar a la poblacin de la ejecucin coordinada entre poblacin, autoridades gobernativas y municipales de simulacros para estar preparados ante situaciones de desastres y crear conciencia de Defensa Civil. Formular, mejorar y difundir los planes de contingencias como los de socorro y auxilio y otros con miras ha que la poblacin y el sistema acten adecuadamente ante situaciones de contingencias. Construir y mantener un banco de datos que permita una mejor administracin de los desastres en sus distintas fases: Antes, Durante y Despus.

Anlisis de la situacin actualLa Direccin Nacional de Operaciones cuenta con el siguiente nivel organizacional:Direccin Nacional de Operaciones Planeamiento y Operaciones Tcnicas

Movilizacin

Planeamiento y Operaciones TcnicasEsta unidad es la encargada de planear, normar, coordinar, dirigir y evaluar las acciones de respuesta frente a los desastres naturales inducidos, tomando acciones como evaluacin de daos, restablecimiento de los servicios esenciales y operacionales, as como coordinar las acciones de rehabilitacin en las reas afectadas por el desastre. Normar y procesar reportes de desastre producido a nivel nacional para el SINADECI, evala la participacin de los organismo integrantes del SINADECI en el manejo operativo de los desastres, as como; formulacin de planes de rehabilitacin para las zonas afectadas. Establece las normas y procedimientos de todos los Planes referidos a la fases del desastre como son entre otros: Plan de Prevencin, Plan de Situacin y Atencin de Emergencias, Plan de Rehabilitacin y otros planes que contribuya o apoyen a la atencin de las zonas afectadas.

Estar en permanente anlisis de las emergencias y / o desastres que ocurren a nivel nacional , para que de forma coordinada e inmediata se activen los planes de atencin de emergencia y establecer segn sea el caso los Comit de Operaciones de Emergencia - COE (Nacional, Regional, Provincial y Distrital). Recientemente estn organizando informacin referente a los Recursos Humanos y Materiales de que disponen los distintos sectores que conforman el SINADECI. As se tiene proyectado obtener y organizar informacin de Brigada, Socorristas, Profesionales, Tcnicos y otros. En cuanto a los Recursos Materiales es necesario contar con datos de Centro de Salud, Entidades Gubernativas, Centros Religiosos y otros. Y por ltimo se es de necesidad urgente tener informacin a los servicios y materiales que tienen cierto sectores del SINADECI como, Puentes, Carreteras, Nmero de Cama, Equipos Mdicos, Almacn de Medicinas, etc. Pero toda esta informacin ha sido diseada en hojas de clculo el cual no permite la interrelacin y su disposicin en red. Actualmente, en operaciones posee un mdulo de registro de eventos o desastres ocurridos desde el ao 1995 hasta la Fecha, el cual permite realizar cierta estadstica y que es normalmente publicada en la memoria institucional. Tambin posee de un mdulo informtico de control de Emergencia denominado COE elaborado por la Oficina de Estadstica y Telemtica recientemente, el cual permite registrar los ltimos sucesos que ocurren y dar un seguimiento tanto en daos y logstica; concluida la emergencia este desastre es pasada como un evento histrico que permitir posteriormente ser analizada y evaluada. Pero este no viene siendo sub utilizado por el personal de Operaciones a pesar de las reiteradas capacitaciones al respecto. Por otro lado se ha podido apreciar que los reportes de emergencias remitidos por las dependencias de Provincias no tienen una estructura uniforme en cuanto a lenguaje y forma, lo cual motiva que los Reportes de Ocurrencias Diarias no tenga una cabal confiabilidad en cuanto a sus datos. As mismo, a la falta de definiciones clara y precisa de situaciones, fenmenos y otros conceptos, los datos muchas veces no presentan la confiabilidad esperada. Se est conciente que para los procesos de emergencia las comunicaciones en general es de vital importancia, por lo que se ha visto por conveniente asistir con software especializado en apoyo ya que actualmente no se posee un en forma integral por ejemplo con Logstica en cuanto al Apoyo Logstico. Por otro lado, la comunicacin con los distintos sectores es espordica no existiendo canales fluidos, armnicos y estructurales que permita transportar datos tanto para la prevencin y emergencia. Es de inters contar con un sistema que simplifique y estructure los canales de comunicacin para tener una informacin transparente y precisa que permita evaluar y tomar prontamente las acciones pertinentes.

MOVILIZACIONEs el rea encargada de normar, controlar y conducir el empleo del potencial Nacional ( personas, bienes y servicios) en acciones de Defensa Civil en su fase de prevencin, emergencia y rehabilitacin de acuerdo a la poltica de INDECI. Sistematizar y centralizar toda la informacin sobre recursos humanos y materiales a fin de disponer su movilizacin oportuna para afrontar situaciones de emergencia. Capacitar e instruir a la Brigadas Operativas de Defensa Civil. Analizar y coordinar los aspectos tcnicos legales y administrativos relacionados a la movilizacin de recursos humanos. Promover en los sectores pblicos y privados, la asignacin de recursos financieros para la movilizacin coordinando con la Oficina de Presupuesto y Planeamiento.

CENTRO DE OPERACIONES DE EMERGENCIA COE Es l organizacin funcional que adopta el Comit de Defensa Civil para planear, coordinar, conducir y dirigir las operaciones y/o actividades que demandan las situaciones de emergencia.

Dentro de sus objetivos es atender en forma ordenada, oportuna y adecuada las emergencias que se presenten. Por otro lado , tambin es la de atender las necesidades vitales de alimentos, salud, techo y abrigo de la poblacin afectada. Como funciones principales se puede mencionar, la de racionalizacin del potencial humano y el uso de los recursos materiales existentes, evitando la d uplicidad y dilacin de esfuerzos. Efectuar consolidados de daos, evaluacin de necesidades e inventario de recursos. Por ltimo, recomendar a las Autoridades pertinentes la adopcin de medidas de control y superacin de la situacin. Existe niveles de C OE empezando desde el Comit de Operaciones de Emergencia Nacional pasando por el Comit de Operaciones de Emergencia Regional COER, COEP ( a nivel provincial ) y por ltimo el COED ( a nivel Distrital).

FLUJOGRAMA DE OPERACIONES (ATENCION DE EMERGENCIAS)ComunicacionesMensaje Ocurrencia + Contactos

Organismo ResponsableAnalizar , Validar y Procesar Informacin

Operaciones

COE

Centro de Monitoreo

Estadstica y Telemtica (SIG)

Direccion

Sectores (Mdulo)

Generar Informe EvaluarDaos No

Informe

Informe

1Compete INDECI S i

Plande Operaciones / Movilizacion *Reporte Preliminar -Plan de Operaciones -Plan de Mo vilizacion -Mapas de Riesgo

Coordinacin y Monitoreopor Sector

S i

Analizar Necesidades Mapasde Riesgo Generar Reporte Preliminar Generar Recomendacion de ActivarCOE Mapasde Riesgo

Gran Magnitud No Reportede Preliminar Coordinar Apoyo Logistico con Organismo Responsable Coordinar Apoyo Logistico con Organismo Responsable

S i

Reporte Preliminar

1

No

Activar CO E

Registar Reportede Daos Historico

Monitorear Emergencias (CME)

Reporte Daos COEs S i

Reporte deEvaluacion de Daosy/o InformaciondeCierre de C e O

Informacin Actualizada+ Contactos Atender Emergencia CO E Inventariode Recursos Humanos y Materiales

FLUJOGRAMA DE OPERACIONES - CENTRO DE OPERACIONES DE EMERGENCIAS (COE)Comite de Defensa Civil (Regional, Provincial y Distrital)ComunicacionesRegistrar Evento

Operaciones

SaludReporte Preliminar

Ley y Orden

Logistica

Damnificados

INDECI

Sectores / Otros

Reporte Preliminar

Preparar y Eviar Apoyo Logstico

Registrar Localidades Afectadas

Recepcionar Apoyo Logstico

Preparar y Eviar Apoyo Logstico

2Detallede Afectados? Registrar Daos Evaluar Daos Inventario de Stock

Inform acin Actualizada+ Contactos

No

Si Registrar Detallede Pers onas Distribur Apoyo Logstico Artculos + Planillones

Generar Reportes

1Analizar Daos y Necesidades Informacin Analizada Activar Brigadas Verificarla Veracidad dela Entrega del Apoyo Logstico

Recibir Apoyo Logstico

Estado de Emergencia

SI

Generar Recomendacion Declaratoriade Estado deEmergencia

Recomendacion Declaratoria deEstado de Emergencia

NoGenerar Reportede Daos y Necesidades

FinGenerar Requerimiento Logistico y Tecnico Evaluar y Analizar Atencionde Emregencia Requerimiento Logistico Requerimiento Logistico

Reporte Diario EDAN

Prestar Seguridad en el Areade Desastre

2 1

no

Fin de Evento

siRegistrar Cierrede Evento

FLUJOGRAMA DE OPERACIONES (EVALUACION DE DAOS)Organismo Responsable Comunicaciones Operaciones COE Centro de Monitoreo Estadstica y Telemtica (SIG) Direccion Sectores (Mdulo)

BD Estadistc. MAPAS

Evaluacin de Daos

BD Emergencias

Alisis y Validaciin de Reportede Daos

Evaluacin de Daos

Observacin al ReportDaos

No

Correcto?

Monitoreode Emergencia

SiActivar COE?? AnlisisEvaluacn de Daos NO Realizar Acciones Determinar Ayuda Reporte Actualizadode Daos

si

Observacin al ReportDaos

Reporte Actualizadode Daos

Atencin Evluacin Daos

Comunicacin con Organismos

FLUJOGRAMA DE OPERACIONES - PLANESPrevencion Doctrina y CapasitacionCursos de Capacitacion

Operaciones

Estadistica y Telematica

Alta Direccion

Sectores / OtrosInventario de Recursos Humanos y Material es

NoPlan de Movilizacion

Analizar y Evaluar Planes de Concientizacion

Generar Plan de Movilizacion

AprobadoOrganizacion de Comites y Brigadas

SiRegistrar Plan de Movilizacion Publicaciones Monitorear y Evaluar Informe de Evaluacion

Similacro

Plan de Operaciones + Plan de Movilizacion +Directivas

(1)

Generar Programa Simulacros

Registrar Directivas

SiGenerar Directivas del Plan de Operaciones y Movilizacion

Directiv a

Aprobado

NoAnalizar y Evaluar

Evaluaciones de Riesgo

Registrar Plan de Operaciones

SiPlan de Operaciones Reporte Estadistico

Analizar y Evaluar Inspeciones Tecnicas

Generar Plan de Operaciones

Aprobado

No

Logstica

Visin Estratgica del reaDESCRIPCIONActualmente la Oficina Nacional de Logstica est compuesta por las reas de Abastecimiento y Control Patrimonial. El rea de Abastecimiento (Almacn Central) se encuentra ubicado en el Distrito de Ate Vitarte y el secundario en el Distrito de Independencia. Para una atencin rpida de emergencia se han creado los denominados Almacenes Adelantados, que son pequeos almacenes que estn ubicados en las Sub Regiones o Localidades y son administrados por las autoridades de la zona. Las oficinas de la unidad de Control Patrimonial se encuentra en un local en cesin en uso en el distrito de San Isidro

OBJETIVO Organizar y supervisar el sistema de Abastecimiento y Control Patrimonial de INDECI para aun mejor y transparente gestin. Formular, organizar y administrar todo los almacenes adelantados para la atencin rpida y oportuna a los damnificados de las zonas de desastres.

FUNCIONESGENERALES Y ESPECIFICAS Proponer la normatividad correspondiente que permita asegurar los mnimos niveles de stock de los almacenes para asegurar una oportuna y rpida atencin de las emergencia. Administrar, Conducir y Controlar todo los recursos logstico de SINADECI, en la zonas afectadas por desastres en el mbito Nacional. Administrar las actividades de apoyo de transporte para las acciones que ejecuta INDECI y en especial para la zonas de emergencia. Administrar y Controlar todas las actividades inherente al Control Patrimonial conforme lo establece los dispositivos legales vigentes. En coordinacin con la Oficina de Planificacin y Presupuesto, mantener actualizado el Plan Nacional de Defensa Civil y formulacin de la Estructura Programtica y Presupuestal del INDECI. Programar y administrar el proceso de adquisiciones segn necesidades de las dependencias del INDECI, y sobre todo segn la necesidades de apoyo para los casos de emergencia, de acuerdo a los dispositivos legales vigentes de adquisicin.

METAS Organizar, controlar y supervisar los almacenes adelantados que INDECI posee al interior del pas. Contar informacin precisa y oportuna en lo referente al control del activo fijo, que permita saber donde, cuanto y quien posee el activo fijo a nivel nacional.. Garantizar que los procesos de control patrimonial se establezcan y cumplan para un mayor control. Llevar de manera transparente y precisa todo el proceso de adquisiciones de bienes y servicios respetando lo dispuesto por la legislacin pertinente.

Anlisis de la situacin actualLa Oficina de Logstica cuenta con el siguiente nivel organizacional:

Oficina de Logstica

Unidad Abastecimiento

Unidad Control Patrimonial

LOGISTICAEn la Direccin Nacional de Logstica propiamente se efecta el proceso de adquisicin teniendo como funciones consolidar las necesidades de las diversas dependencias del INDECI para obtener el Plan Anual de Adquisiciones que servir como base para la formulacin del presupuesto en gastos corrientes. Asimismo, efectan los procedimientos tcnicos para la adquisicin de recursos adecuados para la atencin de emergencia, convocan a concurso o adquisiciones directa segn sea el caso; realizando anlisis de las propuestas econmicas que los proveedores presentan. Cabe notar, que en el rea de adquisiciones de la Direccin de Logstica se ha establecido tres rea funcionales definidas: Adquisiciones con Presupuesto Ordinario, Crdito Interno y Aduanas. La primera se encarga de las adquisiciones con presupuesto ordinario y para las adquisiciones de las emergencias se utiliza el presupuesto de crdito interno. En ambos casos, el proceso de adquisiciones se realiza con las normas vigentes de adquisiciones.

As mismo, estn conectados directamente con el SIAF en su fase de comprometido y devengado, para el caso de las adquisiciones de bienes y servicios. Tambin, es sta Direccin la encargada de dar todo el apoyo logstico para las zonas de emergencias y damnificados, a travs de sus almacenes Adelantados tanto en las Regiones como en las Subregiones y los propiamente Almacenes adelantados ubicados en localidades prximas a zonas vulnerables y que son administrados por las autoridades locales las que a su vez en caso de emergencias son las responsables directa de distribuir la ayuda a la personas damnificadas. Se ha podido observar que mucha de la informacin procesada a excepcin del SIAF, se mantiene en hojas de clculo, lo cual no permite estar interrelacionada, adems que redunda la informacin ya que se almacena la misma informacin tantas veces se realiza pequeas modificaciones.

UNIDAD ABASTECIMIENTO

La Unidad de Abastecimiento es la encargada de coordinar y controlar el funcionamiento tcnico de abastecimiento, normar la conservacin de los materiales bsicos vital para el empleo de los casos de emergencias. Actualmente existe dos almacenes fsicos : Ate Vitarte que es el almacn central y el otro que esta ubicado en el Distrito Independencia el cual es un pequeo almacn. Ambos almacenes esta comunicados por radio VHF/HF. En el almacn central posee un software que ha sido diseado y creado por el propio personal de Almacn. Este software esta diseado en Visual FoxPro y est siendo ampliado de acuerdo a las necesidades. Actualmente este sistema no se encuentra en red y no esta integrado a los procesos de logstica y control patrimonial. Se carece de un control estricto de los almacenes adelantados a nivel nacional. Cuando se da ingresos de artculos y bienes a Almacn estos pueden tener tres tipos de procedencia: adquisiciones (orden de compra), donaciones(Resolucin Jefatural) y transferencias(Resolucin Jefatural). De igual modo con las salidas de Almacn estas se distribuyen utilizando para ello Pecosa ( Papeleta de Pedido comprobante de salida, para las Donaciones y Transferencia se utiliza la Resolucin Jefatura como descarga de almacn. Existe una necesidad respecto al control de distribucin de los artculos a los damnificados para tener una exactitud de la ayuda a los damnificados.

UNIDAD CONTROL PATRIMONIALEsta Unidad es la encargada administrar, controlar, conservar y recuperar los bienes patrimoniales de la institucin, as mismo normar todo lo concerniente al patrimonio institucional. Por otro lado centralizan y consolida toda la informacin patrimonial en el Marges de Bienes Patrimoniales, el cual contiene y detalla todos los artculos patrimoniales de la institucin, al respecto se ha podido detectar que existe una falta de coordinacin efectiva entre Logstica y Control Patrimonial, respecto a las adquisiciones por cuanto en muchos casos las adquisiciones de los bienes patrimoniales son remitidos directamente a los usuarios despus de la adquisicin, sin que previamente sea registrado por Control Patrimonial, de esta forma el marges de la institucin queda desactualizado. As mismo, Control Patrimonial debe de informar todo cuanto acontece en el Patrimonio de la Institucin a la SuperIntendencia de Bienes Nacionales SBN, la misma que a proporcionado un software por el cual toda la informacin que es remitida a esta entidad es a travs del software. Este software esta elaborado en FoxPro para D.O.S., y tambin es utilizado para control interno de la Institucin. Por otro lado los movimientos de patrimonio en la sede central no es informado regularmente a esta Unidad perdindose as el seguimiento y control de los bienes patrimoniales. La actualizacin del mismo se obtiene a travs del inventario anual de bienes.

FLUJOGRAMA DEL MODULO DE LOGISTICA - OF. ABASTECIMIENTORegiones o JefaturasReq. Presup. Mensual

LogsticaGenerar Plan Anual Sustento Gasto Mes Generar # Proceso Generar Sustento Gasto Mes

Planificacin y PresupuestoOficio Monto Presupuest.

MEF

Proveedor

Tesorera

Administracin

Com pra de Bases Sustento Gasto MesNO

Sustento Gasto MesNO

Bases Concurso

SI

Aprobar? Bases Concurso

Menor Cuanta?SI

Elaborar Bases Concurso Generar Of icio Inv itacin

Bases Concurso

Recepcionar Propuesta

Propuesta Venta de Bases

Otorgar Buena Pro

SI

OK?

Ev aluar PropuestaNO

Propuesta

Elaborar Contrato Orden Misin Cargar SIAF Comprometido/ Devengado

Generar O/C - O/S

O/C - O/S

O/C - O/S

O/C - O/S Actualizacin Saldo Presupuestal Asignar a Meta o Especfica Factura Doc umentos (*) Orden Misin?NO SI

O/C + O/S + O/M + O/R Veriificar Conf ormidad de AlmacnDocumentos

Cancelar Doc umentos

(*) Doc umentos Ord. Compra Ord. Servicio Ord, Misin Oficio Remesa

Remitir Doc umentos Conformes (*)

Cargar SIAF Pagado

FLUJOGRAMA DEL MODULO LOGISTICA - ALMACEN GENERALRegin o JefaturaGenerar Solicitud Pedido Solicitud Pedido

Logstica

Proveedor 2

Almacn Gene ralProd./Material Generar Pecosa Pecosa

Entidad Pblica o PrivadaGenerar Gua Internamiento Gua Internamiento

Almacn Adelantado

Control Patrimonial

Contabilidad

Generar Memo.

Pedido + Memo.

Pecosa

1Pecosa Pecosa + Productos y/o Materiales

Pecosa Gua Intern. + Prod./Materiales + Resol. Jefatural

Generar Cuadro Distribucin

Gua Internamiento

NEA

NEA

Generar NEA

Copia NEA

Gua + Productos Cuadro Distribucin

1Generar Acta Conf ormidad

Ord.Compra Firmar Orden Compra

NEA

Ord. Compra?

SI

2

NO

Orden Compra

NO

Bienes Patrim.? Copia NEA

SI

Copia Orden Compra

Orden Compra

Orden Servicio Generar Requerimiento Emergencia

Generar Acta Conf ormidad

Generar NEA

1Memo. Requerimiento Generar Pecosa

NEAS

Memo. Req.

Pecosa

Pecosa + Prod. y/o Materiales

Pecosa

Pecosa Generar Registro E/S Registro E/S Registro E/S

1

FLUJOGRAMA DEL MODULO DE LOGISTICA EN ATENCION DE EMERGENCIASDonantes / Organismos Cooperantes Nac. e Internac. Almacn Adelantado o Emerge ncia Logstica - Almacn INDECI y/o RRDC/SSRRDC Autoridad Local (Zona Damnificada) INDECI y/o RRDC/SSRRDC

SI

Stock?

Generar Doc umento Ayuda

Doc .+Ayuda

Recepcionar y R egistrar Ayuda Pecos a + Ayuda

Preparar y Enviar Ayuda

NO

Preparar y Enviar Ayuda

Generar PECOSANO

Generar Requerimiento Emergencia (Adquisicin)

Determinar Ayuda a Enviar

Donacin?

SI

Generar NEA

Generar NEA

Generar Solicitud Donacin

Generar Registro Donaciones Generar Planillones de Registro Distribur Ay uda a Damnificados Planillones + Ayuda (Material, Recursos Humanos,etc.) + Declaracin Jurada Remitir Ayuda a Autoridad Registrar Personas Atendidas Inf orme de Entregas

Generar PECOSA

Inf orme de Entregas

Informe de Entregas + Planillones + Declaracin Jurada

Generar Inf orme de Entregas

Remitir Informe Entrega

Informe de Entregas + Planillones + Declaracin Jurada

FLUJOGRAMA DEL MODULO DE LOGISTICA - CONTROL PATRIMONIALAdministracinCodificar Bien Patrim onial Actualizar Bien Patrim onialReporte Bienes

Control Patrimonial

Asesora Jurdica

Superintendencia Bienes Nacionales

Almacn

Alta Direccin

RRDC

NO

Donacin?

Docum ento (*)

SI

1

Copia RJ

Proyectar Resolucin Jef atural

Revisar y Visar RJ

Firmar y R emitir RJ Resolucin Jefatural

Registrar y N umerar RJ Reporte Bienes Generar Informe Tcnico Baja Proyectar Resolucin Jef atural Reporte Bienes

Reporte Bienes

Reporte Bienes

Tasacin Bien

Generar Acta Baja

Revisar y Visar RJ

Resolucin Jefatural

Firmar y R emitir RJ Resolucin Jefatural

Generar Oficio

Resolucin Jef atural

Copia

Registrar y N umerar RJ Original

Of icioResolucin

Firmar Of icio Resol. SBN Autenticada Realizar Inspeccin Ocular Generar Resolucin de Destino Of icio

Resolucin SBN Copia

1( *) Orden Compra Pecosa Acta Recepcin Realizar Inv entario Fsico

Resolucin SBN

Reporte Inv entario

RESUMEN SITUACIONAL INFORMATICO DEL INDECI

PROBLEMTICA SISTEMAS DE INFORMACION

DESCRIPCIN Existe poco desarrollo de Sistemas de Informacin propio, encontrando solamente software externo como son : el SIAF, Control Presupuestal y Control de Activo Fijo elaborados por el Ministerio de Economa y Finanzas y la Super Intendencia de Bienes Nacionales respectivamente. Existen algunos sistemas o mdulos de informacin monousuarios que no cubren la totalidad de los procesos operacionales y tampoco con los requerimientos de informacin. Estos son : Planilla, Control de Asistencia y Almacenes, etc. No existe un plan de desarrollo informtico, siendo ste recin elaborado a partir de finales del ao 2001. No existe un sistema gerencial que permita tomar decisiones rpidas, oportunas y confiables a la Alta Direccin para conducir y evaluar tanto la gestin administrativa y de operaciones de la Institucin. Se ha podido observar que el flujo de informacin entre las distintas dependencias a travs de sus procesos de trabajo son deficientes, debido principalmente a que no se cuenta con los mecanismos de control y seguimiento adecuado de los procesos establecidos. No existe un Manual de Organizacin de Funciones actualizado que permita describir la jerarqua, los grados de autoridad y responsabilidad, , funciones y acciones que cada rea de manera especfica deber realizar, limitando de esta forma el flujo de informacin. Siendo el Archivo General la memoria de la institucin, no est debidamente organizado, perdindose de esta forma un adecuado control y seguimiento de la informacin.

FLUJO DE INFORMACION Y PROCESOS DE TRABAJO

BASE DE DATOS

No existe una base de Datos Integral que refleje las operaciones diarias, trayendo como consecuencia : 1. 2. 3. 4. Alta redundancia de datos Baja calidad de la informacin procesada No es oportuna ni precisa la informacin Existe mucha informacin dispersa (islas)

A la falta de sistemas de informacin como herramienta de control y registro de la informacin, se emplea un excesivo uso de hojas de clculo y procesadores de texto, los cuales no son herramientas que permita tener una exactitud, integridad, seguridad y accesibilidad en lnea de la informacin Existe formatos o reportes definidos en distintos documentos para su operatividad que permita obtener una informacin estructurada y clara los cuales no son utilizadas o parcialmente. No se evidencia una estructura clara y precisa de la informacin en los distintos organismos que conforman el INDECI. Es preciso, armonizar, difundir y actualizar los diversos conceptos o definiciones de Emergencia y otros, para que el lenguaje y la comunicacin sea clara y transparente. Existe poca informacin precisa y oportuna respecto a los Almacenes Adelantados que permita realizar tomas de decisiones y apoyar logsticamente las Emergencias de manera eficiente. No se tiene informacin que permita planear, racionalizar y disponer el empleo de los recursos humanos y materiales utilizables para la atencin de emergencias. Si bien se mantiene comunicacin con los integrantes del SINADECI, el flujo de informacin no se realiza de manera ptima, necesitndose mayor informacin para la fase de alerta y prevencin de desastres.

ESTRUCTURA DE LA INFORMACION

INFORMACIN CRITICA

DESARROLLO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y OPERACIONES - SIGAO INDECI a. OBJETIVOS GENERALES El objetivo del Sistema Integrado de Gestin Administrativa y Operaciones SIGAOINDECI, ser un producto diseado para integrar y consolidar informacin de la entidad , mejorando la productividad y optimizando con eficiencia los procesos inherentes al mismo; permitindoles programar, ejecutar y controlar sus actividades en tiempo real. b. OBJETIVOS ESPECFICOS Informacin centralizada e integrada de todos los procesos administrativos y tcnicos. Estandarizacin de los procesos manuales. Eliminacin de procesos manuales innecesarios. Actualizacin de la ejecucin presupuestaria en forma automtica, desde la generacin de comprobantes de pago y recibos de ingreso. Informacin exacta y oportuna para la toma de decisiones, en cuanto a los gastos realizados por toda fuente de financiamiento. Actualizacin de Datos para el Registro de Compras en forma automtica. Informacin exacta y oportuna para la toma de decisiones, en cuanto a eventos y/o desastres ocurridos. Controlar y Administrar las Emergencias Registro de ayuda y acciones tomadas, as como el seguimiento de ocurrencias en los eventos y/o desastres .

c.ENFOQUE Y CONCEPCIN El proyecto de desarrollo se ubica dentro de la estrategia de las instituciones y entidades gubernamentales que buscan la automatizacin integral, interconectada y optimizada de los procesos a partir de un sistema o producto integrado. En tal sentido el SIGAO-INDECI est basado en el estudio de la secuencia lgica de los procesos de forma tal que eliminen tareas repetitivas, controles innecesarios, redundancia de informacin de tal manera que la automatizacin no slo sirva para automatizar las actividades y tareas tal como se ejecutan manualmente, sino que se traduzcan en la agilizacin de las gestiones de los procesos en forma integral dentro de la institucin. En el marco de su desempeo el INDECI debe enfrentar los retos que significan mejorar sus servicios en su conjunto, tanto internos como externos lo que significa que debe ser una Institucin eficiente y de alta productividad. Si el INDECI desea dar buenos servicios externos, tiene que asegurarse en primer lugar que sus servicios internos son eficientes, no se puede pretender crear o dar una imagen de eficiencia externa cuando internamente no lo es. La automatizacin de los procesos requiere la implantacin de un Sistema Integrado de Gestin Administrativa y Operaciones SIGAO, que le permita al INDECI optimizar sus operaciones empleando medios y herramientas modernas de automatizacin. En tal sentido requiere utilizar tecnologas de vanguardia tales como: ambiente Cliente/Servidor, Base de Datos Relacional (RDBMS), Lenguaje Visual de cuartageneracin, interfaz grfica con Usuarios (GUI) y facilidades de configuracin.

La tecnologa sealada permite reducir costos, al admitir el acceso a los datos por usuarios finales y generar ambiente de aplicaciones que sea flexible, es decir, la evolucin de los ambientes computacionales, de los tradicionales sistemas centralizados o aplicaciones aisladas independientes hacia ambientes Cliente/Servidor basados en Red. Dada la situacin actual, automatizar sus procesos basados en aplicaciones Cliente/Servidor constituye una decisin estratgica muy importante para las organizaciones actuales, principalmente para entidades como la nuestra cuyo ejercicio de sus actividades y finalidad obedece a un mandato Constitucional, que debe convertirse en paradigma dentro de la administracin pblica. El SIGAO comprende un conjunto de aplicaciones integradas que considera los componentes siguientes: Recursos Humanos, Abastecimiento, Finanzas, Estadstico, Administrativo, Atencin y Monitoreo de Emergencias, Prevencin y Capacitacin. En el SIGAO todos los componentes del sistema estn vinculados e interconectados formando una unidad para el logro de los objetivos del sistema. El control interno entendido como el conjunto de medidas tomadas para proteger los recursos pblicos es u aspecto importante de las aplicaciones toda vez que permite n asegurar la confidencialidad de los datos, garantizar la acatacin de disposiciones o polticas administrativas, aqu es donde aparece y se muestra los controles de auditoria, es por ello que se cuenta con un mdulo adicional que es el de Seguridad. Todo lo anterior conlleva a la generacin de informacin confiable, oportuna, que aunado a la mejora de los servicios que presta el INDECI, traer como consecuencia mejorar la gestin administrativa y la toma de decisiones, dependiendo esto ltimo de la experiencia, capacidad de los usuarios responsables para utilizar competente y productivamente la informacin que produce el sistema.

SISTEMAS A DESARROLLAR EN EL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION DE ADMINISTRACIN Y OPERACIONES SIGAO - INDECI

SISTEMA ADMINISTRATIVO SUB-SISTEMA RECURSOS HUMANOS MODULO PERSONAL-LEGAJOS MODULO PLANILLAS MODULO CONTROL ASISTENCIA SUB-SISTEMA FINANZAS MODULO TESORERIA MODULO CAJA CHICA MODULO RENDICIN CUENTAS SUB-SISTEMA LOGSTICA MODULO ADQUISICIONES MODULO CONTROL ALMACEN MODULO CONTROL PATRIMONIAL MODULO DE ADUANAS SUB-SISTEMA ADMINISTRATIVO MODULO TRAMITE DOCUMENTARIO MODULO REGISTRO Y CONTROL DONACIONES INTERNACIONALES MODULO REGISTRO Y CONTROL DE VEHCULOS MODULO SOPORTE TCNICO MODULO ARCHIVO CENTRAL MODULO DE SEGURIDAD SUB SISTEMA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO MODULO DE PLANEAMIENTO ESTRATEGICO MODULO DE PROGRAMACION Y APROBACION PRESUPUESTAL MODULO DE CALENDARIO Y CONTROL PRESUPUESTAL MODULO DE EVALUACION PRESUPUESTAL SISTEMA DE OPERACIONES Y PREVENCION -SINPAD SUB-SISTEMA DE COMUNICACIONES SUB-SISTEMA ATENCIN Y MONITOREO DE EMERGENCIA SUB-SISTEMA DE NORMAS Y PLANES SUB-SISTEMA PREVENCIN Y CAPACITACION SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL Y ESTADSTICO MODULO ESTADSTICA GENERAL MODULO CONSOLIDACIN ESTADSTICA MODULO INFORMACIN GERENCIAL

MATRIZ DE DIRECCIONES Y OFICINAS DEL INDECI Vs SUB SISTEMAS DE INFORMACION

SISTEMAS DE INFORMACION DIRECCIONES Y OFICINAS DEL INDECIJEFATURA OF. AUDITORIA INTERNA SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL OF. ESTADISTICA Y TELEMATICA ADMINISTRACIN SECRETARIA PERMANENTE DIR. EDUCACIN Y CAPACITACION DIR. PREVENCION DIR. OPERACIONES DIR. LOGSTICA OF. PLANIFICA CION DIR. REGIONALES

SISTEMA ADMINISTRATIVOSUBSISTEMASPLANIF / PPTO FINANZAS LOGISTICO RR.HH. ADMINISTRA.

INFORMACIN GERENCIAL Y ESTADSTICO X

SISTEMAS DE OPERACIONES Y PREVENCINSUBSISTEMASCOMUNICA. ATENCIN Y MONITOREO NORMAS PLANES PREVENCIN CAPACITAC.

X X

X X

X X

X X X

X

X

X X X

X

X

X

X

X X X X

X

X

X X X X X X X X X X X X X X X X X X

X

X X

X X X

X X X X X X X

DIAGRAMA DE CONTEXTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y OPERACIONES

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 15/01/2002 REV: 11/04/2002

WORKING DRAFT RECOMMENDED

READER

DATE

CONTEXT:

TOP

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

1 EVENTO

$0 REPORTE DE OCURRENCIA

0 6 PREVENCION / REHABILITACION POBLACION

2 PROVEEDOR PRODUCTOS/SERVICIOS REPORTES 7 ENTE RECTOR SISTEMA INTEGRAL DE GESTION ADMINISTRATIVA Y OPERACIONES - SIGAO

3 SECTORES

INFORMACION SECTORIAL

DONACION APOYO LOGISTICO

5 DAMNIFICADO

4 ENTIDADES COOPERANTES REPORTE

NODE:

TITLE:

A-0

SISTEMA INTEGRAL DE GESTION ADMINISTRATIVA Y OPERACIONES - SIGAO

NUMBER:

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 15/01/2002 REV: 13/08/2004

WORKING DRAFT RECOMMENDED

READER

DATE

CONTEXT:

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A-0

4 ENTIDADES COOPERANTES DONACION 6 POBLACION

PREVENCION / REHABILITACION 2 PROVEEDOR PRODUCTOS/SERVICIOS $0 1

PRESUPUESTO/SIAF

SISTEMA ADMINISTRATIVO 5 DAMNIFICADO APOYO LOGISTICO REQUERIMIENTO LOGISTICO / REPORTES ESTADISTICOS INFORMACION LOGISTICA

3 SECTORES REPORTE ESTADISTICO 7 ENTE RECTOR INFORMACION SECTORIAL $0 2 REPORTE DE DAOS/ HECHOS/ ACCIONES

SISTEMA DE OPERACIONES Y PREVENCION REPORTE DE OCURRENCIA 1 EVENTO

NODE:

TITLE:

A0

SISTEMA INTEGRAL DE GESTION ADMINISTRATIVA Y OPERACIONES - SIGAO

NUMBER:

d.

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y OPERACIONES - SIGAO INDECI -

Sistema AdministrativoEl sistema Administrativo esta conformado por los siguientes Sub Sistemas: 1) 2) 3) 4) 5) Recursos Humanos Finanzas Logstica Administrativo Planificacin y Presupuesto

1) Sub Sistema de Recursos HumanosLa Gestin del subsistema de Recursos Humanos tiene como finalidad realizar el Registro y Control de todos los Empleados que laboran en la Organizacin, de tal manera de llevar una informacin organizada y actualizada de todos los aspectos laborales relacionados con los mismos .

Mdulo de Empleados Alta de Empleados Registro de Familiares Registro Legajo Baja de Empleados

Mdulo de Planillas Registro Haberes Descuentos Generacin de Planilla

Mdulo de AsistenciasRegistro Asistencia Diaria Consolidado Asistencia por Empleado Consolidado Asistencias General

Mdulo de Beneficios

Solicitudes Beneficios Beneficios Vida - Salud Seguimiento de Licencias

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 17/01/2002 REV: 13/08/2004

WORKING DRAFT RECOMMENDED

READER

DATE

CONTEXT:

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A0

9 PRESTADOR Ss.(SALUD,PENSION,OTROS)

$0

1

2

NORMAS LEGALES

14 ADUANA

SUB SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS 8 PERSONA DATOS GENERALES

BENEFICIOS 10 EMPLEADOS

12 DEPENDENCIAS DC

DESADUANAJE

PLANILLAS PAGO 3 LEGAJO $0 11 MEF REQUERIMIENTOS SUB SISTEMA DE FINANZAS RENDICIONES CUENTAS PRESUPUESTO/SIAF 2

RECURSOS + APOYO LOGISTICO

15 COE

REQUERIMIENTO LOGISTICO REQUERIMIENTOS $0 3

4

DOCUMENTOS TRANSACCIONES PAGO

ORDENES+FACTURAS+REGISTRO E/S SUB SISTEMA DE LOGISTICA REQUERIMIENTOS BANCOS 2 PROVEEDOR FACTURAS + PRODUCTOS

7 ENTE RECTOR 3 SECTORES

13

COMUNICADO DE DONACION 18 ENTIDADES JURIDICAS $0 5

17 CANCILLERIA

INFORME DONACIONES

16 INST. PUBLICAS Y/O PRIVADAS

SUB SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL Y ESTADISTICO

$0

4 INFORME DE DONACION

6

CONVENIOS

SUB SISTEMA ADMINISTRATIVO DOCUMENTOS ESTUDIO EVALUACION RIESGO INFORMES TECNICOS SOLICITUD CAPACITACION INFORME ESTUDIOS EJECUCION PROYECTOS CAPACITACION

19 ALTA DIRECCION 7 REPORTES 5 ARCHIVO DE EMERGENCIAS

NODE:

TITLE:

SISTEMA ADMINISTRATIVO

NUMBER:

A1

USED AT:

AUTHOR: UNIDAD DE SISTEMAS PROJECT: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMATICO

DATE: 22/01/2002 REV: 13/08/2004

WORKING DRAFT RECOMMENDED

READER

DATE

CONTEXT:

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

A1

8 PERSONA

DATOS GENERALES 2 NORMAS LEGALES

DESCUENTOS JUDICIALES

21 TRAMITE DOCUMENTARIO

$0

1 DATOS AFILIACION REG. Y CNTRL. EMPLEADOS $0 2

DESCUENTOS

PLANES + TASAS

22 PRESTADOR DE SERVICIOS

PLANILLAS 20 INST. EXTERNAS DE SERVICIO DATOS EMPLEADOS 3 LEGAJO PLANILLAS 12

CONTROL ASISTENCIA

PLANILLAS

23 LOG