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UNIVERSIDADE FEDERAL DE OURO PRETO
Instituto de Ciências Sociais Aplicadas
Departamento de Ciências Administrativas
Curso Bacharel em Administração
Eugênia Pacelli Barboza
ADMINISTRAÇÃO DE PROCESSOS: ESTUDO DE CASO NO ALMOXARIFADO
DA SECRETARIA MUNICIPAL DE SAÚDE DA PREFEITURA MUNICIPAL DE
OURO PRETO
Mariana
2019
Eugênia Pacelli Barboza
ADMINISTRAÇÃO DE PROCESSOS: ESTUDO DE CASO NO ALMOXARIFADO
DA SECRETARIA MUNICIPAL DE SAÚDE DA PREFEITURA MUNICIPAL DE
OURO PRETO
Monografia apresentada ao Curso de Administração
da Universidade Federal de Ouro Preto como
requisito para obtenção do título Bacharel em
Administração.
Orientadora: Profa. Dra. Clarisse da Silva Vieira
Camelo de Souza
Mariana
2019
CDU: 658.7(815.1) Catalogação: [email protected]
B239a
Barboza, Eugenia Pacelli. Administração de Processos [manuscrito]: Estudo de Caso no Almoxarifado da Secretaria Municipal de Saúde da Prefeitura Municipal de Ouro Preto / Eugenia Pacelli Barboza. - 2019.
30f.: il.: color; tabs.
Orientadora: Profª. Drª. Clarisse da Silva Vieira Camelo de Souza.
Monografia (Graduação). Universidade Federal de Ouro Preto. Instituto de Ciências Sociais Aplicadas. Departamento de Ciências Econômicas e Gerenciais.
1. Administração pública - Ouro Preto (MG) - Teses. 2. Controle de estoque
Ouro Preto (MG) - Teses. 3. Almoxarifados - Ouro Preto (MG) - Teses. I. Souza,
Clarisse da Silva Vieira Camelo de . II. Universidade Federal de Ouro Preto. III.
Titulo.
RESUMO
A administração de processos desempenha um importante papel na gestão das
organizações, pois ajuda a melhorar o desenvolvimento das atividades realizadas e dos
serviços prestados. Através dos processos é possível aproximar as diretrizes estratégicas
daqueles que executam o trabalho nas instituições públicas, permitindo o alcance de objetivos
Brasil (2011). Baseando-se nesses fatores, objetivou-se analisar as possibilidades de
melhorias no processo de gestão do almoxarifado da secretaria municipal de saúde de Ouro
Preto.Para isso foi realizada uma revisão bibliográfica levando em consideração algumas
características de gestão pública, conceitos de administração de processos também na gestão
pública, gestão de estoque, almoxarifado e fluxograma. Trata-se de um estudo de caso
realizado no almoxarifado da secretaria de saúde da prefeitura municipal de Ouro Preto, onde
foi aplicada a metodologia descritiva, sendo realizadas análises de documentos do setor,
entrevista semi-estruturada e observação dos processos de trabalho, principalmente das etapas
de dispensação de materiais. É preciso priorizar os almoxarifados públicos em relação a mais
investimentos e infraestrutura, pois a melhoria nos processos é um fator muito relevante para
a organização como um todo e que para o almoxarifado da secretaria municipal de saúde tem
muito a contribuir, principalmente em relação ao controle do estoque, pois através delas é
possível aprimorar o desenvolvimento das atividades e alcançar melhores resultados, e assim
obter uma gestão mais eficiente e eficaz.
Palavras-chave: Administração de Processos na Gestão Pública, Gestão de estoque, Controle
de Estoque, Almoxarifado.
ABSTRACT
Process management plays an important role in the management of organizations, as they help
to improve the development of the activities performed and the services provided. Through
the processes it is possible to approximate the strategic guidelines of those who perform the
work in the public institutions, allowing the achievement of objectives. Brazil (2011, page 6).
Considering the above questions, the administration of processes is part of this study, whose
objective was to analyze the possibilities of improvements in the management process of the
warehouse management of the municipal health department of Ouro Preto. For this, a
bibliographic review was carried out taking into account some characteristics of public
management, concepts of process management also in public management, inventory
management, warehouse and flowchart. This is a case study carried out in the department of
health of the municipal government of Ouro Preto, where the descriptive methodology was
applied, being analyzed the documents of the sector, semi-structured interview and
observation of the work processes, mainly the stages of dispensing of materials. It is
necessary to prioritize the public warehouses in relation to more investments and
infrastructure, since the improvement in the processes is a very relevant factor for the
organization as a whole and that for the office of the municipal health department has much to
contribute, mainly in relation to the control of inventory, because through them it is possible
to improve the development of activities and achieve better results, and thus achieve a more
efficient and balanced management of resources.
Keywords: Process Management in Public Management, Inventory Management, Inventory
Control, Warehouse.
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Figura 1 - Principais Símbolos de um Fluxograma..................................................................15
Figura 2 - Fluxograma das atividades realizadas no Setor de Almoxarifado...........................18
Figura 3 - Fluxograma das Etapas de atendimento das Solicitações de Materiais...................19
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 – Problema e Proposição de Melhorias...................................................................25
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ................................................................................................................... 09
2 REVISÃO DE LITERATURA ........................................................................................... 10
2.1 Características da Gestão Pública ...................................................................................... 10
2.2 Conceitos de administração de processos .......................................................................... 10
2.3 Administração de processos na Gestão Pública ................................................................ 11
2.4 Gestão de Estoque ............................................................................................................. 12
2.5 Almoxarifado ..................................................................................................................... 12
2.6 Fluxograma.........................................................................................................................13
3 DESCRIÇÃO DA METODOLOGIA ................................................................................ 15
4 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS .................................................................. 16
4.1 O Setor ............................................................................................................................... 16
4.2 Etapas de Atendimento das Solicitações de Materiais ...................................................... 16
4.3 Análise dos Problemas ....................................................................................................... 20
4.4 Levantamento dos Problemas ............................................................................................ 21
4.5 Plano de Ação e Proposição de Melhorias ........................................................................ 22
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS .............................................................................................. 26
REFERÊNCIAS ..................................................................................................................... 27
APÊNDICE A – ROTEIRO PARA ENTREVISTA SEMIESTRUTURDA ....................29
ANEXO A – TERMO DE AUTORIZAÇÃO PARA APRESENTAÇÃO DO
TRABALHO ..........................................................................................................................30
8
1 INTRODUÇÃO
A situação atual que o país está atravessando afetou diretamente muitas organizações,
particularmente as públicas, que precisam lidar com corte de gastos e queda das verbas
recebidas. Isso aconteceu principalmente depois de algumas Propostas de Emenda
Constitucional (PECs) e reformas, como por exemplo, a PEC 241 que congela por vinte anos
verbas do governo para saúde e educação, restringindo investimentos e melhorias relevantes
nessas áreas. Temos ainda a reforma da previdência sendo discutida e avaliada no congresso e
que o governo pretende votar e aprovar ainda esse ano.
Outra reforma que estava em discussão é a Medida Provisória 870 (MP) da Reforma
Administrativa, que segue para sanção presidencial. Trata-se de uma reforma que reduz o
número dos ministérios de 29 para 22 e que muda alguns órgãos administrativos para outro
ministério, como, por exemplo, retira o Conselho de Controle de Atividades Financeiras
(Coaf), órgão administrativo brasileiro, do Ministério da Justiça e o repassa para ser
subordinado ao ministério da Economia. Houve ainda nessa reforma alterações importantes
como a extinção do ministério do trabalho, segundo a Folha de São Paulo, 22 de maio de
2019.
Diante deste cenário, o gestor público que já enfrentava diversos problemas, precisa
operar com essas mudanças e enfrentar novos desafios. Pois, ele passa a administrar recursos
cada vez mais escassos e ainda tem que manter um patamar de eficiência do atendimento à
população, enfrentando a complexidade de realizar um planejamento de acordo com a receita
disponível e ter que decidir exatamente onde colocar os recursos conforme suas prioridades e
necessidades essenciais.A gestão pública trabalha com uma demanda ilimitada e com recursos
financeiros escassos, sendo necessário optar por uma administração adequada, eficiente e
eficaz, considerando sempre o interesse do coletivo. (BONEZI; PEDRAÇA, 2008).
Dessa forma, analisando as mudanças causadas e os desafios impostos, é necessário
então buscar uma melhoria nos processos organizacionais, visto que um setor público pode
controlar na gestão de estoques um número muito grande de materiais de alto valor e ter suas
atividades diretamente ligadas ao suprimento de algumas necessidades relevantes. Em se
tratando de almoxarifado de materiais médicos hospitalares que está ligado à Saúde, e que
trabalha interligado a vários setores, é muito importante que suas atividades sejam
desenvolvidas da melhor maneira possível, para que seu desempenho também seja o melhor.
Considerando as questões abordadas, este estudo de caso tem como principal objetivo
analisar as possibilidades de melhorias no processo de gestão do almoxarifado da Secretaria
9
Municipal de Saúde de Ouro Preto. Para isso, serão levantados os principais problemas e os
erros mais comuns enfrentados pela gestão do almoxarifado, identificando as etapas de
solicitação\entrega de materiais despachados pelo setor e definindo o fluxograma do processo.
E assim, serão levantadas algumas ações que poderão ser implementadas, visando melhorar o
processo de entrada e saída de materiais, bem como o controle do estoque, evitando possíveis
desperdícios e colaborando para o alcance de uma gestão mais eficaz e eficiente.
10
2 REVISÃO DE LITERATURA
O referencial teórico abordará os principais conceitos que serão utilizados como base para
a construção do trabalho, a saber: algumas características de gestão pública, conceitos básicos
de administração de processos, conceitos de administração de processos na gestão pública,
gestão de estoque, almoxarifado e fluxograma.
2.1 CARACTERÍSTICAS DA GESTÃO PÚBLICA
Segundo Brasil (2009), na administração pública, todo valor gerado deve ser voltado para
a sociedade, onde se busca atender a todos de forma igualitária com ações coletivas voltadas
para o bem comum, visto que os recursos adquiridos provêm de contribuições de todos os
cidadãos. Conforme Bonezi e Pedraça, (2008),o administrador além de seguir o que a lei
determina, deve ter uma conduta traçada na moral comum, realizando sempre o que for
melhor e mais útil para o interesse público.
Sendo assim só é possível fazer o que a lei permite, buscando o melhor resultado e
utilizando racionalmente os recursos disponíveis em prol da sociedade, pois o que prevalece
são os interesses do povo. De acordo com (BRASIL, 2014, p. 11):
A Administração Pública não tem liberdade nem vontade que não as concedidas e
determinadas pela Constituição e pela lei e, nesse caso, são matérias de sua discrição
apenas as estratégias, mecanismos e instrumentos a serem adotados na aplicação da
lei, no objetivo de conseguir os seus plenos efeitos, na forma mais eficiente possível.
Se torna então necessário, identificar quais as prioridades serão atendidas e assim
elaborar estratégias eficientes para alocar os recursos e resolver os problemas, sempre de
acordo com o que a lei determina e com o orçamento e arrecadação de cada município,
buscando otimização, melhores resultados e principalmente excelência na gestão.
2.2 CONCEITOS DE ADMINISTRAÇÃO DE PROCESSOS
Conforme (OLIVEIRA, 2009, p. 58):
11
administração de processos é o conjunto estruturado e intuitivo das funções de
planejamento, organização, direção e avaliação das atividades sequenciais, que
apresentam relação lógica entre si, com a finalidade de atender e, preferencialmente,
suplantar, com minimização dos conflitos interpessoais, as necessidades e
expectativas dos clientes externos e internos das empresas.
Chiavenato (2010), define processos como uma ordenação especifica das atividades de
trabalho no tempo e espaço, tendo um começo e um fim e entradas e saídas claramente
identificadas sendo assim uma sequência linear de ações que se sucedem.
Através dos processos tem-se um maior conhecimento das atividades desenvolvidas e
de suas prioridades e isso faz com que cada uma seja realizada da melhor maneira possível.
De acordo com Paim et. al. (2009), a administração de processos desempenha um
importante papel em qualquer organização, seja ela pública, privada ou do terceiro setor. Pois,
todas precisam coordenar seu trabalho e essa coordenação está relacionada com a forma como
os recursos e as atividades são planejadas. Sendo assim, a gestão de processos se faz
importante para todas.
Entretanto, para que esse instrumento seja realmente eficaz, toda organização precisa
planejar suas atividades de acordo com seus recursos, para que as mesmas sejam
desempenhadas de forma efetiva e eficiente e assim possa alcançar o resultado esperado.
2.3 ADMINISTRAÇÃO DE PROCESSOS NA GESTÃO PÚBLICA
A Gestão de organizações públicas lida diariamente com vários desafios e imprevistos
no seu dia a dia, sejam eles problemas financeiros, como falta de verbas ou uma demanda
maior do que possa atender. Os gestores organizacionais ainda enfrentam dificuldades
burocráticas e precisam elaborar estratégias que auxiliem no melhor desenvolvimento do
trabalho e de sua gestão. Assim a organização pública além de gerenciar recursos precisa
ainda se atentar para as principais necessidades da sociedade como um todo. Conforme Brasil
(2014), a organização precisa alinhar as suas ações e os seus resultados de acordo com as
necessidades e as expectativas dos cidadãos e da sociedade e antecipar suas necessidades
futuras, estabelecendo um compromisso com a sociedade com objetivo de realizar seu
trabalho sempre considerando o interesse público.
Dessa forma, o Gestor deve então orientar o servidor para que ele desenvolva suas
atividades buscando sempre economizar recursos, utilizando-os de forma consciente e
responsável como por exemplo, imprimindo apenas o necessário, desligando computadores e
12
Impressoras da tomada ao terminar o expediente, são algumas maneiras simples, mas que
aliadas ao comprometimento de todos colaboram com uma gestão mais eficaz dos recursos
públicos.
2.4 GESTÃO DE ESTOQUE
Conforme Paolechi (2012), estoque é qualquer quantidade de bens físicos que se
encontram armazenados de forma improdutiva, por determinado intervalo de tempo. A
função do estoque, segundo Gianesi e Biazzi (2011), provém da necessidade de atender a um
processo de demanda a partir de um processo de suprimento. Por isso, segundo Paolechi
(2012), uma empresa precisa cuidar da gestão do estoque como razão principal do seu
planejamento, pois um controle correto dos estoques elimina desperdícios de tempo, de custo,
de espaço, colaborando para atender o cliente no momento em que ele deseja.
Considerando as definições acima, percebe-se a importância e a necessidade de se ter
uma boa gestão dos estoques, para que se consiga controlar gastos e ainda diminuir custos e
desperdícios.
2.5 ALMOXARIFADO
De acordo com Paolechi (2012), almoxarifado é o local reservado para armazenagem e
conservação de materiais, em espaço coberto ou não, tendo a função de dispor espaços em que
permanecerá cada item aguardando a necessidade de uso.
Muitas vezes os almoxarifados, principalmente no setor público, não são vistos com a
devida prioridade, sendo utilizados locais inapropriados para a armazenagem dos materiais
ficando os mesmos dispostos de forma inadequada, prejudicando assim a eficiência e
qualidade dos produtos em sua utilização. Paolechi (2012) ressalta que o almoxarifado, para
cumprir sua função precisa ter instalações adequadas, como também recursos de
movimentação e distribuição capazes de oferecer um atendimento rápido e eficiente.
O profissional responsável pela gestão do almoxarifado, principalmente de setor
público deve ser capacitado e possuir valores que vão além de suas habilidades técnicas, como
por exemplo a ética, pois é um local onde se deposita materiais de alto custo que são bens
públicos usados em benefício da população, nesse sentido o gestor de um almoxarifado tem o
13
compromisso de cuidar da qualidade dos materiais sob sua responsabilidade e pela
acuracidade do estoque existente. Paoleschi (2012)
2.6 FLUXOGRAMA
Para ter uma boa gestão das atividades realizadas dentro de uma organização, faz-se
necessário o uso de ferramentas e técnicas que possam auxiliar esse processo e colaborar com
o alcance dos melhores resultados. Uma técnica simples de representação gráfica, porém
bastante eficaz é o fluxograma, que pode ser utilizado em qualquer processo ou atividade
desenvolvida dentro do setor.
Oliveira (2009) afirma que o fluxograma descreve a sequência de um trabalho de
forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e ou unidades organizacionais
envolvidas no processo, auxiliando na padronização e representação dos métodos e
procedimentos administrativos, simplificando a leitura e o entendimento das atividades
realizadas.
Ainda de acordo com o mesmo autor (2009), para a construção do fluxograma são
utilizados alguns símbolos com o objetivo de evidenciar a origem, processo e destino da
informação escrita e\ou verbal que fazem parte de um sistema ou de um método
administrativo.
Segue, na figura 1, os principais símbolos utilizados em um fluxograma
14
Figura 1: Principais Símbolos de um Fluxograma
Fonte: Elaboração própria, 2019
Através das descrições feitas no fluxograma é possível visualizar cada processo e
como o mesmo é desenvolvido, identificando melhor suas etapas para melhor desenvolvê-las.
Início ou fim de algum processo
Atividade a ser executada
Tomada de decisão
Direção do fluxo
Documento utilizados no processo
Espera
Conector (serve para dar continuidade ao
fluxograma)
15
3 DESCRIÇÃO DA METODOLOGIA
Para o desenvolvimento deste trabalho será aplicada a metodologia descritiva, no
modelo de estudo de caso, sendo utilizada uma abordagem qualitativa e realizada uma
pesquisa bibliográfica, baseada em livros e, principalmente, em artigos, abordando os
principais conceitos que são relevantes para o estudo.
Para a coleta de dados foram realizados, análise de documentos do setor, entrevista
semi-estruturada com o gestor responsável pelo almoxarifado e observação dos processos de
trabalho, principalmente das etapas de dispensação de materiais.
A análise de documentos foi feita de acordo com a disponibilidade e ajuda dos
funcionários, sendo desempenhada através da leitura e coleta dos dados mais relevantes
disponíveis em relatórios e documentos que auxiliam na gestão do setor.
Já a entrevista foi efetuada com o gestor responsável pelo almoxarifado, sendo ele
funcionário público municipal da prefeitura de Ouro Preto, sendo aplicado um questionário
com onze (11) perguntas relacionadas ao funcionamento do setor.
A observação dos processos de trabalho e das etapas de dispensação de materiais foi
realizada num período de aproximadamente um ano, acompanhando os funcionários durante o
desenvolvimento das atividades.
17
4 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS
4.1O Setor
O almoxarifado da Secretaria de Saúde da Prefeitura Municipal de Ouro Preto se
localiza na Rua Hugo Soderi, s/n, Saramenha, Ouro Preto/MG. O setor é responsável em
abastecer unidades de saúde na Sede e nos distritos, Unidade de Pronto Atendimento (UPA),
Centro de Atendimento Psicossocial (CAPS), Odontologia e setores administrativos da
secretaria de saúde, os quais atendem a população em suas necessidades, pois no setor do
almoxarifado é armazenado todos os insumos da Secretaria Municipal de Saúde, exceto
medicamentos e dietas enterais. Esses materiais são comprados através de licitações
realizadas pelo setor de compras da secretaria de saúde e entregues diretamente no
almoxarifado, porém não existe um cronograma pré-estabelecido para essas entregas,
causando assim atrasos na dispensação dos materiais, afetando a logística e alterando a rota de
entrega nas unidades.
Atualmente, o almoxarifado conta com seis funcionários, sendo um (01)
Diretor, um (01) Agente Administrativo, um (01) Almoxarife, um (01) Assistente Social e dois
(02) Motoristas.
O almoxarifado de materiais médico hospitalares é um setor que possui grande relevância
para o município, pois é o local onde se armazena materiais utilizados na área da saúde
destinados para o atendimento da população.
4.2 Etapa de Atendimento das Solicitações de Materiais
O setor de almoxarifado realiza atividades de recebimento de materiais, dispensação
de materiais de acordo com os pedidos e as necessidades da demanda, levando em
consideração a rota semanal de entrega desses materiais; armazenagem dos materiais; controle
de mercadorias; lançamento de requisições no sistema, efetuando baixa no estoque;
solicitações de serviços; encaminhamento de notas fiscais para pagamento; solicitação de
compras de materiais aos setores responsáveis; arquivo de documentos e notas em locais
específicos e inventário que é realizado uma vez ao ano.
O fluxograma das atividades realizadas no Setor de almoxarifado está representado
abaixo, na figura 2.
17
Figura 2 - Fluxograma das Atividades realizadas no Setor de Almoxarifado
Fonte: Elaboração própria, 2019.
O estudo foi realizado considerando apenas as etapas de atendimento das solicitações
de materiais para as unidades, sendo possível elaborar o fluxograma dessas etapas através de
observação e levantamento dos processos de realização das mesmas. Abaixo segue a
representação do fluxograma.
18
Figura 3 - Fluxograma das etapas de atendimento das solicitações de materiais
Fonte: Elaboração própria, 2019.
21
A seguir algumas descrições de como são desenvolvidas as etapas de atendimento das
solicitações de materiais no almoxarifado.
1) Recebimento das solicitações de materiais
As solicitações chegam via sistema ou são entregues requisições impressas; essas
solicitações são monitoradas diariamente e atendidas de acordo com uma logística de
transporte que é preestabelecida e leva em consideração uma rota de atendimento semanal.
2) Seleção e baixa no sistema, dos materiais solicitados
Quando a solicitação é realizada diretamente pelo sistema, o funcionário já lança e
executa a baixa dos itens de acordo com o estoque, o lote das mercadorias que serão
dispensadas.
Já as solicitações feitas através de requisições impressas são entregues pelo
motorista, em seguida confere-se essas requisições, como por exemplo, qual a unidade está
solicitando, se o preenchimento está correto e se tem assinatura do responsável da unidade,
então seleciona-se as requisições, respeitando o dia determinado para o atendimento da
unidade segundo a rota estabelecida. Em seguida lança os itens solicitados no sistema e qual a
unidade será atendida, dando baixa nos materiais considerando o lote e de acordo com o
estoque existente.
3) Impressão do protocolo de saída dos materiais solicitados
Depois de lançar os materiais solicitados e dar baixa no sistema, imprime-se um
protocolo de saída com a relação, quantidade e lote dos itens que serão dispensados.
4) Separação dos materiais
A separação dos materiais é realizada de acordo com o que está descrito no protocolo
impresso. Esses materiais são selecionados e colocados em caixas de papelão ou sacos que
podem ser utilizados para transportá-los.
5) Reserva e identificação dos materiais separados
21
. Os materiais separados são etiquetados com o nome da unidade solicitante,
anexando o protocolo de saída e em seguida esses materiais são reservados em uma bancada
específica para serem retirados pelo motorista
6) Despacho e entrega dos materiais
O motorista retira o material reservado e realiza a entrega para as unidades
solicitantes, de acordo com a rota semanal específica e a logística estabelecida.
7) Devolução dos protocolos
Os protocolos de saída dos materiais são devolvidos com a assinatura do responsável
da unidade solicitante que recebeu os materiais. Em seguida, esses protocolos são arquivados
em local específico.
4.3 Analise dos Problemas
O local onde o almoxarifado está funcionando é um galpão alugado e como sua
estrutura não foi planejada especificamente para essa finalidade foi necessário fazer algumas
adequações. O lugar possui um mezanino, que foi modificado paraa parte administrativa. A
área onde é feita a armazenagem possui nos fundos uma sala, que serve também para colocar
materiais, porém, foi necessário alugar outras duas salas para auxiliar e dar suporte no
armazenamento.
O sistema utilizado no setor é informatizado e nele são realizados todos os
lançamentos e baixas de materiais, solicitações, emissões de notas e relatórios. Portanto, esse
sistema ainda não está disponível em todas as unidades solicitantes.
O atendimento às solicitações deve obedecer uma rota semanal e uma logística
específica, mas, na prática, algumas unidades quebram as regras e tentam fazer solicitações
através de ligações telefônicas ou os responsáveis pelas requisições se deslocam até o Setor
para fazer o pedido, mesmo tendo conhecimento da logística de atendimento.
Lidar com essas e outras dificuldades são desafios que o setor enfrenta e que
interferem na sua gestão e, principalmente, na sua rotina.
Com base nas informações coletadas, foi possível levantar alguns problemas e erros
comuns na gestão do almoxarifado e assim sugerir melhorias possíveis de serem
implementadas.
21
4.4 Levantamento dos Problemas
Durante o desenvolvimento deste estudo e através da entrevista, da análise e observações das
atividades realizadas no almoxarifado, foram identificadas e levantadas algumas dificuldades
e problemas enfrentados pelo setor, podendo assim dizer que essas estão ligadas a:
Falta de estrutura física:
1) O espaço atual é insuficiente e inadequado. As prateleiras também são
insuficientes e não são seguras, sendo frágeis e algumas enferrujadas, e de acordo com
a quantidade de materiais que devem ser armazenados, o espaço disponível não
atenderia 100% desses insumos.
2) Não existe uma área específica para entrega de materiais e insumos, o que
dificulta a conferência dos mesmos antes da armazenagem.
3) Também não existe no almoxarifado uma área específica para expedição, ou
seja, a mesma porta é utilizada para entrada e dispensação dos materiais, afetando
principalmente a logística.
4) No balcão de armazenagem não existe barreira que impeça a entrada de
pessoas estranhas no local.
5) O local não apresenta controle de temperatura e umidade, além de conter muita
poeira, podendo ocasionar possíveis problemas de saúde nos funcionários além de
prejudicar a vida útil dos materiais.
6) Outra situação que foi observada é o fato do setor não contar com funcionário
para limpeza, principalmente para o local do armazenamento e ainda não é
realizado dedetização.
Falta de estrutura tecnológica:
De acordo com os dados colhidos, o setor conta com equipamentos que não atendem
com eficiência, são lentos ou inapropriados e não suportam softwares e sistemas mais
avançados. Isso dificulta e atrasa o desenvolvimento de certas atividades, além de elevar o
nível de estresse do funcionário
22
Inconsistência no sistema de gestão:
1) O sistema apresenta certas inconsistências que prejudicam a gestão e o controle
dos estoques, pois perde-se requisições lançadas e enviadas para as unidades que já
possuem o sistema, além de prejudicar o monitoramento do atendimento das
solicitações.
2) O suporte técnico do sistema é falho. Ocorre morosidade para atender os
chamados e solicitações para resolução de problemas e erros no sistema, além do
fato de que muitos usuários ainda não foram devidamente capacitados para utilizar
ao sistema.
3) Outro problema é que o sistema ainda não foi instalado nas unidades de saúde
(solicitantes) dos distritos, sendo necessário a realização de solicitação de
materiais manualmente, através de requisições impressas, gerando atraso no
atendimento das solicitações.
4) Essa situação gera também problema no controle dos estoques das unidades
solicitantes, pois os pedidos não são feitos de acordo com a necessidade real, uma
vez que não se leva em conta o material que já possuem em estoque na unidade,
dificultando o controle sobre os materiais despachados. Isso pode desencadear uma
situação difícil para o gestor do almoxarifado, pois se não há controle nos pedidos
das unidades solicitantes, algumas ficarão com materiais em excesso enquanto
outras estarão com insuficiência.
Falta capacitação dos funcionários para agir em caso de incêndio:
Em caso de incêndio os funcionários não estão devidamente capacitados para agirem
com segurança e essa situação gera riscos em caso de acidente.
Através da identificação e do levantamento desses problemas foi possível sugerir
algumas melhorias e propor um plano de ação para resolvê-los.
4.5 Plano de Ação e Proposição de Melhorias
23
Analisando os problemas levantados no setor de amoxarifado e como eles podem afetar o
desenvolvimento das atividades, foi proposto um plano de ação e algumas sugestões de
melhorias buscando assim minmizá-los.
Falta de estrutura física
Como sugestão para minimizar o problema (1): elaborar um documento especificando
a falta de segurança dessas prateleiras e encaminhar ao Departamento de Compras, com uma
solicitação de análise para verificar a possibilidade de adquirir novas prateleiras. Outra opção é
a parceria com outras entidades ou empresas para conseguir doações.
A sugestão, para os problemas (2) e (3), é utilizar uma das salas de suporte para
realizar a dispensação quando houver entregas de materiais e insumos.
Sugere-se, para (4), manter a porta trancada; utilizar placas sinalizando a entrada
restrita aos funcionários do Setor, além do uso de campainha.
No caso (5) e (6), a sugestão de melhoria proposta é solicitar um profissional Auxliar
de Limpeza para o local de armazenagem do almoxarifado. Essa ação pode ser concretizada
através de solicitação para a Superintendência Administrativa e Secretária de Saúde para
disponibilizar um profissional pelo menos uma vez na semana.
Outra sugestão é solicitar inspeção do Setor de Vigilância Sanitária para vistoriar o local e
realização de dedetização no local.
Falta de estrutura tecnológica
A ação de melhoria proposta para esse problema é verificar junto à Superintendência
de Tecnologia e Informática do Município se há equipamentos disponíveis e em melhor
estado do que os utilizados no almoxarifado para serem doados. Outra opção é avaliar a
possibilidade, diante da atual situação financeira da organização, para adquirir novos
equipamentos.
Inconsistência no sistema de gestão
A ação de melhoria sugerida para minimizar os problemas(1) e (2) é a Secretaria expor
para a empresa responsável pela gestão do sistema, através de documentos, a real situação e as
principais falhas observadas, solicitando maior comprometimento por parte da empresa, além
de deixar claro que essa situação afeta a realização das atividades gerando consequências no
atendimento das solicitações.
24
A ação de melhoria sugerida para minimizar os problemas (3) e (4) é instalar o sistema
em todas as unidades solicitantes dos distritos, a fim de que a gestão do almoxarifado possa
ser mais eficiente e eficaz no controle do seu estoque e das requisições.
É possível que essa instalação seja feita pela Secretaria de Saúde, através da
Superintendência de Tecnologia e Informática e a Empresa que disponibiliza o sistema, com a
instalação de internet e do sistema nas unidades onde não há o serviço disponível e,
posteriormente, realizar treinamentos com os funcionários responsáveis que terão acesso aos
protocolos, documentos e fluxos.
Outra sugestão é normatizar todo processo de logística do almoxarifado para melhorar
a gestão de estoques e equilibrar o atendimento das solicitações realizadas pelas unidades.
Essa ação pode ser realizada através de reuniões com todos os profissionais envolvidos
no processo (Departamento de Compras, Atos e Contratos Administrativos, Licitação e
referências técnicas pela elaboração e controle dos protocolos, documentos e fluxos), a fim de
melhorar o processo de logística e despachar de forma satisfatória todas as requisições de
materiais e insumos, proporcionado melhor atendimento à população.
Falta capacitação dos funcionários para agir em caso de incêndio
A sugestão para resolver essa questão é, caso o Município não tenha em sua estrutura
organizacional a CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes, a Secretaria de Saúde
requerer junto à Unidade do Corpo de Bombeiros ações em conjunto com o Município, tais
como palestras, treinamentos aos funcionários do almoxarifado e outros setores a fim de
evitar acidentes no trabalho.
Os problemas mencionados e as melhorias propostas, foram ordenados resumidamente
em um quadro, exposto abaixo, na figura 1, para uma melhor visualização dos mesmos.
25
Quadro 1 – Problema e Proposição de Melhorias
Problemas levantados Melhorias propostas
Falta de estrutura física
Elaboração de documentos, solicitando aquisição de prateleiras,
auxiliar de limpeza, fiscalização da vigilância sanitária e
dedetização para o local.
Falta de estrutura
tecnológica
Verificar possibilidade de doação de computadores que estejam
em bom estado, porém parados em outros setores. Solicitar
aquisição de novos equipamentos, levando em conta a situação
financeira da organização
Inconsistência no
sistema de gestão
Reunião e solicitação junto a Secretaria requerendo maior
comprometimento por parte da empresa que faz a gestão do
sistema de protocolos, documentos e fluxos.
Falta capacitação dos
funcionários para agir
em caso de incêndio
Secretaria de Saúde requerer junto à Unidade do Corpo de
Bombeiros ações em conjunto com o Município, tais como
palestras, treinamentos aos funcionários do almoxarifado e
outros setores a fim de evitar acidentes no trabalho.
Fonte: Elaboração própria, 2019
É importante ressaltar que, para o controle eficiente de estoques, apesar de se propor a
utilização de um sistema computadorizado, o mais importante é uma qualificação efetiva dos
funcionários. Pois, todo o processo é realizado por meio de ação humana, o que ainda possui
deficiência. Já que o estoque real deve ser acertado periodicamente com o sistema
computacional. Por esse motivo, o sistema atual não é confiável, além de ainda existir
cadastro de itens que já não são mais estocados e também a existência de um item que
possuem dois cadastros. Portanto, o controle de estoque deve ser melhorado, atualizando os
itens em estoque, eliminando cadastro de itens que já não são mais padrão e também os itens
de baixíssimo giro, e reconfigurando o cadastro de um item com dois códigos diferentes para
apenas um cadastro.
O controle de estoque pode ser feito de melhor maneira através da implementação do
Procedimento Operacional Padrão (POP), que segundo Gourevitch e Morris (2008) é um
documento organizacional que traduz o planejamento do trabalho a ser executado. É uma
descrição detalhada de todas as atividades necessárias para a realização de uma tarefa. Com a
implementação do POP, o controle de estoque será feito de maneira mais eficiente, com a
documentação detalhada das atividades e um melhor controle de quem realizou a conferência
de estoque e quando realizou. Recomenda-se também a implementação do POP para
conferência de validade dos produtos, especificando o lote de itens que estão perto de vencer
e também dos que ainda estão em estoque com data de validade maior.
25
Logo, as soluções para uma boa gestão são importantes e desafiadoras, no sentido de
otimizar o processo e oferecer disponibilidade de itens necessários à execução das tarefas de
forma cada vez mais eficiente
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5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
A administração de processos caracteriza-se como um fator de grande importância
para as organizações como um todo. As informações coletadas ao longo do trabalho podem
auxiliar gestores de diversos almoxarifados que passam por situações semelhantes, pois
mostram a necessidade de desenvolver bem cada atividade executada, a fim de se evitar erros
e perdas e, além disso, contribuem para melhores resultados.
Através da identificação das atividades de atendimento às solicitações de
materiais foi construído um fluxograma para melhor desenvolvê-las, com o intuito de auxiliar
no processo de entrada e saída de materiais e no controle do estoque.
O setor de almoxarifado público enfrenta dificuldades com a redução de verbas
para investimentos em melhorias e infraestrutura, o que afeta de forma direta a prestação de
serviços. Essas dificuldades foram possíveis de serem levantadas durante o trabalho
contribuindo para uma melhor percepção do impacto que eles causam na gestão e na execução
das tarefas realizadas no almoxarifado. Ações simples de melhorias podem corrigi-las ou,
pelo menos, minimizá-las, sendo que algumas delas podem ser implementadas mais
rapidamente e com menos custos. Desse modo, durante o desenvolvimento do estudo,
principalmente através da observação e da entrevista realizada foi possível alcançar os
objetivos propostos e assim propor as sugestões mencionadas.
A partir da pesquisa realizada, sugere-se para trabalhos futuros, a realização de estudos
em outros almoxarifados da Prefeitura Municipal de Ouro Preto e em outras organizações
públicas, visando comparar os erros, verificar as semelhanças e encontrar maiores soluções de
melhoria para os processos realizados.
.
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REFERÊNCIAS
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APÊNDICE A –ROTEIRO PARA ENTREVISTA SEMIESTRUTURDA
1. Por ser um setor público, qual seu maior desafio?
2. Como e quando é realizado o pedido de novos materiais ao setor responsável pelas
compras? Esse processo é demorado?
3. Como é realizada a previsão de demandas para calcular as compras?
4. O que mais afeta no controle do estoque de materiais?
5. Já ocorreu de chegar material que não corresponde ao que foi pedido, ou com algum
defeito? Nesse caso qual procedimento foi realizado para resolver a situação?
6. Quais são os principais problemas enfrentados em relação ao local de armazenamento
dos materiais?
7. Como é realizada a limpeza do local de armazenamento?
8. Como é realizado o controle dos materiais enviados para as unidades solicitantes?
9. O sistema existente atende com eficiência as necessidades do setor em relação ao
controle, entrada e saída de materiais?
10. Quais são os principais impactos sofridos pelo setor devido falta de verbas para o
município? O que é feito para tentar amenizar essa situação, principalmente
relacionado à falta de materiais?
11. Quais são as principais consequências se ocorrer falta de materiais no estoque?
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ANEXO A–TERMO DE AUTORIZAÇÃO PARA APRESENTAÇÃO DO TRABALHO