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SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
Manual de Usuario para la elaboración de
Toma Física de Bienes en el Sistema de
Bienes y Existencias.
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MANUAL DE USUARIO PARA LA ELABORACIÓN DE
TOMA FÍSICA DE BIENES EN EL SISTEMA DE
BIENES Y EXISTENCIAS
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MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.
República del Ecuador.
Edición: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Cubierta: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Composición y diagramación: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Autor: Ing. Gisela Guaña
Modificación: Ing. Hugo García
Ing. Horacio Ayala
Revisado: Econ. Walter Medina
Aprobado: Eco. Magdalena Vicuña
Creación: 02/08/2013
Actualización: 23/01/2015
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Contenido
1 ANTECEDENTES ................................................................................................... 4
2 BASE LEGAL ......................................................................................................... 4
3 ÁMBITO DE APLICACIÓN ..................................................................................... 5
4 PROCEDIMIENTO .................................................................................................. 5
4.1 Toma Física - Conciliación ............................................................................... 5 4.1.1 Crear ............................................................................................................. 7 4.1.2 Modificar ........................................................................................................ 9 4.1.3 Generar Detalle ........................................................................................... 10 4.1.4 Detalle de Bienes ........................................................................................ 11 4.1.5 Marcar con Error ......................................................................................... 12 4.1.6 Conciliación ................................................................................................. 13
4.1.6.1 Conciliacion Manual.............................................................................. 13 4.1.7 Procesar Novedades ................................................................................... 16
4.1.7.1 Ajuste .................................................................................................... 17 4.1.8 Imprimir ....................................................................................................... 18 4.1.9 Conciliación a través de archivo .................................................................. 20
4.2 Toma Física – Conciliación por tipo de bien ................................................... 25 4.2.1 Crear ........................................................................................................... 27 4.2.2 Modificar ...................................................................................................... 28 4.2.3 Generar Detalle ........................................................................................... 29 4.2.4 Detalle de Bienes ........................................................................................ 30 4.2.5 Marcar con error .......................................................................................... 30 4.2.6 Conciliación a través de archivo .................................................................. 31 4.2.7 Imprimir ....................................................................................................... 35
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MANUAL DE USUARIO PARA LA ELABORACIÓN DE
TOMA FÍSICA DE BIENES EN EL SISTEMA DE
BIENES Y EXISTENCIAS
1 ANTECEDENTES
Con la finalidad de que las Entidades que utilizan el Sistema de Bienes y Existencias –
Módulo de Bienes, puedan realizar su toma física, se procede a elaborar el instructivo que
servirá de guía para los usuarios del sistema.
2 BASE LEGAL
La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, ha elaborado el
presente instructivo, en concordancia con los artículos 74 (numeral 6), 152 y 158 del Código
Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas y NTCG 3.2.5.1 “Alcance”, que señalan
respectivamente:
Art. 74.- Numeral 6: “Dictar las normas, manuales, instructivos, directrices, clasificadores,
catálogos, glosarios y otros instrumentos de cumplimiento obligatorio por parte de las
entidades del sector público para el diseño, implantación y funcionamiento del SINFIP y sus
componentes”
“Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades de
cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido
funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las
unidades financieras, de observar la normativa contable… ”.
“Artículo 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad
privativa de expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales,
procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento
obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero”.
Además, en las Normas de Control interno para las entidades, organismos del sector público
y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de Recursos Públicos, publicadas
mediante ACUERDO Nro. 039-CG del 14 de Diciembre del 2009 en su literal 406-10
Constatación física de existencias y bienes de larga duración, se prescribe que:
“La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin de realizar
constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga duración. Se efectuarán
constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración por lo menos una vez al
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año. El personal que interviene en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su
cargo el registro y manejo de los conceptos señalados, salvo para efectos de identificación”.
3 ÁMBITO DE APLICACIÓN
El presente instructivo está dirigido a las Entidades que deben operar el Módulo Bienes del
Sistema de Bienes y Existencias de conformidad con el marco legal vigente.
4 PROCEDIMIENTO
De acuerdo al Reglamento general sustitutivo del manejo de bienes del Sector público la elaboración de la toma física permite identificar los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o remate según corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
4.1 Toma Física - Conciliación
Para iniciar con el proceso de la toma física, el usuario de la herramienta informática debe
ingresar a la siguiente ruta de acceso:
BIENES TOMA FÍSICA TOMA FÍSICA Y CONCILIACIÓN
En la que debe seleccionar su Entidad. Para el ejemplo se ha utilizado la Entidad 130-9999-
0000 Ministerio De Finanzas - Planta Central.
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Una vez que ingresa a la ruta señalada, el sistema presenta una pantalla en blanco si todavía
no se han creado registros; caso contrario, presenta los registros de las tomas físicas
anteriormente creadas en el sistema:
En la parte superior derecha se encuentra la barra de herramientas con un conjunto de
botones con íconos específicos los mismos que se utilizan para el proceso. A continuación su
detalle:
Crear
Modificar
Generar Detalle
Detalle de Bienes
Marcar con Error
Conciliación Manual
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Conciliación a través de Archivo
Procesar Novedades
Imprimir
Consultar todos los Registros
4.1.1 Crear
El usuario debe presionar el botón “Crear” y el sistema muestra una pantalla con
diferentes campos a llenar, como se indica a continuación:
Campos
NO
obligatorios
Campo
obligatorio
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El primer campo que debe llenarse es, Descripción: Se ingresa una breve
descripción de la toma física que se realiza.
Código del Bien: Mediante el filtro de selección presenta una lista de códigos de los
bienes que han sido registrados, contabilizados y legalizados en el sistema de
Bienes y Existencias.
ID del Bien: Mediante el filtro de selección presenta una lista de bienes los cuales
están identificados por 12 dígitos propios del catálogo de bienes Ej: 500100280002
Descripción del Bien: Es la descripción con la cual se realizó el ingreso del Bien.
Cuenta Contable: Se ingresa las cuentas contables dentro de un rango. Ej: 1410103
a 1410105
Marca: Se registra la marca del bien, ejemplo: CHEVROLET
Modelo: Se ingresa el modelo del bien, ejemplo: GRAND VITARA SZ
Serie: Se ingresa el número de serie del bien ejemplo: P6FS76
Estado del Bien: Mediante una lista de valor el usuario selecciona entre las
siguientes opciones: Bueno, Malo o Regular
Origen de Ingreso: Mediante una lista de valores el usuario selecciona si el bien fue
ingresado por: compra, donación, comodato, dación de pagos, elaboración,
expropiación, reposición, traspaso a tiempo fijo.
Fecha Ingreso del Bien: Se llena con dos fechas estimadas de ingreso con el
objetivo de obtener una lista de bienes a ser conciliados.
N° de Bodega: Presenta una lista de nombres de las bodegas que han sido creadas
en el sistema de bienes. Ej:: GG BIENES DE LARGA DURACIÓN
Identificación: Se ingresa el número de cédula de identidad del custodio del bien Ej:
176813512
Si bien, no es necesario detallar un filtro para continuar con el proceso de creación de la
cabecera, es recomendable que se escoja por lo menos uno, caso contrario el sistema
subirá, para la toma física, todos los bienes de los que dispone la entidad.
Una vez ingresada la información en el filtro seleccionado, se procede a confirmar la creación
de la cabecera de la toma física presionando el botón “Crear” , donde aparecerá un
mensaje de “Operación Exitosa” si los campos llenados son válidos, de lo contrario el sistema
verificará cuáles son los campos a corregir.
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De requerir borrar la información ingresada se presiona el botón “Limpiar” y cada uno
de los campos queda vacío.
4.1.2 Modificar
El sistema permite al usuario mediante el botón “Modificar” corregir la información
ingresada de cada uno de los filtros, como se indica a continuación:
Una vez que se haya corregido la información, se procede a presionar el botón “Modificar”
y se guarda la información mediante el mensaje de confirmación “Operación Exitosa”.
CA
MP
OS
MO
DIF
ICA
BL
ES
10
4.1.3 Generar Detalle
El sistema mostrará la cabecera de la toma fisica con todos los campos bloqueados, el
usuario presiona el botón “Generar Detalle” y el sistema emite el mensaje “Operación
Exitosa” y la toma fisica cambia de estado “Registrado” a “Generado”, por lo tanto no se
podrá realizar ningún tipo de corrección, como se indica a continuación:
CA
MP
OS
BL
OQ
UE
AD
OS
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4.1.4 Detalle de Bienes
Para poder visualizar el listado de bienes a ser conciliados, se selecciona el número
de toma física y se presiona el botón “Detalle de Bienes” como se indica en la siguiente imagen:
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El sistema enlista todos los bienes que fueron especificados en los filtros de la cabecera de la toma física, en la pantalla se puede observar 8 bienes con sus respectivas caracteristicas.
4.1.5 Marcar con Error
Mediante el botón “Marcar con Error” se podrá eliminar una toma fisica siempre que su
estado sea “Registrado” o “Generado”.
Cuyo resultado es:
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Una vez marcado con error el usuario deberá generar una nueva toma física, conforme al procedimiento señalado anteriormente.
4.1.6 Conciliación
Una vez generada la Toma Física se puede realizar la Conciliación, para lo cual, el sistema presenta dos formas de efectuar ese proceso:
Conciliación Manual: Permite procesar hasta 100 datos de los bienes ingresados en el
sistema de bienes y existencias, con los cuales se pueden realizar movimientos
contables como: Donación, Comodato, Enajenación, entre otros.
Conciliación a través de archivo: Permite procesar hasta 10000 datos de los bienes
ingresados en el sistema, con los que se pueden realizar los movimientos contables
de: Donación, Comodato, Enajenación, entre otros.
4.1.6.1 Conciliacion Manual
El usuario selecciona su toma física y presiona el botón “Conciliación Manual”, a continuación el sistema presenta la siguiente pantalla:
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El sistema enlista los bienes detallados en la cabecera, con cinco columnas que son: Id. Bien: Se presentan por defecto los doce dígitos del catálogo de bienes.
Descripción Bien: Se presenta por defecto el código del bien más el nombre completo del
bien.
Bodega: Se presenta el nombre de la bodega donde se encuentra físicamente el bien.
Tipo de ajuste: Este campo es editable, el usuario puede generar novedades, para lo cual se
debe presionar el botón “editar” y a su vez desmarcar el campo que se encuentra con
visto (√) y puede ingresar los ajustes que fueron detectados en la toma física tales como:
Donación, Enajenación, Robo, Comodato, entre otros.
Observaciones: Es un campo editable que permite al usuario ingresar información que
justifique los movimientos de ajuste, Ej: Se realiza una donación mediante oficio MF-DNAP-
1569-2013
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En cuanto se han ingresado las novedades debe presionar el botón “Guardar” para que sus novedades queden registradas y puedan ser procesadas, como se indica a continuación:
En donde el botón cambia al botón anterior: .
DESMARCAR
EL CUADRO
INFORMACIÓN
GUARDADA
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Una vez guardadas las novedades de la toma física se procede a presionar el botón
“Conciliar” y el sistema presenta un mensaje de confirmación “Operación con éxito”: A continuación aparece la pantalla anterior con el cambio de Estado respectivo.
4.1.7 Procesar Novedades
Cuando la toma física se encuentre en estado “Conciliado”, el usuario debe presionar el botón
y el sistema presentará una pantalla con los datos no editables donde confirma el número de registros que han sido ingresados.
Al presionar el botón salir, , se aprecia el visto en la columna Procesado que culmina el procedimiento.
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4.1.7.1 Ajuste
Procesadas las novedades, se debe generar los ajustes respectivos para iniciar el proceso de registro y contabilización de cada una de ellas, mediante la ruta: Bienes -> Ajustes -> Baja, Revalorización, Enajenación como se observa a continuación:
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Seguidamente se dirigirá al ícono “Registrar Comparecientes”, en virtud que se ha generado automáticamente el detalle del ajuste; luego se continuará con los procesos de “Aprobar Ajuste”; “Anexos” y “Contabilizar”.
4.1.8 Imprimir
Para generar el reporte, el usuario debe regresar a la ruta de toma física:
A través de este botón se obtiene los reportes de la toma física realizada, los mismo que
pueden obtenerse en formato: PDF, Excel, Archivo CSV, Archivo CSV (Excel), tal como se
presenta a continuación:
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El sistema por defecto presenta el reporte en formato PDF . En este reporte el usuario
puede observar el listado de todos los bienes que fueron procesados en la toma física como
se indica a continuación:
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4.1.9 Conciliación a través de archivo
Para realizar esta conciliación a través de archivo, el usuario debe tener la toma física en
estado “Generado”:
y posteriormente debe extraer el reporte en formato “Archivo CSV (Excel)” como se indica a
continuación:
Para generar el reporte, el usuario debe seleccionar la toma física y posteriormente el ícono
“Imprimir”, a través del cual se obtiene los reportes de la toma física realizada, el mismo que
obligatoriamente debe ser en formato: Archivo CSV (Excel).
Al momento de generar el reporte, en el campo “Decimal”, y “Celdas” se debe seleccionar
punto (.) y coma (,) respectivamente, tal como se presenta a continuación:
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El sistema presenta el documento con opción de abrir o guardar .El usuario debe guardar el
documento para posteriormente ingresar las novedades que pudieren existir:
Posteriormente, se debe abrir el archivo directamente con Microsoft Excel, con el objetivo de
ingresar las novedades reportadas en la toma física, como a continuación se detalla:
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Al registrar las novedades, el usuario debe tomar en cuenta que para detallar cualquier tipo de
novedad, en el campo correspondiente a “CONCILIADO”, el sistema por defecto
predetermina dicho campo con la letra “S”, asumiendo que la toma física, no presenta ninguna
novedad, sin embargo, de no ser el caso, debe cambiar la letra “S” por “N”
En el campo “TIPO AJUSTE” se deberá registrar “EGRESO”.
En el campo “TIPO EGRESO” considerar los mismos parámetros, que maneja el sistema
(por ejemplo: Donación, Comodato, Enajenación, Robo entre otros.).
En el campo “OBSERVACIONES” el usuario colocará el comentario que a su criterio creyera
conveniente; finalmente se debe eliminar la primera fila de títulos del archivo al finalizar este
proceso; deben guardarse los cambios y a continuación se procederá a cargar el archivo en el
sistema, utilizando el botón Examinar y el botón subir archivo una
vez que se ha escogido el archivo a subir.
Novedades
Se debe eliminar la
primera fila, una
vez concluido el
ingreso de
novedades.
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El archivo cargado debe presentarse de la siguiente manera:
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En cuanto la información se encuentre registrada en el sistema, se presentará el mensaje
“Operación Exitosa” y posteriormente pasará a un estado de “CONCILIADO”:
El usuario debe procesar las novedades mediante el botón
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Posteriormente se efectuarán los ajustes pertinentes de igual forma como se indica en el
literal 4.1.7.1 “Procesar Novedades”, a través de la ruta: Bienes -> Ajustes -> Baja,
Revalorización, Enajenación como se observa a continuación:
4.2 Toma Física – Conciliación por tipo de bien
El objetivo de esta toma física es actualizar las características de los bienes que han sido
ingresados en la entidad y que en el transcurso del tiempo sufrieron mejoras o cambios.
Ej: La entidad compra en el 2010 una silla de madera pero en el año 2012 la misma silla fue
remodelada con cuero, en este caso deben actualizarse las características del bien.
Para iniciar con el proceso de “Toma Física y Conciliación por tipo de bien”, el usuario debe
ingresar a la siguiente ruta de acceso:
BIENES TOMA FÍSICA TOMA FÍSICA Y CONCILIACIÓN POR TIPO DE BIEN
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En tal ruta, el sistema presenta una pantalla en blanco si todavía no se han creado registros;
caso contrario, presenta los registros de las tomas físicas anteriormente creadas en el
sistema.
En la parte superior derecha se encuentra la barra de herramientas con un conjunto de
botones, los mismos que se utilizan para el proceso, a continuación su detalle:
Crear
Modificar
Generar Detalle
Detalle de Bienes
Marcar con Error
Conciliación Automática
Procesar Novedades
Imprimir
Consultar todos los Registros
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4.2.1 Crear
El usuario debe presionar el botón “Crear” y el sistema muestra una pantalla con
diferentes campos a llenar a manera de filtros, como se indica a continuación:
Tipo de Bien: Presenta una lista de opciones donde se especifican los diferentes
tipos de bienes. De esta selección dependerá las características que el usuario
pueda modificar. Ejemplo: Muebles.
Descripción: Se ingresa una breve descripción de la toma física que se realiza.
Código del Bien: Mediante la lista de valores se presenta una lista de códigos de los
bienes que han sido registrados, contabilizados y legalizados en el sistema de
Bienes y Existencias.
ID del Bien: Mediante la lista de valores se observa un listado de bienes
identificados por 12 dígitos propios del catálogo de bienes Ej: 500100010013
Descripción del Bien: Es la descripción con la cual se realizó el ingreso del Bien.
Cuenta Contable: Se ingresan las cuentas contables dentro de un rango. Ej: Mayor:
141, Subcuenta1: 01, Subscuenta2: 03 hasta la cuenta 141.01.05 separada
igualmente.
Marca: Se registra la marca del bien, Ej: CHEVROLET
Modelo: Se ingresa el modelo del bien, Ej: GRAND VITARA SZ
Serie: Se ingresa el número de serie del bien, Ej: P6FS76
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Estado del Bien: Mediante una lista de valores el usuario selecciona entre las
siguientes opciones: Bueno, Malo o Regular
Origen de Ingreso: Mediante una lista de valores el usuario selecciona si el bien fue
ingresado por: compra, donación, comodato, dación de pagos, elaboración,
expropiación, reposición, traspaso a tiempo fijo.
Fecha Ingreso del Bien: Se ingresa dos fechas estimadas de ingreso con el objetivo
de obtener una lista de bienes a ser conciliados.
N° de Bodega: Presenta una lista de nombres de las bodegas que han sido creadas
en el sistema de bienes ejemplo: BODEGA DEL EDIFICIO MATRIZ.
Identificación: Se ingresa el número de cédula de identidad del custodio del bien Ej:
176813512
Una vez ingresada la información en los filtros, se procede a confirmar la creación de la
cabecera de la toma física presionando el botón “Crear” , donde aparecerá un mensaje de
“Operación Exitosa” si los campos llenados son válidos, de lo contrario el sistema verificará e
indicará cuáles son los campos a corregir.
De requerir borrar la información ingresada se presiona el botón “Limpiar” y cada uno de
los campos queda vacío.
4.2.2 Modificar
El sistema permite al usuario, mediante el botón “Modificar” , corregir la información
ingresada de cada uno de los filtros, como se indica a continuación:
CA
MP
OS
MO
DIF
ICA
BL
ES
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Una vez que se haya corregido la información, se procede a presionar el botón modificar y se
guarda la información mediante el mensaje de confirmación “Operación Exitosa”.
4.2.3 Generar Detalle
El sistema mostrará la cabecera de la toma física con todos los campos bloqueados, el
usuario presiona el botón y el sistema emite el mensaje “Operación Exitosa” y la toma
fisica cambia de estado “Registrado” a “Generado”, como se aprecia en la imagen:
El estado de la toma física cambia de “Registrado” a “Generado”, como se observa a
continuación:
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4.2.4 Detalle de Bienes
Para poder visualizar el listado de bienes a ser conciliados, se selecciona el número de toma
física y se presiona el botón como se indica en la siguiente imagen:
El sistema enlista todos los bienes que fueron especificados en los filtros de la cabecera de la toma física; en la pantalla se pueden observar 8 bienes con sus respectivas caracteristicas.
4.2.5 Marcar con error
Mediante el botón “Marcar con Error” se podrá eliminar una toma fisica siempre que su
estado sea “Registrado” o “Generado”.
En esta opción el usuario podrá modificar la información ya que los campos se encuentran
bloqueados:
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4.2.6 Conciliación a través de archivo
Para realizar esta conciliación el usuario debe tener la toma física en estado “Generado” y
posteriormente debe extraer el reporte en formato “Archivo CSV (Excel)”, seleccionando en la
opción Separadores, para Decimal “punto” y para Celdas “coma”, como se indica a
continuación:
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El sistema presenta el documento con opción de abrir o guardar; el usuario debe guardar el
documento para posteriormente ingresar las novedades (de existir), como se puede apreciar:
Posteriormente, se debe abrir el archivo directamente con Microsoft Excel, con el objetivo de
ingresar las novedades reportadas en la toma física, de esta forma:
La información modificable es únicamente para las celdas que cuentan con “T.F.” (Toma
Física), registrada la información que se modificó, se debe borrar la primera fila (de títulos),
guardar los cambios y a continuación proceder a cargar el archivo en el sistema.
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Seguidamente se debe subir el archivo con las modificaciones efectuadas para su conciliación
a través de archivo, seleccionando el ícono “Conciliación Automática”, a saber:
El archivo cargado correctamente pasará de un estado “Generado” a “Conciliado”:
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Posteriormente se deberán procesar las novedades mediante le botón , como se indica
en el literal 4.1.7 “Procesar Novedades”.
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4.2.7 Imprimir
A través de este botón se obtiene los reportes de la toma física realizada, los mismos que
pueden presentarse en formato: PDF, Excel, Archivo CSV, Archivo CSV (Excel), así:
El sistema por defecto presenta el reporte en formato PDF. En este reporte el usuario puede
observar el listado de todos los bienes que fueron procesados en la toma física como se
puede observar: