sugar crm open source completo

SUGAR CRM OPEN SOURCE

Autores:

LEYDI DIANA RINCÓN

SERGIO RODRIGUEZ OROZCO

Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento

Tutor Investigación: Marco Ortiz

Coordinadores: Olga Lucia Bravo Ballén

Carlos José Acuña Daza

Coordinador E-learning: Daniel Alejandro Ardila

Analista de Infraestructura y Redes:

Adelaida Amaya

Analista de Sistemas de Información:

Álvaro Enrique Palacios Villamil

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES

BOGOTÁ D.C.

Junio 2005

SUGAR CRM OPEN SOURCE

Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento

Tutor Investigación: Marco Ortiz

Auxiliares de Investigación:

Andrés Ricardo Romero

Carolina Acosta Cifuentes

Daniel Quintero Valencia

Diana Janneth Organista

Diego Armando Barragan

Diego Fernando Rubio

Guillermo Ariza

Islena González

Jeffer Cañón Hernández

Jenny Teresa Jaramillo

Juan Felipe Rincón

Lilina Rincón

Leidy Aviles

Leydy Johana Poveda

Maria Alejandra Enríquez

Maria T Mayorga

Martha Guevara

Meiby Viviana Uyaban

Natalia Ibeth Cifuentes

Renzo Clavijo

Ricardo Alejo Oliver

Sandra Cárdenas

Sergio Rodríguez Orozco

Sonia Ramirez

Yaneth Adriana Cañon

Yolima Cucarian

Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo

perteneciente a la Unidad de Informática.

Esta obra está bajo una licencia Reconocimiento-No comercial

2.5 Colombia de Creative Commons. Para ver una copia de esta

licencia, visite

http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/co/ o envié una

carta a Creative Commons, 171 Second Street, Suite 30 San

Francisco, California 94105, USA.

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES

BOGOTÁ D.C.

Junio 2005

http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/co/

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO .............................................................................................. 3 INDICE DE ILUSTRACIONES ...................................................................................... 4 RESUMEN ....................................................................................................................... 6 ABSTRACT ..................................................................................................................... 6

INTRODUCCION ............................................................................................................ 7 OBJETIVOS ..................................................................................................................... 8

Objetivo General........................................................................................................... 8 Objetivos Específicos ................................................................................................... 8

1 MARCO TEÓRICO .................................................................................................. 9 2 INSTALACIÓN DE SUGAR CRM ....................................................................... 16

2.1 INSTALACION DE SERVIDOR WEB APACHE ........................................ 16

2.2 INSTALACION DE MANEJADOR DE BASE DE DATOS MySQL .......... 20 2.3 INSTALACION DE PHP ................................................................................ 25 2.4 INSTALACION DE SUGARCRM ................................................................. 28

3 INSTALACION DEL PAQUETE DE IDIOMA (ESPAÑOL) .............................. 34

4 MODULOS DE OPEN SOURCE SUGAR ............................................................ 37 4.1 HOME (Inicio) ................................................................................................. 37 4.2 MY PORTAL .................................................................................................. 38

4.3 CALENDAR (Calendario) .............................................................................. 42 4.4 ACTIVITIES (Actividades) ............................................................................. 45

4.5 CONTACTS (Contactos) ................................................................................. 48 4.6 ACCOUNTS (Cuentas) ................................................................................... 54 4.7 LEADS (Candidatos) ....................................................................................... 57

4.8 OPPORTUNITIES ........................................................................................... 59

4.9 CASES (Casos) ................................................................................................ 61 4.10 BUGS (Errores) ............................................................................................ 62 4.11 RSS (RDF Site Summary )........................................................................... 63

4.12 DASHBOARD MODULE (Modulo de Tablero) ........................................ 64

5 CREACIÓN DE USUARIOS EN SUGAR CRM .................................................. 67 6 CREACION DE UNA NUEVA MONEDA ........................................................... 71 7 DESVENTAJAS ENCONTRADAS EN LA UTILIZACION DE SUGARCRM . 74

8 APLICACIÓN DENTRO DE LA FCE .................................................................. 75 9 DOCUMENTACIÓN DE LA BASE DE DATOS ................................................. 77

9.1 TRANSACCIONES ........................................................................................ 78

INDICE DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1 Filosofía Empresarial centrada en el cliente .............................................. 12

Ilustración 2 Ciclo de vida CRM .................................................................................... 13

Ilustración 3 Instalación de Servidor Web ..................................................................... 17






Ilustración 9 Instalación del manejador de bases de datos ............................................. 21

Ilustración 10 Instalación del manejador de bases de datos ........................................... 22







Ilustración 17 Instalación de PHP .................................................................................. 26

Ilustración 18 Instalación de Sugar ................................................................................ 28








Ilustración 26 Instalación del paquete de idioma ........................................................... 35

Ilustración 27 Instalación del paquete de idioma ........................................................... 37

Ilustración 28 Menú inicio .............................................................................................. 38

Ilustración 29 Menú My portal ....................................................................................... 39

Ilustración 30 My portal ................................................................................................. 40



Ilustración 33 Menú calendario ...................................................................................... 42

Ilustración 34 Menú calendario ...................................................................................... 43

Ilustración 35 Crear llamada .......................................................................................... 44

Ilustración 36 crear reunión ............................................................................................ 45

Ilustración 37 Menú Actividades .................................................................................... 46

Ilustración 38 Crear tarea ............................................................................................... 47

Ilustración 39 Crear nota ................................................................................................ 48

Ilustración 40 Crear contacto .......................................................................................... 50

Ilustración 41 Contacto: tarjeta....................................................................................... 51

Ilustración 42 Lista de contactos .................................................................................... 53

Ilustración 43 Menú cuentas ........................................................................................... 54

Ilustración 44 Crear cuenta ............................................................................................. 55

Ilustración 45 Menú candidatos ...................................................................................... 57

Ilustración 46 Crear candidatos ...................................................................................... 58

Ilustración 47 Menú oportunidades ................................................................................ 60

Ilustración 48 Crear oportunidad .................................................................................... 61

Ilustración 49 Crear caso ................................................................................................ 62

Ilustración 50 Menú errores ............................................................................................ 63

Ilustración 51 Menú RSS o noticias ............................................................................... 64

Ilustración 52 Gráficos del menú tablero ....................................................................... 65

Ilustración 53 Grafico de todas las oportunidades.......................................................... 66

Ilustración 54 administración ......................................................................................... 67

Ilustración 55 Administración ........................................................................................ 67

Ilustración 56 Crear usuario ........................................................................................... 68

Ilustración 57 Descripción de usuario ............................................................................ 69

Ilustración 58 Vista de nuevo usuario ............................................................................ 70

Ilustración 59 Crear nueva moneda ................................................................................ 71

RESUMEN

Segar Open Source CRM es un software que desarrolla y aplica la filosofía

CRM dentro de una empresa, ayuda a identificar, controlar y llevar un

seguimiento de los clientes que posee una organización. Su objetivo principal

es mantener y reforzar las relaciones con los clientes más rentables.

Se puede observar que el incremento del conocimiento sobre los clientes

permite a las empresas establecer y mantener relaciones altamente

beneficiosas, al posibilitar la identificación de aquellos que aportan mayor

valor, por esta razón se observa la necesidad de aplicar Segar CRM en las

empresas para ayudar al manejo de quienes le generan utilidad a cualquier

organización: los clientes.

ABSTRACT

Sugar Open Source CRM is a software that develops and applies CRM

philosophy within a company, aid to identify, to control and to take a

pursuit of the customers that has an organization. Its primary target is to

maintain and to reinforce the relations with the most profitable customers.

The identification can be observed that the increase of the knowledge on the

customers allows the companies to establish and to maintain relations

highly beneficial, when making possible of which they contribute greater

value, therefore is observed the necessity to apply Sugar CRM in the

companies to help the handling of those who generates income to any

organization: the customers

INTRODUCCION

Segar CRM es un software que trabaja bajo la filosofía CRM, relación y

manejo de los clientes, se observó la necesidad de trabajar bajo este tipo de

plataformas, pues se considera que pueden brindar algún tipo de utilidad y

beneficio a los estudiantes de la Facultad de Ciencias Económicas.

Segar CRM fue trabajado gracias a una base de datos de clientes, diseñada e

incluida por las personas que realizaron la investigación pertinente, estos

registros permitieron observar su funcionalidad por medio de la

incorporación de cuentas (empresas) y algunas actividades tales como

llamadas, programación de reuniones, tareas asignadas, envío y recepción

de mail entre otras, esto para crear algún tipo de relación con empresas que

pueden llegar a ser aquellas con las que se realizan negociaciones de venta

de mercancía.

Este software nos permitió identificar el historial o el seguimiento que se

puede realizar a un cliente, sin embargo se ve la necesidad de realizar un

análisis totalmente independiente por medio del cual se puede llegar a

observar si los clientes están generando algún tipo de rentabilidad para la

empresa que lo utilice.

OBJETIVOS

Objetivo General

Aprender a manejar Segar CRM Open Source, software que aplica la

filosofía CRM, así mismo conocer sus componentes y su

funcionamiento, además de los beneficios que posee al aplicarlo

dentro de una empresa

Objetivos Específicos

Crear una empresa ficticia, que permita conocer el entorno que se

maneja a nivel empresarial donde se manejen cierta cantidad de

clientes.

Diseñar una base de datos que permita conocer la funcionalidad que

brinda el software.

Identificar la necesidad de la implementación de este software dentro

de una empresa.

Brindar a las directivas, monitores de la Unidad de Informática y

Comunicaciones y demás personas asistentes a la socialización, el

conocimiento adquirido sobre Segar CRM Open Source.

1 MARCO TEÓRICO

El reto existente al que se enfrentan la mayoría de las empresas es el de

cuidar la administración en relación con los clientes.

En el cambiante contexto en el que actualmente nos encontramos inmersos,

los clientes se han convertido en un activo fundamental del negocio, lo cual

ha provocado que la gestión de las relaciones con ellos sea cada vez de mayor

trascendencia. Esto ha obligado a las organizaciones a cambiar sus

estrategias de negocios y entre ellas las de marketing. Es por esta razón que

se ha pasado, en los últimos años, a adoptar un enfoque de marketing

diferente.

El enfoque utilizado años atrás, denominado marketing transaccional,

consistía en una administración de las relaciones con los clientes basadas en

el lanzamiento de productos en el mercado y la consecución de clientes que

los adquirieran y en donde prevalecían características como el

desconocimiento de la historia de las relaciones existentes, la existencia de

gran cantidad de clientes que reemplazarían al que se pierde, la mayor

economía de captar un cliente nuevo que mantener uno existente entre

otras.

Este enfoque, con el llegar de los años recientes, se ha visto insuficiente e

impotente para hacer frente a las exigencias que el contexto le reclama. Se

calcula que hoy en día es unas cinco veces más costoso adquirir un cliente

nuevo que mantener uno antiguo, entre otras cosas porque la diferenciación

de los productos se hace cada vez más escasa Es por ello que se ha dado

lugar a considerar un nuevo enfoque del marketing denominado marketing

relacional, el cual busca una gestión de las relaciones con los clientes más

estrecha, en donde existe una mayor interactividad con el cliente gracias a

una mayor comunicación con este, la satisfacción de necesidades tiende a ser

más individualizada según el tipo de cliente que se trabaje, se guarda un

registro de cada una de las operaciones efectuadas con los clientes para

mantener un archivo de sus características y preferencias, se dedica un

mayor tiempo para escuchar al cliente, se realiza una segmentación de

clientes en donde se da preferencia a los mejores y existe “exclusión” de los

menos convenientes a la organización. Las anteriores características

denotan una orientación más clara y más fuerte hacia el cliente en la cual se

evidencia el mayor énfasis puesto a la gestión sobre los clientes que a la

gestión sobre los productos.

Poco tiempo atrás se adoptaron estrategias para la retención de los clientes

por medio de la estrategia conocida como “tarjetas de fidelización” las cuales

incluían promociones y descuentos por la lealtad o fidelidad de los clientes y

acumulación de puntos para ser intercambiados por regalos. Hoy día los

resultados arrojados han sido pobres y se ha comprendido que las

estrategias para mantener las relaciones con los clientes deben ser más

fuertes, y para ello se debe recurrir a las tecnologías y filosofías existentes,

para este caso CRM1.

Así pues, el concepto de CRM aparece a mediados de los 90 y se estima que

en los próximos años se invertirán mucho dinero en soluciones CRM,

incluyendo software y servicios de consultoría.

El nacimiento Internet y el desarrollo de las telecomunicaciones ha reducido

el tiempo y la distancia a casi un valor de cero; las expectativas de los

clientes se han elevado a su más alta expresión De esta manera se ha vuelto

de una claridad innegable que la única manera para sobrevivir en el

mercado y mantener una ventaja competitiva, es estableciendo y

manteniendo unas relaciones de alto nivel de calidad con los clientes. Por lo

tanto, la consideración para adoptar una estrategia de CRM para mejorar

1 Tomado de CRM: tres estrategias de éxito. Estudio del EB Center.

las relaciones con el Cliente, se ha vuelto parte integral y obligada de

cualquier estrategia corporativa2.

En los últimos años las políticas de empresa han venido cambiando de

posiciones producto-céntricas a posiciones cliente-céntricas, para conseguir

adaptarse a los cambios que se están produciendo en los mercados

mundiales, como ya se mencionó; y aumentar su nivel de competitividad.

Estos cambios de política han venido guiados de la mano de la filosofía

CRM, que centra la atención de la empresa en la adquisición del máximo

conocimiento posible sobre sus clientes, en particular sobre los más

rentables, pudiendo así tratarlos de forma diferenciada y logrando

establecer relaciones duraderas.

¿PERO…….QUÉ ES CRM?

CRM (Customer Relationship Management) o la Gestión de las Relaciones

con el Cliente, es una "nueva" filosofía empresarial, que orienta las

estrategias de las organizaciones a reforzar y mantener las relaciones de la

empresa con los clientes, y más en concreto, a mantener y reforzar las

relaciones con los clientes más rentables.

En ocasiones se suele tomar como sinónimos el CRM y el marketing

relacional, lo cual es comprensible, ya que son filosofías que se centran en

los clientes. Sin embargo la filosofía CRM abarca además de tal estrategia

de marketing, el soporte informático que soporta y facilita el manejo de la

información emanada de la gestión de las relaciones con los clientes,

necesaria para su mejor conocimiento.

El incremento del conocimiento sobre los clientes permite a las empresas

establecer y mantener relaciones altamente beneficiosas, al posibilitar la

identificación de aquellos que aportan mayor valor.

2 LA PROMESA DE CRM – MONOGRAFÍAS.COM.HTML

La adopción de la filosofía CRM, por parte de una organización, requiere

cambiar las estrategias de negocio centradas en el producto, hacia una

nueva cultura empresarial centrada en el cliente (ver la Ilustración 1 Filosofía

Empresarial centrada en el cliente).

Ilustración 1 Filosofía Empresarial centrada en el cliente

En esta nueva filosofía se integrarán y automatizarán la fuerza de ventas,

los procesos de marketing y la atención al cliente. La integración y

automatización se consiguen gracias a la aplicación de la tecnología sobre la

información que se posee del cliente, mejorando así el conocimiento del

negocio. Por tanto, el objetivo es la creación de una plataforma común para

la actuación y comunicación con el cliente, desterrando las visiones

diferenciadas del mismo en los distintos departamentos de la empresa. Es

decir, una plataforma que aporte una imagen única de la organización de

cara al cliente y viceversa.3

La filosofía CRM se basa en obtener un conocimiento del cliente, que

permita tener una visión única del mismo y tratarlo de forma diferenciada,

en aras de lograr su fidelización. Este conocimiento se consigue gracias al

3 Martínez, García. José Agustín .CRM: la nueva filosofía empresarial centrada en el cliente.

procesamiento de la información de negocio que se posee del cliente y a la

realización de las acciones de marketing adecuadas al mismo. Se puede

decir, pues, que el desarrollo del ciclo de vida de una solución CRM se

compone, principalmente, de tres etapas:

Ilustración 2 Ciclo de vida CRM

1. La integración de los datos de negocio

Toda implantación de una solución CRM pasa por la agrupación e

integración en un único repositorio de datos, o Data Warehouse (DW)

corporativo, de los datos de negocio de los clientes que se encuentran

repartidos por los distintos sistemas de información corporativos y en los

canales de comunicación con el cliente. Por norma general, un DW maneja

un volumen importante de información, por lo que se necesitan bases de

datos de alta capacidad para su manejo. Es importante tener estructurado

convenientemente los datos del DW, para permitir la realización de análisis

de información eficaces.

2. El análisis de los datos de negocio (Business Intelligence) o CRM

Analítico:

A través de la información analizada de los clientes, se buscará su

segmentación, y a su vez ir encontrando esos medios de comunicación por los

cuales se llegará al cliente. Este análisis de los datos permitirá también

determinar qué clientes son los más rentables, evaluar su historial de

consumos, sus preferencias, aspiraciones, formas de negociar, etc. De esta

forma, las organizaciones serán capaces de averiguar qué productos ofrecer

a cada cliente, el canal por el que ofrecérselos y la tecnología a utilizar.

3. La explotación de los datos del negocio

Una vez alcanzado el conocimiento e identificación del cliente y su

diferenciación del resto, el objetivo es conseguir la adaptación de los

procesos de negocio, productos y servicios de la empresa a sus necesidades.

Esto se materializa en la identificación de una serie de actuaciones a

realizar sobre los distintos segmentos de clientes, a escala táctica y

estratégica

A medida que este proceso se lleva a cabo se irá manejando el CRM

Operacional, donde se diseñan, se ponen en marcha y se definen los canales

adecuados de comunicación con el cliente.

En la secuencia que se lleva a cabo este proceso la empresa va adquiriendo

un trato más directo en cuanto al manejo total de sus clientes, esto, con el

fin de garantizar una relación personalizada, que logre crear la fidelización

a medida del paso del tiempo.

En la actualidad gracias a tecnologías como el Internet, la demanda del

cliente por recibir atención individual, rápida, personalizada y obtener la

información que necesita, actualizada y en el momento en que la necesita, se

ha visto favorecida, pues este mismo, el Internet y las Nuevas Tecnologías

han convertido al CRM en e-CRM (Electronic Customer Relationship

Management). El e-CRM permite a empresas de cualquier tamaño y sector

ofrecer relaciones personalizadas con los clientes. Internet facilita el libre

flujo de la información de forma económica y personalizada, lo que convierte

a la red en un vehículo perfecto para el desarrollo del e-CRM.

Asimismo, la confluencia del mundo Internet con la movilidad física de los

usuarios posibilita adecuar y automatizar una estrategia de personalización

de servicios y contenidos individualizada, siguiendo la filosofía CRM, que

combine y asimile los beneficios del entorno Web con la disponibilidad y

accesibilidad de los dispositivos móviles (teléfonos entre otros...).

Sin embargo, aunque la tecnología sea la herramienta para el desarrollo de

la filosofía, nunca puede dejarse un proyecto CRM en manos de ella. A pesar

de lo que muchos piensan, debemos tener claro que CRM no es: un software,

un hardware, una página web, una nueva tecnología etc. Si fuese así, el

problema de conseguir relaciones recíprocamente beneficiosas con los

clientes sería bastante trivial. La experiencia nos demuestra que implantar

CRM es, por el contrario, una tarea compleja en la que hay que reunir en

una especie de conceptos variados como estrategia, procesos de negocio,

marketing, gestión de canales, precios, costes, nivel de servicio y gestión de

niveles de postventa.

La utilización de la filosofía CRM junto con la tecnología necesaria para su

funcionamiento organizacional otorga ventajas como las siguientes.

Conocimiento más profundo del cliente, lo cual permite un

tratamiento más certero al momento de ofrecerle soluciones.

Se mantiene centralizada toda la información de los clientes sin

importar el canal por el cual se adquirió, lo cual permite mantener

información actualizada y uniforme dentro de la organización.

Permite mantener disponible la información a los usuarios de esta

generando diferentes niveles de acceso a ella según sus

requerimientos.

Ayuda a percibir cualquier variabilidad en la satisfacción generada a

un cliente con la solución ofrecida y cualquier cambio en los gustos

que a través del tiempo se hayan podido generar en él.

Para el desarrollo de la filosofía CRM, se han creado diferentes software que

facilitan el control y manejo adecuado de los clientes; dentro de ellos se

encuentra Segar CRM, que será el objeto de estudio de este documento.

2 INSTALACIÓN DE SUGAR CRM

Como se dijo anteriormente para la utilizar de SugarCRM es necesario

tener instaladas algunas otras aplicaciones. Es por este motivo que en esta

sección del documento se indicará la manera de realizar la instalación de

estas aplicaciones complementarias.

2.1 INSTALACION DE SERVIDOR WEB APACHE

En primer lugar se guiaran los pasos a realizar para la instalación del

servidor Web Apache 1.3.33 el cual es la mejor versión existente de las

series 1.3 de apache

Paso 1

La descarga de esta aplicación es posible realizarla desde Internet. Para ello

diríjase a la página http://httpd.apache.org/download.cgi, la cual es la

sugerida por Sugarforce. La página mostrada es la siguiente:

http://httpd.apache.org/download.cgi

Ilustración 3 Instalación de Servidor Web

En esta se muestran 2 versiones para la instalación de Apache de las cuales

fue escogida la versión 1.3.33 la cual es la mejor de la serie 1.3 y además es

la recomendada en la documentación de Sugarforce

Paso 2

Seguidamente, se mostrará el siguiente aviso. Se hace caso omiso de la

advertencia mostrada por tratarse de una descarga confiable y para este

caso guardamos el documento en el escritorio haciendo clic en el botón

guardar.


Nota: Un cuadro de dialogo similar a este se mostrará en la instalación de

MySQL y de PHP.

Una vez guardado aparecerá el instalador del programa sobre el escritorio,

señalado con el icono , al cual usted deberá hacer doble clic para ver el

asistente de instalación de Apache.

Nota: usted también podrid obviar el paso 2 haciendo clic en el botón abrir

del cuadro de dialogo anterior. De esta forma pasaría directamente del paso

1 al paso 3.

Paso 3

Desde acá comienza a correr la instalación normalmente. Se muestra el

asistente de instalación de Apache, el cual requiere leer y aceptar la

licencia, muestra generalidades de Apache.

También muestra y permite modificar el dominio del equipo servidor, su

nombre y una dirección de correo electrónico. Para ello introduzca los

siguientes datos:

Network domain: localhost

Server name: localhost

Administrator's E-mail: root@localhost

Solicita luego, el tipo de instalación que para este caso será típica, muestra y

permite modificar la ubicación de la carpeta; se recomienda dejar la que

viene por defecto es decir "C:/Archivos de Programa/Apache Group/". Una

vez se ha pasado por el asistente haga clic en el botón install. ¡Error! No se

encuentra el origen de la referencia.



El asistente de instalación indica cuando llega está a su fin. ¡Error! No se

encuentra el origen de la referencia.. En este momento se debe hacer clic en

el botón finalizar. Para verificar que la aplicación se encuentra en

funcionamiento, abra el explorador y digite la dirección http://localhost si lo

hace desde el mismo equipo. Para verificar el funcionamiento desde otro

equipo conectado a la red digite la dirección http://(nombre del equipo). De

cualquiera de las dos formas debe aparecer una ventana similar a la

mostrada en la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.



2.2 INSTALACION DE MANEJADOR DE BASE DE DATOS MySQL

Paso 1

La descarga de MySQL puede realizarse desde la página

http://dev.mysql.com/downloads/mysql/4.1.html que es la sugerida por Sugarforce.

Se despliega la ventana mostrada en la ¡Error! No se encuentra el origen de

la referencia. en la cual existe una serie de opciones de descarga para

diferentes sistemas operativo. Para trabajar con Windows diríjase a la parte

de abajo de la página y busque las descargas habilitadas para este sistema

operativo (Windows Download). Escoja la opción de Windows (x86) haciendo

http://dev.mysql.com/downloads/mysql/4.1.html

clic sobre el vínculo “pick a mirror” para elegir el lugar de donde se desea

realizar la descarga. Para este caso en particular se escogió de México UAM.

Ilustración 9 Instalación del manejador de bases de datos

Paso 2

Similar a Apache, aparece un cuadro de dialogo como el mostrado en la

¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. e igualmente se guarda en

el escritorio del computador.

Una vez guardado aparecerá en el escritorio un archivo zip llamado “mysql-

4.1.10a-win32” el cual contiene el Setup de la instalación del programa.

Abra este archivo zip y corra la el Setup sin extraerlo haciendo doble clic

sobre él.

El Setup será extraído en una carpeta temporal.

Nota: usted también podría obviar el paso 2 haciendo clic en el botón abrir

del cuadro de dialogo anterior. De esta forma pasaría directamente del paso

1 al paso 3.

Desde acá comienza a correr la instalación.

Paso 3

Se abre el asistente de instalación de MySQL el cual pide el tipo de

instalación a realizar, para este caso típica y muestra la ubicación de la

carpeta del programa que será C:\MySQL\MySQL Server 4.1. haga clic en

el botón instalar cuando este aparezca y comenzará a correr la instalación.



Luego debemos crear una cuenta que administre la base de datos. Para ello

siga la secuencia dada en las siguientes ventanas.

Habilite la opción de crear una cuenta nueva y haga clic en siguiente

(¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.), luego digite el mail del

administrador, usuario “root”, de la base de datos e introduzca una

contraseña para él. Debe tener esta contraseña presente ya que será

solicitada en el momento de realizar la instalación de la aplicación

Sugarcrm.






En la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia., finalice haciendo

clic en el botón correspondiente verificando antes que este habilitada la

casilla de verificación configure your MySQL Server now.

Paso 4

Una vez se hace clic en finalizar comienza a correr el asistente de

configuración de MySQL en el cual usted debe seleccionar las siguientes

opciones. También puede entrar a este asistente desde el menú inicio, todos

los programas, MySQL, MySQl Server 4.1, MySQL Server instante config

wizard

Elija la opción Detailed configuration para configurar un servidor

optimo en este equipo un servidor.

Elija la opción Developer machina para usar un nivel de memoria

bajo en esta máquina.

Elija la opción Multifuntional Database para optimizar el servidor

para el uso de transacciones rápidas del motor de almacenamiento

InnoDB y alta velocidad en el motor de almacenamiento MyISAM

Sobre la ventana InnoDB Tablespace Settings tan solo de clic en

siguiente ya que no se necesita ningún ajuste de configuración.

Elija la opción Decision Support (DSS)/OLAP. Esta se utiliza para

cuando el sistema solo tendrá que soportar un limitado numero de

conexiones.

Cerciórese de que la opcion Enable TCP/IP Networking se encuentra

habilitada y que el puerto dado por defecto sea 3306

Elija la opción Standard Character Set para manejar el inglés y otros

lenguajes de Europa Occidental.

Cerciórese que en el cuadro de dialogo Install as Windows Service se

encuentren activadas ambas casillas de verificación.

habilite la opción Modify Security Settings activando la casilla de

verificación y digite una contraseña que recuerde, con el fin de dar

seguridad a los ajustes o modificaciones de configuración.

2.3 INSTALACION DE PHP

Para la instalación de PHP diríjase a la página

http://www.php.net/downloads.php. Estando allí busque la opción de

Windows Binary y haga clic sobre PHP 4.3.10. zip package para descargar el

programa. Al igual que en los casos anteriores se abre una ventana

mostrando todos los lugares desde donde es posible realizar la descarga del

programa. Elija la opción que prefiera (se recomiendan países cercanos o

comunes). Para efectos de este documento se eligió México

http://www.php.net/downloads.php

Ilustración 17 Instalación de PHP

Paso 2

Se despliega el cuadro de dialogo preguntando que si se desea ejecutar desde

la página o guardar. Una vez guardado el archivo Zip en el escritorio

extraiga su contenido en C:/Program Files/Apache Group/Apache/. Una vez

extraído el contenido renombre la carpeta PHP 4.3.10 zip package A PHP

por simplicidad.

Ahora usted tendrá una carpeta de PHP con una ruta similar a la siguiente:

C:/archivos de programa/Apache Group/Apache2/php, la cual contiene los

archivos php.exe y magic.mime.

Paso 3

Configuraciones.

Abra el archivo C:/archivos de programa/Apache

group/apache/conf/httpd.conf en blok de notas y realice los siguientes

cambios.

Busque la línea

AddType application/x-tar .tgz”

e inserte la siguiente debajo de ella:

AddType application/x-httpd-php .php

Busque la linea

#LoadModule unique_id_module modules/mod_unique_id.so

e inserte las siguientes dos líneas debajo

LoadModule php4_module "C:/Program Files/Apache

Group/Apache/php/sapi/php4apache.dll

SetEnv PHPRC "C:/Program Files/Apache Group/Apache/php"

Busque la linea

ClearModuleList

e inserte la siguiente linea debajo

AddModule mod_php4.c

Lo anterior configura su webserver para reconocer archivos de PHP y para

analizarlos por consiguiente.

Después, usted necesitará hacer un cierto copiado del archivo:

Copie C:/archivos de programa /Apache

Group/Apache2/php/php4ts.dll en su sistema de directorios de

Windows. Generalmente C:/WINDOWS/system32/

Copie C:/archivos de programa /Apache Group/Apache2/php/

dlls/libmysql.dll en el mismo sistema de directorios de Windows.

Copie C:/archivos de programa /Apache Group/Apache2/php/php.ini-

dist a su directorio Windows. Generalmente C:/WINDOWS/ o

C:/WINNT/

Renombre el archivo php.ini-dist por php.ini, así usted tendrá la

siguiente ruta de archivo C:/WINDOWS/php.ini o C:/WINNT/php.ini.

De esta forma está listo para instalar Sugarcrm

2.4 INSTALACION DE SUGARCRM

Realice la descarga del demo de Sugarcrm versión 2.5.1 desde la página

http://www.sugarforge.org/frs/?group_id=6 (Ilustración 18) y seleccione el

link SugarSuite-Full-2_5_1b.zip. De nuevo se abre el cuadro de dialogo

desde donde se da guardar en el escritorio.

Ilustración 18 Instalación de Segar

Una vez guardad el archivo Zip en su escritorio cree una carpeta en

C:/Archivos de programa/Apache Group/Apache2/htdocs con el nombre

Sugarsuite.

Extraiga el contenido del archivo zip descargado en el escritorio en la

carpeta C:/Archivos de programa/Apache Group/Apache2/htdocs/Sugarsuite.

http://www.sugarforge.org/frs/?group_id=6

Ahora desde su navegador de Internet Visite la siguiente dirección:

http://localhost/sugarsuite/ y obtendrá la ventana mostrada en laIlustración

19:


Allí seleccione el archivo index.php de tal forma que se despliegue la

ventana que se muestra en la ¡Error! No se encuentra el origen de la

referencia.. Continue haciendo clic en el botón Start y visualizará en

pantalla cuadro mostrado en la ¡Error! No se encuentra el origen de la

referencia..

http://localhost/sugarsuite/



Este muestra el primero de una serie de pasos necesarios para poner en

marcha la aplicación. Se solicita en este paso, verificar que cada uno de los

ítems listados se encuentre Ok con letras en color verde. Si no es así deben

tomarse las medidas que corrijan estos defectos de instalación. Si usted ha

seguido cuidadosamente el proceso de instalación descrito en esta guía

seguramente tendrá cada uno de los ítems marcados con Ok.

La advertencia mostrada en este cuadro se refiere a que la cantidad de

memoria mínima requerida para el funcionamiento de PHP debe ser 10Mb.

Por lo general en la configuración del archivo C:\Windows\php.ini es de 8

Mb. Para corregir esto realice lo siguiente:

Abra el archivo C:\Windows\php.ini

Encuentre la linea:

memory_limit = 8M ; Maximum amount of memory a script may consume

(8MB)

Cambiela por:

memory_limit = 10M ; Maximum amount of memory a script may

consume (10MB)

Ahora vaya al segundo paso realizando clic en el botón Next: Configuración

de la base de datos


En este, usted debe introducir el nombre del servidor en el que se encuentra

corriendo el programa manejador de bases de datos MySQL. Si usted se

encuentra trabajando en red, no necesariamente debe tener la base de datos

en el mismo equipo donde tiene instalado el programa sugarcrm. Usted

puede correr el manejador de base de datos instalado en otro equipo tansolo

con indicar en este campo el nombre del equipo en el que se encuentra

instalado MySQL

Hasta el momento tan solo se ha instalado el programa MySQL pero no se

encuentra creada ninguna base de datos que complemente a Sugarcrm, por

tanto, habilite la casilla de verificación Create Database (cree una base de

datos) en introduzca un nombre para ella en el espacio Database Name.

Para efectos de este trabajo se nombró la base de datos Segar.

Ahora debe crear un nombre de usuario que administrará la Base de datos

Segar, para ello debe introducirlo en el campo User Name For Sugarcrm

asignarle una contraseña en el campo Password for Sugarcrm y confírmela

en el campo siguiente.

La casilla de verificación Drop and re-créate existing SugarCRM tables? solo

debe habilitarla si usted está seguro de querer borrar todos los datos que

puedan existir en una base de datos creada anteriormente para Sugarcrm.

Esta casilla solo se habilita si usted no está creando una nueva base de

datos.

Habilite la casilla de verificación Populate database with demo data? Para

llenar la base de datos con datos del demo.

En el campo Privileged Database User Name introduzca “root” el cual es el

usuario que tiene los permisos necesarios para crear bases de datos, tablas y

crear otros usuarios finalmente el espacio Privileged Database User

Password digite la contraseña del administrador de MySQL que usted le

asigno al usuario administrador de MySQL o “root” en la ventana xxxx

Nota: si aparece por defecto en este campo el nombre de usuario “root” deje

este mismo, no lo modifique.

Para evitar confusiones recuerde que el usuario “root” será un usuario que

administrará todas las bases de datos existentes dentro del programa

MySQL, por ello se llama el administrador del programa, mientras que el

usuario adminsugar creado en la instalación de Sugarcrm es un usuario que

será administrador tan solo de la base de datos Segar creada también en la

instalación de Sugarcrm y no tiene privilegios para administrar las demás

bases de datos existentes en MySQL.

Para pasar al tercer paso haga clic sobre el botón Next: Configuración de la

aplicación


Usted encontrará la URL de la aplicación por defecto y deberá introducir la

una contraseña de administrador del Programa Sugarcrm en el campo

Sugarcrm admin. Password y confirmarla en el campo Re-type Sugarcrm

admim password.

Para pasar al cuarto paso haga clic en Next: Comprobación de la instalación.


En este último paso el programa realiza y configura todos los archivos, bases

de datos tablas, etc., según lo indicado en los pasos anteriores. La ¡Error! No

se encuentra el origen de la referencia. muestra tan solo una parte del

cuadro mostrado. Haga clic en finísh y en ese momento la instalación se

habrá terminado con éxito. De inmediato se abrirá la ventana mostrada en

la Ilustración 25 en la cual debe digitar la contraseña de administrador de

Sugarcrm entrada en el paso 3.


De esta manera usted entrará a la aplicación Sugarcrm.

3 INSTALACION DEL PAQUETE DE IDIOMA (ESPAÑOL)

Con la instalación de Segar CRM y su primera entrada a la aplicación se ha

podido notar que este se encuentra escrito y diseñado casi en su totalidad en

inglés. Sin embargo existen paquetes de idiomas adicionales que usted

puede adicionar al programa para que este se visualice en el

correspondiente a su región geográfica. Estos paquetes pueden ser

descargados de la página

http://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=107819, en la cual

encontrará una serie de paquetes de idiomas susceptibles de ser adicionados

a la aplicación. Obviamente para en este documento se trabajará con el

paquete de idioma español que es el pertinente para la región geográfica

http://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=107819

trabajada. Es necesario aclarar que estos paquetes no proporcionan una

traducción total de la aplicación.

Ilustración 26 Instalación del paquete de idioma

El procedimiento a seguir es el siguiente:

Seleccione de la lista presentada en la Ilustración 26 la descarga del

idioma español “SugarCRM – Colombian Spanish” haciendo clic sobre

“Download SugarSuite-2.5-lang-sp_co-2005-02-04.zip.zip”. Realizado

lo anterior se despliega una lista de lugares de donde es posible

descargar el paquete de lenguaje español.

Escoja uno de estos sitios. Puede guardarlo en su equipo (por ejemplo

en el escritorio) o ejecutarlo directamente tal como se vio en el proceso

de instalación de MySQL, PHP, Apache y Segar CRM.

Una vez lo haya descargado o haya decidido ejecutarlo directamente

encontrará un archivo .ZIP llamado “SugarSuite-2.5-lang-sp_co-2005-

02-04.zip.zip” el cual debe descomprimir en la raíz de la carpeta de

Segar CRM.

Verifique que se haya creado el archivo “sp_co.lang.php” dentro de la

carpeta include/language que se encuentra ubicada dentro de la

carpeta raíz de Segar CRM. También dentro de la carpeta raíz de

Segar CRM se encuentra otra carpeta llamada modules que a su vez

contiene otras carpetas que contienen los archivos de los módulos

existentes dentro de la aplicación Segar CRM. Dentro de cada una de

estas carpetas se haya otra denominada languages y es dentro de

esta última que se debe verificar que se encuentre el archivo

“sp_co.lang.php”.

Una vez revisado lo anterior debe configurar la variable de lenguaje

en el archivo config.php. Para ello vaya a C:/archivos de

programa/Apachegroup/apache/htdocs/sugarsuite/config.php. Estando

allí ubique la línea $languages = Array('en_us'=>'US English', la cual

es la que define el idioma ingles que viene predeterminado en la

aplicación Segar CRM. Remplace esta linea por $languages =

Array('en_us'=>'US English','sp_co'=>'Colombian Spanish',) . Sea muy

cuidadoso al realizar este tipo de cambios para que no produzca fallos

por daños involuntarios en el archivo config.php.

Finalmente diríjase a la página principal de la aplicación

(http://localhost/sugarsuite/index) y desde allí podrá escoger el idioma

instalado mediante la lista despegable language mostrada en la

¡Error! No se encuentra el origen de la referencia..

Ilustración 27 Instalación del paquete de idioma

Ahora cuando usted ingrese a Segar CRM tendrá parte del programa en

español.

4 MODULOS DE OPEN SOURCE SUGAR

En la segunda parte el documento se encuentra una breve descripción de los

módulos con los que trabaja el software Segar Open Source, estos ayudan a

trabajar más eficientemente los grupos de barras de herramientas y

funciones con las que cuenta el software, aquellas necesarias para el diseño

de las tareas.

Open Source contiene doce módulos, que serán detallados a continuación:

4.1 HOME (Inicio)

Contiene en general un resumen de las próximas citas, posibles

oportunidades, casos abiertos o llevados a cabo, tareas asignadas,

Compañías o contactos susceptibles de realizar negocios (candidatos),

gráficos de ventas, y un calendario mensual. También incluye maneras

rápidas para el ingreso de datos y para agregar contactos. La etiqueta de

HOME, básicamente proporciona una descripción rápida de las tareas y

actividades del cliente, esto con el fin de llevar un control. Usted puede por

intermedio de este módulo realizar consultas de las actividades o eventos

prioritarios, así como también crear contactos, tarjetas de negocios, cuentas,

clientes, oportunidades, casos y errores. La forma de crear cada uno de los

anteriores, se indicara junto con su correspondiente modulo. La ventana del

módulo inicio es la siguiente:

Ilustración 28 Menú inicio

4.2 MY PORTAL

La etiqueta de My Portal, contiene una serie de métodos abreviados con los

cuales permite hacer conexión con direcciones Web que la empresa maneje,

es una forma simplificada de incluir y realizar consultas rápidas por medio

de Internet. Este portal es comúnmente usado para el envío de e-mail,

charla en foros, y otras aplicaciones web. Esto le permite a Segar Open

Source llegar a ser una interfase sencilla para la comunicación con el

cliente, demás personas u otras organizaciones que puedan generar algún

nivel de ayuda o asesoría a la empresa que maneja el software.

Ilustración 29 Menú My portal

Posee las siguientes opciones:

Crear sitios: A esta opción se puede acceder por medio del cuadro

superior izquierdo denominado “atajo” que aparece en pantalla

(Ilustración 29).

Ilustración 30 My portal

Allí se solicita información como nombre de la pagina, dirección

electrónica, por quién fue creado, tipo (es decir si es personal o global),

el sitio de ubicación (Placement). Con respecto a este ultimo existen 3

opciones:

a. Tab menú: Al seleccionar esta opción es posible acceder a la página

desde las pestañas de acceso a los módulos tan solo haciendo clic en la

pestaña correspondiente a la página, para este caso en la pestaña

FCE.


Note como ahora apareció una pestaña llamada FCE que anteriormente

no existía (ver flecha en Ilustración 31).

b. Shortcut menú: permite acceder a la página solo desde el módulo My

Portal. Se visualiza el nombre de la página en el mencionado cuadro

“atajo”


Note como ahora no aparece la pestaña pero si aparece el nombre de la

página en el cuadro.

c. Tab menú and Shortcut menú: acceso a la página se puede realizar

desde el módulo My Portal o desde cualquier otro modulo pues es una

combinación de las dos formas anteriores.

Una vez definido todo lo anterior haga clic en grabar y tendrá acceso a la

página Web introducida sin necesidad de abrir una ventana más.

Observe por ejemplo la página de la Facultad de Ciencias Económicas de

la Universidad Nacional de Colombia anclada dentro de la página de

Sugarcrm en la Ilustración 29.

Lista de sitios: aparece en la pantalla todos los registros de páginas

Web que han sido incorporados.

Observar todos los registros: En el momento de incorporar registros

aparece una casilla de verificación que permitirá hacer visible el sitio

en la pantalla de My Portal, el administrador puede activarla o

desactivarla.

Borrar los registros: se eliminan todos incorporados.

Todos los usuarios pueden tener acceso a este portal según las

especificaciones realizadas por el administrador y el personal encargado de

crear el sitio.

4.3 CALENDAR (Calendario)

Se pueden observar las actividades programadas, (por día, semana, mes y

año), tales como reuniones, tareas y llamadas. Este módulo permite llevar

una organización y coordinación en las actividades cotidianas llevadas a

cabo con los clientes.

Ilustración 33 Menú calendario

El calendario tiene cuatro opciones de visualización: días, semanas, meses y

años, las cuales son seleccionadas de acuerdo a las actividades que desee

relacionar. El formato de días es el que se muestra en la Ilustración 33 Menú

calendario. En este se pueden observar las horas verticalmente y las

actividades pendientes y/o por realizar para ese día, esto con el fin de

permitir un mejor registro y control de las mismas, también se incluye la

lista de las principales tareas a desarrollar, donde cada una de ella está

regida bajo un estricto control, posee dos opciones: tareas Completada o

tarea Aplazada, las cuales según su prioridad se da el orden requerido.

Ilustración 34 Menú calendario

En cada formato, existe una planeación de actividades, que son asociadas

automáticamente con los registros de llamadas, reuniones, tareas, notas,

recepción de email, entre otros. Con un clic se pueden editar estos registros

y existe la posibilidad de reprogramarlos. Esto se puede visualizar al lado

izquierdo de la pantalla, donde también existen los métodos abreviados para

realizar nuevos registros correspondientes a programación de llamadas y

reuniones y la opción de crear nuevas citas, especificando el tema, la fecha y

la hora pertinente.

A medida que se van observando las citas, reuniones, llamadas entre otras,

en la parte superior izquierda aparece el dato de los últimos registros

realizados, esto para facilitar las consultas rápidas.

La forma de crear una nueva llamada es la siguiente:

Diríjase al cuadro atajo y haga clic sobre crear llamada (créate cal)

Ilustración 35 Crear llamada

Se despliega la ventana mostrada en la Ilustración 35. Allí se deberán

introducir algunos datos como el asunto de la llamada, la fecha y hora, la

duración, el estado (entrante o saliente) (realizada, planeada o no realizada),

a quien se asigna, a que cuenta se asigna y una descripción ella. Los campos

marcado con un punto rojo son de obligatoria introducción.

Una vez introducidos los anteriores datos haga clic en grabar.

Similarmente se creará una reunión (Ilustración 36).

Ilustración 36 crear reunión

Note que los datos requeridos son casi los mismos. Se diferencia en que solo

se agrega la localización de la reunión y se suprime el campo de estado

entrante o saliente.

4.4 ACTIVITIES (Actividades)

Ofrece la posibilidad de crear y actualizar las actividades programadas, y la

búsqueda de las actividades existentes. La suite de Segar permite con este

módulo realizar una mirada más general a las reuniones, notas, llamadas, e-

mail recibidos, y tareas que se necesitan para tener un orden en el trabajo y

llevar un control apropiado.

Las tareas se programan para una fecha determinada

Las notas permiten capturar información para incluirla en los

archivos de los clientes.

La serie de llamadas permiten el contacto con el cliente

Las reuniones son como llamadas, pero también se permite indicar

la localización de las mismas.

E-mail permiten recibir y enviar mensajes. Existe la posibilidad de

usar el Outlook, instalando el SugarCRM’s Outlook Plug-In.

El módulo de Actividades permite crear nuevas llamadas, reuniones, tareas,

notas y correos electrónicos, para llevar un control sobre la base de datos de

los clientes. En la siguiente ilustración se puede visualizar la lista de

Tareas. En la parte superior derecha aparecen dos iconos, uno de Impresión

y otro de ayuda .

Debajo de la barra de título de las tareas, aparece una zona de búsqueda,

donde e permitirá de una manera rápida acceder a esas tareas programadas

anteriormente, esta búsqueda se puede realizar por el nombre de la tarea y

por el contacto.

Ilustración 37 Menú Actividades

Se mostró anteriormente como crear llamadas y reuniones. A continuación

se muestra la manera de crear tareas, notas y correos electrónicos.

Para crear una tarea nueva haga clic sobre el link crear tarea del cuadro

“atajo”

Ilustración 38 Crear tarea

Allí, se deben incorporar algunos datos, entre ellos: nombres y apellidos del

contacto causante de la tarea, fecha, asignado para quién (administrador u

otro), estado (Sin comenzar, en progreso, completa, en espera, y aplazada),

modificado por, prioridad (alta, media o baja) y quien creo la tarea.

Para crear notas se siguen pasos similares. Se debe incluir el asunto de la

nota, el contacto causante de la nota si lo hay y es posible adjuntar un

archivo a la nota.

Ilustración 39 Crear nota

4.5 CONTACTS (Contactos)

Esta vista nos permite conocer la lista de contactos y realizar una búsqueda

de los mismos. Con un clic se puede acceder a un contacto y ver en detalle

toda información relacionada con él, cuando se agrega un contacto se puede

realizar una conexión con las cuentas, oportunidades, casos y reportes de

clientes.

Los contactos son las personas con las que su organización hace los negocios.

Así como las cuentas, la suite de Segar permite llevar una variedad de

información para los contactos, tal como, nombres, direcciones, teléfonos,

email, entre otros datos. Usualmente los contactos son relacionados con la

Cuentas, aunque no es requisito fundamental para tenerlos en la base de

datos.

En la parte superior izquierda de la pantalla inicial del módulo de contactos

aparece el cuadro relacionado a continuación:

Aquí se pueden visualizar de una manera gráfica y explicativa, el

funcionamiento de este módulo, hace referencia a las siguientes opciones:

Crear un Contacto : esta opción da la posibilidad de incorporar nuevos

registros a la base de datos que tenga la empresa que maneje este

software, se solicita información relevante para la empresa, tal como:

nombres, apellidos, origen (hace referencia a si fue contactado por

una llamada, cliente existente, empleado, correo electrónico entre

otras), cargo, empresa, teléfonos, dirección, información de

localización tal como: dirección casa matriz, estado, país, código postal

etc., y por ultimo un espacio diseñado para información adicional. En

este ítem, existe la posibilidad de grabar y/o modificar información las

veces que sea necesario, con el fin de permitir una actualización de los

datos, y de la misma manera permite eliminarlos.

En la siguiente ilustración se presentan los ítems que se tienen en

cuenta para incorporar un contacto:

Ilustración 40 Crear contacto

Creación de Tarjetas: este ítem busca simplemente tener un control

sobre las personas que desean conocer algo referente a la compañía,

es un registro sencillo de datos, donde se incorporan aspectos como

nombre, teléfono, dirección, ubicación geográfica, estas tarjetas se

utilizan como referencia inicial para realizar algún tipo de negocio,

dentro de esta opción, se permiten crear algunos registros

seleccionados como creación de cuenta, o creación de citas, donde

fácilmente es asignable una cita para un próximo contacto directo con

esta persona.

Gráficamente se observa de la siguiente manera:

Ilustración 41 Contacto: tarjeta

Crear vCard : al habilitar esta opción aparece un recuadro con la

posibilidad de importar tarjetas de negocio, estas se pueden traer de

registros realizados por medio de Microsoft Office Outlook, hacen

referencia a archivos .vcf.

Este ítem se relaciona con el último del cuadro de dialogo presentado a la

explicación del inicio de este módulo, esta opción es Importar, SUGAR

OPEN SOURCE brinda unas serie de pasos para llevar a cabo este proceso,

el primero de ellos es definir el origen de los datos, gráficamente se puede

observar así:

Eligiendo el origen de los datos, se procede al paso 2, para ejemplificar este

proceso lo realizaremos importando de datos contenidos en el Outlook. Este

paso hace referencia a la ubicación del archivo:

Una vez definida la ubicación del archivo se permite la opción de ver los

campos que se relacionará y proceder a importarlos.

IMPORTAR

Finalmente, ya se incorporan los registros a la base de datos y se puede

empezar a trabajar con ellos.

Contactos: en este ítem se divide en dos secciones, la primera de ellas

hace referencia a la posibilidad de realizar una búsqueda rápida de

un contacto, sea por nombre, apellido o nombre de cuenta.

La segunda parte despliega una lista de todos los contactos

incorporados en la base de datos, especificando nombre, cargo, nombre

de cuenta y teléfono.

Ilustración 42 Lista de contactos

Estas tarjetas más conocidas como credenciales de negocio tiene la

oportunidad también de exportarse, esto con el fin de mantener

además de una base de datos totalmente sistematizada y

automatizada, poder tener estos registros en forma física.

4.6 ACCOUNTS (Cuentas)

Esta vista nos permite ver la lista de las cuentas y realizar una búsqueda de

las mismas. Las cuentas son las compañías con las cuales su organización

realiza negocios. Permite, así como los contactos, incorporar una serie de

información, como por ejemplo, el sitio Web o su página en Internet,

dirección de la casa matriz, número de empleados, y más datos.

Esta es la vista del módulo de cuentas de Open Source Segar CRM.

Ilustración 43 Menú cuentas

Este módulo se divide en varias partes, la primera de ellas, hace referencia

a una pequeña zona de búsqueda fácil para el acceso rápido a las cuentas, la

segunda es un listado completo de las cuentas, especificando nombre de la

cuenta, la ciudad en la que se encuentra ubicada y su correspondiente

teléfono, haciendo clic sobre cada una de ella se puede acceder a la

documentación total de la misma.

Así mismo, en la parte superior izquierda se encuentra un cuadro que nos

permite realizar las operaciones que se trabajan dentro de este módulo de

una manera abreviada.

Dentro de las opciones de este cuadro se encuentran:

Crear cuenta: esta opción permite realizar una documentación

completa de las cuentas, utilizando criterios como: datos generales,

entre los que los que se encuentran nombre, dirección, teléfono, sitio

Web, dueños, número de empleados, número de identificación a

término, industria, ingresos anuales, etc… así mismo existe la

posibilidad de incorporar dirección para una posible facturación o

para posibles envíos. Y por último un cuadro donde se pueden hacer

algunas anotaciones pertinentes.

Gráficamente se puede observar así:

Ilustración 44 Crear cuenta

Cuentas: Al hacer clic sobre esta opción abreviada aparece la misma

pantalla que se encuentra al habilitar el módulo de Cuentas, por lo

tanto el lector se puede remitir a la documentación inicial de este

módulo.

Importar: Open Source tiene la posibilidad de importar cuentas,

datos que se puedan encontrar en otro formato, para esto brinda una

serie de pasos para realizar este proceso.

El primer paso hace referencia a definir de donde provienen los datos;

es decir cuál es su origen, gráficamente:

En la primera opción se tiene la posibilidad de importar los datos de

la página de Internet www.salesforce.com, en ella se encuentran

habilitados unos datos para trabajar con el demo.

La segunda opción es traer archivos de Act! 2005, esta hacer

referencia, los archivos en formato valores separados por coma.

La tercera opción es Custom Comma Delimited File, archivos .csv.

La cuarta opción es Custom Tab Delimites File, archivos .tsv o .tab.

Eligiendo la opción se procede a realizar la importación de los datos,

según los archivos.* que se deseen trabajar.

4.7 LEADS (Candidatos)

Son las personas o compañías con las cuales la organización podría llegar a

hacer negocios en el futuro. Se podrían definir también como los pre-

contactos, una vez son evaluados se pueden convertir en contactos, con la

posibilidad de asociarse con las oportunidades y las cuentas. La ilustración

muestra el módulo de candidatos:

Ilustración 45 Menú candidatos

Como todos los módulos se dividen en varias partes, la primera de ellas

permite una búsqueda de fácil acceso para el administrador del software.

La segunda parte se compone del listado completo de candidatos,

especificando nombre, estado, nombre de cuenta, e-mail y teléfono.

También se encuentra un cuadro de métodos abreviados para acceder a las

opciones de este módulo.

Crear candidato: Para incorporar un candidato a la lista, se deben

tener en cuenta de dónde proviene y señalarlo en el momento de su

registro en la base de datos, existen varias posibilidades, tales como

una llamada, un cliente existente, empleado, socio, conferencista,

comerciante, sitio Web, amigo, y otros. Así mismo se le debe asignar

un status o estado, que hace referencia a si es nuevo, asignado, en

proceso, convertido, reciclado o muerto. Es decir, si existe la

posibilidad futura de hacer un contacto con este candidato.

También se incorporan datos generales como: nombres, teléfonos,

direcciones, entre otros, información de localización e información

descriptiva.

Ilustración 46 Crear candidatos

Para las ultimas opciones: candidatos, (muestra el pantallazo inicial) e

Importar (muestra las opciones de importar datos al igual que las cuentas)

la información se relaciona con la ya mencionada.

Así mismo hay que aclarar que en la parte media izquierda existe la

oportunidad de incorporar candidatos de una manera ágil y rápida con

siguiente cuadro de dialogo.

4.8 OPPORTUNITIES

Las oportunidades se refieren a llevar un proceso de venta o la prestación de

un buen servicio a un cliente potencial y/o contacto.

Una vez el proceso de venta ha comenzado con un candidato, el candidato se

convierte en un contacto, y la posibilidad de ser una cuenta (empresa con la

cual se realicen negocios de aquí en adelante).

Las oportunidades ayudan a manejar sus procesos de venta identificando

varios atributos en la misma, como por ejemplo: nivel de ventas,

probabilidad de cerrar la venta, suma o cantidad de dinero del trato o venta,

y más información.

Ilustración 47 Menú oportunidades

Al igual que los demás módulos posee la zona de búsqueda y el listado

completo de las oportunidades. Para la incorporación de nuevos registros se

puede realizar a través del cuadro que aparece en la parte media izquierda o

por la opción abreviada de crear oportunidad:

Aquí se incorpora el nombre de la oportunidad, se relaciona con la posible

cuenta, el tipo (negocio existente o nuevo negocio), el origen, almoneda en la

cual se puede realizar el proceso, el monto, la fecha esperada de cierre, la

probabilidad de ocurrencia, el estado de ventas (prospecto, calificación,

necesita análisis, proporción de valor, toma de decisión, propuesta opcional,

si es ganado o perdido el proceso), y finalmente una pequeña descripción de

lo que pueda ofrecer la oportunidad para la organización.

Ilustración 48 Crear oportunidad

Por último, este módulo también contiene las opciones de importar datos,

con los pasos antes mencionados en las cuentas.

4.9 CASES (Casos)

Los casos son independientes entre el departamento de ventas y el

departamento de servicio al cliente. Los casos ayudan a los representantes

del servicio al cliente al manejo y soporte de problemas e inquietudes que se

presenten, en cuanto a información, tal como prioridad y realización de

actividades.

A estos casos se les puede asignar una prioridad alta, media o baja, para de

esta forma empezar a trabajar sobre ellos según su nivel de importancia.

Esta vista permite incluir casos, actualizarlos, borrarlos, realizar búsqueda

sobre los mismos, trae también dos iconos para imprimir y consultar alguna

ayuda que se requiera. Gráficamente:

Ilustración 49 Crear caso

Se puede decir que este módulo, ayudará a dar solución a las quejas,

solicitudes y reclamos que hagan los clientes, procurando resolverlos en el

menor tiempo posible, a través de su adecuada y completa documentación.

Esto le permitirá a la empresa operar eficaz y eficientemente y creará la

posibilidad de generar valor agregado para sus clientes

4.10 BUGS (Errores)

El módulo de errores son los posibles defectos o rasgos asociados con el

diseño del software. Estos se pueden rastrear, manejar y controlar por

medio de esta vista. Así como en varios módulos se les asigna una prioridad

tal como urgente, alta, media o baja, según la peligrosidad que implique. De

igual forma se les asigna también un status que se caracteriza por ser

nuevo, cerrado, pendiente, rechazado etc. Y también una resolución, que

identifica si fue aceptado, duplicado, fuera de daros o invalidado. Todo esto

según la objetividad del administrador de la base de datos.

Por medio de esta vista también se pueden generar reportes sobre estos

errores.

Ilustración 50 Menú errores

4.11 RSS (RDF Site Summary )

Gracias a que Segar CRM, se encuentra directamente relacionado con el

internet, en este módulo se puede acceder a las noticias más actuales acerca

de negocios nacionales e internacionales, aparece el vínculo para conectarse

con tan solo un clic y acceder a la noticia. A su vez señala la hora, día y

fecha en que fue publicado el artículo.

Ilustración 51 Menú RSS o noticias

4.12 DASHBOARD MODULE (Modulo de Tablero)

En este módulo se pueden observar cuatro dibujos o mapas gráficos. El

primero de ellos es un gráfico de barras horizontales que muestra el estado

de ventas, el segundo grafico muestra la cantidad de oportunidades que se

han tenido hasta la fecha y demuestra si se ha aprovechado o no, estas por

origen y resultado, identificándolas por colores, el rojo permite ver las que se

cerraron perdiendo, las verdes aquellas que fueron exitosas y el azul,

permite ver aquellas oportunidades que por alguna u otra razón no se

tuvieron en cuenta. El tercer gráfico permite ver el resultado de

oportunidades de ventas por mes. El cuarto grafico es un diagrama de pastel

que muestra la cantidad de oportunidades acumuladas gracias a los

candidatos identificados dentro de la base de datos.

Ilustración 52 Gráficos del menú tablero

Cada diagrama puede personalizarse de acuerdo a las necesidades del

administrador con el botón de edición, ubicado en la parte superior derecha

del gráfico, inmediatamente aparecerá un cuadro de dialogo donde se

identifican los parámetros del gráfico, tales como: rango de fechas, los

usuarios que se relacionan, las fases de venta a analizar y los precontactos y

1

2

3

4

las nuevas oportunidades para la empresa.

Por ejemplo se puede identificar qué cliente nos está brindando mayores

oportunidades de negocio, el gráfico que arrojaría sería el siguiente:

Ilustración 53 Grafico de todas las oportunidades

5 CREACIÓN DE USUARIOS EN SUGAR CRM

En la parte superior derecha de la ventana de Segar CRM usted encontrará

el usuario con el cual se encuentra trabajando. Para el caso mostrado en

este documento se está trabajando con el usuario “admin” el cual es el

usuario administrador del programa o el usuario que posee todos los

privilegios.

Ilustración 54 administración

Al Hacer clic sobre este usuario usted podrá visualizar la ventana mostrada

en la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.51.

Ilustración 55 Administración

Aquí se visualizan varias alternativas que mas adelante serán explicadas.

Para el caso que concierne a esta sección en particular note que de nuevo se

encuentra el cuadro “Atajo” donde existe la opción de crear un nuevo

usuario. Haga clic allí y obtendrá la ventana mostrada en la

52

Ilustración 56 Crear usuario

En esta ilustración se muestran todos los campos en los que se introduce

información básica del nuevo usuario a crear. Las dos partes básicas de esta

ilustración están dadas por el primer y último recuadro. En el primero se

solicita incorporar la información básica del usuario como lo son el nombre

el apellido y el nombre de usuario a utilizar. En el ultimo se seleccionan

cuáles serán los módulos del programa a los cuales este usuario no tendrá

acceso (para este caso se restringirá el acceso a los módulo de contactos y de

cuentas) . Una vez dados todos estos datos de clic en el botón grabar de la

parte superior y llegará a la pantalla mostrada en la 53.

Ilustración 57 Descripción de usuario

En esta pantalla diríjase al botón cambiar clave para incorporar una clave

de acceso al usuario creado. Un nuevo cambio de clave podrá ser hecho por

el administrador o por el usuario creado. De esta manera se podrán crear

todos los usuarios que sean necesarios.

Ilustración 58 Vista de nuevo usuario

La Ilustración 58 muestra el inicio de sesión desde el perfil del nuevo usuario

creado. Note que en el paso mostrado en la ¡Error! No se encuentra el origen

de la referencia. se restringió el acceso a los módulos de cuentas y contactos,

y en la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. se ve como dejan

de aparecer estos módulos en las pestañas de acceso a módulos del usuario

creado. De esta forma el usuario tiene absolutamente restringidos los

derechos de creación, edición y eliminación de cuentas y contactos.

6 CREACION DE UNA NUEVA MONEDA

Al igual que la creación de un usuario será el administrador del programa

quien tenga los privilegios para crear una moneda. Para tal fin, se debe

hacer clic sobre el link “admin.” Como se muestra en la 1 de tal forma que se

despliegue la ventana mostrada en la ¡Error! No se encuentra el origen de la

referencia. y estando allí nuevamente clic sobre el link monedas.

Ilustración 59 Crear nueva moneda

La Ilustración 55 muestra la ventana que permite la inserción de monedas.

Usted solo debe ingresar los datos requeridos como el nombre de la moneda

(peso, dólar, euro u otra) una tasa de conversión (utilizada para realizar la

conversión a la moneda principal en caso de eliminación), su estado (activa o

inactiva), el símbolo ($, u$) y el código ISO 4217 correspondiente a la

moneda. Luego de esto de clic en grabar y podrá empezar a trabajar con ella.

A continuación se insertan a manera de información los códigos ISO 4217 de

las monedas del mundo.

A continuación, los códigos de las monedas, por orden alfabético:

* AED Dirham de los Emirates Arabes

Unidos

* AFN Afghani

* ALL Lek de Albania

* AMD Dram Armenio

* ANG Guilder de la Antillas

Holandesas

* AOA Kwanza de Angola

* ARS Peso argentino

* AUD Dólar australiano

* AWG Guilder de Aruba

* AZM Manat de Azerbayán

* BBD Dólar de Barbados

* BDT Taka de Bangladesh

* BGN Lev de Bulgaria (desde el 5 de

julio de 1999)

* BHD Dinar de Barain

* BIF Franco de Burundi

* BMD Dólar de Bermuda

* BND Dólar de Brunei

* BOB Boliviano de Bolivia

* BRL Real de Brazil

* BSD Dólar de Bahamas

* BTN Ngultrum de Bhután

* BWP Pula de Botswana

* BYR Ruble de Bielorrusia

* BZD Dólar de Belize

* CAD Dólar de Canada

* CDF Franco Congolés

* CHF Franco suizo

* CLP Peso chileno

* CNY Yuan (Renminbi) de China

* COP Peso Colombiano

* CRC Colón de Costa Rica

* CSD Dinar serbio

* CUP Peso cubano

* CVE Escudo de Cabo Verde

* CYP Libra de Chipre

* CZK Corona (Koruna) checa

* DJF Franco de Yibuti

* DKK Corona (Krone) danesa

* DOP Peso dominicano

* DZD Dinar de Argelia

* EEK Corona (Kroon) de Estonia

* EGP Libra Egipcia

* ERN Nakfa de Eritrea

* ETB Birr de Etiopia

* EUR Euro europeo

* FJD Dólar de Fidyi

* FKP Libra de las Islas Malvinas

* GBP Libra británica (Sterling)

* GEL Lari de Georgia

* GHC Cedi de Ghana

* GIP Libra de Gibraltar

* GMD Dalasi de Gambia

* GNF Franco Guineano

* GTQ Quetzal Guatemalteco

* GWP Peso de Guinea-Bissau

* GYD Dólar de Guyana

* HKD Dólar de Hong Kong

* HNL Lempira de Honduras

* HRK Kuna de Croacia

* HTG Gourde de Haiti

* HUF Forint de Hungría

* IDR Rupia de Indonesia

* ILS Shekel israeli

* INR Rupia india

* IQD Dinar iraquí

* IRR Rial iraní l

* ISK Corona (Krona) Islandesa

* JMD Dólar de Jamaica

* JOD Dinar de Jordania

* JPY Yen Japonés

* KES Shilling de Kenia

* KGS Som de Kirguistán

* KHR Riel de Cambodia

* KMF Franco de Comores

* KPW Won de Corea del Norte

* KRW Won de Corea del Sur

* KWD Dinar kuwaití

* KYD Dólar de las Islas Caimán

* KZT Tenge de Kazajistán

* LAK Kip de Laos

* LBP Libra libanesa

* LKR Rupia de Sri Lanka

* LRD Dólar de Liberia

* LSL Loti de Lesoto

* LTL Litus de Lituania

* LVL Lats de Letonia

* LYD Dinar libio

* MAD Dirham de Marruecos

* MDL Leu de Moldavia

* MGA Ariary de Malagasy

* MGF Franco de Malagasy

* MKD Denar de Macedonia

* MMK Kyat de Myanmar (Birmania)

* MNT Tugrik de Mongolia

* MOP Pataca de Macau (...)

* MRO Ouguiya de Mauritania

* MTL Lira de Malta

* MUR Rupia de Mauricio

* MVR Rufiyaa de las Islas Maldivas

* MWK Kwacha de Malawi

* MXN Peso mejicano

* MYR Ringgit de Malaisia

* MZM Moazambique Metical

* NAD Dólar de Namibia

* NGN Naira de Nigeria

* NIO Córdoba Oro nicaragüense

* NOK Corona (Krone) noruega

* NPR Rupia de Nepal

* NZD Dólar de Nueva Zelandia

* OMR Rial de Omán

* PAB Balboa Panameño

* PEN Nuevo Sol de Perú (...)

* PGK Kina de Papua Nueva Guinea

* PHP Peso Filipino

* PKR Rupia paquistaní

* PLN Zloty polaco

* PYG Guarani de Paraguay

* QAR Rial de Qatar

* ROL Leu de Rumania

* RUB Rublo Ruso

* RWF Franco de Ruanda

* SAR Riya de Arabia Saudi

* SBD Dólar de las Islas Salomón

* SCR Rupia de Seychelles

* SDD Dinar sudanés

* SEK Corona (Krona) sueca

* SGD Dólar de Singapur

* SHP Libra de Santa Helena

* SIT Tolar esloveno

* SKK Corona (Koruna) eslovaca

* SLL Leone de Sierra Leone

* SOS Shilling de Somalia

* SRD Dólar de Surinam (desde el 1 de

enero de 2004)

* STD Dobra de San Tome e Principe

* SVC Colón del Salvador

* SYP Libra de Siria

* SZL Lilangeni de Suazilandia

* THB Baht de Tailandia

* TJS Somoni de Tadyikistán

* TMM Manat de Turkmenistán

* TND Diner tunecino

* TPE Escude de Timor Oriental

* TRL Lira Turca

* TTD Dólar de Trinidad y Tobago

* TWD Dólar de Taiwán

* TZS Shilling de Tanzania

* UAH Hryvnia ucraniano

* UGX Shilling de Uganda

* USD Dólar estadounidense

* UYU Peso Uruguayo

* UZS Sum de Uzbekistán

* VEB Bolívar venezolano

* VND Viet Nam Dong

* VUV Vanuatu Vatu

* WST Tala de Samoa

* YER Rial de Yemen

* ZAR Rand Sudafricano

* ZMK Kwacha de Zambia

* ZWD Dólar de Zimbabue

7 DESVENTAJAS ENCONTRADAS EN LA UTILIZACION DE

SUGARCRM

Los casos no se encuentran directamente relacionados con los clientes, razón

por la cual, podría llegarse a ignorar una queja o reclamo realizado por uno

de ellos. Estos como se sabe, son una parte fundamental del conocimiento

del cliente, en lo que hace bastante énfasis la filosofía CRM

La filosofía CRM propone que dentro del proceso de consecución, análisis de

conveniencia, mantenimiento, fidelización o corte de relaciones con un

cliente se debe tener en cuenta la rentabilidad que este cliente le esté

brindando a la empresa. Para tal efecto Sugarcrm debería permitir la

inclusión de datos de costo de ventas arrojada por la contabilidad

administrativa de la compañía para realizar este análisis. Sin embargo este

proceso no es brindado por el software.

Es limitada la generación de informes con que cuenta el software. Por

ejemplo sería útil realizar una consulta de los negocios que se han finalizado

con éxito (denominados Ganados por el programa) durante el último año y

que generará tal información a manera de informe, pero no se cuenta con un

módulo para tal efecto. Sin embargo si es posible encontrar gráficos, con los

cuales es posible realizar ciertos análisis que pueden no llegar a ser los que

una aplicación de CRM debe brindar.

8 APLICACIÓN DENTRO DE LA FCE

Por tratarse de un software que se encuentra dirigido a la aplicación de la

filosofía CRM, la cual es aplicada en entidades generalmente con ánimo de

lucro y que realizan transacciones comerciales de compra y venta, el

software sugarcrm no es muy aplicable como para considerar su instalación

y operación dentro de la FCE. Sin embargo por tratarse de una aplicación

que permite aplicar una filosofía relacionada, en especial, con la

administración de empresas y por ende con las ciencias económicas parece

viable la implementación dentro de la UIFCE con fines académicos, más si

se tiene en cuenta que es un programa perteneciente a la filosofía GNU o

software libre y no representaría ningún costo para la UIFCE su

instalación. Así mismo los demás requerimientos del programa como lo son

el servidor Web, el manejador de base de datos y el PHP son de libre

adquisición y se encuentran en Internet.

La forma de dar a conocer la aplicación a los estudiantes interesados se

puede realizar de dos maneras:

La primera es incluyendo el proceso de instalación, de forma tal que un

estudiante pueda observar la manera de instalar una aplicación de “tres

capas” y observe las diferencias existentes entre esta y la instalación de un

software convencional en el que el asistente de instalación indica los pasos a

seguir y que por lo general tan solo requiere hacer clic en el botón siguiente.

La desventaja principal de esta opción es el exceso de espacio ocupado en los

equipos de sala que generaría la instalación de los programas requeridos

para correr la aplicación.

La segunda opción es mencionar el proceso de instalación del programa pero

no ejecutarlo. De esta manera la aplicación no se encontrará instalada en

todos los computadores de sala, pero por tratarse de un software

multiusuario, al que se accede a través de Internet Explorer se podrá

acceder por medio de esta herramienta creando uno o varios usuarios

manejadores de sugarcrm.

El desarrollo del curso se realizaría de la siguiente manera:

1 hora: Charla acerca de la filosofía CRM Y GNU

2 horas: Proceso de instalación de Apache, PHP, MySQL y la aplicación

como tal.

3 horas: Conocimiento de los menús del programa

2 horas: Introducción de datos para poblar base de datos (ejercicio en clase).

1 hora: Visualización de resultados

1 hora: desarrollo de ejercicio

El tiempo de duración del curso estimado en 10 horas, es un estimativo de lo

que se cree justo para un conocimiento a grandes rasgos del programa. Sin

embargo por desconocimiento del tiempo real necesario para dar los

anteriores temas se colocará una duración de 12 horas en su publicidad.

Lo anterior suponiendo que se toma la opción que incluye completo el

proceso de instalación.

El objetivo del curso será dar a conocer al estudiante una alternativa de

aplicación de la filosofía CRM, de tal forma que pueda ser empleado en el

momento que su vida profesional lo requiera.

9 DOCUMENTACIÓN DE LA BASE DE DATOS

Teniendo en cuenta que ya se conoce cómo se incorporar nuevos usuarios,

ahora la función es incorporar datos al software.

Para iniciar la documentación de la base de datos de Segar CRM Open

Source, se realizarán casos o ejercicio prácticos, donde se describirán

pequeñas transacciones y se procederá a incorporar los respectivos registros

a la base de datos, así pues con una mínima de treinta transacciones

aproximadamente se permitirá conocer la funcionalidad del software y

observar los resultado que puede arrojar.

Para empezar se ha visto al necesidad de incorporar cuentas (Empresas con

las cuales se pueden hacer negocios), con base a estas se plantean las

diferentes negociaciones que puede hacer nuestra empresa. Para esto se

consultó las páginas amarillas y se incorporaron registros reales de

almacenes de deportes, que serán la base para la documentación y

conocimiento más a fondo del software.

Así pues, por decisión del grupo de investigación, se trabajará bajo el

supuesto de que hemos creado una empresa, ésta se denomina Almacenes

Deportivos “LEYSER”, dedicada a la comercialización de artículos

deportivos, realiza transacciones con empresas de Bogotá, Cali, Medellín,

Bucaramanga y Barranquilla, estas empresas proveen de materiales

deportivos a “LEYSER” y así mismo, se venden a otras entidades, con todas

estas compañías se concretan negocios, llamadas, reuniones, se asignan

tareas, se envían notas, e-mails, entre otras actividades que se manejan

dentro del Segar CRM Open Source.

Basándonos en la siguiente corta lista de precios, hemos decidido plantear

las transacciones:

LISTA DE PRECIOS ALMACENES LEYSER

ARTICULO VALOR

Uniformes Equipos Colombianos 55.000

Sudaderas 85.000

Balones de baloncesto marca Spalding 75.000

Balones de Fútbol Marca Golty 60.000

Raquetas de Tenis marca Wilson 150.000

Guayos 110.000

Camisetas deportivas manga ziza 45.000

Equipo de Natación 60.000

Camisetas Equipo de Futbol Colombiano 85.000

Camisetas Equipo de Futbol Extranjero 120.000

Balón de Voleibol 50.000

Banca para pesas 460.000

Bicicleta Spining 600.000

Gorras Nike y Adidas 15.000

Patines 60.000

Equipo de protección Patinaje 40.000

Palos de golf 100.000

9.1 TRANSACCIONES

1. Se estudió el mercado y se encontraron veinte empresas (hasta el

momento) que pueden ser las mayores proveedoras y compradoras de

artículos deportivos, se incorporaron a la base de datos por medio del

módulo de cuentas.

2. Durante 5 y 6 de mayo nuestra compañía participó a feria deportiva

organizada en Corferias. Allí se conoció al señor Julio Neira quien era

el representante de Artículos Deportivos Spalding y manifestó estar

interesado en la compra de 80 uniformes de equipos colombianos a

$55000 c/u. Nos pidió hacer el contacto con el Señor Andrés Romero el

día 9 de mayo. (En este momento la cuenta se constituye como una

oportunidad en prospecto). El 9 de mayo se realizó llamada y se

acordó llevar a cabo visita el 14 de mayo con cotización oficial en las

instalaciones de Spalding. El 14 de mayo se realizó la reunión y se

acordó la venta de 90 Uniformes a $55000 c/u.

3. El día 1 de Junio se recibió una llamada al señor Jaime Rojas,

Gerente General de Atlanta Deportes, esta con el fin de realizar una

cotización para la posible adquisición de 200 sudaderas, el precio

ofrecido por “Almacenes Leyser” es de $85.000 c/u. Nuestra empresa

le proporcionó la información y se programó una llamada saliente

para conocer la decisión del señor Rojas en el transcurso de los dos

próximos días, el día 3 de Junio se realizó la llamada y se concretó

una reunión para el día 6 de Junio con el fin de realizar la

negociación, está en las instalaciones de Atlanta Deportes Carrera 10

Nº 18-64 Piso 3. Desafortunadamente al señor Rojas, se le presentó

un inconveniente y tuvo que salir del país urgente, razón por la cual

se recibió un e-mail informando este hecho, él solicitó que fuera

cambiada la fecha de la reunión para el día 9 e Junio, así mismo,

Almacenes Leyser, envió un e mail, confirmando la nueva reunión. La

reunión se realizó y se concretó el negocio. Llevado a cabo por

$17’000.000. fue un negocio exitoso y convirtió al señor Rojas en

cliente de la empresa.

4. Almacenes Faby Sport, solicitó la siguiente información a Almacenes

Leyser sobre estos artículos deportivos:

CANTIDAD ARTICULO DEPORTIVO

50 Balones de baloncesto marca Spalding

80 Raquetas de Tennis

120 Guayos

15 Camisetas deportivas manga ziza

El señor Barragán, dueño de la empresa, solicitó una cotización de los

anteriores artículos, el día 4 de junio, esta información le fue

proporcionada por una llamada que realizó el señor Sergio Rodríguez

el día 5 de junio, gerente comercial de Almacenes Leyser, le comentó

que los precios son:

CANTIDAD PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL ARTICULO DEPORTIVO

50 75.000 c/u 3’750.000 Balones de baloncesto marca Spalding

80 150.000 c/u 12’000.000 Raquetas de Tennis marca Wilson

120 110.000 c/u 13’200.000 Guayos

15 45.000 c/u 675.000 Camisetas deportivas manga ziza

Esto para un total de $29’625.000, se le dio a conocer esta cifra al

señor Barragán y aceptó el negocio. Trato cerrado. Esta transacción se

efectuó el día 10 de Junio.

5. El día 15 de Junio se recibió una llamada del señor Barragán, esta

con el fin de informarles a Almacenes Leyser los defectos que tenían

en costura las camisetas deportivas, razón por la cual se incorporó al

módulo de casos de software que se maneja, así pues, se le asignó una

prioridad alta debido a que el valor de la compra fue relativamente

alto y es necesario lograr fidelizar a los clientes con el buen servicio y

excelente calidad de los productos, se programó una visita/reunión

con Faby Sports para el día 20 de Junio con el fin de realizar la

verificación de la mercancía y estudio de su posible cambio.

Se llamó para la confirmación de la cita el día 17 de Junio y se

procedió a realizar los respectivos cambios.

6. Se realizó una visita el día 2 de Junio a la señorita Adriana Rojas,

dueña de Balones ABC Cosmos, con el fin de darle a conocer los

diferentes productos que posee para la venta Almacenes Leyser. Ella

se notó interesada por los productos ofrecidos, se acordó el estudio

pertinente de las propuestas y más adelante devolver la llamada para

un posible acuerdo.

7. El día 10 de Junio se recibió la llamada de la señorita Adriana Rojas,

informando a Almacenes Leyser, que desea realizar una compra de

120 balones marca Golty, realizó la cotización pertinente del caso y

cada Balón sale por $60.000, la venta se cerró exitosamente por

$7’200.000.

8. El día 13 de Junio se recibió una llamada de la auxiliar del señor

Mario Cabrera, dueño de almacenes Hobby Center, quien se

encuentra interesado en comprar 50 pares de patines, con sus

respectivos equipo de protección, es decir por cada kit, se hace la

cotización de $100.000, el señor Mario Cabrera, quedo en concretar

una reunión para cerrar la venta.

La reunión se programó para el día 20 de Junio, , día en el cual no se

cerró la venta por inconformidad en el precio, por parte del señor

Cabrera.

9. El día 14 de Junio, se recibió una llamada del señor Francisco

Heredia, dueño de Totaca Sport, desea comprar 50 camisas de

Atlético Nacional, la reunión para cerrar la transacción fue el 20 de

Junio, caso cerrado exitoso. $85.000 c/u Total de la transacción

$4’250.000.

10. El día 15 de Junio Almacenes Leyser realizo una llamada al señor

Dylan Salamanca, propietario de Chicago Deportes, para darle a

conocer nuestra línea de patines con su respectivo kit de protección,

para esto se envió el listado de precios. Su respuesta se dio el día 17

de Junio, cuando se comunicó con nuestra empresa y propuso una

reunión para la reevaluación de los precios por compra en cantidad,

así pues se programó una reunión para el día 22 de Junio, cuando se

cerró la venta exitosamente, el señor Dylan Salamanca adquirió 200

patines junto con su kit de protección por el valor individual de

$90.000. venta total para la empresa de $18’000.000

11. El día 23 de Junio, el señor Francisco Heredia, presento una queja a

Almacenes Leyser, esto debido a la mala costura que presentaban las

camisetas de Atlético Nacional que adquirió el día 14 de Junio, se

reportó correctamente el software manejado por la compañía, y se le

asignó una prioridad alta, debido a que es uno de nuestros clientes

potenciales. El problema fue solucionado el día 27 de Junio.

12. Se programó una tarea el día 17 de Junio, con el fin de que uno de

nuestros vendedores diera a conocer nuestros productos a las tantas

empresas del sector deportivo ubicadas en la Bogotá, se asignó una

lista de precios con sus debidos estilos y tipos de productos, que debía

entregar a cada propietario de establecimiento, esto con el fin de

hacer una campaña de reconocimiento de los productos y la calidad

que ofrece Almacenes Leyser.

13. Se ubica nuestra lista de posible compradores fuera de Bogotá y de

acuerdo a la información proporcionada por ellos e investigada por

nuestro equipo de trabajo, se les envía un e-mail, adjuntando la lista

de precios y el catálogo con los productos que ofrece Almacenes

Leyser.

14. El día 30 de Junio se programa una reunión con los socios de

Almacenes Leyser, con el fin de dar a conocer las ventas e ingresos

que se han generado en el transcurso de este mes de actividades.

15. El día 20 de Junio, la propietaria de Deportivos Mister Charly’s,

Sandra Cárdenas visitó nuestra empresa con el fin de adquirir 50

palos de golf, desafortunadamente no se contaba con esta cantidad, de

acuerdo a las especificaciones que requería, se acordó venderle en ese

momento 20 palos de golf, que fueron cancelados de una vez

$2.000.000 y enviarle los 30 restantes el día 30 de Junio, ese día se

cerrará la venta.

16. El día 16 de junio se realiza la visita a la feria del deporte en donde se

conoce al señor Fabio Rodríguez. El manifiesta estar interesado en

conocer un poco más de nuestra compañía para compararla con su

actual proveedor. Para ello se acuerda una visita de nuestro asesor

comercial el día 23 de Junio. Se realiza conformación telefónica de la

visita pero se decide aplazarla hasta el 28 de junio debido a

compromisos del señor Rodríguez. Esta reunión es llevada a cabo y de

inmediato es pedida cotización de 150 balones de voleibol la cual debe

ser enviada antes de julio 1.

17. El señor Jaime Gomez quien es empleado nuestro ha decidido

inaugurar un establecimiento comercial de venta de artículos

deportivos y para ello solicito nuestra ayuda. Tal inauguración se

produjo el día 26 de junio para lo que nos hizo un requerimiento de

mercancía el día 23 de junio. El solicito la siguiente mercancía:

CANTIDAD ARTICULO VALOR

10 Uniformes Equipos Colombianos 55.000

10 Sudaderas 85.000

10 Balones de baloncesto marca Spalding 75.000

10 Balones de Fútbol Marca Golty 60.000

10 Raquetas de Tenis marca Wilson 150.000

10 Guayos 110.000

Para un total de 5’350.000.

18. En conferencia sobre deportes acuáticos a la que se asistió el día 22 de

junio, se conoció al señor Daniel Quintero, quien comercializa

artículos de natación. Él nos solicitó una visita en la que se enviará

un catálogo de productos que ofrecemos. La visita se programó para el

para el próximo 27 de junio.

19. Con Global Sports y su administrador se venía negociando hace ya

dos meses sobre la posibilidad de surtir todas sus sucursales

existentes a nivel nacional. El negocio no se había podido realizar

debido a la incapacidad de producción que tenía nuestra empresa.

Para lograr este contrato se realizó una alianza con Mil Deportes

Ltda., quienes también son fabricantes de artículos deportivos.

Además se adquirió una máquina que incrementa la capacidad de

producción de algunos artículos. Se programa reunión para el día 27

de junio. Allí se realiza una negociación sobre precios de venta, la cual

no resulta fructífera y se decide aplazarla con fecha indefinida, previa

revisión de costos de los productos a vender.

20. En Forma Deportes es contactada por uno de nuestros ejecutivos de

cuenta el día 20 de junio. Ellos se muestran interesados en el cambio

de las bicicletas de Spining que poseen en el momento debido al

deterioro de estas. El día 24 de junio se envía por fax cotización de 10

bicicletas y se programa reunión con el señor Guillermo Ariza para el

día 29 con el fin de realizar negociación. El negocio no es cerrado ese

día para lo que se programó otra reunión el día 4 de julio siendo un

fracaso la negociación.

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