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CAPITULO IV

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COSO, PARA MEJORAR EL DESEMPEÑO DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS EN LAS CUENTAS POR COBRAR, DE LAS MEDIANAS EMPRESAS DEL SECTOR INDUSTRIAL, DEL MUNICIPIO DE ANTIGUO CUSCATLAN, DEPARTAMENTO DE LA LIBERTAD.

1. Generalidades. El diseño tiene como finalidad proveer una herramienta de control interno basado en

el modelo coso, para mejorar el desempeño de las operaciones financieras en las

cuentas por cobrar, que será aplicado al sector de la mediana empresa industrial; es

por ello que el empresario tiene que estar conciente de la necesidad de tener un

eficiente sistema de control interno basado en el modelo coso, que le permita hacer

análisis básicos para proyectarse financieramente a corto plazo.

El desarrollo del sistema está constituido por los objetivos generales y específicos, la

importancia de la elaboración y ventajas del sistema, asimismo se proporcionan

políticas, normas y los procedimientos para el otorgamiento y recuperación de los

créditos, además de las normas y procedimientos contables para el registro de las

cuentas por cobrar; estableciéndose lineamientos y normas para disminuir los

riesgos de tener cuentas irrecuperables. Al mismo tiempo se determinan e

identifican las áreas de aplicación del sistema, el presupuesto y el plan de

implantación del mismo.

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2. Objetivo de la propuesta. 2.1. General.

• Desarrollar un manejo adecuado de las cuentas por cobrar a través del

sistema de control interno basado en el modelo coso, para las medianas

empresas industriales, en el municipio de Antiguo Cuscatlán, departamento de

La Libertad.

2.2. Específicos.

• Establecer parámetros adecuados para las diferentes fases del otorgamiento y

recuperación de las cuentas por cobrar.

• Lograr una mayor rotación de las cuentas por cobrar.

• Proporcionar procedimientos efectivos de cobros.

• Brindar la herramienta para la toma de decisiones en base a las políticas,

normas y procedimientos establecidos en el sistema de control interno; a

través de la elaboración de reportes e informes financieros.

3. Importancia de la elaboración de la propuesta. La importancia de la elaboración del sistema de control interno basado en el modelo

coso, para mejorar el desempeño de las operaciones financieras en las cuentas por

cobrar, consiste en la necesidad de controlar eficientemente las operaciones que

intervienen en el manejo eficaz de las cuentas por cobrar.

Con este sistema, las empresas estarán encaminadas hacia una eficiente

recuperación de sus cuentas por cobrar, que les permitirá disponer de un nivel

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óptimo en su flujo de ingresos de efectivo lo cual permitirá la oportunidad de cumplir

con las obligaciones a corto plazo, evitando de esta manera recurrir a una fuente de

financiamiento externo que originaría una serie de costos financieros consistentes

en: intereses de préstamos, comisiones, honorarios, gastos notariales, y además

podría dar lugar a un elevado nivel de endeudamiento, y por consiguiente

ocasionarían algún estancamiento en el desarrollo y crecimiento de la empresa.

Además ayudará en gran medida a la minimización de costos para la gestión

operativa y administrativa de las empresas, y especialmente en la gestión orientada a

las cobranzas, permitirá una cartera sana de clientes, con un mínimo índice de

saldos moratorios.

Otra gran importancia de la elaboración del sistema de control interno basado en el

modelo coso propuesto, es que brindará la ayuda a cada uno de los involucrados en

la toma de decisiones con respecto a la concesión de créditos y la recuperación de

los mismos, a través de las políticas, normas y procedimientos, en los cuales se

establecen los límites máximos para su ejecución el cual podemos mencionar los

siguientes:

a. Control eficiente de las cuentas por cobrar. El sistema ayudará de manera significativa a controlar eficientemente las

operaciones que intervienen en el manejo de las cuentas por cobrar que podrían

afectar en gran medida la disponibilidad del efectivo en un momento determinado.

b. Incremento de la disponibilidad de efectivo

A medida que se aplique este sistema, las empresas tendrán siempre una adecuada

liquidez financiera logrando la generación de capital de trabajo propio, evitando con

ello recurrir a financiamientos externos y en costos e intereses financieros para

operar.

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c. Disminución de Morosidad. Con este sistema se pretende prevenir y mantener al mínimo posible, la tasa de

morosidad que actualmente poseen estas empresas.

d. Disminución del porcentaje de cuentas incobrables.

Con este sistema se pretende disminuir los riesgos financieros en las cuentas por

cobrar a los cuales estas empresas están expuestas.

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4. ESQUEMA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COSO, PARA MEJORAR EL DESEMPEÑO DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS EN LAS CUENTAS POR COBRAR.

FASE II FASE I FASE III FASE IV

Ambiente de control

Establecimiento de objetivos.

Identificación de acontecimientos

Evaluación de riesgo

Respuesta al riesgo

Actividades de control

Información y comunicación

Monitoreo

Base Normativa

• Políticas • Normas • Procedimientos • Flujogramas • Formularios

Información y reportes

Reportes de cuentas por cobrar.

• Estados de

cuenta por cliente.

• Abonos mensuales de clientes.

• Cheques Rechazados.

• De mora. • De mora por

sectores. • De integración

de saldos por

clientes.

• Para Conciliación de saldos.

Evaluación del desempeño de las

operaciones financieras en las

cuentas por cobrar.

• Comparación

de saldos contables.

• Aplicación de ratios financieros.

• Administración del riesgo de crédito.

• Disminución de costos.

Retroalimentación

Plan de implementación • Presupuesto de implementación • Cronograma de implementación • Evaluar, actualizar y mejora continúa del

sistema.

Criterios de Evaluación de los Componentes del Control Interno aplicados a las operaciones financieras en las cuentas por cobrar

ELABORADO POR: EQUIPO DE TESIS

Origen de las cuentas por cobrar y su relación con otras cuentas.

Origen de las cuentas por cobrar y Base Normativa.

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FASE I. 4.1. Origen de las cuentas por cobrar y base normativa.

El origen de las cuentas por cobrar y su relación con otras cuentas, constituye la

etapa inicial, para el desarrollo de las operaciones financieras en las cuentas por

cobrar, lo cual se considera de gran importancia ya que en esta etapa se establecen

los objetivos que se pretenden lograr, y la forma de cómo se llevaran a cabo los

planes de cobro.

El origen de las cuentas por cobrar y su relación con otras cuentas comprende las

siguientes partes:

4.1.1. Origen de las cuentas por cobrar:

En esta etapa se dan origen a las cuentas por cobrar, lo cual se da por las ventas al

créditos de los distintos rubros de las medianas empresas del sector industrial del

municipio de Antiguo cuscatlàn, los cuales son: 1

INGRESOS POR VENTAS AL CRÉDITO DE:

- PASTILLAS- TABLETAS- JARABES- INYECCIONES

- CONFECCIONES- LISTONES

- EMBUTIDOS- CARNES- LACTEOS- PASTAS

- GOLOSINAS- GALLETAS

- LLANTAS

ALIMENTOS TEXTILES MEDICINAS

BOQUITAS REENCAUCHE

4.1.2. Relación de las cuentas por cobrar con otras cuentas

En este apartado se pretende presentar las distintas relaciones de las cuentas por

cobrar con otras cuentas, lo cual nos indica como se dan los diferentes movimientos 1 ELABORADO POR EQUIPO DE TESIS

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en estas operaciones financieras y la constante comunicación que debe existir del

área de cuentas por cobrar, con otras áreas; las cuales son:

a. Ventas al crédito:

La relación se da con el hecho de vender al crédito originando una cuenta por cobrar,

por cada operación financiera durante el ejercicio fiscal.

b. Caja:

En este rubro la relación que existe, es por medio de los abonos de los clientes

disminuyendo así las cuentas por cobrar.

c. Bancos:

En este rubro la relación se cada vez que el cliente realiza una remesa en el banco y

nos comunica, y también cuando existe cheques sin fondo los cuales son rechazados

por el banco.

d. Inventarios:

La relación se origina cada vez que existe una devolución de parte del cliente, y una

orden de despacho proporcionada por las ventas al crédito.

e. Cuentas incobrables:

La relación que existe cada vez que se provisionan aquellas cuentas que no han

tenido mas de un año de movimiento.

f. Cuentas por pagar.

La relación se da si existe una liquidez en la recuperación de los créditos, esto

permitirá hacerle frente a las obligaciones de la empresa.

4.1.3. Formulación de políticas

Las políticas deberán estar encaminadas a minimizar el riesgo financiero a través de

un eficiente proceso de control del otorgamiento y seguimiento de los créditos,

definiendo los límites de autorización delegados por la administración superior a las

diferentes instancias para autorizar créditos, definiendo además los términos y

condiciones de los mismos. Por tal razón se clasificaran los clientes de la siguiente

forma:

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CATEGORIAS DE CLIENTES.

CATEGORIA DIAS

A DE 1 A 40

B DE 41 A 60

C DE 61 A 90

D DE 91 A 120

E DE 121 A MAS

4.1.3.1. Políticas para el otorgamiento de créditos a. Sujetos de crédito Los sujetos de crédito son los comerciantes individuales y las personas jurídicas

cuya capacidad financiera empresarial y solvencia moral pueda comprobarse, para la

creación del expediente del cliente, y que cumplan con los requisitos siguientes:

• Deberá contar con sus propias referencias de crédito y éstas deberán ser

buenas y sólidas.

• Deberá tener una empresa en marcha.

• Tener una dirección comprobable y de preferencia estable en los últimos dos

años.

• No podrán ser sujetos de créditos las siguientes personas: El que se

encuentre en mora en alguna entidad del país.

b. Documentación mínima requerida Para proceder a evaluar y resolver las solicitudes de crédito, se deberá obtener la

siguiente información mínima:

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1. Documentación requerida para comerciante individual

• Solicitud de crédito.

• Datos generales del solicitante.

• Estados financieros auditados de los últimos tres años con el respectivo

dictamen del auditor externo.

• Estados financieros más recientes, en todo caso no mayor de tres meses

de antigüedad.

• Copia de número de identificación tributaria del comerciante individual.

• Copia de registro tributario (iva).

• Copia de últimas 6 declaraciones del impuesto de iva.

• Copia de últimas 6 declaraciones de pago a cuenta.

• Copia de últimas 2 declaraciones del impuesto sobre la renta.

2. Documentación requerida para personas jurídicas:

• Solicitud de crédito.

• Datos generales del solicitante.

• Escritura de constitución

• Detalle de los accionistas y su participación accionaría.

• Información sobre la administración y operaciones de la empresa.

• Estados financieros auditados de los últimos tres años con el respectivo

dictamen del auditor externo.

• Estados financieros más recientes, en todo caso no mayor de tres meses

de antigüedad.

• Copia de número de identificación tributaria de la sociedad y del

representante legal, así como el número de registro de contribuyente (iva).

• Copia de la credencial vigente de la elección del representante legal

debidamente registrada en el registro de comercio.

• Copia de últimas 6 declaraciones del impuesto de iva.

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• Copia de últimas 6 declaraciones de pago a cuenta.

• Copia de últimas 2 declaraciones del impuesto sobre la renta.

c. Montos

Los montos a otorgar dependerán del análisis económico que se haga al cliente y la

capacidad de pago que posea, siendo el comité de créditos el único responsable

para la aprobación de los créditos:

El comité de créditos estará integrado por el gerente de créditos y cobros, gerente de

ventas y el gerente general; o en su defecto por los que realicen la labor de créditos y

cobros, la cual puede formarse de acuerdo a la estructura organizativa de la

empresa.

A continuación se presenta una tabla para la aprobación de créditos, la cual puede

diferenciar de acuerdo a las políticas que las empresas estipulen.

MONTOS AUTORIZACION

De $ 500.00 en adelante Comité de créditos.

Nota aclaratoria: Los créditos serán aprobado por el comité de crédito el cual no

habrán montos menores de $500.00 dólares.

d. Plazos y garantías El plazo máximo a otorgar un crédito será de treinta días.

Todo el comité de crédito involucrado en la aprobación, deberán velar por disminuir

el riesgo inherente de cada crédito a través de las garantías. Al otorgar el crédito el

elemento más importante en la evaluación del riesgo lo constituye la posibilidad de

su normal recuperación, determinada principalmente por la capacidad de pago del

deudor; por lo tanto, la garantía debe ser considerada como una alternativa de

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recuperación. En ningún momento deben considerarse las garantías de un crédito

como su fuente principal de pago o como justificación para otorgar un crédito, para lo

cual se requieren los siguientes documentos:

Pagare

Letras de Cambio

Mutuo

Hipotecario

Codeudor (Fiadores)

e. Aceptación de documentos legales: Esta categoría comprende todos los documentos legales que puedan servir para

reclamar los montos adeudados por vía judicial de ser necesario, algunos de ellos

son: pagarés, letras de cambios, mutuos, hipotecas, así como también quedan y

facturas cambiarias. Los cuales serán inscritos en el Registro de Comercio para que

tengan mayor fuerza ejecutoria, los mutuos y las hipotecas, en el caso de ser

aplicable.

f. Fiadores: Los fiadores son las sociedades o personas que sin ser beneficiarias del crédito han

contraído la responsabilidad solidaria del mismo, respondiendo con su patrimonio por

el incumplimiento de las obligaciones del deudor. La categoría fiadores incluyen los

deudores solidarios, los fiadores, aceptantes y avalistas de letras de cambio.

En el caso de personas individuales, los fiadores deberán contar con un nivel de

ingresos mensuales iguales o superiores a los del deudor y deberán reunir los

mismos requisitos de los solicitantes.

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g. Preparación y actualización del expediente del cliente

• Contiene, lo estipulado en el literal b.

• Resolución de créditos.

• Carta de recordatorio de cobro.

• Carta de seguimiento de cobro o insistencias.

• Formulario de actualización de datos,

• Estado de saldos mensuales.

4.1.3.2. Políticas para la recuperación de los créditos

A. La empresa deberá asignar un cobrador para realizar la gestión de cobro, de

acuerdo a la ubicación geográfica del domicilio de los clientes.

B. El departamento de créditos y cobros deberá realizar recordatorios a los

clientes a través de una llamada telefónica tres días antes del vencimiento del

crédito.

C. El departamento de créditos y cobros emitirá mensualmente el estado de

cuenta de los clientes y se enviara a través de correo.

D. La empresa podrá otorgar del 1% al 3% de descuento a clientes por pronto

pago de las cuotas establecidas.

E. La empresa podrá otorgar periodo de gracia hasta de un mes, a clientes que

mantienen buen historial crediticio.

F. Los productos que se comercializarán deberán ser de excelente calidad, para

evitar que exista inconformidad por parte de los clientes, lo cual podría

ocasionar que estos no cumplan con sus obligaciones.

G. Cuando existan promociones de los productos comercializados, se deberá

explicar por escrito, que no se admiten cambios, ni reclamos, perdiendo con

esto la garantía que el fabricante brinda.

H. Todos los créditos con saldo mayor de $100.00 que durante los últimos tres

meses no hayan tenido abono alguno, serán entregados a abogados para que

ejecuten su cobro vía judicial.

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I. Los costos judiciales generadas por recuperación de cuentas morosas, serán

absorbidas por los clientes, y serán pactados previamente entre las partes

.

4.1.3.3. Políticas para cuentas incobrables

A. Los registros se llevarán en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica.

B. El periodo contable será considerado del 01 de enero al 31 de diciembre de un

mismo año.

C. Para que una cuenta sea considerada como incobrable deberá cumplir con los

requisitos establecidos en el articulo No.31 de la Ley de Impuesto sobre la

Renta y articulo No.37 del Reglamento:

4.1.3.4. Políticas para cuentas por pagar

A. Analizar la situación económica a corto plazo y, a largo plazo.

B. Proyección de pagos a: proveedores, impuestos, prestamos, sueldos,

servicios, etc. Que estén próximos a la fecha de vencimiento, analizando los

activos corrientes que pueden convertirse en efectivo dentro del curso normal;

es decir el efectivo generado por las ventas al contado y los cobros de las

ventas al crédito.

4.1.4. Normas, procedimientos y flujogramas.

Las normas y procedimientos de créditos y cobros propuestos, permiten ordenar,

estandarizar y mejorar las gestiones que se realizan en el análisis de clientes desde

el otorgamiento hasta la recuperación de los créditos por ventas de mercaderías por

mayor y menor. Además se incluye la medición de las actividades a través de

tiempos máximos de ejecución para lograr un manejo y control eficiente de las

cuentas por cobrar.

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a. Normas y procedimientos para el otorgamiento de créditos

NORMA Y PROCEDIMIENTOS DE CRÉDITO Proceso OTORGAMIENTO DE CRÉDITOS Fecha Subproceso Asesoría al cliente Objetivo: Crear la necesidad de nuestros productos a los clientes potenciales y dar a conocer la entidad.

NORMAS 1- La solicitud de crédito es el documento por excelencia que nos ayuda a tramitar la venta al

solicitante, por lo tanto será responsabilidad del vendedor o el asesor de servicio al cliente que lo atiende al asegurarse de que éste instrumento sea llenado a satisfacción con letra completamente legible, y que las datos que se mencionen estén respaldados por un documento fidedigno de identificación, cuya firma deberá coincidir con la estampada en la solicitud de crédito.

2- La solicitud de crédito deberá tener plasmado el nombre y los apellidos del solicitante de la misma forma que se encuentra en su Documento Único de Identidad, en el caso del representante legal si es persona jurídica.

3- En el caso de aquellas empresas que suelen ser conocidas con nombres comerciales deberá hacerse la respectiva observación o aclaración en el apartado respectivo de la Solicitud de Crédito.

4- La dirección, sea ésta urbana a rural, deberá contener la siguiente: Número o nombre de la calle; nombre de la Colonia o Barrio; nombre de la ciudad o población y nombre del departamento.

PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN OBSERVACIÓN Cliente 1. Se presenta a sala de venta y solicita opciones de crédito o es

visitado por el vendedor.

2. Asesora al cliente y le presenta los planes de crédito, límites de crédito, períodos, descuentos, garantías y cargos adicionales en caso de mora.

Ases

or d

e se

rvic

io a

l cl

ient

e o

vend

edor

3. Entrega solicitud al cliente y el detalle de los documentos necesarios a anexar.

Cliente 4. Llena y devuelve la solicitud con la documentación necesaria requerida.

5. Revisa la información contenida en la solicitud y la documentación anexa.

6. Si no cumple requisitos, regresa al paso 3 7. Si la información y los documentos cumplen los requisitos,

estampa número de solicitud y fecha de recibido.

Ases

or d

e se

rvic

io

al c

lient

e o

vend

edor

8. Al final del día entrega solicitudes y documentación recibida al departamento de créditos y cobros para su correspondiente análisis.

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FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO Empresa:

Unidad:

Proceso: Otorgamiento de Créditos. Subproceso: Asesoría al cliente.

Descripción de Pasos Cliente Asesor de servicio al cliente

El cliente se presenta a la sala de ventas y

solicita opciones de crédito.

Asesoria al cliente y le presenta los planes de

crédito, límites de crédito, períodos, descuentos,

garantías y cargos adicionales en caso de mora.

Entrega solicitud al cliente y el detalle de los

documentos necesarios requeridos.

Llena y devuelve la solicitud con la

documentación necesaria requerida.

Revisa la información contenida en la solicitud

y documentación anexa.

Verifica si la documentación cumple con los

requisitos, si no cumple, regresa al paso tres.

El asesor de servicio al cliente estampa

número de solicitud y fecha de recibido.

El asesor de servicio al cliente entrega al final

del día las solicitudes y documentación recibida

al departamento de créditos y cobros para su

correspondiente análisis.

Inicio

Accesoria al cliente

Entrega al cliente solicitud

Llena y devuelve la solicitud

Revisa la información

Verifica si cumple con los

requisitos

Estampa N° de solicitud

Fin

NoSi

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NORMA Y PROCEDIMIENTOS DE CRÉDITO Proceso OTORGAMIENTO DE CRÉDITOS Fecha Subproceso Evaluación del cliente Objetivo: Evaluar todos los aspectos generales, económicos y financieros de los solicitantes de crédito.

NORMAS 1- La investigación incluye todos aquellos pasos orientados a comprobar lo veracidad de los datos

proporcionados por el solicitante, establecer su capacidad económica, y corroboración de las fuentes de información que servirán en la eventualidad como base para demandar al cliente en un proceso judicial.

2- El solicitante deberá suministrar la siguiente información: Nombre de la empresa según escritura social, dirección, teléfono, nombre del representante legal.

3- En los casos en que el solicitante deba presentar un fiador se deberá tener en cuenta que este último se convierte en un deudor solidario ante nuestra empresa, por lo tanto se deberá tener especial cuidado en la investigación de sus datos y sus referencias, como se tendría con el deudor principal.

4- Se pedirá un mínimo de dos buenas referencias comerciales o una que sea sustancialmente superior al crédito que se encuentra solicitando. Estas referencias no deberán tener más de 2 años de antigüedad y aún cuando se presenten por escrito deberán observar esta regla.

5- El tiempo máximo para la investigación y evaluación del solicitante será de 1 día.

PROCEDIMIENTOS

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

OBSERVACION 1. Se recibe la solicitud y la documentación. 2. Revisa la información contenida en la solicitud y la

documentación anexa.

3. Solicita referencias comerciales del solicitante a la empresa especializada en el record crediticio a que se encuentren afilados.

4. Si es comerciante individual verifica telefónicamente las referencias comerciales y fuentes de ingresos.

5. Si es persona jurídica, prepara análisis de los estados financieros, mediante el uso de las razones financieras de liquidez y endeudamiento, e investiga garantías.

6. Recibe informe de la empresa especializada en el record crediticio, sobre el solicitante.

7. Prepara informe resumen con la recomendación de otorgar o denegar el crédito.

8. Elabora expediente.

A

sist

ente

de

Cré

dito

s y

Cob

ros

9. Envía expediente al comité de créditos y cobros.

17

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO Empresa:

Unidad:

Proceso: Otorgamiento de Créditos. Subproceso: Evaluación del solicitante

Descripción de Pasos Asistente de créditos y cobros

Recibe la solicitud y documentación

Revisa la información contenida en la

solicitud y la documentación anexa.

Solicita referencias comerciales del

solicitante a la empresa

especializada en el record crediticio

a que se encuentran afiliados.

Si es comerciante individual verifica

telefónicamente las referencias

comerciales o fuentes de ingresos, si

es persona jurídica prepara análisis

de los estados financiaros mediante

el uso de razones financieras de

liquidez y endeudamiento.

Recibe informe de la empresa

especializada en el record crediticio

sobre el solicitante.

Prepara informe resumen con la

recomendación de otorgar o denegar

el crédito y elabora expediente.

Envía expediente al comité de

créditos y cobros.

Revisa información y documentos anexos

Solicita referencias

Recibe informe de record

crediticio

Prepara informe resumen y elabora expediente

Inicio

Verifica referencias comerciales

Fin

Envía expediente

Prepara análisis de estados financieros

Revisa si es comerciante individual o persona jurídica

Persona jurídica Persona natural

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NORMA Y PROCEDIMIENTOS DE CRÉDITO Proceso OTORGAMIENTO DE CRÉDITOS Fecha Subproceso Aprobación o denegación. Objetivo: Presentar la evaluación de las solicitudes de crédito para su aprobación o denegación.

NORMAS 1- Una vez se haya obtenido un resultado satisfactorio en la investigación del solicitante, se

informará vía telefónica a éste, sobre la aprobación del crédito a través de una carta, las condiciones del mismo.

2- Las solicitudes de crédito serán rechazadas, cuando se dieren cualquiera de las siguientes condiciones: a) Cuando los solicitantes aparezcan con malas referencias comerciales en nuestro banca de

datos. b) Cuando no aparezcan en los archivos de la empresa, pero que a través de la investigación, se determine que tienen mala experiencia crediticia en otras entidades comerciales y/o instituciones de crédito. c) Cuando no se considere recomendable otorgar más de un crédito a clientes con quienes no se tenga la suficiente experiencia crediticia. d) Cuando un cliente ya está pagando otro crédito a la empresa no se le puede dar un crédito adicional.

3- Si los créditos son rechazados, se avisará a estos vía telefónica. 4- El tiempo máximo para la aprobación o denegación de los créditos será de 1 día.

PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN OBSER

1. Recibe el expediente y revisa que el proceso de análisis

previo, se ha realizado de acuerdo a las normas establecidas.

2. Aprueba o deniega el crédito

C

omité

de

Cré

dito

s y

Cob

ros

3. Envía al Gerente de créditos y cobros el expediente del caso

resuelto, aprobado o denegado.

4. Recibe el expediente del caso resuelto y archiva.

G

eren

te d

e C

rédi

tos

y C

obro

s

5. Traslada copia de la resolución al vendedor o asesor de

servicio al cliente

Asesor de servicio al Cliente

o Vendedor

6. Comunica al cliente sobre la resolución afirmativa o negativa.

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FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO Empresa:

Unidad:

Proceso: Otorgamiento de Créditos. Subproceso: Aprobación o denegación

Descripción de Pasos Comité de créditos y cobros

Gerencia de Asesor o Créditos y cobros vendedor

El comité de créditos recibe el

expediente y revisa el proceso de

análisis previo, de acuerdo a las normas

establecidas.

Comité de créditos aprueba o deniega el

crédito

Comité de crédito envía al gerente de

créditos y cobros el expediente del caso

resuelto, ya sea aprobado o denegado.

Gerente de créditos y cobros recibe el

expediente del caso resuelto y archiva.

Gerente de créditos y cobros traslada

copia de la resolución al asesor de

servicio al cliente o vendedor.

Asesor o vendedor comunica al cliente

sobre resolución afirmativa o negativa.

Recibe expediente

Aprueba o deniega

Envía expediente

Recibe copia de

resolución

Inicio

Recibe y archiva expediente

Fin

Comunica al cliente sobre resolución.

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NORMA Y PROCEDIMIENTOS DE CRÉDITO

Proceso RECUPERACIÓN DE CRÉDITOS Fecha Subproceso Cobros. Objetivo: Establecer los procedimientos para la eficaz recuperación de las cuentas morosas.

NORMAS 1- La efectiva administración de las cobranzas será responsabilidad del Gerencia de Créditos y

cobros. 2- Todo cheque recibido deberá ser reservado inmediatamente los fondos al banco respectivo. 3- El efectivo recibido por los cobros efectuados diariamente, deberán ser remesado en el mismo

día o más tardar el día siguiente. 4- Los cheques recibidos por los cobros deberán ser emitidos a nombre de la empresa y en ningún

momento se recibirán cheques emitidos a nombre de terceras personas. 5- Con el fin de evitar la malversación o desvío de los fondos provenientes de los cobros, se

deberá contratar póliza de seguro de fidelidad para el personal involucrado en el proceso de cobro y manejo del efectivo recibido.

PROCEDIMIENTOS

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN OBSERV Gerencia de Créditos y

Cobros

1. Recibe documentos por ventas al crédito realizadas.

Gerencia de Créditos y

Cobros

2. Elaboración de planes de cobro de acuerdo a los vencimientos.

3. Emisión y envío de estados de cuenta a clientes. Gerencia de Créditos y

Cobros 4. Realizar recordatorios a través de llamadas telefónicas a los

clientes.

5. Realizar los cobros y emite recibo de ingreso. Cobradores 6. Entrega los cobros del día.

7. Recibe los cobros del día, y actualiza saldos de clientes. 8. Elabora reporte de cobros.

Gerencia de Créditos y

Cobros 9. Envía reporte de entrega a Caja del efectivo recibido. 10. Recibe reporte de cobros y efectivo, verifica correlativo de

recibos de ingreso.

11. Prepara y envía remesa por cobros realizados. 12. Elabora Resumen diario de caja

Encargado de Caja.

13. Envía al departamento de contabilidad, el resumen diario de caja y documentación respectiva.

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FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO Empresa:

Unidad:

Proceso: Recuperación de Créditos+ Subproceso: Cobros

Descripción de Pasos Gerencia de créditos y cobros

Cobradores Encargado de caja

La Gerencia de créditos y cobros recibe

los documentos por las ventas al crédito

realizadas.

La Gerencia de créditos y cobros elabora

los planes de cobro de acuerdo a los

vencimientos

La Gerencia de créditos y cobros emite

y envía los estados de cuenta de los

clientes .

La Gerencia de créditos y cobros realiza

recordatorios a través de llamadas

telefónicas a los clientes

Los cobradores realizan los cobros y

emiten recibo.

Los cobradores entregan los cobros del

día.

La gerencia de créditos y cobros recibe

los cobros del día y actualiza los datos

de clientes.

La Gerencia de créditos y cobros

elabora reporte de cobros.

Gerencia de créditos y cobros envía

reporte de entrega a caja y el efectivo

recibido

El encargado de caja recibe reporte de

cobros del día y verifica correlativo de

recibos de ingreso

El encargado de caja prepara y envía la

remesa por los cobros realizados.

El encargado de caja elabora resumen

diario de caja.

El encargado de caja envía a

contabilidad el resumen diario de caja y

documentación respectiva

Inicio

Emite y envía estados de cuenta

Elabora los planes de cobro

Realiza recordatorios a través de llamadas

telefónicas

Recibe cobros y verifica correlativo de recibos

Realizan cobros y emite recibo

Entregan cobros.

Reciben los cobros del día y actualiza los saldos del cliente.

Envía reporte de entrega a caja y el efectivo recibido

Fin

Elabora resumen diario de caja

Prepara y envía remesa del efectivo

Envía resumen diario de caja a contabilidad.

Elabora reporte de cobros.

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NORMA Y PROCEDIMIENTOS DE CRÉDITO Proceso CUENTAS INCOBRABLES Fecha Subproceso Recuperación de Cuentas Incobrables Objetivo: Establecer los procedimientos de control y recuperación de las cuentas incobrables.

NORMAS 1- Mensualmente se emitirá un listado de créditos vencidos, y se respaldaran con la documentación

correspondiente (pagaré, mutuo). 2- Se ajustara al 31 de diciembre de cada ejercicio impositivo. 3- Para que una cuenta sea considerada como incobrables deberá cumplir con los requisitos

establecidos en el art. 31 de la Ley de Impuesto sobre la renta y art. 37 del Reglamento de dicha ley. 4- En caso de recibir abonos de cuentas ya liquidadas este se considerará como otros ingresos, siempre

y cuando este corresponda a una liquidación de un ejercicio anterior, trasladándolo también a créditos y cobros para su registro en el expediente del cliente..

PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN OBSERVACIÓN

Gerente de Créditos y

cobros.

1. Pasa listado de créditos vencidos con documentación de

respaldo, pagaré, mutuo.

2. Realiza análisis según listado y documentación de respaldo.

3. El Contador General verifica los cálculos y la aplicación de

cuentas incobrables según ley.

C

onta

bilid

ad

4. El Contador General envía reporte de abonos de clientes que

se consideraron como incobrables de ejercicios anteriores.

Créditos y

Cobros

5. Registra abonos de clientes considerados como incobrables,

en el expediente.

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FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO Empresa:

Unidad:

Proceso: Cuentas Incobrables. Subproceso: Recuperación de Cuentas incobrables.

Descripción de Pasos Gerente de créditos y cobros

Contabilidad

Jefe de créditos y cobros pasa listado

de créditos vencidos .

Contabilidad realiza análisis según listado

documentos de respaldo.

El contador General verifica los cálculos

y la aplicación de cuentas incobrables

según ley.

Contador General envía reporte de

abonos de clientes considerados como

incobrables en ejercicios anteriores.

Créditos y cobros registra los abonos de

clientes considerados como incobrables,

en el expediente.

Realiza análisis según listado y documentos de respaldo

Verifica los cálculos y la aplicación de cuentas incobrables según ley.

Inicio

Fin

Envía reporte de abonos de clientes considerados como incobrables en ejercicios anteriores.

Registra de abonos de clientes

considerados como incobrables, en el

expediente.

24

FASE II 4.2. CRITERIO DE EVALUACION DE LOS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COSO, APLICADO A LAS OPERACIONES FINANCIERAS EN LAS CUENTAS POR COBRAR.

Esta fase comprende las herramientas para ejecutar evaluaciones en el

departamento de créditos y cobros con base a los ocho componentes del control

interno según el modelo COSO, examinando el desempeño del personal y las

operaciones financieras en las cuentas por cobrar.

4.2.1. Ambiente de control.

ADMINISTRACIÓN

DE RIESGOS EN

LAS CUENTAS POR

COBRAR

Ambiente de control

Establecimientos de objetivos

Identificación de acontecimientos

Evaluación de riesgo

Respuesta al riesgo

Actividades de control

Información y comunicación

Monitoreo

Operaciones financieras de las cuentas por cobrar

ELABORADO POR: EQUIPO DE TESIS

Control Interno

25

Este componente es la base de los demás, ya que trata de influenciar la conciencia

del personal proporcionando disciplina y estructura. Estos factores incluyen la

integridad, los valores éticos, la competencia del personal de la entidad, la filosofía

de los administradores de cómo asignar autoridad y responsabilidad.

Filosofía empresarial

Integridad y valores éticos

Compromiso de competencia

Aprobación de créditos

Ampliación de créditos

Reducir montos y plazos

Ambiente

de

control

de

las

operaiones

financieras

en

las

cuentas

por

cobrar

Perfiles de puestos (Tipos)

Fundamentos del control financiero

Estructura organizacional

Comité de aprobación de créditos

Herramientas Tecnologicas

Divulgación de metas y objetivos

Personal poli-funcional

Incentivos del personal

Políticas de higiene y seguridad ocupacional

Presentación

Sistemas de calidad

Prestaciones

Asignacion de recursos

Reportes de morosidad de cartera

Dinamico y proactivo

Nivel academico

Habilidades y destrezas

Organigrama

Cadena de valores

Estrategias

Cliente interno y externo

Cronogramas de reuniones

Lineas de productos

26

4.2.1.1. Filosofía Empresarial.

La filosofía y el estilo de operaciones de la administración inciden el cómo la

empresa es manejada, tomando en cuenta el conjunto de riesgos normales de los

negocios. Las medianas empresas industriales deben de tener como filosofía, la

divulgación de metas y objetivos, un personal que sea poli-funcional, teniendo en

consideración las leyes, las oportunidades de negocios, las asistencias técnicas, los

tratados de libre comercio, apegándose a estas para una mejor administración.

Es por eso que mencionamos los siguientes aspectos a tomar en cuenta para una

mejor filosofía empresarial y los puntos a evaluar son:

a) El equipo de trabajo debe ser poli funcional.

b) Dentro del departamento de créditos y cobros debe existir el compañerismo

de cooperación mutuo.

c) Conducir las actividades para el mejor desempeño de los objetivos en el

departamento de créditos y cobros.

d) La adecuada divulgación de las medidas de control establecidos en el área.

e) El conocimiento de las metas y objetivos establecidos por el departamento de

créditos y cobros por el personal involucrado.

f) Incentivos por metas alcanzadas en la recuperación de mora, o el desempeño

de los cobradores de la cartera.

g) Acceso y conocimiento de las herramientas tecnológicas para el manejo de

cuentas por cobrar.

27

AMBIENTE DE CONTROL

MATRIZ DE EVALUACION AREA CUENTAS POR COBRAR

FILOSOFIA EMPRESARIAL

OBJETIVO: VERIFICAR EL DESEMPEÑO DE LAS OPERACIONES REALIZADAS POR EL PERSONAL DE CUENTAS POR COBRAR

N° PREGUNTA SI NO COMENTARIO

1 ¿Se divulgan las medidas de control interno implantadas en el departamento de créditos y cobros?

2 ¿Se da cumplimiento a las medidas de control interno implantadas en el departamento de créditos y cobros?

3 ¿Esta capacitado el personal de créditos y cobros para cubrir cualquier puesto del departamento?

4 ¿Se ha evaluado al personal, en el desempeño de sus deberes asignados en el departamento de créditos y cobros?

5 ¿Se poseen herramientas tecnológicas para un mejor desempeño en las cuentas por cobrar?

6 ¿Se desarrollan reuniones para divulgar metas y objetivos en el departamento de créditos y cobros?

7 ¿ Se cumplen las metas y objetivos propuestos por el departamento de créditos y cobros?

8 ¿El jefe de créditos verifica las actividades realizadas por todo el personal?

9 ¿Se crea un ambiente de compañerismo dentro del departamento de créditos y cobros?

10 ¿El personal de créditos y cobros tiene conocimiento sobre los tratados de libre comercio?

11 ¿Tienen incentivos los cobradores? 12 ¿El personal de créditos y cobros conoce sobre leyes

aplicables a las cuentas por cobrar?

13 ¿Pueden afectar los tratados de libre comercio en las cuentas por cobrar?

14 ¿El personal involucrado de créditos y cobros cumple con las metas y objetivos?

28

EVALUACION

FILOSOFIA EMPRESARIAL EXCELENTE

MUY BUENO Artículo I. BUENO MALO

SI TODAS LAS

RESPUESTAS SON

AFIRMATIVAS

SI DIEZ RESPUESTAS SON

AFIRMATIVAS

SI SIETE RESPUESTAS SON

AFIRMATIVAS

NO MENOS DE CINCO

RESPUESTAS

AFIRMATIVAS

CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES

FECHA:

ELABORADO POR:

COMPROMISO DE CORRECCION FECHA RESPONSABLE

4.2.1.2 Integridad y valores éticos.

La efectividad de los controles internos no puede elevarse por encima de la

integridad y de los valores éticos de las persona que lo crea, administra y monitorea,

estos son elementos esenciales del ambiente de control, y repercuten en la

administración y el monitoreo de los demás componentes del control interno. Es

decir, debe de existir una visión, misión, principios y valores éticos, lo cual no es

tarea fácil, pero los valores de la gerencia deben equilibrar lo que concierne a la

empresa, a sus empleados, proveedores, clientes, competidores y público en

general. La conducta ética y la integridad administrativa son producto de la cultura

corporativa, la cual incluye estándares éticos y de comportamiento, la manera de

cómo ellos son comunicados y como se refuerzan en la práctica.

Es por eso que sugerimos los siguientes valores los cuales consideramos esenciales

para el buen desempeño dentro del departamento de créditos y cobros, y los puntos

a evaluar son estos:

a) El departamento de créditos y cobros debe ser honesto, leal y responsable.

29

b) Políticas de higiene, seguridad y salud ocupacional.

c) El personal de créditos y cobros debe de mantener buena presentación.

d) La contratación del personal de cobros debe ser investigada.

e) Arqueos a los cobradores.

f) Control de documentación en poder de cobradores.

g) Prestaciones al personal.

h) Inducción del personal.

AMBIENTE DE CONTROL MATRIZ DE EVALUACION

AREA CUENTAS POR COBRAR INTEGRIDAD Y VALORES ETICOS

OBJETIVO: VERIFICAR EL DESEMPEÑO DEL PERSONAL DE CUENTAS POR COBRAR

N° PREGUNTA SI NO COMENTARIO

1 ¿Se investiga el personal de créditos y cobros antes de contratarse?

2 ¿Se hacen pruebas psicológicas al personal de créditos y cobros?

3 ¿Dentro de la investigación se realiza la prueba de polígrafo?

4 ¿Se hace una inducción sobre las actividades a realizar dentro del departamento de créditos y cobros?

5 ¿Cotiza seguro social el personal de créditos y cobros?

6 ¿Cotiza afp el personal de créditos y cobros?

7 ¿Tiene seguro de vida adicional el personal de créditos y cobros?

8 ¿Se exige el uso de ropa formal en el departamento de créditos y cobros?

9 ¿Se realiza arqueos diarios a los cobradores del departamento de créditos y cobros?

10 ¿Se controlan las facturas en poder de los cobradores del departamento de créditos y cobros?

11 ¿Se controlan los quedan en poder de los cobradores del departamento de créditos y cobros?

12 ¿Existen informe de rutas semanal de cobros en el departamento de créditos y cobros?

30

13 ¿Se hacen inspecciones sorpresivas en las rutas de los cobradores?

14 ¿Existen políticas de higiene, seguridad y salud ocupacional en el departamento de créditos y cobros?

15 ¿Se da cumplimiento a las políticas de higiene, seguridad y salud ocupacional en el departamento de créditos y cobros?

EVALUACION DE

INTEGRIDAD Y VALORES ETICOS EXCELENTE

MUY BUENO BUENO MALO

SI TODAS LAS

RESPUESTAS SON

AFIRMATIVAS

SI DIEZ RESPUESTAS SON

AFIRMATIVAS

SI SIETE RESPUESTAS SON

AFIRMATIVAS

NO MENOS DE CINCO

RESPUESTAS

AFIRMATIVAS

CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES FECHA:

ELABORADO POR:

COMPROMISO DE CORRECCION FECHA RESPONSABLE

4.2.1.3. Fundamento de control financiero.

El fundamento de control interno financiero, debe descansar en el compromiso de la

concientización en la cultura del control, otras en el personal, de forma tal que los

resultados de la gestión financiera refleje la administración económica, eficiente,

eficaz y racional de recursos disponibles y tanto en el bienestar laboral y

empresarial. Por lo antes mencionado damos los siguientes lineamientos a evaluar:

a) Tener en óptimas condiciones los recursos (computadoras, software,

calculadoras, celulares, radios portátiles) asignados para desarrollar mejores

resultados.

b) Hacer buen uso de los recursos para una mejor función del bienestar laboral y

empresarial.

c) Ser eficientes y eficaces al desarrollar las actividades encomendadas.

31

d) Que exista una adecuada asignación de los recursos tecnológicos .

e) Reportes de estadísticas de cobro mensual.

f) Reporte mensuales de morosidad de la cartera.

g) Elaboración de Presupuestos de Ingreso por cobros.

h) Elaboración de flujo de efectivo basado en el ingreso por cobros.

AMBIENTE DE CONTROL MATRIZ DE EVALUACIÓN

AREA CUENTAS POR COBRAR FUNDAMENTOS DE CONTROL FINANCIERO

OBJETIVO: VERIFICAR LOS CONTROLES FINANCIEROS DE LAS CUENTAS POR COBRAR

N° PREGUNTA SI NO COMENTARIO

1 ¿Se realiza reservación de cheques por cobros por parte del personal de créditos y cobros?

2 ¿Se realiza una programación de cobro por vencimientos en el departamento de créditos y cobros ?

3 ¿Se realiza mantenimiento preventivo de todos los recursos asignados al personal de créditos y cobros?

4 ¿El mantenimiento de las herramientas y recursos se realiza mensualmente?

5 ¿Existe personal adecuado para verificar las deficiencias de las herramientas y recursos asignados al personal de créditos y cobros?

6 ¿Se deposita el efectivo cobrado diariamente por los cobradores del departamento de créditos y cobros?

7 ¿Se realiza reporte de estadísticas de cobro mensual en el departamento de créditos y cobros?

8 ¿Se presentan los reportes emitidos por el departamen-to de créditos y cobros a la alta administración?

9 ¿Se elaboran reportes mensuales de morosidad de la cartera en el departamento de créditos y cobros?

10 ¿Están los recibos de cobros debidamente firmados de recibido?

11 ¿Se elabora el presupuesto de ingresos por cobro en el departamento de créditos y cobros?

12 ¿Se cumple el presupuesto de ingreso por cobros en el departamento de créditos y cobros?

32

13 ¿El personal de créditos y cobros cuenta con los recursos tecnológicos para desarrollar sus actividades?

14 ¿Se hace una cobranza anticipada de parte del personal de créditos y cobros?

15 ¿Se capacita al personal de créditos y cobros para uso de software?

EVALUACION DE

FUNDAMENTOS DE CONTROL FINANCIERO

EXCELENTE

MUY BUENO BUENO MALO

SI TODAS LAS

RESPUESTAS SON

AFIRMATIVAS

SI DIEZ RESPUESTAS SON

AFIRMATIVAS

SI SIETE RESPUESTAS SON

AFIRMATIVAS

NO MENOS DE CINCO

RESPUESTAS

AFIRMATIVAS

CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES

FECHA:

ELABORADO POR:

COMPROMISO DE CORRECCION FECHA RESPONSABLE

4.2.1.4. Compromiso de competencia.

La competencia debe reflejar el conocimiento y las habilidades necesarias para

realizar las tareas que definen los trabajos individuales, es decir tener disposición

para desarrollar los diferentes puestos dentro de la entidad, la cual dependen de la

inteligencia, entrenamiento y experiencia del personal, lo cual forma la aptitud de

juicio que se debe aplicar a un trabajo específico. Es por esto que consideramos lo

siguiente para su respectiva evaluación:

a) Adecuada descripción de perfiles de puestos a desempeñar en el

departamento de créditos y cobros.

b) El personal debe poseer un nivel académico acorde al puesto desempeñado

c) El personal debe contar con características personales tales como ser:

dinámico, proactivo y responsable.

33

d) El personal debe contar con habilidades y destrezas en el uso de equipo de

cómputo.

AMBIENTE DE CONTROL MATRIZ DE EVALUACIÓN

AREA CUENTAS POR COBRAR COMPROMISO DE COMPETENCIA

OBJETIVO: REFLEJAR EL CONOCIMIENTO DE LAS HABILIDADES Y DESTREZAS DEL PERSONAL DE CUENTAS POR COBRAR.

N° PREGUNTA SI NO COMENTARIO

1 ¿Las jefaturas del departamento de créditos y cobros están ocupadas por profesionales?

2 ¿Se ha cumplido con las diferentes fases de proceso de dotación y desarrollo de personal de créditos y cobros?

3 ¿Se verifican los perfiles para el reclutamiento de los puestos del departamento de créditos y cobros?

4 ¿Existe un control interno para los perfiles de puestos de personal de créditos y cobros?

5 ¿Se recibió requerimiento de personal para dar inicio el proceso de reclutamiento y selección de personal de créditos y cobros?

6 ¿Están en el expediente las pruebas de conocimiento y aptitudes realizadas al personal seleccionado del departamento de créditos y cobros?

7 ¿Se hacen exámenes psicológicos al personal seleccionado del departamento de créditos y cobros?

8 ¿El examen psicológico para el personal de créditos y cobros se realiza por un profesional?

9 ¿Se realiza test de habilidades al personal seleccionado del departamento de créditos y cobros?

10 ¿Se hace examen de conocimiento de uso de hardware al personal de créditos y cobros?

11 ¿Se hace examen de conocimiento de uso de software al de personal de créditos y cobros

34

EVALUACIÓN COMPROMISO Y COMPETENCIA

EXCELENTE MUY BUENO BUENO MALO

SI TODAS LAS

RESPUESTAS SON

AFIRMATIVAS

SI OCHO RESPUESTAS

SON AFIRMATIVAS

SI SEIS RESPUESTAS SON

AFIRMATIVAS

NO MENOS DE

CUATRO RESPUESTAS

AFIRMATIVAS

CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES

FECHA:

ELABORADO POR:

COMPROMISO DE CORRECCION FECHA RESPONSABLE

4.2.1.5. Estructura Organizacional.

La estructura organizacional de una empresa proporciona la estructura conceptual

mediante la cual se planean, ejecutan, controlan y monitorean sus actividades para

alcanzar los objetivos globales. Deben de existir procesos para todas las actividades

a desarrollar, las cuales pueden relacionarse a una cadena de valores, es decir

actividades de acceso al interior llamado “cliente interior”, operaciones o producción,

cliente externo, y al final buscar una buena relación con sus proveedores. Para una

estructura organizacional exitosa se debe definir las áreas claves de autoridad y

responsabilidad y el establecimiento de líneas apropiadas de información, la cual

debe de ir adaptada a sus necesidades, y pueden estar organizadas por industrias o

línea de productos, por ubicación geográfica o por una red de mercado. La estructura

organizacional depende en parte del tamaño y de la naturaleza de sus actividades,

de aquí se parte para llevar a cabo las estrategias diseñadas para cumplir con los

objetivos específicos, en función de las operaciones financieras en las cuentas por

cobrar. Es así que se dan los siguientes lineamientos los cuales se evaluaran:

a) Definición de un organigrama del departamento de Créditos y Cobros.

b) La existencia de una apropiada relación con otras áreas o involucrados.

c) Reconocimiento de la autoridad dentro del departamento de créditos y cobros.

35

AMBIENTE DE CONTROL MATRIZ DE EVALUACION

AREA CUENTAS POR COBRAR ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

OBJETIVO: VERIFICAR LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL QUE MANEJA EL AREA DE CUENTAS POR COBRAR

N° PREGUNTA SI NO COMENTARIO

1 ¿Existe un organigrama en el departamento créditos y cobros

2 ¿La estructura organizativa definida responde al cumplimiento de los objetivos en el departamento de créditos y cobros?

3 ¿El departamento de créditos y cobros tiene una comunicación estrecha con otros departamentos?

4 ¿Se respetan los niveles de jerarquía en el departamento de créditos y cobros?

5 ¿Se divulgan los niveles de autoridad en el departamento de créditos y cobros?

6 ¿Considera necesarias las capacitaciones de las jefatu-ras de créditos y cobros?

7 ¿Existe personal ejecutivo en el departamento de crédi-tos y cobros para la atención de clientes especiales?

8 ¿Se consideran a otras jefaturas para la divulgación de los resultados del departamento de créditos y cobros?

9 ¿Existe una persona para monitorear los resultados del departamento de créditos y cobros?

10 ¿Existen procesos para desarrollar las gestiones de cobros ?

EVALUACION DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

EXCELENTE

MUY BUENO BUENO MALO

SI TODAS LAS

RESPUESTAS SON

AFIRMATIVAS

SI OCHO RESPUESTAS

SON AFIRMATIVAS

SI SEIS RESPUESTAS SON

AFIRMATIVAS

NO MENOS DE CINCO

RESPUESTAS

AFIRMATIVAS

CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES

FECHA:

ELABORADO POR:

COMPROMISO DE CORRECCION FECHA RESPONSABLE

36

4.2.1.6. Comité de aprobación de créditos.

Esto es parte fundamental, debido a su importancia por lo cual se debe contar con un

comité de aprobación de créditos.

Por lo cual sugerimos los siguientes lineamiento para conformar dicho comité y poder

ser evaluados:

a) El comité debe estar integrado por personas de experiencia administrativa.

b) Debe ser integrado por personas conocedoras del sistema, como ejecutivos y

demás empleados para aportar sus experiencias para un mejor desempeño.

c) Principales actividades del comité son: aprobación de créditos, ampliación de

estos, reducir montos y plazos; y apertura de nuevos clientes.

d) Deben existir niveles de autorización.

e) Existencia de cronogramas de reuniones del comité de crédito y cobros.

AMBIENTE DE CONTROL MATRIZ DE EVALUACION

AREA CUENTAS POR COBRAR COMITÉ DE APROBACIÓN DE CRÉDITOS

OBJETIVO: VERIFICAR EL DESEMPEÑO DEL COMITÉ DE APROBACION DE CREDITOS.

N° PREGUNTA SI NO COMENTARIO

1 ¿Se realiza un análisis previo de la situación financiera de los clientes para establecer y aprobar el limite de crédito?

2 ¿Se verifican que los créditos se otorgan de acuerdo a las políticas establecidas en el departamento de créditos y cobros?

3 ¿Están documentadas en el expediente las garantías correspondientes a los créditos otorgados?

4 ¿Existen parámetros para establecer diferentes categorías de créditos?

5

¿Se realiza una verificación de la existencia de las garantías recibidas por los créditos otorgados?

6 ¿Queda documentado por medio de actas el resultado de las reuniones?

37

7 ¿Se aplican las políticas establecidas para la recuperación de créditos?

8 ¿Existe cronograma de reuniones del comité?

9 ¿El comité esta integrado por profesionales?

10 ¿Se establecen incentivos para los encargados de la recuperación de mora?

11 ¿Existen niveles de autorización dentro del comité?

12 ¿Se aplica algún porcentaje de recargo por morosidad a los clientes?

13 ¿Se aplican descuentos como incentivos a los clientes puntuales?

14 ¿El comité esta integrado por personas no profesionales?

15 ¿Los créditos otorgados a clientes están de acuerdo a los limites establecidos por el comité de créditos?

EVALUACION DE COMITÉ Y APROBACION DE CREDITOS

EXCELENTE

MUY BUENO BUENO MALO

SI TODAS LAS

RESPUESTAS SON

AFIRMATIVAS

SI DIEZ RESPUESTAS SON

AFIRMATIVAS

SI SIETE RESPUESTAS SON

AFIRMATIVAS

NO MENOS DE CINCO

RESPUESTAS

AFIRMATIVAS

CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES

FECHA:

ELABORADO POR:

COMPROMISO DE CORRECCION FECHA RESPONSABLE

38

4.2.2. Establecimiento de objetivos.

Los objetivos deben de existir antes que la dirección pueda identificar potenciales

eventos que afecten su consecución. La gestión de riesgos corporativos asegura que

la dirección ha establecido un proceso para fijar objetivos y que estos apoyan la

misión de la entidad y están en línea con ella, además de ser consecuentes con el

riesgo aceptado.

Es por eso que mencionamos algunos objetivos dentro de la gestión de las cuentas

por cobrar que serán evaluados en el cuestionario correspondiente, sin embargo

aclaramos que estos pueden ser modificados por la empresa que utilice el modelo

con base a sus propias metas corporativas:

a) Cumplir con los porcentajes de ventas al crédito establecidas con respecto a

las ventas totales.

b) Reducir del porcentaje de irrecuperabilidad de las cuentas por cobrar.

c) Disminuir los costos administrativos en las cuentas por cobrar.

d) Maximizar el flujo de efectivo en la recuperación de la cartera de créditos.

e) Incentivar a los clientes al pronto pago de los saldos adeudados.

f) Mantener actualizados los expedientes de los clientes.

g) Custodiar adecuadamente los documentos de cobros de la cartera de clientes.

h) Contar con un sistema de información suficiente para la toma de decisiones en

las cuentas por cobrar.

i) Intensificar el desempeño de las cuentas por cobrar.

39

Esquemáticamente se puede observar asi:

CATEGORIA DE LOS OBJETIVOS

TOLERANCIA AL RIESGO

C A M B

OPERATIVOS 1 Disminuir los costos.2 Maximizar el efectivo.

RELACIONADOS1 Mejorar el desempeño.2 Incrementar las utilidades.

Crítico AltoMedioBajo

La admnistración en función a la tolerancia alriesgo debe propiciar una reducción continua

en los niveles de incidencia de este.

ESTRATÉGICOS1 Reducir la incobrabilidad.2 Facilitar el pronto pago.

OBJETIVOS SELECCIONADOS EN LAS OPERACIONES FINANCIERAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR

1 - Reducir el porcentaje de irrecuperabilidad.2 - Disminuir los costos admnistrativos en la cobranza.3 - Maximizar el flujo de efectivo, producto de la recuperación de créditos.4 - Facilitar el pronto pago mediante políticas de incentivo financiero.

40

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS MATRIZ DE EVALUACION

AREA CUENTAS POR COBRAR ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

OBJETIVO: VERIFICAR EL ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS EN EL AREA DE CUENTAS POR COBRAR

N° PREGUNTA SI NO COMENTARIO

1 ¿Se identifican los potenciales acontecimientos para establecer los objetivos en el departamento de créditos y cobros?

2 ¿Existe un proceso para establecer los objetivos del departamento de créditos y cobros?

3 ¿Se verifica o confirma la información del cliente antes de aprobar un crédito en el departamento de créditos y cobros?

4 ¿En el departamento de créditos y cobros se han reducido los porcentaje de irrecuperabilidad?

5 ¿En el departamento de créditos y cobros se han disminuido los costos administrativos en la cobranza?

6 ¿Se a incrementado el flujo de efectivo por la recuperación de créditos en las cuentas por cobrar?

7 ¿La jefatura dispone de la información necesaria para cumplir los objetivos trazados en el departamento de créditos y cobros?

8 ¿En el departamento de créditos y cobros existen políticas de incentivos de pronto pago?

9 ¿Se ha mejorado la recuperación de créditos, en el departamento de créditos y cobros?

10 ¿Existe un cargo de interés para los clientes que están en mora en el departamento de créditos y cobros?

11

¿Se emite nota de cargo al cliente por cheque rechazado en el departamento de créditos y cobros?

12 ¿Se ha mejorado el desempeño de operaciones financieras de las cuentas por cobrar?

13 ¿Se actualizan los sistemas de información del departamento de cuentas por cobrar?

14 ¿Se hacen cierres mensuales de la cartera de créditos en el departamento de créditos y cobros?

15 ¿Se realiza inventario de documentación de la cartera de clientes?

16 ¿Se elabora programaciones de cobro en el departamento de créditos y cobros?

41

17 ¿En el departamento tiene todo el personal acceso a la documentación de cobros?

18 ¿El incentivo por pronto pago se hace en el momento del pago?

19 ¿Los incentivos por pronto pago se hace después del pago?

20 ¿Se investigan las garantías presentadas por los clientes?

EVALUACION DE ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

EXCELENTE

MUY BUENO BUENO MALO

SI TODAS LAS

RESPUESTAS SON

AFIRMATIVAS

SI QUINCE DE LAS

RESPUESTAS SON

AFIRMATIVAS

SI DIEZ DE LAS

RESPUESTAS SON

AFIRMATIVAS

NO MENOS DE CINCO

RESPUESTAS

AFIRMATIVAS

CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES

FECHA:

ELABORADO POR:

COMPROMISO DE CORRECCION FECHA RESPONSABLE

42

4.2.3. Identificación de acontecimientos (eventos)

Los acontecimientos internos y externos que afectan los objetivos de la entidad

establecidos anteriormente deben ser identificados, diferenciados entre riesgos y

oportunidades. Estas últimas revierten hacia la estrategia de la dirección o los

procesos para fijar objetivos.

Es por eso que hacemos un mapeo de eventos a tomar en cuenta para una mejor

identificación de acontecimientos, sin embargo aclaramos que estos pueden ser

modificados por la empresa que utiliza el modelo con base a cada evento según

prioridades:

a) Suspensión de línea y disminución de montos de crédito.

b) Competencia desleal.

c) Incumplimiento de pago de los clientes.

d) Cobros judiciales y pagos posteriores a la mora de los clientes.

e) Cobros puntuales.

f) Descuentos por pronto pago a los clientes.

g) Perdida o falta de ubicación de expedientes de clientes.

h) Actualización de expedientes de clientes.

i) Perdida de garantías presentadas por los clientes.

j) Perdida de documentación de cobros.

k) Robo de documentos de cobros.

l) Fraudes a través de sistemas informáticos.

m) Innovación de tecnología en el control y manejo de las cuentas por cobrar..

n) Situación económica, social y política del país.

o) Incremento del salario mínimo.

p) Alza del combustible, y sus consecuencias tales como: aumento de pago de

transporte colectivo, energía eléctrica, agua potable, etc.. que inciden en la

capacidad de pago de los clientes..

43

Este componente se puede observar esquemáticamente de la siguiente forma:

FACTORES A CONSIDERAR

DISTINGUIENDO OPORTUNIDADES Y RIESGOS

EXTERNOS

ACONTECIMIENTOS

IDENTIFICACIÓN DE

ACONTECIMIENTOS ( EVENTOS )

INTERNOS

Impactos positivos 1 Disposición al cambio.2 Capacitación.

Impactos negativos 1 Reacción a sucesos.2 Cultura de impuntualidad y mora en pago de clientes.

R i e s g o s 1 Areas criticas en el control del crecimiento proyectado.2 Incremento de gastos de operación.3 Experimentación en nuevas líneas de negocios.

O p o r t u n i d a d e s1 Crecimiento empresarial.2 Mejora continúa en el desempeño.3 Ampliación de cartera de clientes.

IMPORTANCIA RELATIVA

EVALUACIÓN DEL

COMPONENTE

1- TLC'S.2- Asistencia Ténica.3- Calificadores de riesgos.4- Situación económica del país.5- Alza del combustible.6- Alza de la energía eléctrica.

1- Fortalecimiento constante del control interno.2- Control presupuestal periodico.3- Inversión basada en crecimiento incremental.4- Perdida o robo de documentos.5- Costos de abogados.6- Incremento del salario minimo.

44

Para tener claro la identificación de acontecimiento se elabora el siguiente inventario

o mapeo de eventos, que se detallan a continuación:

- Valor de ventas al crédito.- Valor de cuentas por cobrar.- Promedio mensual de cobranza.- Porcentaje de incobra- bilidad mensual.- Categorías de clientes en mora.- Gestiones de cobros realizado.- Pagos posteriores a la mora.- Suspensión de créditos.- Realización judicial de duedas.- Medición de utilidad en ventas al crédito.- Plazos de créditos otorgados.- Monto de créditos.- Garantías otorgadas por los clientes.- Historial credíticio.- Descuentos por pronto pago.

INVENTARIO MAPEO Ó

TORMENTADE EVENTOS

FLUJO DEL PROCESO DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Favorables - Venta de oportunidad - Cliente único

Casos Excepcionales

Resultados financieros

Presupuestos

Estadisticas

Análisis yevaluación

de información

histórica

Desfavorables - Catástrofes- Siniestros- Fraudes

IDENTIFICACIÓN DE ACONTECIMIENTOS

Cartera de clientes

Satifacción de clientes

Post venta

Efectividad

Eficiencia

Rentabilidad

45

IDENTIFICACION DE ACONTECIMIENTOS MATRIZ DE EVALUACION AREA CUENTAS POR COBRAR

IDENTIFICACION DE ACONTECIMIENTOS

OBJETIVO: VERIFICAR LOS POSIBLES ACONTECIMIENTOS QUE PUEDAN OCURRIR CUANDO SE APRUEBE UN CREDITO.

N° PREGUNTA SI NO COMENTARIO

1 ¿Se identifican los acontecimientos inoportunos en la cartera de clientes?

2 ¿Se discute con el personal la evaluación de los riesgos que se identifican en los clientes?

3 ¿Se hace análisis del porcentaje de ventas al crédito en el departamento de créditos y cobros?

4 ¿Se proyecta el promedio mensual de cobranza en el departamento de créditos y cobros?

5 ¿Se analizan los niveles mensuales de incobrabilidad?

6 ¿Se investiga el robo por perdida de documento de cobros?

7 ¿Esta preparado el departamento, para un fraude en la cartera de clientes?

8 ¿Se registran los pagos posteriores de los clientes en mora en el departamento de crédito y cobros?

9 ¿En el departamento de créditos y cobros existe una persona para la actualización de los expedientes de los clientes?

10 ¿Se reportan a la alta gerencia la perdida de expedientes de clientes?

11 ¿Se investiga la perdida de expedientes de clientes?

12 ¿Se suspenden los créditos a los clientes en mora?

13 ¿El descuento por pronto pago esta autorizado por la alta gerencia?

14 ¿Se analizan los estados financieros de los clientes para el otorgamiento de los créditos?

15 ¿Considera necesario recurrir al cobro jurídico al haber agotado todos los mecanismos de cobro?

16 ¿Se considera la situación económica del país al momento de otorgar un crédito?

17 ¿El incremento al salario mínimo dificulta el pago de los clientes?

18 ¿El alza de los combustibles afecta el cumplimiento del pago de los clientes de las cuentas por cobrar?

46

19 ¿Se reponen las garantías perdidas de los clientes?

20 ¿El reponen los informes perdidos para la alta gerencia?

21 ¿La alta gerencia considera los nuevos sistemas de control para las cuentas por cobrar?

EVALUACION DE IDENTIFICACIÓN DE ACONTECIMIENTOS

EXCELENTE

MUY BUENO BUENO MALO

SI TODAS LAS

RESPUESTAS SON

AFIRMATIVAS

SI QUINCE DE LAS

RESPUESTAS SON

AFIRMATIVAS

SI DIEZ DE LAS

RESPUESTAS SON

AFIRMATIVAS

NO MENOS DE CINCO

RESPUESTAS

AFIRMATIVAS

CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES

FECHA:

ELABORADO POR:

COMPROMISO DE CORRECCION FECHA RESPONSABLE

47

4.2.4. Evaluación de riesgos. Los riesgos se analizan considerando su probabilidad e impacto como base para

determinar como deben ser gestionados y se evalúan desde una doble perspectiva,

inherente y residual. Para nuestro trabajo de tesis se consideran estos riesgos como

de mayor relevancia, los cuales se detallan en el siguiente grafica. Pero queda a

disposición de las entidades considerar otros riesgos que se pueden dar en las

cuentas por cobrar.

DE CREDITO

DE LIQUIDEZ

DE DOCUMENTACION

DE CUSTODIA

DE INFORMACION

EVALUACION

DE

RIESGOS

Suspención y disminución de montos de créditos

Competencia desleal

Situación económica del país

Incumplimiento de pagos

Perdida de expedientes de clientes

Perdida de documentación del expediente

Perdida de garantías

Perdida de documentos de cobros

Robo de documentos de cobros

Fraudes de información

Perdida de archivos de información

Cobros judiciales

Riesgo de Liquidez: Capacidad de la empresa para hacer frente a sus obligaciones

a corto plazo, por lo tanto las cuentas por cobrar son relevantes cuando se trate de

liquidez de la organización.

Riesgo de crédito: Riesgo de perdida debido al incumplimiento potencial por parte

del cliente de las obligaciones con la empresa en las fechas originalmente pactadas.

Riesgo de Documentación: Riesgo de pérdida debido a una documentación

inadecuada o no exigible.

Riesgo de Custodia: Riesgo de perder los activos físicos de la empresa (en nuestro

caso documentos como las garantías presentadas por los clientes, quedan, facturas

de cobro, etc) de un cliente.

Riesgo de Información: Riesgo de que la información de la empresa, de los clientes

y del personal restringida y de uso interno este indebidamente protegida y utilizada.

48

MATRIZ DE EVALUACION AREA: CREDITOS Y COBROS

RIESGO DE CREDITO F-ME-12 OBJETIVO: Verificar que se este evaluando el riesgo de crédito oportunamente en el departamento de créditos y cobros. DISCUSIÓN DE LOS HALLAZGOS: Personas responsables del área en evaluación PROCEDIMIENTO:

Solicite la documentación correspondiente a la muestra, al encargado del área a evaluar. Efectúe la verificación de acuerdo a las preguntas que se detallan en cuestionario adjunto. Marque SI o NO de acuerdo a lo determinado en la verificación. En el campo de Observaciones, anote alguna información adicional que considere importante para la evaluación.

CUESTIONARIO: 1. ¿Se evalúa la condición económica del cliente antes de aprobar el crédito?

2. ¿Se investiga la situación financiera de los clientes ?

3. .¿Se cumplen los requisitos de documentación cuando se aprueba un crédito?

4. ¿ Se autorizan los créditos de acuerdo a las políticas establecidas ?

5. ¿ Los créditos otorgados están autorizados por el comité de crédito y cobros?

6. ¿Para la ampliación de montos de créditos se piden nuevas garantías ?

7.¿Se considera la situación económica del país para la aprobación de créditos ?

8. ¿Afecta la competencia desleal para la apertura de nuevos créditos?

9. ¿A los clientes en mora se les suspende el crédito otorgado hasta que cancela la deuda?

10. ¿Existen parámetros para establecer diferentes categorías de clientes?

OBSERVACIONES:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ FECHA:___________________________________ NOMBRE, FIRMA Y CARGO ________

49

MATRIZ DE EVALUACION AREA: CREDITOS Y COBROS RIESGO DE LIQUIDEZ F-ME-11

OBJETIVO: Verificar que se este evaluando el riesgo de liquidez en el departamento de créditos y cobros. DISCUSIÓN DE LOS HALLAZGOS: Personas responsables del área en evaluación PROCEDIMIENTO:

Solicite la documentación correspondiente a la muestra, al encargado del área a evaluar. Efectúe la verificación de acuerdo a las preguntas que se detallan en cuestionario adjunto. Marque SI o NO de acuerdo a lo determinado en la verificación. En el campo de Observaciones, anote alguna información adicional que considere importante para la evaluación.

CUESTIONARIO: 1. ¿Se elabora programación de cobros por vencimiento en el departamento de créditos y cobros?

2. ¿Se remesa el efectivo cobrado en el momento de cobro?

3. ¿Se realiza liquidación de cobros diariamente en el departamento de créditos y cobros?

4. ¿Se elaboran reportes de entrega de quedan para cobros a los cobradores?

5. ¿Se verifican los valores de remesas conforme los quedan entregados a cobros?

6. ¿Se cobran los costos judiciales a los clientes en mora?

7.¿Se actualiza la información financiera de los clientes?

8. ¿Existe una persona para tramitar los quedan?

9¿Se hacen notas de cargo a los clientes por comisiones de cheques rechazados?

10. ¿Si los clientes abonan a cuentas bancarias , estos se verifican?

OBSERVACIONES__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ FECHA:___________________________________ NOMBRE, FIRMA Y CARGO _______________________________________

50

MATRIZ DE EVALUACION AREA: CREDITOS Y COBROS

RIESGO DE DOCUMENTACIÓN F-ME-9 OBJETIVO: Verificar que se evalúe el riesgo de documentación en el departamento de créditos y cobros. DISCUSIÓN DE LOS HALLAZGOS: Personas responsables del área en evaluación PROCEDIMIENTO:

Solicite la documentación correspondiente a la muestra, al encargado del área a evaluar. Efectúe la verificación de acuerdo a las preguntas que se detallan en cuestionario adjunto. Marque SI o NO de acuerdo a lo determinado en la verificación. En el campo de Observaciones, anote alguna información adicional que considere importante para la evaluación.

CUESTIONARIO: 1. ¿Dentro del departamento de créditos y cobros existe una persona que se encargue de los expedien-tes de los clientes?

2. ¿Se actualizan frecuentemen-te los datos de generales de los clientes?

3. .¿Dentro del expediente se encuentra la solicitud de crédito del cliente?

4. ¿se actualizan anualmente la información financiera de los clientes?

5. ¿Se notifica a la gerencia financiera el extravío de expediente de los clientes?

6. ¿Se encuentran los expedientes en el departamento de créditos y cobros?

7.¿Se encuentran los expedientes resguardados en un archivo identificado?

8. ¿Se verifica que los estados financieros presentados por los clientes estén debidamente auditados?

9¿Se hace un inventario físico de los expedientes de los clientes?

10. ¿Existen en los expedientes copias de las garantías presentas por los clientes ?

OBSERVACIONES:__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ FECHA:___________________________________ NOMBRE, FIRMA Y CARGO _______________________________________

51

MATRIZ DE EVALUACION AREA: CREDITOS Y COBROS RIESGO DE CUSTODIA F-ME-10

OBJETIVO: Verificar que se evalúe el riesgo de custodia en el departamento de créditos y cobros. DISCUSIÓN DE LOS HALLAZGOS: Personas responsables del área en evaluación PROCEDIMIENTO:

Solicite la documentación correspondiente a la muestra, al encargado del área a evaluar. Efectúe la verificación de acuerdo a las preguntas que se detallan en cuestionario adjunto. Marque SI o NO de acuerdo a lo determinado en la verificación. En el campo de Observaciones, anote alguna información adicional que considere importante para la evaluación.

CUESTIONARIO: 1. ¿Se encuentran en un archivo por aparte las garantías de los clientes?

2. ¿En el departamento cuanta con una persona para custodiar las garantías de los clientes?

3. ¿ Se investigan las garantías presentadas por los clientes?

4. ¿ Se realiza una verificación de la existencia de las garantías recibidas por los créditos ?

5. ¿ Se informa a la gerencia financiera el extravío de una garantía recibidas de los clientes ?

6. ¿Se firma el informe de los documentos de cobros al recibirlos los cobradores?

7.¿Existe un seguro de fidelidad de los cobradores para evitar algún fraude?

8. ¿Se notifica a la gerencia financiera la perdida de documentos de cobros de los clientes?

9¿ Se notifica el robo de documentos de cobros a la gerencia financiera?

10. ¿Se reponen por perdida o robo los documentos a cobro?

OBSERVACIONES:__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ FECHA:___________________________________ NOMBRE, FIRMA Y CARGO _______________________________________

52

MATRIZ DE EVALUACION AREA: CREDITOS Y COBROS

RIESGO DE INFORMACIÓN F-ME-4 OBJETIVO: Verificar que se evalúe el riesgo de custodia en el departamento de créditos y cobros. DISCUSIÓN DE LOS HALLAZGOS: Personas responsables del área en evaluación PROCEDIMIENTO:

Solicite la documentación correspondiente a la muestra, al encargado del área a evaluar. Efectúe la verificación de acuerdo a las preguntas que se detallan en cuestionario adjunto. Marque SI o NO de acuerdo a lo determinado en la verificación. En el campo de Observaciones, anote alguna información adicional que considere importante para la evaluación.

CUESTIONARIO: 1. ¿Los sistemas de información con que se cuentan se ajustan a las necesidades del departa-mento de créditos y cobros?

2. ¿Se tienen claramente los medios utilizados para proporcionar información interna y externa?

3. ¿Son efectivos los medios por los cuales se obtiene la información?

4. ¿La información que se genera en el departamento es confiable oportuna y suficiente para ser remitida a las gerencias relacionadas ?

5. ¿ La información que se genera en el departamento es para verificar el cumplimiento de las metas y los objetivos ?

6. ¿Se cumplen los plazos establecidos para elaborar los informes pertinentes al departamento de créditos?

7.¿La información que se genera con prontitud a los departamentos involucrados es oportuna y confiable ?

8. ¿Se custodia apropiadamente la información propia y de usuario en el departamento de créditos?

9¿El personal cuanta con la documenta-ción necesaria para procesar información oportuna?

10. ¿Se realizan reuniones periódicas con el personal para informar de nuevos asuntos relacionas a los sistemas de información?

OBSERVACIONES:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ FECHA:___________________________________ NOMBRE, FIRMA Y CARGO _____________________________________

53

RIESGO

SI OCHO A DIEZ PREGUNTAS SON

AFIRMATIVAS

SI CINCO A SIETE PREGUNTAS SON

AFIRMATIVAS

DE CERO A CUATRO PREGUNTAS

AFIRMATIVAS

ALTO __________ MEDIO _________ BAJO ____________

FACTORES DE MAYOR INCIDENCIA AL RIESGO. INTERNO ________ EXTERNO _________

RESPUESTAS DE CONTROLES

MATRIZ DE ANÁLISIS DE RIESGOS IDENTIFICADOS

CALIFICACIÓN DEL RIESGO EN FUNCIÓN DE SU IMPORTANCIA

Riesgo: Aquí se anotará el riesgo identificado.

Calificación del riesgo en función de su importancia:

En esta parte se calificará el riesgo en alto, medio y bajo; donde se considerará

alto cuando existan ocho a diez respuestas afirmativas, se considerará medio si

existen de cinco a siete respuestas afirmativas y se considerará bajo con

menos de cinco respuestas afirmativas.

Factores de mayor incidencia al riesgo:

En este apartado de la matriz de evaluación se considerará factores de mayor

incidencia el cual puede estar relacionados a factores internos y externos,

donde pueden estar ambos a la vez.

Respuestas de controles:

Aquí se colocará los controles que se implementaran para reducir el porcentaje

del riesgo identificado el cual se efectuaran controles a posterior.

Nota Este modelo de matriz se utilizara para cada uno de los cuestionarios de los riesgos identificados anteriormente. 4.2.5. Respuesta al riesgo.

54

Según los riesgos identificados anteriormente estos se pueden evitarse,

reducirlo compartirlo o como última instancia aceptarlo con un nivel mínimo de

tolerancia, y esto dependerá de su calificación, asi como de los factores que

existen para que el riesgo exista. Siendo la dirección la que seleccione las

posibles respuestas para evitar, reducir o compartir los riesgos desarrollando

una serie de acciones para alinearlos con el riesgo aceptado y las tolerancias al

riesgo de la entidad. Pero queda a criterio de cada una de las entidades como

manejar los riesgos identificados.

Acciones para descontinuar

las actividadesque lo generan

Acciones para compartir o transferir

probabilidad o impacto

Nivel mínimo detolerancia al riesgo

Sin acciones

R E D U C I R L O

C O M P A R T I R L O

A C E P T A R L O

E V I T A R L O

RESPUESTA AL

RIESGO

Acciones para reducir probabilidad

o impacto EVALUACIÓN

DEL COMPONENTE

Haciendo un mapeo de acciones se puede determinar; si el riesgo se evita,

reduce, comparte o se acepta, dependiendo de cómo lo halla evaluado la

entidad, ya que se busca es una respuesta a los riesgos identificados

anteriormente; pero estas pueden variar de acuerdo a los riesgos identificados

y los criterios que toma en cuenta cada una de las entidades involucradas.

55

- Disminución períodica de indicadores de riesgos.

- Decisiones oportunas de suspensión de créditos.

- Cumplimiento de rutas y políticas de cobros.

PROBABILIDAD

- Margen de utilidad.

- Incremento del flujo de efectivo.

- Administración eficiente de cuentas por cobrar.

IMPACTO

- Garantías Solidarias.

- Fianzas Bancarías.

- Calificación de riesgo credíticios.

- Políticas de negocios y compensa ción de cuentas por cobrar, pagos

- Recuperación juducial.

- Cobertura de seguros por siniestro en cuentas por cobrar.

TRANSFERIR

PARA EVITARLO PARA REDUCIRLO PARA COMPARTIRLO

A C C I O N E S

RESPUESTA A LOS RIESGOS EN LAS CUENTAS POR COBRAR

COMPARTIR

Controles preventivos en:

- Anticipación al cobro.- Aceptación de cheques teleconfirmados o de caja.- Abonos a cuenta por parte de los clientes. - Información diaria de saldos.- Confirmación de garantías otorgadas. - Oportunidad en gestiones judiciales de recuperación de mora.- Depósito integro y oportuno de la cobranza.- Persona apropiada para resguardo de garantías.- Archivo para expedientes y documentación de cobro de los clientes.- Revision y mantenimiento de sistemas de información para las cuentas por cobrar.- Proporción de la información necesaria sobre las deficienciasde control interno

RESPUESTA AL RIESGO MATRIZ DE EVALUACION

AREA CUENTAS POR COBRAR RESPUESTA AL RIESGO

OBJETIVO: DARLE SEGUIMIENTO AL RIESGO PARA PODER ANTEPONERSE.

N° PREGUNTA SI NO COMENTARIO

1 ¿Existen controles para los riesgos identificados?

2 ¿Existe amplio control para anticiparse al cobro?

3 ¿Se reservan los cheques emitidos por los clientes?

56

4 ¿La administración superior recibe información diario de cobros?

5 ¿La persona encargada confirma las garantías que otorgan los clientes?

6 ¿Se hace gestiones de recuperar vía judicial?

7 ¿Los cobradores depositan lo cobrado diariamente?

8 ¿Se realizan oportunamente los pagos de los clientes?

9 ¿Se suspenden los créditos por retrazo en pagos?

10 ¿Se supervisa la ruta de los cobradores?

11 ¿Los cobros en mora se transfieren a agencias de cobro?

12 ¿Existen seguros por siniestro en las cuentas por cobrar?

13 ¿Se hace mantenimiento de los sistemas de manejo de las cuentas por cobrar?

14 ¿Tienen los clientes calificación de riesgos crediticios?

15 ¿Para el otorgamiento de crédito se requiere de una fianza bancaria?

EVALUACION

RESPUESTA AL RIESGO EXCELENTE MUY BUENO BUENO MALO

SI TODAS LAS

RESPUESTAS SON

AFIRMATIVAS

SI OCHO RESPUESTAS

SON AFIRMATIVAS

SI SEIS RESPUESTAS SON

AFIRMATIVAS

NO MENOS DE CINCO

RESPUESTAS

AFIRMATIVAS

CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES

FECHA:

ELABORADO POR:

COMPROMISO DE CORRECCION FECHA RESPONSABLE

4.2.6. Actividades de control.

Las políticas y procedimientos se establecen e implantan para ayudar a

asegurar que las respuestas al riesgos se lleven eficazmente; es por ello que

se presentan los siguientes diagramas de procedimientos para el otorgamiento,

aprobación y recuperación de créditos, los cuales son flexibles en su contenido

de acuerdo a las necesidades provenientes de la estructura de cada una de

las empresas.

57

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO

Procedimientos : Otorgamiento de crédito (Asesoría al cliente) Hoja 1 de 1 Empresa:

Símbolos

Unidad:

Operación

Fecha:

Traslado

Hecho por:

Revisión

Observaciones:

Archivo

Paso No.

DESCRIPCIÓN DE CADA PASO

1 El cliente se presenta a la sala de venta y solicita opciones de

crédito

2

El vendedor asesora al cliente y le presenta los planes y limites de

crédito, periodos, descuentos, garantías, cargos adicionales en

caso de mora

3 El vendedor entrega solicitud de crédito al cliente y el detalle de

documentos necesarios a anexar. (anexo 3 y 4)

4 El cliente llena y devuelve la solicitud con la documentación

necesaria requerida.

5 El vendedor revisa la información contenida en la solicitud y la

documentación anexa

6 El vendedor verifica si la documentación cumple con los

requisitos, si no cumple retorna al paso N° 3

7 El vendedor estampa número de solicitud y fecha de recibido

8 El vendedor entrega al final del día las solicitudes y

documentación recibida al departamento de créditos y cobros.

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO

Procedimientos Examinado : Otorgamiento de crédito (Evaluación del cliente)

Hoja 1 de 1

Empresa:

Símbolos

Unidad:

Operación

Fecha:

Traslado

Hecho por:

Revisión

Observaciones:

Archivo

Paso No.

DESCRIPCIÓN DE CADA PASO

1 El asistente de créditos y cobros recibe las solicitudes y

documentación anexa

58

2

El asistente de créditos y cobros revisa la información detallada

en la solicitud y documentación anexa

3 El asistente de créditos y cobros investiga la información

proporcionada por el cliente.

4 El asistente de créditos y cobros revisa si es comerciante

individual o social

5 El asistente de créditos y cobros verifica que sea comerciante

individual

6 El asistente de créditos y cobros verifica telefónicamente las

referencias personales, laborales o fuentes principales de

ingresos.

7 El asistente de créditos y cobros prepara informe de la

investigación del cliente

8 El asistente de créditos y cobros investiga las garantías de los

clientes

9 El asistente de créditos y cobros elabora expediente con copias de

garantías y originales del cliente para su respectivo proceso.

10 El asistente de créditos y cobros envía expedientes al gerente de

créditos y cobros

11 El asistente de créditos y cobros verifica si es comerciante social

para su respectiva investigación.

12 El asistente de créditos y cobros prepara análisis de los estados

financieros, mediante el uso de razones financieras luego

continuar con los pasos 7, 8, 9.

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO

Procedimientos Examinado : Otorgamiento de créditos (Evaluación por Comité de Créditos aprobación o denegación de créditos

Hoja 1 de 1

Empresa:

Símbolos

Unidad:

Operación

Fecha:

Traslado

Hecho por:

Revisión

Observaciones:

Archivo

Paso No.

DESCRIPCIÓN DE CADA PASO

1 El comité de créditos recibe expedientes de los clientes.

2

El comité de créditos revisa que el proceso de análisis previo sea,

realizado de acuerdo a las normas establecidas

3 El comité de créditos aprueba el crédito, si no excede el limite

establecido

59

4 El comité de créditos envía al gerente de créditos y cobros

expedientes y resoluciones de créditos. (Anexo 5)

5 El gerente de créditos y cobros devuelve al asistente de créditos y

cobros el expediente y resoluciones del caso resuelto

6 El asistente de créditos y cobros archiva el expediente de los

créditos otorgados

7 El asistente de créditos y cobros envía garantías al encargado de

custodia. (Anexo 6)

8 El asistente de créditos y cobros traslada copia de la resolución al

gerente de ventas.

9 El gerente de ventas informa al vendedor sobre la resolución

afirmativa o negativa.

10 El vendedor informa al cliente sobre la resolución afirmativa o

negativa

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO

Procedimientos Examinado : Otorgamiento de crédito (Custodia de garantías )

Hoja 1 de 1

Empresa:

Símbolos

Unidad:

Operación

Fecha:

Traslado

Hecho por:

Revisión

Observaciones:

Archivo

Paso No.

DESCRIPCIÓN DE CADA PASO

1 El encargado de custodia de garantías recibe las garantías por los

créditos otorgados.

2

El encargado de custodia revisa las garantías por los créditos

otorgados.

3 El encargado de custodia, firma informe de recibido de las

garantías por los créditos otorgados.

4 El encargado de custodia, elabora resumen de las garantías

archivadas del día. (anexo 7)

60

5 El encargado de custodia de garantías archiva las garantías, en

caja de seguridad.

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO

Procedimientos Examinado: Supervisión y monitoreo al proceso de otorgamiento del créditos.

Hoja 1 de 1

Empresa:

Símbolos

Unidad:

Operación

Fecha:

Traslado

Hecho por:

Revisión

Observaciones:

Archivo

Paso No.

DESCRIPCIÓN DE CADA PASO

1 El gerente de créditos y cobros obtiene 5 expedientes al azar de

créditos otorgados del mes anterior.

2

El gerente de créditos y cobros analiza el cumplimiento de las

políticas para el otorgamiento de dichos créditos.

3 El gerente de créditos y cobros verifica que los procedimientos

hayan sido ejecutados por el personal responsable de realizarlos.

4 El gerente de créditos y cobros verifica que los créditos otorgados

hayan sido aprobados por el comité de créditos de acuerdo a los

límites establecidos.

5 El gerente de créditos y cobros verifica la existencia de las

garantías de los créditos otorgados

61

6 El gerente de créditos y cobros verifica la existencia de los

documentos de créditos aprobados

7

El gerente de créditos y cobros prepara el informe del resultado de

la supervisión realizada

8 El gerente de créditos y cobros envía informe a la gerencia

general.

El gerente de créditos y cobros archiva informe.

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO

Procedimientos Examinado : Recuperación de crédito (Custodia de documentos de cobros)

Hoja 1 de 1

Empresa:

Símbolos

Unidad:

Operación

Fecha:

Traslado

Hecho por:

Revisión

Observaciones:

Archivo

Paso No.

DESCRIPCIÓN DE CADA PASO

1 El asistente de créditos y cobros recibe las facturas por ventas al

crédito. (anexo 8)

2

El asistente de créditos y cobros revisa las facturas por las ventas

al crédito.

3 El asistente de créditos y cobros firma de recibido las facturas de

crédito.

4 El asistente de créditos y cobros entrega facturas a cobradores

para tramite de quedan, según asignación de cartera.. (anexo 9)

5 Los cobradores elaboran resumen y entregan quedan a custodio

de documentos de cobro (anexo 10)

6

El custodio de documentos de cobros revisa quedan o facturas

para cobros.

7 El encargado de custodia, firma informe de recibido de

documentos de cobros.

8 El encargado de custodia, elabora resumen de los documentos de

cobros archivados del día. (anexo 11)

62

9 El encargado de custodia archiva documentos de cobros.

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO

Procedimientos Examinado : Recuperación de créditos (Cobros) Hoja 1 de 1 Empresa:

Símbolos

Unidad:

Operación

Fecha:

Traslado

Hecho por:

Revisión

Observaciones:

Archivo

Paso No.

DESCRIPCIÓN DE CADA PASO

1 El gerente de créditos y cobros elabora los planes de cobro, de

acuerdo a los vencimientos (fase 3)

2 El asistente de créditos y cobros emite los estados de cuenta de

los clientes (fase 3)

3 El asistente de créditos y cobros envía los estados de cuenta a los

clientes por medio de los cobradores

4 El asistente de créditos y cobros realiza recordatorio a través de

llamadas telefónicas a los clientes (anexo 12).

5 Los cobradores realizan los cobros de acuerdo a rutas asignadas

6 Los cobradores elaboran reporte de entrega de cobros .

7 Los cobradores entregan los reportes de cobros y efectivo del día

al asistente de créditos.

8 El asistente de créditos y cobros recibe los cobros y efectivo del

día en el departamento de créditos y cobros

9 El asistente de créditos y cobros actualiza los saldos de clientes en

sistema de cuentas por cobrar.

10 El asistente de créditos y cobros envía reporte y efectivo al

encargado de caja. (Anexo 13)

11 El encargado de caja recibe los reportes y efectivo del día

12 El encargado de caja verifica el correlativo de recibo de ingreso

(anexo 14)

63

13 El encargado de caja prepara las remesas por los cobros realizados

14 El encargado de caja envía remesas por los cobros realizados

15 El encargado de caja elabora resumen diario de caja (anexo 15)

16 El encargado de caja envía resumen diario de caja y la

documentación respectiva a contabilidad

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO

Procedimientos Examinado : Supervisión y monitoreo al proceso de recuperación de créditos

Hoja 1 de 1

Empresa:

Símbolos

Unidad:

Operación

Fecha:

Traslado

Hecho por:

Revisión

Observaciones:

Archivo

Paso No.

DESCRIPCIÓN DE CADA PASO

1 El gerente de créditos y cobros identifica los clientes que no

cancelaron al vencimiento de sus obligaciones.

2

El gerente de créditos y cobros selecciona aleatoriamente 5

clientes de los que no cumplieron con sus obligaciones.

3 El gerente de créditos y cobros analiza el cumplimiento de las

políticas para la recuperación de los créditos.

4 El gerente de créditos y cobros verifica que se hayan emitido y

enviado los estados de cuenta de los clientes.

5 El gerente de créditos y cobros realiza llamadas telefónicas y-o,

visitas a clientes para efecto de validar los resultados presentados

por el cobrador responsable de la cuenta..

6 El gerente de créditos y cobros verifica si se enviaron cartas de

recordatorio de cobros anexo (16 y 17)

7 El gerente de créditos y cobros verifica que se hayan actualizado

los datos de los clientes. (anexo 18)

8 El gerente de créditos y cobros verifica que los procedimientos

hayan sido ejecutados por el personal responsable de realizarlos.

9

El gerente de créditos y cobros prepara el informe del resultado de

la supervisión realizada

10 El gerente de créditos y cobros envía informe a la gerencia

general.

64

11 El gerente de créditos y cobros archiva el informe.

4.2.7. Información y comunicación.

La información es necesaria en todos lo niveles de una organización ya que

esta nos conlleva hacia la consecución de los objetivos de la entidad, en todas

las categorías, operaciones, información financiera y cumplimientos. La

información debe ser ordenada la cual debe ser identificada, capturada

procesada y reportada mediante sistemas de información, los cuales pueden

ser computarizados, manuales o combinación de ellos esta información

también se relaciona con eventos, actividades y condiciones internas y

externas.

En este trabajo se presenta el siguiente esquema, considerando las áreas de

mayor importancia desde nuestra perspectiva; pero dejamos a criterio de las

entidades disponer de otras áreas según la necesidad de cada una de ellas.

65

Información

y

comunicación

de

las

operaciones

financieras

de

las

cuentas

por

cobrar

Sistemas EstratégicosIntegrados

Calidad de Información

Integración con lasoperaciones

Inventarios

Ventas

Recursos Humanos

Contabilidad

Comunicación Interna yexterna

Caja General Reporte diario de caja

Stock de productos

Facturacion ventas al crédito

Contratación de personal idoneo

Auxiliar de cuentas por cobrar

Interna

Externa

Toma de decisiones

Verificación de la información

Autoalización automatica

Sistemas de cuentas por cobrar

a) Temas estratégicos integrados. Son sistemas de información que a menudo son parte integral de las

actividades operacionales, los cuales no solo es información necesaria para la

toma de decisiones si no que también son diseñados para llevar a cabo las

iniciativas estratégicas.

El departamento de créditos y cobros, se relaciona con otras áreas o

departamentos, como caja general, inventarios, ventas, recursos humanos y

contabilidad

La información que existe desde créditos y cobros a caja general se da desde

el momento que los cobradores elaboran el reporte de cobros del día, y que el

asistente de créditos y cobros elabora el reporte diario de caja el cual es

enviado al encargado de caja general.

También podemos decir que la información que se maneja de stop de

inventarios, es necesario para poder ofrecer a nuestro clientes la gama de

productos que existen en la empresa. Considerando el área de ventas; con el

66

simple hecho de emitir una resolución afirmativa por el comité de créditos

donde se le notifica al departamento de ventas el cual este comunica al

vendedor y esta a su vez al cliente, para proceder ha realizar su facturación

cuando el cliente lo disponga. Donde el departamento de ventas devuelve por

medio de un reporte de ventas al crédito con soportes de facturas el cual nos

sirve para iniciar la gestión de cobros

La comunicación es importante ya que cuando el departamento de créditos y

cobros requiere de personal idóneo para cubrir actividades o puestos claves,

como custodio de las garantías, así como también asistente para la custodia de

los documentos de cobros (quedan o facturas) el cual se avoca al

departamento de recursos humanos para que este pueda seleccionar el perfil

que el departamento de créditos y cobros requiera.

Hemos considerado al departamento de contabilidad ya que este establece un

consolidado de los saldos totales de las cuentas por cobrar; el cual se da

cuando el departamento de créditos y cobros emite los reportes de saldos

consolidado de clientes; que sirve para conciliar con el auxiliar de cuentas por

cobrar emitido por contabilidad.

b) Integración con las operaciones

Esta integración se refiere a que los sistemas deben de ayudar a controlar el

proceso de las operaciones de los negocios, registrando las transacciones de

un tiempo real o un corto tiempo. El suministro de la información de los

empleados claves del departamento de créditos y cobros, debe ser con

tiempo suficiente y bien detallado para que estos puedan cumplir con sus

responsabilidades de una manera efectiva y eficiente, para proporcionarlas a

otras áreas o departamentos.

Estos sistemas requieren de una actualización automática para que la

información que proporciona sea oportuna para la toma de decisiones.

c) Calidad de la información

La información generada por los sistemas debe de ser de calidad, ya que esta

puede afectar a la gerencia para la toma de decisiones apropiadas para la

administración y control de las actividades de la entidad. En el departamento de

67

créditos y cobros esta información debe de ser precisa, disponible cuando se

requiera teniendo la información actualizada, correcta; ya que por esta se

puede proporcionar al cliente una mejor atención para aumentar el monto de

créditos como también la suspensión de estos cuando caen en mora, esto lo

que hace es una disminución de los riesgos en las cuentas por cobrar.

d) Comunicación interna y externa.

La comunicación es inherente en el proceso de la información la cual debe de

ser amplia respecto a las responsabilidades que cada uno de los empleados

tiene, esta debe de ser efectiva para el logro de lo objetivos establecidos; esta

se puede dar por reuniones periódicas y supervisión constante. Ya que cada

empleado conoce los objetivos de su propia actividad y de cómo sus deberes y

obligaciones contribuyen al logro de los objetivos. La comunicación debe ser

interna y externa; la primera nos ayuda para un mejor control de las actividades

en las cuentas por cobrar la cual debe de recibirse de parte de la alta

administración para que el control interno sea efectivo. Existe la necesidad de

una comunicación externa la cual esta dada por los clientes y proveedores con

datos de entrada altamente significativo respecto de la los productos facilitando

la orientación al desarrollo de la demanda o preferencia de los clientes.

En conclusión la información debe estar disponible para el monitoreo, en un

tiempo base de eventos y actividades tanto internas como externas las cuales

nos ayudan para poder tomar decisiones oportunas en el departamento de

créditos y cobrar como en otras áreas.

68

4.2.8. Monitoreo.

El departamento de créditos y cobros debe de monitorear el trabajo realizado

por las personas que están dentro de la empresa.

Los sistemas de control interno pueden cambiar con el tiempo debido a que los

procedimientos se pueden tornar menos efectivos o quizás no se puedan

desempeñar ampliamente en el departamento de créditos y cobros.

El monitoreo asegura que el control interno continué operando efectivamente

realizando acciones necesarias en una organización, asegurando que el

sistema de control interno mantenga su efectividad en el departamento de

créditos y cobros. Dejamos a criterio de las entidades para que puedan

implementar un supervisón y monitoreo de control interno de acuerdo a la

conveniencia de ella.

69

Actividades de monitoreo continuo o

sobre laMarcha

Plan de acción

Periocidad de la supervisión

Supervisión y

monitoreo de las

operaciones financieras

en las

cuentas por

cobrar.

Supervisión y

monitoreo.

Gerente de créditos y

cobros.

1 Proceso de cobranza.2 Proceso de arqueo de caja.3 Proceso de historial crediticio.4 Resguardo de custodia de garantías.5 Resguardo de documentos de cobro.6 Créditos aprobados de acuerdo a políticas.

- Diario.- Semanales- Mensuales.- Trimestrales.- Anuales

- Analisis de trabajos de accion.- Monitorear el progreso y la revisión de los hallazgos - Identificar actividades que proporcionen tranquilidad

Concepto de Monitoreo.

Es el que asegura el control interno operando efectivamente, por parte del

personal apropiado, del diseño y de la operación de los controles en una

adecuada base de tiempo.

a) Actividades de monitoreo continuo o sobre la marcha

En el desarrollo de las actividades regulares de la administración de crédito y

cobros, es supervisada por el gerente de créditos y cobros, en esta gestión se

obtienen las evidencias de que el control interno continué funcionando, y como

resultado se presentan los siguientes procesos:

Proceso de cobranza, de arqueo de caja, historial crediticio, resguardo de

garantías, resguardo de documentos de cobros y de créditos aprobados de

70

acuerdo a las políticas, establecidas en esta área en especial, para que la

gerencia pueda tomar mejores decisiones a futuro.

b) Plan de acción

El gerente dirige las evaluaciones del sistema del control interno para

considerar los aspectos sugeridos desde donde inicia y que se debe hacer,

para esto se consideran lo siguiente:

Análisis de trabajo de acción, Monitoreo del progreso y la revisión de los

hallazgos, identificar actividades que proporcionen tranquilidad; priorizando por

unidad o global las mayores áreas de riesgo que exigen una atención inmediata

desarrollando un programa de tiempos cortos y largos según el riesgo

considerado.

c) Periodos de la supervisión

En este aspecto consideramos de cuan importante puede ser la supervisión, es

decir que puede ser diario, semanales, mensuales, trimestrales y por último

anuales, (ongoing) estos dependen del objetivos que se este buscando, por ser

créditos y cobros una área muy delicada, porque de esta depende la liquidez

de una entidad.

FASE III 4.3. Información y reportes.

En esta fase se emitirán los diferentes reportes de cada uno de los clientes y

en algunos casos los detalles de todos ellos en general, quien es la persona

encargada de emitirlos, así como también a quienes de les dirigirá y el uso de

cada reporte, los cuales nos servirá para tener un mejor control en las cuentas

por cobrar, pero queda a criterio de cada una de las entidades establecer sus

propios reportes según sus necesidades, los formularios a utilizarse son los

siguientes;

Información y reportes

Reportes de cuentas por cobrar. • Estados de cuenta por cliente.

71

4.3.1. Reporte de estado de cuenta por cliente

Objetivo: Determinar el movimiento de la cuenta por cobrar por cliente, es decir

los cargos y abonos, para establecer el saldo.

Generador: Es generado por el asistente de créditos y cobros, al final de cada

mes o a requerimiento del cliente.

Dirigido a:

a. Cliente, para informarle el saldo de la cuenta

b. Comité de crédito y cobros para evaluaciones de incremento del limite

del crédito o cierre del mismo.

c. Gerencia financiera, a su requerimiento.

72

EMPRESA XYZ F- REP 1REPORTE DE ESTADO DE CUENTA POR CLIENTE

CLIENTE CODIGOFECHA DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2005

Nª DOC FECHA CARGO ABONO SALDOGENERAL

*****************************************SALDO INICIAL ************************* -$

************************************************* PASA SALDO O FINAL******** -$

Elaborado por Revisado por

4.3.2. Reporte de abono mensual de clientes

Objetivo: Este reporte nos refleja la manera de cómo el cliente paga, la cual

puede ser por nota de abono, efectivo o cheque el cual se hará mensualmente.

Generador Es generado por el asistente de créditos y cobros, al final de cada

mes o a requerimiento del cliente.

Dirigido a:

a. Gerencia financiera para saber con cuanto se podrá de contar de

efectivo, es decir la rotación de las cuentas por cobrar, efectividad del

cobro.

73

EMPRESA XYZ F-REP 2REPORTE DE ABONOS MENSUAL DE CLIENTES

FECHA DEL 01 DE DICIEMBRE AL 31 DE DICIEMBRE 2005

Nª NOMBRE NOTA DE EFECTIVO CHEQUESCOR CLIENTE ABONO

***************************************************** TOTAL ABONOS ************************* $ $********************************************************************* TOTAL RECIBIDO **************** $

f sello f selloElaborado por Revisado por

4.3.3. Reporte de cheques rechazados.

Objetivo: Muestra los cheques rechazados en un periodo de un mes. Para

gestionar la recuperación.

Generador: Es generado por el asistente de créditos y cobros.

Dirigido a:

a. Comité de créditos y cobros para una posible disminución de los

créditos.

b. Gerencia financiera para ver la frecuencia de los cheques rechazados

por cada uno de los clientes.

74

EMPRESA XY Z F- REP 3REPORTE DE CHEQUES RECHA ZA DOS

FECHA DEL 01 DE DICIEMBRE A L 31 DE DICIEMBRE DE 2005

Nª NOMBRE FECHA DE NUMERO V A LOR DE BA NCOCOR CLIENTE RECHA ZO DE CHEQUE CHEQUE

**********************************TOTA L CHEQUES RECHA ZA DOS*** $

Elaborado por Rev isado por

4.3.4. Reporte de mora.

Objetivo: Este reporte nos refleja la morosidad de los clientes en días.

Generador: Es generado por el asistente de créditos y cobros

Dirigido a:

a. Gerente de créditos y cobros para efectuar el plan de cobro de la mora.

b. Gerencia financiera, para ver todos los créditos que están como

irrecuperables, y considerarlos como tal.

75

EMPRESA XYZ F- REP 4REPORTE DE MORA

AL 31 DE DICIEMBRE 2005

COR NMBRE DE CLIENTE COD VIGENTE 31-60 61-90 91-120 MAS DE 120 SALDOTOTAL

************************************************* PASA SALDO O FINAL******** $

Elaborado por Revisado por

4.3.5. Reporte de mora por sectores

Objetivo: Este reporte nos ayuda a saber de cómo están los créditos, cuando

existen varias sucursales ubicadas por zonas estratégicas.

Generador: Es generado por el asistente de créditos y cobros.

Dirigido a:

a. Gerente de créditos y cobros para elaboran el plan de cobros.

b. Gerencia financiera para verificar los créditos por sucursales y la

morosidad de cada una de ellas.

76

EMPRESA XYZ F- REP 5REPORTE DE MORA POR SECTORES

AL 31 DE DICIEMBRE 2005

COR NMBRE DE CLIENTE COD VIGENTE 31-60 61-90 91-120 MAS DE 120 SALDOTOTAL

TOTAL ZONA OCCIDENTAL $ $ $ $ $ $

TOTAL ZONA CENTRAL $ $ $ $ $ $

TOTAL ZONA ORIENTAL $ $ $ $ $ $

TOTAL SALDOS $ $ $ $ $ $

************************************************* PASA SALDO O FINAL******** $

Elaborado por Revisado por

4.3.6. Reporte de integración de saldos por cliente.

Objetivos: Muestra la Integración del saldo de la cuenta a través del detalle de

documentos tales como: facturas, quedan, créditos fiscales, etc. de cada uno

de los clientes.

Generador: Es generado por el asistente de créditos y cobros.

Dirigido a:

a. Gerente de créditos y cobros para verificar el saldo contra los

documentos físicos en custodia, es decir confirmar cuanto debe cada

uno de los clientes.

77

EMPRESA XYZ F- REP 6DE INTEGRACIÓN DE SALDOS POR CLIENTE

CLIENTE: CODIGO

Nª DOC FECHA VALOR OBSERVACIONES

************************************************* PASA SALDO O FINAL********

Elaborado por Revisado por

4.3.7 Reporte para conciliación de saldos.

Objetivo: Este reporte nos sirve para conciliar saldos contables.

Generador: Es generado por el asistente de créditos y cobros.

Dirigido a:

a. Contador general para conciliar el saldo contable, contra estados de

cuenta de todos los clientes.

b. Gerencia financiera, para verificar la razonabilidad de las cifras

reflejadas en el balance general.

78

EMPRESA XYZ F- REP 7REPORTE PARA CONCILIACION DE SALDOS

FECHA DEL 01 DE DICIEMBRE AL 31 DE DICIEMBRE 2005

Nª NOMBRE CODIGO SALDO CARGOS ABONOS NUEVO COR CLIENTE ANTERIOR SALDO

$ $ $ $

Elaborado por Revisado por

FASE IV 4.4. Evaluación del desempeño de las operaciones financieras en las

cuentas por cobrar.

En esta fase se proporcionan los pasos detallados para evaluar el desempeño

de las operaciones financieras en las cuentas por cobrar, al implementar el

sistema de control interno basado en el modelo COSO, según las

especificaciones siguientes:

Puntos a evaluar:

1 Administración de riesgo de crédito.

2 Disminución de costos.

79

Técnica a utilizar

3 Comparación e integración de saldos contables.

4 Aplicación de ratios financieros.

4.4.1. Administración del riesgo de crédito.

La buena administración del riesgo crediticio supone una periódica clasificación

y calificación de la cartera que permite evaluar y controlar el riesgo y estimar

las posibles perdidas que las entidades pueden tener, teniendo un mejor

control en las cuentas por cobrar.

CUENTA Jun-06 Sep-06 Dic-06

CUENTAS POR COBRAR 400,252.11$ 249,162.19$ 149,162.19$

PERIODO PROMEDIO DE COBRO 214.71 DIAS 91.25 DIAS 41.01 DIAS

CLASIFICACION DE CARTERA E D A,B

En término general las tendencias de la cartera de crédito se a venido

clasificando en las siguientes categorías:

Clasificación E cuando la cartera se recupera a más de 214 días.

Clasificación D cuando la cartera se recupera a más de 91 días.

Clasificación A,B cuando la cartera se recupera a 41 días.

Nota: La integración de saldos de los clientes se podrá ver mensualmente en

los estados de cuenta que emita el departamento de crédito y cobros,

conciliado con el departamento de contabilidad.

4.4.2. Disminución de costos.

Los administradores que manejan la cobranza deben tener claros principios

fundamentales, como los siguientes: El crédito no es un favor que se otorga,

sino un servicio que se vende; todo cliente puede cambiar, si se lda el manejo

80

adecuado, la cobranza debe generar nuevas ventas y por ultimo la cobranza

debe planearse. Esto nos permitirá una disminución en la cobranza, es así que

también se debe de supervisar el control interno para que este no pierda su

objetivo, en especial en las cuentas por cobrar por ser un área muy delicada.

CUENTA Jun-06 Sep-06 Dic-06

COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES 365.72$ 320.64$ 289.70$

COMUNICACIONES 220.35$ 195.42$ 149.85$

GASTOS PROCESALES 3,200.00$ 2,100.00$ 900.00$

Las cuentas antes detalladas son las de mayor importancia en la gestión de

cobros de las cuentas por cobrar, las cuales han tenido una disminución por el

hecho de la implementación del sistema del modelo Coso.

4.4.3. Comparación e integración de saldos contables

CUENTA Jun-06 Sep-06 Diferencia

CUENTAS POR COBRAR 400,252.11$ 249,162.19$ -151,089.92 $

CUENTA Sep-06 Dic-06 Diferencia

CUENTAS POR COBRAR 249,162.19$ 149,162.19$ -100,000.00 $

CUENTA Jun-06 Dic-06 Diferencia

CUENTAS POR COBRAR 400,252.11$ 149,162.19$ -251,089.92 $

Se compararan los saldos de la cuenta contable: Cuentas por cobrar, clientes o

documentos por cobrar, según la naturaleza o el nombre de las cuentas

utilizadas en el Sistema Contable autorizado, los saldos serán los

correspondientes a un trimestre, obteniendo las diferencias entre dichos

montos, a fin de determinar la mejora en la Administración del riesgo de crédito.

81

Los indicadores a evaluar en la Administración de crédito son:

Disminución o incremento del saldo, en el caso planteado se observa una

significativa disminución del saldo, lo cual demuestra la pronta recuperación de

los créditos otorgados, esto nos permitirá cumplir las metas del flujo de caja,

evaluando los posibles cambios en el sistema de la cobranza.

La integración de los saldos con su respectivo detalle de los clientes y montos

que lo conforman, permitirá evaluar la razonabilidad de las cifras mostrada en

los estados financieros.

4.4.4. Aplicación de ratios financieros

En esta parte de efectuará un análisis y evaluación del saldo de la cuenta,

donde se hará la aplicación de los índices financieros, los cuales se verán en la

siguiente proyección:

Estado de resultados al 30 de junio de 2006, previos a la implementación del

modelo.

82

EMPRESA XYZ S A DE C V ESTADO DE RESULTADOS

DEL 01 DE ENERO AL 30 DE JUNIO 2006CIFRAS EXPRESADAS EN DOLARES AMERICANOS

VENTAS BRUTAS CONTADO 64.72% 1,216,072.52$ 1,878,949.30$

VENTAS POR EXPORTACIONES CREDITO 35.28% 662,876.78$ 25,622.30$

MENOS REBAJAS Y DEVOLUCIONES S/VENTA 1,878,949.30$ -1,080.60 $

VENTAS TOTALES 1,903,491.00$

(-) COSTO DE LOVENDIDO

INVENTARIO INICIAL 424,959.07$

COMPRAS LOCALES 97,866.95$

COMPRAS INTERNACIONALES 1,163,802.24$

DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS -2,610.20 $

MERCADERIA DISPONIBLE 1,684,018.06$

(-) INVENTARIO FINAL 636,981.89$

TOTAL COSTO DE LO VENDIDO 1,047,036.17$

MARGEN DE CONTRIBUCION 856,454.83$

(-) GASTOS DE OPERACIÓN

GASTOS DE ADMINISTRACION 94,015.74$

GASTOS DE VENTA 343,139.39$

GASTOS FINANCIEROS 77,353.62$

TOTAL GASTOS DE OPERACIÓN 514,508.75$

UTILIDAD DE OPERACION 341,946.08$

OTROS INGRESOS 2,017.81$

GASTOS NO DEDUCIBLES 34,431.00$

UTILIDAD DE OPERACION 378,394.89$

(-) RESERVA LEGAL 26,487.62$

UTILIDAD NETA ANTES DEL IMPUESTO S/ LA RENTA 351,907.27$

(-) IMPUESTOS SOBRE LA RENTA 87,976.79$

UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO 263,930.48$

JUAN ARNULFO TORUÑO MANUEL ANTONIO PINEDA

ADMINISTRADOR UNICO CONTADOR GENERAL

PROPIETARIO

OLIVARES PEÑA

AUDITORES EXTERNOS

Balance general al 30 de junio de 2006, previos a la implementación del

modelo.

83

EMPRESA XYZ S A DE C V BALANCE GENERAL

AL 30 DE JUNIO DE 2006CIFRAS EXPRESADO EN DOLARES AMERICANOS

A C T I V O P A S I V O

ACTIVOS CIRCULANTES 1,091,194.57$ PASIVOS CIRCULANTES 278,357.36$

CAJA GENERAL 1,054.75$ PROVEEDORES LOCALES 30,113.87$

CAJA CHICA 1,142.86$ PROVEEDORES INTERNACIONALES 65,242.30$

BANCOS 51,762.96$ FLETES INTERNACIONALES 20,019.63$

CUENTAS POR COBRAR 400,252.11$ INTERESES POR PAGAR 47,274.49$

INVENTARIOS 636,981.89$ IMPUESTOS DE PAGO A CUENTA 2,662.00$

IMPUESSTOS DE PAGO DE IVA 13,261.00$

IMPUESTOS SOBRE LA RENTA 59,423.33$

ACTIVOS NO CIRCULANTES 361,536.48$ RETENCIONES LABORALES 1,377.00$

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO RETENCIONES PATRONALES 1,113.33$

MOBILIARIO DE OFICINA 18,900.48$ PROVISIONES POR PAGAR 37,870.41$

VEHICULOS 40,288.27$

MAQUINARIA Y EQUIPO 5,973.08$ PASIVOS NO CIRCULANTES 473,244.55$

HERRAMIENTAS DE TRABAJO 9,083.07$ PRESTAMOS A LARGO PLAZO

TERRENOS RUTICOS 108,571.43$ PRESTAMOS BANCARIOS 94,827.00$

EDIFICIOS 227,102.12$ OTROS PRESTAMOS A LARGO PLAZO 175,000.00$

DEPRECIACION ACUMULADA -48,381.97 $ CUENTAS POR APLICAR 4,157.75$

ACCIONISTAS 199,259.80$

OTROS ACTIVOS CIRCULANTES 54,233.51$

MERCADERIA EN TRANSITO 53,112.93$ PATRIMONIO DE LOS ACCIONISTAS 755,362.65$

DEPOSITOS EN GARANTIA 1,120.58$ CAPITAL SOCIAL

CAPITAL SOCIAL MINIMO 11,428.57$

CAPITAL SOCIAL VARIABLE 258,571.43$

RESERVA LEGAL 38,467.40$

RESERVA LABORAL 2,268.95$

UTILIDAD DEL EJERCICIOS ANTERIORES 180,695.82$

UTILIDAD DEL EJERCICIO PRESENTES 263,930.48$

TOTAL ACTIVO 1,506,964.56$ TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 1,506,964.56$

JUAN ARNULFO TORUÑO OLIVARES PEÑA MANUEL ANTONIO PINEDA

ADMINISTRADOR UNICO AUDITORES EXTERNOS CONTADOR GENERAL

PROPIETARIO INS 2020

EMPRESA XYZ ANÁLISIS FINANCIERO

JUNIO 2006

84

PRUEBA ACIDA

ACTIVO CIRCULANTE MENOS INVENTARIOS ENTRE PASIVO CIRCULANTE

1.45

ESTO NOS INDICA LA CAPACIDA QUE TIENE LA EMPRESA PARA HACERLE FRENTE A SUS OBLIGACIONES

RAZON DE LIQUIDEZ

ACTIVO CIRCULANTE ENTRE PASIVO CIRCULANTE

3.74

ESTE INDICADOR DICE QUE POR CADA DOLLAR QUE SE DEBE LA EMPRESA TIENE UNA CAPACIDAD DE 3.74 PARA PAGAR SUS OBLICACIONES , QUIERE DECIR QUE SE LE PUEDE HACER FRENTE EN ESE NUMMERO DE VECES.

ROTIACION DE LA CARTERA

VENTAS AL CREDITO ENTRE CUENTAS POR COBRAR

1.7

ESTE ENDICADOR ESTABLECE EL NUMERO DE VECES QUE GIRAN LAS CUENTAS POR COBRAR EN PROMEDIO EN UN PERIO DETERMINADO DE UN TIEMPO GENERALMENTE UN AÑO

PERIODO PROMEDIO DE COBRO

CUENTAS POR COBRAR PROMEDIO POR 365 DIAS ENTR VENTAS AL CREDITO

214.71

EL TIEMPO DE RECUPERACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR ESTAN EN UN PROMEDIO DE 214.71 DIAS

El punto critico según el análisis realizado demuestra una inadecuada gestión

de cobro en las cuentas por cobrar, ya que el periodo de recuperación es de

215 días, lo que genera un lento flujo de caja y con ello la falta de disponibilidad

de los recursos financieros para hacer frente a las obligaciones inmediatas.

Estado de resultado al 30 de septiembre de 2006.

85

EMPRESA XYZ S A DE C V ESTADO DE RESULTADOS

DEL 01 DE ENERO AL 30 DE SEPTIEMBRE 2006CIFRAS EXPRESADAS EN DOLARES AMERICANOS

VENTAS BRUTAS CONTADO 64.72% 1,824,072.52$ 2,818,387.30$

VENTAS POR EXPORTACIONES CREDITO 35.28% 994,314.78$ 25,622.30$

MENOS REBAJAS Y DEVOLUCIONES S/VENTA 2,818,387.30$ -1,080.60 $

VENTAS TOTALES 2,842,929.00$

(-) COSTO DE LOVENDIDO

INVENTARIO INICIAL 424,959.07$

COMPRAS LOCALES 146,799.95$

COMPRAS INTERNACIONALES 1,745,703.24$

DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS -2,610.20 $

MERCADERIA DISPONIBLE 2,314,852.06$

(-) INVENTARIO FINAL 691,981.89$

TOTAL COSTO DE LO VENDIDO 1,622,870.17$

MARGEN DE CONTRIBUCION 1,220,058.83$

(-) GASTOS DE OPERACIÓN

GASTOS DE ADMINISTRACION 134,015.74$

GASTOS DE VENTA 515,708.39$

GASTOS FINANCIEROS 116,029.62$

TOTAL GASTOS DE OPERACIÓN 765,753.75$

UTILIDAD DE OPERACION 454,305.08$

OTROS INGRESOS 37,698.81$

UTILIDAD DE OPERACION 492,003.89$

(-) RESERVA LEGAL 26,487.62$

UTILIDAD NETA ANTES DEL IMPUESTO S/ LA RENTA 465,516.27$

(-) IMPUESTOS SOBRE LA RENTA 116,379.07$

UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO 349,137.20$

JUAN ARNULFO TORUÑO MANUEL ANTONIO PINEDA

ADMINISTRADOR UNICO CONTADOR GENERAL

PROPIETARIO

OLIVARES PEÑA

AUDITORES EXTERNOS

INS 2020

Balance general al 30 de septiembre de 2006.

86

EMPRESA XYZ S A DE C V BALANCE GENERAL

AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2006CIFRAS EXPRESADO EN DOLARES AMERICANOS

A C T I V O P A S I V O

ACTIVOS CIRCULANTES 1,233,357.03$ PASIVOS CIRCULANTES 335,313.10$

CAJA GENERAL 1,054.75$ PROVEEDORES LOCALES 30,113.87$

CAJA CHICA 1,142.86$ PROVEEDORES INTERNACIONALES 65,242.30$

BANCOS 290,015.34$ FLETES INTERNACIONALES 20,019.63$

CUENTAS POR COBRAR 249,162.19$ INTERESES POR PAGAR 47,274.49$

INVENTARIOS 691,981.89$ IMPUESTOS DE PAGO A CUENTA 2,662.00$

IMPUESSTOS DE PAGO DE IVA 13,261.00$

IMPUESTOS SOBRE LA RENTA 116,379.07$

ACTIVOS NO CIRCULANTES 361,536.48$ RETENCIONES LABORALES 1,377.00$

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO RETENCIONES PATRONALES 1,113.33$

MOBILIARIO DE OFICINA 18,900.48$ PROVISIONES POR PAGAR 37,870.41$

VEHICULOS 40,288.27$

MAQUINARIA Y EQUIPO 5,973.08$ PASIVOS NO CIRCULANTES 473,244.55$

HERRAMIENTAS DE TRABAJO 9,083.07$ PRESTAMOS A LARGO PLAZO

TERRENOS RUTICOS 108,571.43$ PRESTAMOS BANCARIOS 94,827.00$

EDIFICIOS 227,102.12$ OTROS PRESTAMOS A LARGO PLAZO 175,000.00$

DEPRECIACION ACUMULADA -48,381.97 $ CUENTAS POR APLICAR 4,157.75$

ACCIONISTAS 199,259.80$

OTROS ACTIVOS CIRCULANTES 54,233.51$

MERCADERIA EN TRANSITO 53,112.93$ PATRIMONIO DE LOS ACCIONISTAS 840,569.37$

DEPOSITOS EN GARANTIA 1,120.58$ CAPITAL SOCIAL

CAPITAL SOCIAL MINIMO 11,428.57$

CAPITAL SOCIAL VARIABLE 258,571.43$

RESERVA LEGAL 38,467.40$

RESERVA LABORAL 2,268.95$

UTILIDAD DEL EJERCICIOS ANTERIORES 180,695.82$

UTILIDAD DEL EJERCICIO PRESENTES 349,137.20$

TOTAL ACTIVO 1,649,127.02$ TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 1,649,127.02$

JUAN ARNULFO TORUÑO OLIVARES PEÑA MANUEL ANTONIO PINEDA

ADMINISTRADOR UNICO AUDITORES EXTERNOS CONTADOR GENERAL

PROPIETARIO INS 2020

EMPRESA XYZ ANÁLISIS FINANCIERO

SEPTIEMBRE 2006

87

PRUEBA ACIDA

ACTIVO CIRCULANTE MENOS INVENTARIOS ENTRE PASIVO CIRCULANTE

1.61

ESTO NOS INDICA LA CAPACIDA QUE TIENE LA EMPRESA PARA HACERLE FRENTE A SUS OBLIGACIONES

RAZON DE LIQUIDEZ

ACTIVO CIRCULANTE ENTRE PASIVO CIRCULANTE

3.68

ESTE INDICADOR DICE QUE POR CADA DOLLAR QUE SE DEBE LA EMPRESA TIENE UNA CAPACIDAD DE 3.68 PARA PAGAR SUS OBLICACIONES , QUIERE DECIR QUE SE LE PUEDE HACER FRENTE EN ESE NUMMERO DE VECES.

ROTIACION DE LA CARTERA

VENTAS AL CREDITO ENTRE CUENTAS POR COBRAR

4

ESTE ENDICADOR ESTABLECE EL NUMERO DE VECES QUE GIRAN LAS CUENTAS POR COBRAR EN PROMEDIO EN UN PERIO DETERMINADO DE UN TIEMPO GENERALMENTE UN AÑO

PERIODO PROMEDIO DE COBRO

CUENTAS POR COBRAR PROMEDIO POR 365 DIAS ENTR VENTAS AL CREDITO

91.25

EL TIEMPO DE RECUPERACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR ESTAN EN UN PROMEDIO DE 91.25 DIAS

En esta ocasión podemos decir que han transcurrido tres meses después de la

implementación del modelo Coso, observando un cambio positivo en la

administración del riesgo de crédito, de tal forma que se redujo los días de

recuperación de saldos de 215 a 91 días.

Estado de resultado al 31 de diciembre de 2006.

88

EMPRESA XYZ S A DE C V ESTADO DE RESULTADOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2006CIFRAS EXPRESADAS EN DOLARES AMERICANOS

VENTAS BRUTAS CONTADO 64.72% 2,432,072.52$ 3,757,825.30$

VENTAS POR EXPORTACIONES CREDITO 35.28% 1,325,752.78$ 33,447.30$

MENOS REBAJAS Y DEVOLUCIONES S/VENTA 3,757,825.30$ -1,080.60 $

VENTAS TOTALES 3,790,192.00$

(-) COSTO DE LOVENDIDO

INVENTARIO INICIAL 424,959.07$

COMPRAS LOCALES 195,732.95$

COMPRAS INTERNACIONALES 2,327,604.24$

DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS -2,610.20 $

MERCADERIA DISPONIBLE 2,945,686.06$

(-) INVENTARIO FINAL 731,981.89$

TOTAL COSTO DE LO VENDIDO 2,213,704.17$

MARGEN DE CONTRIBUCION 1,576,487.83$

(-) GASTOS DE OPERACIÓN

GASTOS DE ADMINISTRACION 174,015.74$

GASTOS DE VENTA 688,277.39$

GASTOS FINANCIEROS 154,705.62$

TOTAL GASTOS DE OPERACIÓN 1,016,998.75$

UTILIDAD DE OPERACION 559,489.08$

OTROS INGRESOS 38,948.81$

UTILIDAD DE OPERACION 598,437.89$

(-) RESERVA LEGAL 36,487.62$

UTILIDAD NETA ANTES DEL IMPUESTO S/ LA RENTA 561,950.27$

(-) IMPUESTOS SOBRE LA RENTA 140,487.57$

UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO 421,462.70$

JUAN ARNULFO TORUÑO MANUEL ANTONIO PINEDA

ADMINISTRADOR UNICO CONTADOR GENERAL

PROPIETARIO

OLIVARES PEÑA

AUDITORES EXTERNOS

INS 2020

Balance general al 30 de diciembre de 2006.

89

EMPRESA XYZ S A DE C V BALANCE GENERAL

AL 30 DE DICIEMBRE DE 2006CIFRAS EXPRESADO EN DOLARES AMERICANOS

A C T I V O P A S I V O

ACTIVOS CIRCULANTES 1,122,177.11$ PASIVOS CIRCULANTES 189,965.43$

CAJA GENERAL 1,054.75$ PROVEEDORES LOCALES 5,132.40$

CAJA CHICA 1,142.86$ PROVEEDORES INTERNACIONALES 15,125.32$

BANCOS 238,835.42$ FLETES INTERNACIONALES 732.32$

CUENTAS POR COBRAR 149,162.19$ INTERESES POR PAGAR 7,274.49$

INVENTARIOS 731,981.89$ IMPUESTOS DE PAGO A CUENTA 3,062.00$

IMPUESSTOS DE PAGO DE IVA 14,761.00$

IMPUESTOS SOBRE LA RENTA 140,487.57$

ACTIVOS NO CIRCULANTES 361,536.48$ RETENCIONES LABORALES 1,677.00$

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO RETENCIONES PATRONALES 1,713.33$

MOBILIARIO DE OFICINA 18,900.48$

VEHICULOS 40,288.27$

MAQUINARIA Y EQUIPO 5,973.08$ PASIVOS NO CIRCULANTES 435,086.80$

HERRAMIENTAS DE TRABAJO 9,083.07$ PRESTAMOS A LARGO PLAZO

TERRENOS RUTICOS 108,571.43$ PRESTAMOS BANCARIOS 82,827.00$

EDIFICIOS 227,102.12$ OTROS PRESTAMOS A LARGO PLAZO 150,000.00$

DEPRECIACION ACUMULADA -48,381.97 $ ACCIONISTAS 202,259.80$

OTROS ACTIVOS CIRCULANTES 54,233.51$

MERCADERIA EN TRANSITO 53,112.93$ PATRIMONIO DE LOS ACCIONISTAS 912,894.87$

DEPOSITOS EN GARANTIA 1,120.58$ CAPITAL SOCIAL

CAPITAL SOCIAL MINIMO 11,428.57$

CAPITAL SOCIAL VARIABLE 258,571.43$

RESERVA LEGAL 38,467.40$

RESERVA LABORAL 2,268.95$

UTILIDAD DEL EJERCICIOS ANTERIORES 180,695.82$

UTILIDAD DEL EJERCICIO PRESENTES 421,462.70$

TOTAL ACTIVO 1,537,947.10$ TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 1,537,947.10$

JUAN ARNULFO TORUÑO OLIVARES PEÑA MANUEL ANTONIO PINEDA

ADMINISTRADOR UNICO AUDITORES EXTERNOS CONTADOR GENERAL

PROPIETARIO INS 2020

EMPRESA XYZ ANÁLISIS FINANCIERO

DICIEMBRE 2006

90

PRUEBA ACIDA

ACTIVO CIRCULANTE MENOS INVENTARIOS ENTRE PASIVO CIRCULANTE

2.05

ESTO NOS INDICA LA CAPACIDA QUE TIENE LA EMPRESA PARA HACERLE FRENTE A SUS OBLIGACIONES

RAZON DE LIQUIDEZ

ACTIVO CIRCULANTE ENTRE PASIVO CIRCULANTE

5.91

ESTE INDICADOR DICE QUE POR CADA DOLLAR QUE SE DEBE LA EMPRESA TIENE UNA CAPACIDAD DE 5.91 PARA PAGAR SUS OBLICACIONES , QUIERE DECIR QUE SE LE PUEDE HACER FRENTE EN ESE NUMMERO DE VECES.

ROTACION DE LA CARTERA

VENTAS AL CREDITO ENTRE CUENTAS POR COBRAR

8.9

ESTE ENDICADOR ESTABLECE EL NUMERO DE VECES QUE GIRAN LAS CUENTAS POR COBRAR EN PROMEDIO EN UN PERIO DETERMINADO DE UN TIEMPO GENERALMENTE UN AÑO

PERIODO PROMEDIO DE COBRO

CUENTAS POR COBRAR PROMEDIO POR 365 DIAS ENTR VENTAS AL CREDITO

41.01

EL TIEMPO DE RECUPERACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR ESTAN EN UN PROMEDIO DE 41.01 DIAS

En esta ocasión podemos decir que han transcurrido otros tres meses los

cuales compren de septiembre a diciembre, después de la implementación del

modelo Coso, observando un cambio positivo en la administración del riesgo de

crédito, de tal forma que se redujo los días de recuperación de saldos de 91 a

41 días.

En resumen las cuentas por cobrar por cobrar han pasado en termino general

de una categoría E a una categoría A,B ya que están dentro de los 41 días,

esto podemos decir que es excelente ya que son solo 11 días de diferencia en

la venta al crédito y en lo que se pueden tardar las empresas en sacar sus

respectivos cheques, lo que nos permitirá tener una mejor solvencia de

liquidez.

5. Plan de implantación. 5.1. Generalidades.

El plan de implantación del sistema de control interno basado en el modelo

coso, para las cuentas por cobrar, consta del establecimiento de los objetivos,

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la divulgación del sistema, los documentos que se tendrán que usar, el

cronograma de actividades y la formulación de evaluación y de actualización

constante.

A la vez nos muestra los recursos humanos que serán necesarios para la

implantación; así como también refleja los cambios en el sistema de control

interno que será necesaria para un buen manejo.

5.2. Objetivos.

• Dar a conocer los beneficios que proporciona el sistema de control

interno basado en el modelo coso, para las empresas.

• Adecuar el ambiente de control a través de entrevistas o reuniones con

la administración.

• Instruir al personal en la ejecución y aplicación de las políticas, normas y

procedimientos.

5.3. Divulgación.

El sistema será divulgado mediante el desarrollo de capacitaciones teóricas y

prácticas directas con el personal involucrado desde el otorgamiento hasta la

recuperación de las cuentas por cobrar, así como también al personal de

contabilidad y todos los departamentos que tienen relación con las cuentas por

cobrar. El desarrollo de la divulgación contempla los siguientes aspectos:

5.3.1. Definición del recurso humano.

Para la aplicación del sistema, es necesario contar con el siguiente personal:

a. Vendedor o asesor de servicio al cliente.

Cuya función principal es la atención al cliente y brindar asesoría necesaria a

los solicitantes de crédito y serán los encargados de promocionar los diferentes

productos que se ofrecen de la empresa, además de proveer información

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general de créditos a los solicitantes, será necesario que cumpla con las

siguientes características: que tenga buena presentación y relaciones

interpersonales, que por lo menos posea su titulo de bachiller y experiencia de

un año en servicios de atención a clientes, responsables, honrado, que tenga

creatividad para las ventas, que tenga por lo menos dos años de experiencia

en esta área.

b. Asistentes del departamento de créditos y cobros. Las funciones básicas serán la recepción de solicitudes de créditos y realizar la

investigación de referencias personales, laborales e información general

proporcionada por los solicitantes, enviar la documentación de recordatorio a

clientes, así como mantener al día los registros generales y saldos de los

clientes, asi como la custodia de las garantías, corroboración de datos

inconsistentes proporcionados por los solicitantes, elaborar un plan de trabajo

semanal para el seguimiento del cumplimiento del mismo.

Deberá cumplir con los siguientes requisitos: Estudiante de la carrera de

Licenciatura en Administración de Empresas o carreras afines, experiencia en

el análisis de la información financiera y en análisis de créditos, así como

también en la recuperación de las cuentas por cobrar.

c. Gerente de créditos y cobros. Este será el responsable principal para la efectiva administración de las

cuentas por cobrar, analizar las solicitudes de crédito recibidas y determinar su

factibilidad técnica y viabilidad económica, realizar las planificaciones para la

eficaz recuperación de los créditos, supervisión y/o control de las inversiones,

recuperación de los créditos. Deberá elaborarse un plan de recuperación de la

cartera de clientes y prestar colaboración en el cumplimiento de dicho planes,

presentar informe sobre el cumplimiento de estos, análisis de la aprobación de

los créditos, mantener una cartera sana de cuentas por cobrar, y velar por que

el otorgamiento de los créditos sea oportuno.

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Este deberá cumplir como mínimo con los requisitos siguientes: Ser Licenciado

en Administración de Empresas o carreras afines, con una amplia experiencia

en la gestión de las cobranzas y análisis de créditos, entre otros.

d. Cobradores. Cuya función principal será la de realizar los cobros a los clientes, recoger

quedan, y llevar la documentación enviada a los clientes.

Los requisitos mínimos para estas personas son: Haber estudiado como

mínimo noveno grado, que conozcan la nomenclatura de la zona donde serán

asignados, y que sean honrados, y brindar fianza bancaria, entre otras.

5.3.2. Adecuación del ambiente organizacional. Para que el sistema propuesto sea instalado en las empresas será necesario

que se adopten las políticas, normas y procedimientos formulados en este

documento; así como también contar con el personal idóneo capacitado y

sobre todo del apoyo de la alta dirigencia de la empresa, siendo esta última la

que tiene que estar conciente de que una empresa que no adopte una posición

agresiva en este rubro, pone en riesgo su continuidad como negocio en

marcha.

5.3.3. Documentos a utilizar. Los documentos fundamentales que se recomiendan y que serán utilizados en

la aplicación del sistema de control interno para las cuentas por cobrar son:

• Solicitud de crédito.

• Reporte de Liquidación de cobros.

• Autorización de Créditos.

• Recibos de cobro.

• Estados de cuenta.

• Cartas de cobro.

• Reporte de Planes de cobro.

• Reporte de facturación al crédito.

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• Comprobante de caja

5.4. Presupuesto de la propuesta. Valor de la hora $ 25.00 Estimación de horas 225. DESCRIPCIÓN MONTO HONORARIOS $ 5,625.00 Asesoría a ejecutivos y

Capacitación de personal $ 5,625.00

MOBILIARIO Y EQUIPO DE COMPUTO $ 1,480.00 Computadora $ 1,130.00

Mobiliario $ 350.00

PAPELERÍA Y ÚTILES $ 400.00 Folletería, manuales

TOTAL $ 7,505.00

5.5. Cronograma para la implantación.

TIEMPO SEMANAS N° ACTIVIDAD 1 2 3 4 5

RESPONSABLE

1 Aprobación y Aceptación de la propuesta. Accionistas Mayoritarios

2 Divulgación de la propuesta.

Fase de concientización (Planteamiento de beneficios y ventajas). Asesores

Fase Teórica (Dar a conocer las políticas, normas y procedimientos). Asesores

Fase Práctica (Aplicación de procedimientos por áreas específica y utilización de formularios). Asesores

3 Monitoreo de Aprendizaje. Asesores

4 Velar por el cumplimiento del sistema. Gerentes

Elaborado por Equipo de Tesis.

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5.6. Retroalimentación al sistema. Se recomienda a todas las medianas empresas del sector industrial, ubicadas

en el municipio de Antiguo Cuscatlan, que participaron en el desarrollo de éste

investigación, realizar constantes evaluaciones y actualizaciones al sistema de

control interno; con el objetivo que siempre cuenten con una herramienta

adecuada para estructurar, ordenar, clasificar y resumir la información que se

genere en sus actividades habituales y especificas; a fin de poder continuar

estableciendo resultados confiables que sirvan a la administración para la toma

de decisiones al momento de decidir a quien otorgar un crédito mediante la

aplicación de la políticas, normas y procedimientos establecidos este sistema,

los que facilitarán el conocer la personalidad, carácter, aspectos económicos y

financieros de los aspirantes a obtener un crédito.

Por otra parte es necesario que los sistemas sean flexibles para poder

actualizarse en cualquier momento que sea necesario, que haya control y

retroalimentación del mismo para solventar algún tipo de desviación que

pudiera darse, que este sea capaz de generar beneficios esperados para la

empresa; así como también para la ejecución diaria, mensual y anual de la

información que produce.

El margen de desviación en cada uno de los tiempos establecidos en los

procedimientos no podrá ser mayor del 10%. Además, es necesario que el

gerente de créditos y cobros haga revisiones pertinentes sobre el cumplimiento

de las políticas y procedimientos, así como también verificar que las

responsabilidades y niveles de preparación del personal sean suficientes para

que ejecuten sus funciones que contribuirán a que la compañía alcance sus

metas y objetivos, e informe mensualmente a la gerencia sobre los

rendimientos que se están obteniendo de este sistema.

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