ftu - event management lecture 18.11.2012

TUESDAY, NOVEMBER 20, 2012

FTU LECTURE

EVENT MANAGEMENT

Here I am

GIỚI THIỆU

Hiện đang là Giám Đốc Kinh Doanh tại Công Ty Truyền Thông Đại

Đương Xanh, top 5 công ty Quảng Cáo Truyền hình tại Việt Nam,

công ty thành viên của BlueGroup

Với hơn 8 năm làm việc trong môi trường chuyện nghiệp trong lĩnh

vực Chiến Lược Tiếp Thị và Truyền Thông, sở trường của Bill là Lập

kế hoạch và chiến lược dự án, Quản lý dự án và Phát triển kinh

doanh.

BILL NGUYEN – SALE ACCOUNT DIRECTOR

0983 500 572

[email protected]

SỰ KIỆN VÀ VAI TRÒ CỦA SỰ KIỆN TRONG CHIẾN

DỊCH TIẾP THỊ & TRUYỀN THÔNG12

3 KỸ NĂNG SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY 01

PROPOSAL SỰ KIỆN

KỸ NĂNG QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

MỤC TIÊU MÔN HỌC

RAISE YOUR HAND UP

& WORK TOGETHER

© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM

PHẦN 1

KHÁI NIỆM CHUNG VỀ SỰ KIỆN

SỰ KIỆN LÀ MỘT CÔNG CỤ TRUYỀN THÔNG HIỆU

QUẢ CỦA MỘT CÁ NHÂN, TỔ CHỨC HAY XÃ HỘI

Tất cả những gì có tính chất “điểm tụ” thu hút số đông nhằm nói

lên một mục đích nào đó của chủ nhân sự việc khi huớng tới đối

tượng của họ. Được gọi chung là sự kiện (hay event)

Tổ chức một sự kiện là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ

của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ

đó giúp tăng doanh số bán của công ty.


KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG 360

TV – Print

Consumer Promo/

Trade Promotion

Events/Activations

Public Relations

Media Relations

MgzWebsite/internet

QC Ngoài trời

Show Series on TV

Media Plan 360o


SỰ KIỆN LÀ MỘT CÔNG CỤ TRUYỀN THÔNG HIỆU QUẢ

Bên cạnh việc đánh bóng thương hiệu, tổ chức sự kiện còn có vai trò chuyển

tải một thông điệp cụ thể, hoặc lặp lại một thông điệp đồng nhất.


VAI TRÒ CỦA SỰ KIỆN

• Khi cần truyền thông một vấn đề, việc lựa chọn công cụ sự kiện sẽ giúp

truyền thông tin tới một nhóm đối tượng mục tiêu cụ thể thông qua việc mời

họ tham dự sự kiện. Bên cạnh đó, các nhà báo, phóng viên truyền hình cũng

được mời đến tham dự và đưa thông tin về sự kiện trên các phương tiện đại

chúng. Qua đó, thông tin sẽ được tiếp tục truyền tới các đối tượng công

chúng là những người sẽ đọc báo, nghe đài và xem truyền hình.

• Việc tổ chức sự kiện được coi là việc “tạo ra một cái cớ tốt” để thu hút sự

quan tâm của giới truyền thông và của các nhóm đối tượng công chúng mục

tiêu.


Một sự kiện THÀNH CÔNG sẽ tạora những tác động truyền thônghiệu quả trực tiếp với những ngườiđã tham gia sự kiện.

Một sự kiện THẤT BẠI sẽ làm suygiảm giá trị và hình ảnh thương

hiệu đối với người tiêu dùng.


MỤC TIÊU TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Nhằm hỗ trợ cho chiến dịch

truyền thông xây dựng & phát

triển hình ảnh thương hiệu/nhãn

hiệu

− Cải thiện hay làm thay đổi nhận

thức của KHMT đối với thương

hiệu/nhãn hiệu.

− Phát triển tối đa các hiệu ứng

truyền thông chạm đến cảm xúc

của KHMT

Mục tiêu khác

− Hỗ trợ bán hàng (Push

Sales)

− Triển khai các chính sách

kênh phân phối (Trade

Promotion)

− Direct Marketing


PHÂN LOẠI SỰ KiỆN

Sự kiện có thể được phân loại thành bốn loại rộng dựa trên mục đích

và mục tiêu của sự kiện. Bao gồm:

1. SỰ KIỆN CÁ NHÂN (Personal Events)

2. SỰ KIỆN GIẢI TRÍ (Leisure Events)

3. SỰ KIỆN VĂN HOÁ – XÃ HỘI (Social & Cultural Events)

4. SỰ KIỆN THƯƠNG MẠI (Commercial Events)

Sự kiện còn có thể được phân loại theo địa diểm tổ chức:

1. SỰ KIỆN TRONG NHÀ (Indoor Events)

2. SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI (Outdoor Events)

CLIENT

AGENCY


QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của

trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công

khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm,

hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết.

THE PROCESS

OF EVENT MANAGEMENT

UNDERSTAN

DINGBRAINSTORM CREATIVE PLANNING EXECUTION FINISH


CÁC YẾU TỐ TRONG VIỆC LẬP KẾ HOẠCH

QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN

Lập kế hoạch quản lý và tổ chức một sự kiện là quá trình hoạch định:

• Mục tiêu – thông điệp (objective - message)

• Sáng tạo (creative)

• Nội dung (content)

• Chi phí (cost)

• Rủi ro (risk)

• Những ràng buộc về luật pháp (legal), văn hóa đạo đức (ethical)

Có chuyện ngụ ngôn như thế này: Có

một anh chàng nọ bán táo.

Một phụ nữ giàu có đi qua hỏi mua:

“Táo bán thế nào?” Anh chàng xởi lởi:

“50 nghìn /1 cân chị ah”

Người phụ nữ cười : “50 nghìn / cân

ah” . Anh chàng nhanh nhảu: “Vâng, chỉ

có 50 nghìn thôi ah. Táo ngon, ngọt lắm

chị à" .

Người phụ nữ lắc đầu bỏ đi: “50 nghìn

không đắt. Rất tiếc, tôi lại thích ăn

táo chua kia".

Trước khi bắt đầu vào một kế hoạch tổ chức sự kiện,

ta phải khai thác và nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất.

Yêu cầu này do chủ đầu tư, các khách hàng đưa ra.

Các yêu cầu này được thể hiện trong một bản brief,

căn cứ vào bản brief này ta sẽ xác định được rõ ràng

mình cần phải làm gì, các bước tổ chức sự kiện ra

làm sao.

Nếu không nhận được đầy đủ thông tin, đơn vị tổ chức sự kiện

sẽ để thực hiện sai yêu cầu và mong muốn của khách hàng.

ĐIỀU NÀY GÂY RA NHIỀU THIỆT HẠI VỀ

THỜI GIAN & CÔNG SỨC


THẤU HIỂU SỰ KIỆN

• Trước khi bắt đầu vào một kế hoạch tổ chức sự kiện, ta phải khai thác và

nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất. Yêu cầu này do chủ đầu tư, các khách

hàng đưa ra. Các yêu cầu này được thể hiện trong một bản brief, căn cứ

vào bản brief này ta sẽ xác định được rõ ràng mình cần phải làm gì, các

bước tổ chức sự kiện ra làm sao. Bản brief cần trả lời được các câu hỏi

sau:

a. Loại hình sự kiện sẽ tổ chức (họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow, …)

b. Mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì?

c. Khách tham dự là những ai? Có bao nhiêu khách sẽ tham dự?

e. Khi nào và ở đâu sự kiện sẽ diễn ra?

f. Ngân sách là bao nhiêu?

g. Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty có điểm đặc biệt gì?

WHO THEY ARE

WHERE THEY LIVE

WHAT THEY DO

WHEN THEY FREE

HOW TO APPROACH THEM

WHAT THEY LIKE

THẤU HIỂU KHÁCH HÀNG MỤC TIÊU

Động não hay Tập kích não (tiếng Anh: brainstorming) là một phương pháp đặc

sắc dùng để phát triển nhiều giải đáp sáng tạo cho một vấn đề. Phương pháp

này hoạt động bằng cách nêu các ý tưởng tập trung trên vấn đề, từ đó, rút ra rất

nhiều đáp án căn bản cho nó. (Theo wikipedia.org)

http://vi.wikipedia.org/wiki/Ti%E1%BA%BFng_Anh

Khuyến khích tinh thần tích cực. Mỗi thành viên đều cố gắng

đóng góp và phát triển các ý kiến. Hãy đưa ra càng nhiều ý càng tốt về mọi mặt cuả

vấn đề kể cả những ý kiến không thực tiễn hay ý kiến hoàn toàn lạ lẫm sáng tạo.

KHÔNG CÓ CÂU TRẢ LỜI NÀO

LÀ SAI, CHỈ CÓ GIẢI PHÁP KHẢ

THI NHẤT VÀ PHÙ HỢP NHẤT!

PROCESS

Ghi lại tất cả các câu trả

lời

Tìm những câu ý trùng lặp

hay tương tự để thu gọn

lại.

Xóa bỏ những ý kiến hoàn

toàn không thích hợp.

Sau khi đã cô lập được

danh sách các ý kiến, tiếp

tục thảo luận về câu trả lời

tốt nhất và phù hợp nhất

Dùng phương pháp ma

trận hoặc phân tích SWOT

Chọn ra giải pháp cuối

cùng

MATRIX

IDEAHình

thức

Ngân

sáchKhả thi

Điểm

mạnh

Điểm

yếuRủi ro

Idea 1

Idea 2

Idea 3

DÙNG BẢNG MA TRẬN

(MATRIX)

ĐỂ ĐÁNH GIÁ CÁC Ý TƯỞNG


XÂY DỰNG Ý TƯỞNG VÀ THIẾT KẾ SỰ KIỆN

• Trong giai đoạn này, ban tổ chức sự kiện phải tập hợp một nhóm người

để tiến hành brainstorm ý tưởng các bước tổ chức sự kiện. Lưu ý khi

thực hiện cần nắm rõ yêu cầu của bản brief, đồng thời hiểu rõ sản phẩm

hoặc dịch vụ của công ty yêu cầu tổ chức event.

• Sau khi suy nghĩ ý tưởng, ban tổ chức sự kiện sẽ thể hiện trên proposal, là

cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gởi đến

khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng.

• Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo

được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng

hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào

khâu tổ chức.

04 DEFINITIONS

1. DIRECTION 2. CONCEPT

3. IDEA 4. THEME

ĐỊNH HƯỚNG

Người đầu nhóm có nhiệm vụ điều khiển buổi làm việc.

• Bám sát mục tiêu & thông điệp PR

• Sự thật ngầm hiểu của khách hàng mục tiêu (customer insight)

• Đặc điểm văn hóa, hành vi tiêu dùng của khách hàng (customer culture &

behaviour)

• Đặc điểm/Định vị sản phẩm

• Luật pháp (regulation), văn hóa …


CONCEPT

IS THE CORE IDEA OF EVENT

ALL OF DESIGN, ACTIVITIES OR

PERFORMANCE BASE ON CONCEPT

AND MAKE THIS OUSTANDING

CONCEPT IDEA

THEME

4. THEME

IS THE ASPECTOF

EVENT

IT IMPLY ALL THING YOU CAN SEE

SUCH AS EVENT NAME,

DECORATION, SET UP, COLOR,

LAYOUT…..

experience see

CLIENT AUDIENCES


THIẾT KẾ SỰ KIỆN (EVENT DESIGN)

Giai đoạn này là giai đoạn cụ thể ý tưởng. Các vấn đề bao gồm:

• Địa điểm tổ chức.

• Thời gian tổ chức chương trình và thời gian diễn ra chương trình.

• Chủ đề (theme/concept) của chương trình.

• Thiết kế hình ảnh cho chương trình.

• Chương trình chi tiết, gồm những hoạt động gì, thời gian ra sao.

Chủ đề chi phối toàn bộ các hoạt động trong sự kiện. Thông qua chủ

đề, thông điệp truyền thông cần được đối thoại một cách rõ nét và

nhất quán.


Ý TƯỞNGEVENT CONCEPT - THEME

KẾ HOẠCH

TỔ CHỨC THỰC HIỆNPROPOSAL

XÂY DỰNG VÀ TRÌNH BÀY BẢN KẾ HOẠCH

(proposal)

KỊCH BẢN CHƯƠNG TRÌNHEVENT FLOW

THIẾT KẾ HÌNH ẢNHCREATIVE DESIGN

NGÂN SÁCHBUDGET


XÂY DỰNG VÀ TRÌNH BÀY BẢN KẾ HOẠCH

(proposal)

Một proposal chuyên nghiệp là vũ khí mang tính chiến lược quyết định thành

công của bạn trong buổi thuyết trình với khách hàng. Phổ biến nhất là viết trên

Words, Excel hay Powerpoint.

Một proposal tiêu biểu thường có các mục:

- Nền tảng, mục đích: Nên nêu tổng quát và nói ra được cái họ cần

- Thông tin cơ bản về event : thời gian, địa điểm, số lượng tham gia…

- Các ý tưởng căn bản: đón khách thế nào, giới thiệu sản phẩm ra sao, đề xuất

gì về quà tặng…

- Kịch bản chương trình sơ bộ: Thời gian nào sẽ làm gì, tiết mục như thế nào

- Thiết kế: Ít nhất nên có các thiết kế cơ bản như banner, backdrop,sân khấu…,

- Thực thi: lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết…

This is the

SCREENPLAYto direct your client

enjoy the event in

the presentation

When client read proposal, they can see how event run also.


KỊCH BẢN CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆNCó 3 loại kịch bản cơ bản:

1. Kịch bản đường đây (Program Flow):

• Hình thành cấu trúc & trình tự chương trình

• Sắp xếp các nội dung cụ thể theo trình tự

• Ước đoán thời gian/thời lượng của từng nội dung/tiết mục

• Ước đoán thời gian/thời lượng của toàn bộ chương trình

2. Kịch bản kỹ thuật:

• Bảng liệt kê theo trình tự các hoạt động diễn ra tại sự kiện,

• Chỉ rõ hoạt động nào, diễn ra tại vị trí nào, lúc nào

• Mô tả cụ thể diễn biến

• Nêu đích danh người phụ trách từng diễn biến

• Toàn bộ diễn biến trong sự kiện được tái hiện đầy đủ trên giấy

• Đề cao trách nhiệm cá nhân & phối hợp tập thể.

• Kịch bản chặt chẽ và hợp lý đảm bảo một chương trình hoàn hảo

3. Kịch bản nội dung chương trình (MC Script)

• Còn gọi là kịch bản văn học vì nó có phần mở đầu phần thân và kết rất rõ ràng. do copywriter viết có lời dẫn

diễn biến từng tiết mục,

• Đây là kịch bản được phát triển từ kịch bản đường dây chương trình ở bên trên


Kịch bản đường dây (Program Flow)

Time Content of activity

18.00pm

FANS GATHERING

Fans gather full of the front Hall

PV & NA’s Fans standing in the allocated areas. Should have the crowd at the 1st step to

welcome every Idols when they come out of the car

18.30 – 18.45

WELCOME IDOLS &

GUESTS

2 cars carrying 10 Idols arrive. PV & NA’s limo arrives first.The crowd screams out their

favorite Idols. The Press ready to take photos & interview

Bodyguards welcome & take 2 Finalists waving to the Fans slowly up to the main Hall.

Then, the other Idols one by one or pair by pair invited to the main Hall

18.45-19.15

INTERACTION

Guests arrive. Arrange some celebrities to answer Press’s interview at the Center Peach

Interaction : autograph, photo-taking, celebrities/Idols‘interview etc.

Lipton Tea served at individual’s hand in the cocktail party style

19.15-19.30

(maximum to 19.45)

ENDING

The “last bite” for Fans.Idols wave goodbye fans coming into the theater raedy for the

show

Guests stay a litle more later chit chat mutually at the Center Peach till 8.00pm


STT Tiết mục Nội dung tiết mục Nội dung dàn dựng

1

Tiết mục khai mạc (5 phút)

CS Cao Minh và hợp xướng

Bài hát : Đất nước

Sáng tác: Phạm Minh Tuấn

CS Cao Minh hát chính có dàn hợp

xướng bè và múa minh họa

2MC xuất hiện ( 3 phút) MC xuất hiện nói lời chào mừng khán giả

tham dự chương trình

3Phát biểu khai mạc ( 3 phút) Phát biểu khai mạc chương trình đại diện Hội Nạn Nhân Chất Độc da

cam

4Phát biểu của nhà tài trợ (3ph) MC xướng danh các VIP tham dự

Mời đại diện đơn vị tài trợ phát biểu

5Ca sĩ Quang Linh (5ph) Bài hát: Thương Quá Việt Nam

Sáng tác : Phạm Thế Mỹ

Clip minh họa và dàn nhạc

6

Clip phóng sự về nạn nhân chất

độc da cam (3 ph)

Chiếu clip 3 phút tổng hợp phóng sự về

những nạn nhân chất độc da cam

Chiếu clip tổng hợp từ các trung

tâm bảo trợ nuôi dưỡng nạn nhân

chất độc da cam

7Nhạc sĩ Thế Hiển ( 5 ph) Bài hát : Dấu chấm hỏi

Sáng tác : Thế Hiển

NS Thế Hiển hát với đàn guitar

slolo

8

MC kêu gọi đóng góp ủng hộ

nạn nhân chất độc da cam lần 1

(3ph)

Trao và nhận sự đóng góp từ những nhà

hảo tâm lần 1

Đại diện các đơn vị lên SK trao tiền

ủng hộ cho những nạn nhân chất

độc da cam

9

Giao lưu giữa MC và Nhạc sĩ

Thế Hiển (7ph)

MC và nhạc sĩ Thế Hiển giao lưu xung

quanh những sáng tác về nạn nhân bị chất

độc da cam

Bài hát : Dấu chấm hỏi

Giao lưu ngắn tạo cảm xúc cho bài

hát thứ 2 của NS Thế Hiển

KỊCH BẢN ĐƯỜNG DÂY

Chương trình Chung tay vì nạn nhân chất độc da cam

Địa điểm : Nhà hát Quân Đội_18 Cộng Hòa, Tân Bình, Tp>HCM

Thời gian : tháng 05 năm 2011

Thời lượng : 110 phút


Mẫu 1 : Kịch bản thực hiện chương trình

Mẫu 1 : Kịch bản chương trình

Tên công ty tổ chức :.................

CHƯƠNG TRÌNH:.........................................................................

THỜI GIAN:...................................................... ĐỊA ĐIỂM:................................................. ...

Stt

V ị tr í -

Phần chương trình Thời gian Thời lượng Nội dung Nhân vật Âm thanh Ánh sáng Hiệu ứng khác

Ghi chú:

Người phụ trách

1

Tiền sảnh

Đón khách 18h00 - 19h00 60’ Đón khách PGs Nhạc nhẹ Vàng nhẹ ......................... A

2Sân khấu

Mở màn

...................... ...................... Hoạt động 1 MC ......................

.................

..... ...................... B

...................... ...................... Hoạt động 2 Vũ đoàn ......................

.................

..... ...................... C

...................... ...................... Hoạt động 3 ...................... ......................

.................

..... ...................... A, B

4 Chương trình tiệc ...................... ...................... ...................... ...................... ......................

.................

..... ...................... ......................

5 Két thúc ...................... ...................... ...................... ...................... ......................

.................

..... ...................... ......................

6 Tiến khách ...................... ...................... ...................... ...................... ......................

.................

..... ...................... ......................


KỊCH BẢN KỸ THUẬT

Chương trình : Chung tay vì nạn nhân chất độc da cam

Thời gian : Tháng 5 năm 2011

Thời lượng : 110 phút

STT Tên tiết mục Nội dung diễn biến

Nội dung tiết mục

Âm thanh –Ánh

sáng /Effective

Màn hình/máy

chiếu

Đạo cụ/ chuẩn

bị

PIC

1 Đón khách

60 phút

PG cài hoa cho khách và

hướng dẫn khách vào bên

trong khán phòng

Mở nhạc CD hoà tấu

Flamenco

Clip hình hiệu

chương trình

Background

- PG

Minh

2 MC thông báo ổn

định chổ ngồi

3 ph

PG sắp xếp hướng dẫn

khách về chổ ngồi

MC nhắc 2 lần cách nhau

Tắt nhạc CD Tắt màn hình - Minh

3 CS Cao Minh và

hợp xướng

5 ph

Bài hát : Đất nước

ST : Phạm Minh Tuấn

Múa minh hoạ

Dàn hợp xướng

Đĩa MD

Ánh sáng xanh

dương – trắng

Kết bài bắn kim tuyến

Clip phong cảnh

đất nước VN

Cờ và quạt

Micro 8 cây

cho hợp xướng

Hà

Tùng

Vũ

4 MC xuất hiện Nói lời chào mừng và

xướng danh

Nhạc chào MC 1

Polo chiếu MC

Ánh sáng SK trắng –

vàng

Lấy tính hiệu Cam

tại chỗ (live)

5 Ông. Trần Văn Giàu Phát biểu khai mạc Nhạc chào VIP 1

Polo chiếu VIP lên SK

Ánh sáng SK trắng –

vàng

Lấy tính hiệu Cam

tại chỗ (live)

Hoa tặng VIP PG

6 CS Anh Bằng Bài hát : Khát vọng

ST : Tuận Yến

Đĩa MD

Ánh sáng trắng –

xanh

Phun khói màu

Hình minh hoạ Minh


KỊCH BẢN NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH

(MC SCRIPT)


THIẾT KẾ HÌNH ẢNH CHO SỰ KIỆN

Đây là phần có sự phối hợp giữa nhân viên thiết kế 2D, 3D và bộ

phận sản xuất để có đủ thông tin chính xác để thực hiện

1. Thiết kế hình ảnh chủ đạo (key visual)

2. Phối cảnh trang trí bên ngoài (banner, băng rôn….)

3. Thiết kế khu vực đón khách – trưng bày

4. Thiết kế khu vực sảnh và trang trí bàn tiệc

5. Sơ đồ bố trí bàn ghế (layout)

6. Phối cảnh sân khấu

7. Các vật phẩm trong sự kiện (thiệp mời, quà tặng, túi giấy, khung

ảnh…..)


BỘ THIẾT KẾ CHO SỰ KIỆN CỦA VIỆT NAM AIRLINES

1.Thiết kế hình ảnh chủ đạo (key visual)

INVITATION LAYOUT

PHỐI CẢNH KHU VỰC ĐÓN KHÁCH

PHỐI CẢNH KHU VỰC ĐÓN KHÁCH – KHU VỰC LỄ TÂN

PHỐI CẢNH KHU VỰC ĐÓN KHÁCH – BACKDROP CHỤP ẢNH

PHỐI CẢNH KHU VỰC ĐÓN KHÁCH – ĐƯỜNG BAY

PHỐI CẢNH SÂN KHẤU 01


PHẦN 3

QUẢN LÝ TỔ CHỨC SỰ KIỆN


QUẢN LÝ MỘT SỰ KIỆN LÀ QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH KIỂM

SOÁT CÔNG VIỆC, THỜI GIAN, CHI PHÍ, TRUYỀN THÔNG, RỦI

RO, PHÁP LÝ….

CONTENT

TIME

COST

RISK

COMMUNICATIONLEGAL


TỔ CHỨC THỰC HIỆN LÀ QUÁ TRÌNH ĐƯA SỰ

KIỆN TỪ BẢN KẾ HOẠCH CHI TIẾT RA HIỆN

THỰC ĐỜI SỐNG.


Là tổng thời gian cần thiết kể từ

thời điểm lập kế họach tổ chức đến

khi thực hiện và kết thúc chương

trình.

Là tập hợp khoản thời gian cần

thiết để hoàn thành từng công việc

cụ thể.

TIME-FRAME


TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN (TIME-FRAME)

• Là tổng thời gian cần thiết kể từ thời điểm lập kế họach tổ chức đến khi

thực hiện và kết thúc chương trình.

• Là tập hợp khoản thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc cụ thể.

• Việc dự đoán thời gian thực hiện phụ thuộc vào nhà cung cấp, qui trình sản

xuất hoặc qui định thời gian từ phía cơ quan chính quyền...

• Mức độ dự đoán chính xác thời gian còn phụ thuộc vào kinh nghiệm tổ

chức.

• Cần dự trù dư ra một khoảng thời gian so với dự kiến để đảm bảo đối phó

sự cố nếu có xảy ra.


Mẫu 4 : Tiến độ thực hiện (Time-frame)

Tên công ty tổ chức :................

CHƯƠNG TRÌNH:.........................................................................

THỜI GIAN:..................................................... ĐỊA ĐIỂM:....................................................

Stt Khoản mục Chi tiết 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 Proposal ............................

2 Kế họach thực hiện ............................

5 Giấy phép ............................

6 Địa điểm, đặt tiệc ............................

8 Thiết kế ............................

12Sản xuất

...........................

14 Thư mời ...........................

15 Làm việc nhà cung cấp ............................

18 Dàn dựng ............................

19 Kiểm tra/Chạy thử chương trình ............................

20 Chương trình chính thức ............................

21 Kết thúc ............................


Công tác tổ chức nhân sự, phân chia đội, nhóm thế nào để

chạy 1 event là cực kì quan trọng.

Nhân sự khi tham gia chạy chương phải được huấn luyện, bố

trí làm đúng vai trò được phân công.

EVENT STRUCTURE


ĐIỀU PHỐI NHÂN SỰ

• Công tác tổ chức nhân sự, phân chia đội, nhóm thế nào để chạy 1 event là

cực kì quan trọng

• Nhân sự khi tham gia chạy chương phải được huấn luyện, bố trí làm đúng

vai trò được phân công

• Để điều phối tốt nhân sự, người quản lý sự kiện phải biết chia công việc ra

từng nhóm nhỏ như: Nhóm sáng tạo, nhóm dàn dựng, nhóm kĩ thuật, nhóm

văn phòng, nhóm hậu cần, nhóm chuyên môn biểu diễn, nhóm khách mời đối

ngoại và truyền thông.

• Ngoài việc phân chia nhóm công việc người quản lý nên phân chia trách

nhiệm, mỗi một thành viên tham gia đều có một trách nhiệm chính và một

trách nhiệm phụ trong chương trình


Giới thiệu hệ thống nhân sự sản xuất sự kiện

1. Event Manager: Chịu trách nhiệm điều hành, link tất cả mọi bộ phận chạy

xuyên suốt trong 1 sự kiện

2. Account : Chịu trách nhiệm về nội dung, kịch bản, đường dây chương trình.

Chịu trách nhiệm làm việc với khách hàng, nhãn hàng

3. Operation: Chịu trách nhiệm tổng thể tại hiện trường, sản xuất chương trình

Quản lý nhân sự:

Quản lý sản xuất : Thiết kế sân khấu , đạo cụ, giám sát kĩ thuật thi công

Sáng tạo : Thiết kế sân khấu , đạo cụ, giám sát kĩ thuật thi công

4. Administration: chịu trách nhiệm quản lý hậu cần, giấy phép, tài chính

Checklist là một bảng tổng

hợp (Danh sách) các hoạt

động cần thiết cùng các yêu

cầu đặt ra để tiến hành một

sự kiện hiệu quả, đạt mục tiêu

đề ra.


Mẫu 5 : Check list

Tên công ty tổ chức :................

CHƯƠNG TRÌNH:.........................................................................

THỜI GIAN:...................................................... ĐỊA ĐIỂM:....................................................

Stt Phân nhóm

Công việc/

Hàng hóa cần chuẩn

bị Yêu cấu Deadline Phụ trách

Đánh giá mức độ

hoàn thành công

việc

1 Đón khách ................................. ................................. ................................. ................................. .................................

2 Tiệc ................................. ................................. ................................. ................................. .................................

3 Sân khấu ................................. ................................. ................................. ................................. .................................

4

Âm thanh, ánh

sáng ................................. ................................. ................................. ................................. .................................

5

Chương trình biểu

diễn ................................. ................................. ................................. ................................. .................................

6 Bảo vệ ................................. ................................. ................................. ................................. .................................

7 Chụp ảnh, video ................................. ................................. ................................. ................................. .................................

................................. ................................. ................................. ................................. .................................

NGÂN SÁCH VÀ QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH

Để có một sự kiện được thực hiện

bắt buộc phải có nguồn thu và có

một khoản ngân sách nhất định để

sản xuất (nguồn chi) kết hợp giữa

nguồn thu và nguồn chi ngân sách

đó được gọi là dự toán sản xuất

chương trình


LẬP BẢNG NGÂN SÁCH VÀ QUẢN TRỊ TÀI

CHÍNH

• Để có một sự kiện được thực hiện bắt buộc phải có nguồn thu và có một

khoản ngân sách nhất định để sản xuất (nguồn chi) kết hợp giữa nguồn thu

và nguồn chi ngân sách đó được gọi là dự toán sản xuất chương trình

• Nguồn thu gồm : Tài trợ tiền mặt, tài trợ bằng sản phẩm, bán vé, bán spot

quảng cáo, tài trợ bằng con người lao động (tình nguyện viên) hoặc khách

hàng phải trả để thực hiện chương trình , quĩ hỗ trợ và các hình thức giúp

đỡ mà không phải trả tiền khác

• Nguồn chi trong sự kiện : Là các khoản phải trả khi mua hay thuê mướn

như âm thanh, ánh sáng, ca sĩ , MC, lắp đặt sân khấu , truyền thông ,in ấn,

quà tặng ….


LÀM THẾ NÀO ĐỂ LẬP DỰ TOÁN ?

Có 4 phần chính làm nên một bảng dự toán chi phí sự kiện

• Chi phí cho “phần cứng” thuộc các hạng mục như : Thi công sân khấu,

trang trí tổng thể, âm thanh, ánh sáng, nhà bạt (outdoor), thuê mặt bằng

• Chi phí cho “phần mềm” thuộc các hạng mục liên quan nội dung kịch bản :

Ca sĩ, MC, vũ đoàn, dàn nhạc, nhóm bè, nhân viên lễ tân (PG), các data

trình chiếu, phim ảnh,…

• Chi phí cho cho công tác hậu cần : Thiết kế, in ấn, phí giấy phép, tác quyền,

giải thưởng, đạo cụ, hoa tặng, quà tặng …

• Chi phí truyền thông (media plan), chi phí phục vụ công tác quản lý chương

trình, giao tiếp…..


Á Châu: 8% phí

quản lí 300tr

Hoạt động lễ hội

du lịch 4.2 tỷ

3 đêm ca nhạc

Hội chợ

Triễn

Lãm

THTT Khai

Mạc

800tr

Tổng ngân sách

Lễ hội du lịch 4,5 tỷ

Các hoạt động lễ hội

THTT bế

mạc

600tr

Gala :Đà

Nẵng Tình Ca

400tr

Truyền thông PR – QC : 350tr

- Hội chợ TM

- VH ẩm thực

500tr

- Triễn Lãm VH

- Trại sáng tác

- Các cuộc thi

300tr

Hoạt động

TT Biển

450tr

Lễ hội

đường

phố

600trKênh truyền thông và PR:

Kênh tiếp xúc khách DL

Sự kiện : họp báo , Diễn đàn talk show

Truyền hình

Online

Báo chí

POS, thiết kế website

Các hoạt động khác

Lễ hội VH

địa phương

200tr

Bảng phân bổ ngân sách tổng thể chương trình Tuần lễ VHDL Đà Nẵng 2008


Bảng dự toán chi phí chương trình ca nhạc

STT Hạng mục chi ĐVT S. Lượng Chi Phí

1 Design - Art work – Ý tưởng Chương trình 1 10,000,000

2 Thuê địa điểm : Nhà hát Bến Thành Chương trình 1 30,000,000

3 Chi phí in ấn và trang trí Chương trình 1 20,000,000

4 Dàn dựng sân khấu Chương trình 1 50,000,000

5 Âm thanh và Ánh sáng Chương trình 1 35,000,000

6 Chi phí thù lao ca sĩ , nhóm nhạc, biên đạo múa Chương trình 1 140,000,000

7 Chi phí phúc khảo + Tập luyện Lần 1 30 ,000,000

8 Chi phí truyền thông : Báo , đài, Chương trình 1 65,000,000

9 Thuê sóng truyền hình HTV9 Chương trình 1 50,000,000

10 Quản lí chương trình (Đơn vị tổ chức) Chương trình 30.000.000

11 Nhân sự thực hiện Chương trình 1 30,000,000

12 Quay film và chụp hình ngày 2 10,000,000

13 Phí vận chuyển, đi lại Lượt 4 15,000,000

14 Thăm và tặng quà từ thiện Lần 1 20.000.000

15

Phí linh tinh khác (tài liệu, bản quyền ca khúc,

huấn luyện, phí liên lạc…) Chương trình 1 10,000,000

TOTAL 545.000.000

ĐVT : VNĐ

QUẢN TRỊ RỦI ROTrong từng sự kiện khác nhau sẽ có những nguy cơ

rủi ro tiềm ẩn khác nhau và cách xử lý cũng khác nhau

Không có sự kiện nào sau khi

kết mà không có sự cố (dù lớn

hay nhỏ) Người làm sự kiện

chính là người biết xử lý sự cố.


QUẢN TRỊ RỦI RO

• Người quản lý sự kiện muốn làm tốt việc này phải biết phân loại cấp độ hay

mức nguy cơ tính từ cao xuống thấp như :

• Nguy cơ không chạy được chương trình (nếu cúp điện toàn diện)

• Nguy cơ bị khủng bố ( nếu có đe dọa )

• Nguy cơ cháy nổ gần …

• Nguy cơ thấp hơn như:

• ca sĩ chính không đến (vì bất cứ lý do nào kẹt xe, máy bay không đúng lịch…)

• Trời mưa bất ngờ

• Âm thanh đột nhiên mất tín hiệu, hay rè rè ….

• Trong từng sự kiện khác nhau sẽ có những nguy cơ tiềm ẩn khác nhau và

cách xử lý cũng khác nhau


• Tiên liệu và ngăn ngừa sự cố có

thể xảy ra

• Nhanh chóng tìm ra giải pháp tối

ưu, xử lý hậu quả tức thời.

• Không được chủ quan cho dù là

những sự cố rất nhỏ.

• Rút kinh nghiệm

Các sự cố thường gặp trong sự

kiện

• Sự cố về điện

• Sự cố nhân vật quan trọng đến trễ

hoặc không thể đến

• Sự cố thiết bị

• Sự cố phối hợp không ăn ý

• Sự cố bất khả kháng: mưa,

nắng…

QUẢN TRỊ RỦI RO

Do bộ phận PR phụ trách,

hãy truyền thông TRƯỚC,

TRONG VÀ SAU EVENT

để đảm bảo thông điệp và

thông tin đến được với

khách hàng nhanh chóng

và hiệu quả nhất.

HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG


HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG

• Do bộ phận PR phụ trách, trong event thường có 3 giai đoạn cơ bản để

truyền thông như :

• Truyền thông trước sự kiện : Họp báo , kí kết tài trợ, hoạt động từ thiện,

đồng hành cùng chương trình ….

• Truyền thông trong sự kiện : Chiếu video clip, TVC trên sóng truyền hình

(nếu có THTT) các phát biểu tại sự kiện, các hoạt động promotion, quảng

bá khác …

• Truyền thông sau sự kiện : Các bài viết cảm ơn , đánh giá tác động hoặc

phát động một chiến dịch khác với qui mô rộng hơn …

• Kênh truyền thông bao gồm : Báo chí, truyền hình, mạng xã hội, tổ chức

sự kiện đồng hành , quảng cáo ngoài trời ,treo banner, bandroll …

• Ghi chú : Theo kế hoạch PR đã lập ngay từ khi viết đề án (proposal)


Buổi họp báo công bố Cuộc thi hoa hậu du lịch Việt Nam 2008

Tại KS : Majestic

Đơn vị tổ chức : Hãng Phim Á Châu

Truyền thông trước sự kiện


Truyền thông trong sự kiện

Với tiêu chí mỗi công dân là 1 sứ giả quảng bá du lịch Việt Nam và bảo vệ môi

trường trong ngày tổ chức vòng bán kết khu vực phía bắc ,các thí sinh thực hiện

các hoạt động trồng cây xanh cho môi trường thêm xanh


Truyền thông trong sự kiện

Các thí sinh tham gia bầu chọn cho Vịnh Hạ Long


Truyền thông tại điểm tổ chức

Pano quảng cáo tại điểm tổ chức


PHẦN 4

TỔ CHỨC THỰC HIỆN SỰ KIỆN


TỔ CHỨC THỰC HIỆN SỰ KIỆN

• Quy trình triển khai thực hiện

• Giấy phép

• Khảo sát địa điểm

• Sản xuất và thi công

• Âm thanh – ánh sáng trong sự kiện

• Phúc khảo sự kiện


CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Họp triển khai thực hiện

(Execution Meeting)

Thực hiện các công

việc chuẩn bị event

Test màu, in clor

proof, làm sample

Họp trước khi sản xuất

(PPM – Pre Production

Meeting)

Tháo dỡ sản xuất THỰC HIỆN SỰ KIỆNChạy thử chương trình

(Rehearsal)

Dàn dựng & thi công

tại địa điểm

Làm báo cáo đánh giá Họp tổng kết sự kiện Báo cáo khách hàng



Họp triển khai thực hiện

(Execution Meeting)

Trình bày chi tiết sự kiện với các bộ phận liên quan

Triển khai nhân sự - Phân chia công việc

Phương án dự phòng rủi ro

Triển khai dự toán chi phí



Thực hiện các công việc

chuẩn bị event

Kịch bản chương trình – Checklist – MC Script

Thiết kế, phối cảnh chi tiết và bản vẽ kỹ thuật

Booking – Tuyển dụng nhân sự

Booking & khảo sát địa điểm – F & B

Làm việc với các supplier, production

Xin giấy phép tổ chức


Bộ hồ sơ xin phép treo Bandrole đường phố :

1. Đơn xin phép treo băng rôn QC ( theo mẫu)

2. Giấy uỷ quyền giữa đơn vị xin thực hiện (agency) với khách hàng (đơn vị tổ chức)

3. Hợp đồng kinh tế giữa agency và khách hàng

4. Giấy phép đăng kí kinh doanh or Giấy phép đầu tư của Agency và khách hàng

5. Hợp đồng kinh tế giữa đơn vị thực hiện với nơi thực hiện ( nhà hàng, khách sạn, điểm công cộng

trực thuộc cơ quan quản lý nào đó…)

6. Nếu trên banner quảng cáo có logo của các đơn vị tài trợ thì phải có giấy phép ĐKKD của tất cả

các đơn vị tài trợ đó

7. Nếu xin treo quảng cáo cho 01 sản phẩm nào đó thì phải có giấy chứng nhận nhãn hiệu hàng hoá

hoặc giấy phép nhập khẩu (hàng nhập khẩu) hoặc giấy chứng nhận chất lượng hàng hoá (hàng

trong nước sản xuất)

8. Nếu xin phép treo banner QC giới thiệu Lễ khởi công dự án…. Thì phải có giấy phép xây dựng

9. Maquette có đóng dấu giáp lai theo mẫu

• Ghi chú : Thời hạn giải quyết cấp phép 1 tuần

• Lệ phí phải nộp 50.000đ/ tấm banner or bandrole, nếu số lượng vượt mức 40 cái trở lên thì chỉ nộp

tối đa là 2.000.000 đ/ giấy phép


Bộ hồ sơ xin phép tổ chức biểu diễn gồm có :

1. Đơn xin phép tổ chức biểu diễn ( theo mẫu)

2. Giấy uỷ quyền giữa đơn vị xin thực hiện (agency) với khách hàng (đơn vị tổ chức)

3. Hợp đồng kinh tế giữa agency và khách hàng

4. Giấy phép đăng kí kinh doanh or Giấy phép đầu tư của Agency và khách hàng

5. Hợp đồng kinh tế giữa đơn vị thực hiện với nơi thực hiện ( nhà hàng, khách sạn, điểm công cộng

trực thuộc cơ quan quản lý nào đó…)

6. Kịch bản đường dây có liệt kê tiết mục rõ ràng (đóng dấu kí tên của người đại diện)

7. Hợp đồng đóng tác quyền âm nhạc với trung tâm bảo vệ tác quyền âm nhạc (nếu chương trình

có ca nhạc)

8. Nếu có biểu diễn thời trang thì nộp bộ sưu tập mẫu thiết kế (có đóng dấu giáp lai)

9. Nếu có tiết mục kịch (nộp kịch bản or đĩa DVD nội dung kịch bản tiết mục đó)

• Ghi chú : Thời hạn giải quyết cấp phép 10 ngày

• Lệ phí phải nộp 1.000.000 đ

• Phí tác quyền 350.000đ/ bài (nếu chương trình không bán vé)

• Những bài hát của NS Trịnh Công Sơn thì liên hệ trực tiếp với gia đình NS

• Những bài hát của NS Phạm Duy thì liên hệ với Công ty văn hoá Phương Nam


VẤN ĐỀ KHẢO SÁT ĐỊA ĐIỂM TRONG EVENT

• Công việc này do tổ thi công sản xuất và bộ phận design thực hiện

Mục đích :

• An toàn cho việc thi công sản xuất (set up) chương trình, tránh được những

tổn thất về tài chính và thời gian (hạng mục cần thiết thì không sản xuất,

còn hạng mục đã sản xuất thì không dùng được trong tình hình thực tế)

• Đảm bảo cho nội dung chương trình được tốt hơn, lên kế hoạch sản xuất

các vật dụng cho chương trình chính xác hơn,giảm thiểu phát sinh chi phí,

thời gian thi công set up

• Giảm thiểu các rủi ro, những bất lợi khác


PHƯƠNG THỨC THỰC HIỆN KHẢO SÁT :

• Tùy theo mỗi chương trình mà có cách khảo sát với những nội dung cần

khảo sát khác nhau (xác định hạng mục quan trọng và không quan trọng)

• Lập bảng khảo sát và tiến hành đo đạt, thu thập thông tin

• Chụp hình thực địa tại các điểm khảo sát ( chụp tổng quan và chi tiết)

• Việc khảo sát do bộ phận production chịu trách nhiệm

• Khi tiến hành khảo sát nên kết hợp với bộ phận có liên quan như : Design

hoặc nhà cung cấp

• Họp và tiến hành đánh giá Phương án sản xuất chi tiết


STT Hạng mục khảo sát KT Số lượng Mô tả

1 Cổng vào 2 lối vào SK và hậu đài

2 Bãi giữ xe 30 x 40m 1Sức chứa 500 xe và 1 bãi

ôtô

3 Vị trí bunting (cờ dây )

4 Vị trí banner

5 Vị trí backdrop

6 Sân khấu

7 Thảm đỏ

8 Sơ đồ mặt bằng

9 Bàn

10 Số ghế hay Sức chứa của khán đài

11 Bàn VIP

12 Khăn trải

13 Bàn tiếp tân

14 Khăn trải bàn tiếp tân

15 Vị trí đựng đồ nhân viên

NỘI DUNG CÁC HẠNG MỤC CẦN KHẢO SÁT


ST

THạng mục khảo sát

KT Số lượng Mô tả

16 Lối vào phòng chính

17 Cửa vào

18 Nguồn điện

19 Bảo vệ

20 WC 2

21 Phòng thay đồ 10 x 20m 1

22 Vị trí đặt màn hình

23 Vị trí đặt máy chiếu

24 Menu ăn uống

25 Trang phục waiter

26 Vị trí điều chỉnh ánh sáng phòng

27 Vị trí điều chỉnh máy lạnh

28 Vị trí set up bàn tiệc

29 Hậu đài

30 Sơ đồ bố trí bàn tiệc



STT

Hạng Mục Khảo Sát

KT Số Lượng Mô Tả

31 Lối đi cho diễn viên

32 Khu vực bếp

33 Đường chạy dây điện 3 pha cách SK 50m

34 Đường chạy âm thanh ánh sáng

35 Phương án việc che các cột âm thanh

36 Khu vực set up hệ thống âm thanh ánh sáng

37 Hoa trang trí

38 Thời gian mở cửa

39 Thời gian thi công - set up

40 Thời gian di chuyển ra

41 Lối di chuyển đồ vào

42 Giấy tờ cần thiết cho việc di chuyển vào set up

43 Dụng cụ di chuyển đồ

44 Khu vực chụp hình

45 Vị trí dù - nhà bạt – loại dù bạt

46 Khoảng không đặt Bum hoặc Dolly



LƯU Ý

• Khảo sát địa điểm là một công đoạn rất quan trọng trong việc sản xuất sự

kiện do đó phải thật cẩn thận trong đo đạt và tuân thủ các qui định tại chổ

của địa điểm tổ chức

• Những điều cho phép và không cho đơn vị tổ chức chương trình làm

• Những điều được hỗ trợ của nơi quản lý địa điểm dành cho đơn vị tổ chức

• Các qui định xuất và nhập thiết bị vào địa điểm tổ chức

• Các qui định quản lý khác dành cho nhân viên vào thi công tại địa điểm


Âm thanh sân khấu

• Âm thanh đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với sự thành công của chương

trình, trong tổ chức biểu diễn mọi sự cố có liên quan đến âm thanh là

nghiêm trọng nhất


Âm thanh sân khấu

• Để giảm thiểu những rủi ro do vấn đề âm thanh trong sự kiện người quản trị

chương trình cần lưu ý các vấn đề sau :

- Phải cung cấp đầy đủ thông tin nội dung kịch bản của chương trình cho bộ

phận kỹ thuật âm thanh chuẩn bị như : Gồm những tiết mục nào? những

data trình chiếu gồm những nội dung nào ?

- Phải gửi bản phối cảnh sân khấu để biết vị trí đặt đèn sân khấu

- Các thiết bị đấu nối khác vào hệ thống master để lấy tiếng thu phát như :

Laptop, đầu DVD, Camera, projector, màn hình led gồm những gì? Số

lượng thiết bị bao nhiêu cái ?

- Chương trình tổ chức trong nhà hay ngoài trời ?

- Số lượng khách tham dự khoảng bao nhiêu người ?

- Phải trao đổi thật kỹ giữa các đơn vị có thiết bị đấu nối với hệ thống âm

thanh về các chuẩn của thiết bị để đảm bảo các thiết bị accore với nhau, VD

như camera thì chuẩn hệ màu là gì PAL, NTSC …


Loa bố trí bên trái và bên phải của sân khấu để dưới đất khi số lượng khán giả ít.

Loa 2 cánh có thể treo lên dàn cao khi khán giả đông ở phía sau

Loa monitor để trên sàn sân khấu để cho ca sĩ nghe rõ nhạc

Trường hợp quá đông khán giả có thể bố trí loa rãi phía sau


Kỹ thuật đánh sáng cơ bản gồm 2 phần :

• Đánh sáng kĩ thuật tức là đánh sáng riêng cho từng tiết mục (scene), bài

hát

• Đánh sáng trang trí sân khấu (nhuộm màu cho từng partitions của sân

khấu)


Kĩ thuật bố trí đèn cơ bản


REHEARSAL & PHÚC KHẢO

• Các chương trình biểu diễn nghệ thuật chuyên nghiệp tại những nơi công

cộng buộc đơn vị tổ chức phải tổ chức phúc khảo chương trình

• Các chương trình biểu diễn trong không gian hẹp hơn như khách sạn hay

trung tâm hội nghị với qui mô số lượng khách mời hạn chế thì cũng có thể

được cơ quan quản lý nghệ thuật thông qua

• Các chương trình biểu diễn thời trang thì buộc phải phúc khảo

• Tuy nhiên, trong đơn xin phép tổ chức biểu diễn phải thông báo rõ thời gian

nào tổ chức phúc khảo



• Mời đại diện cơ quan quản lý tham dự ( nếu chương trình có yêu cầu phúc

khảo)

• Yêu cầu các nhân sự có tham gia chương trình tham gia phúc khảo : MC,

ca sĩ, nhóm múa, PG, model …

• Trang phục của MC, ca sĩ, nhóm múa, PG, model … thì không cần duyệt

nhưng phải đảm bảo đúng tiêu chí thuần phong mỹ tục VN, không phản

cảm hỡ hang …

• Địa điểm : Tại nơi thuê tổ chức chương trình



• Ráp từng phần nội dung của kịch bản chương trình

• Duyệt các trang phục, đạo cụ tham gia biểu diễn trong chương trình. Lưu ý:

Bộ sưu tập thời trang

• Âm thanh và ánh sáng không cần (thông thường không sử dụng ánh sáng

màu đúng chuẩn cho việc phúc khảo)

• Nếu có một vài ca sĩ không có mặt để tham gia phúc khảo thì có thể phát

nhạc CD trong buổi phúc khảo (vì cơ quan quản lý phải duyệt nội dung bài

hát)

• Nếu có bất kỳ video clip nào chiếu trong chương trình thì buộc phải chiếu

duyệt nội dung clip đó

• Sau khi kết thúc buổi phúc khảo, cơ quan quản lý nghệ thuật sẽ góp ý kiến

về nội dung chương trình, đơn vị tổ chức kiểm tra lần cuối và sửa lỗi (nếu

có)


Event không phải là 1 hệ thống công việc làm theo trình tự

mà event là một nghệ thuật đầy cảm xúc

PROPOSAL CHO EVENT?

NHỮNG CHÚ Ý KHI XÂY DỰNG

XÁC ĐỊNH YẾU TỐ QUAN TRỌNG

Để tạo một bài thuyết trình có ý

nghĩa, có sức thuyết phục và

đáng nhớ, bắt đầu bằng cách

xác định các yếu tố sau: đối

tượng của bạn, ý tưởng chú

đạo, điểm chính trong proposal

sẽ trình bày, số liệu & những

câu chuyện thực tế, các điểm

nhấn quan trọng.

BIẾT ĐƯỢC KHÁCH HÀNG MUỐN GÌ

Để xây dựng một bài thuyết trình hấp dẫn

và hiệu quả, bạn phải biết đối tượng của

bạn: họ thích gì, không thích gì, mong

muốn của họ là gì.

Sử dụng những chi tiết đó, bạn sẽ biết làm

thế nào để xây dựng các thông điệp của

bài thuyết trình thế nào để lôi kéo, kích

thích tò mò, kích thích, và thuyết phục họ,

TẬP TRUNG CONCEPT CHÍNH

Một sai lầm thường gặp là bài thuyết trình

có quá nhiếu ý tưởng chính, nhưng lại

không tập trung vào ý tưởng chủ đạo và

truyền tải thông điệp nhất quán. Tập trung

vào điểm chính.

XÂY DỰNG PROPOSAL THÀNH CÂU CHUYỆN

Sử dụng proposal như một câu chuyện để dẫn

dắt người nghe về sự kiện của bạn. Câu chuyện

được hình thành từ lúc bạn phân tích khách

hàng mục tiêu, tìm ra ý tưởng chủ đạo , đem ý

tưởng thực hiện hoá trong event như thế nào.

07 THINGS TO MAKE YOUR

PROPOSAL FAIL

07 THINGS TO MAKE YOUR PROPOSAL FAIL

1. DON’T UNDERSTAND THE BRIEF2. WRONG TARGET AUDIENCES

3. LACK OF INSIGHT THE BRAND

4. UNSATISFIED CONCEPT 5. OVER BUDGET

6. TERRIBLE DESIGN 7. SLEEPING MAKER PRESENTER


Cám ơn các bạn đã lắng nghe.

Mọi thắc mắc về giảng viên và chương trình đào tạo vui lòng liên hệ:

[email protected] | Hotline: 0909516516

www.bmg.edu.vn

http://www.bmg.edu.vn/