gu´ia de aspectos relacionados con la organizacion

Universidad Simón Bolívar

Enero 2012

Guía de Aspectos Relacionados con la

Organización.

Prof. Shirley Camarán

Creado por: Shirley Camaran/Fundamentos de Admón. I/Sistemas y Procedimientos Marzo 2011

Tema Nº 7 Organigramas Es la representación grafica de la estructura organizativa de una empresa, esta representa las

unidades o departamentos y en ciertos casos los nombres de las personas que lo integran.

Ventajas de los Organigramas:

1. Muestran una visión macro del funcionamiento de la organización.

2. Sirven de herramienta orientadora al personal nuevo ingreso.

3. Permite la programar con claridad la promoción del personal.

4. Suministra a las persona ajenas a la organización una visión general del funcionamiento.

5. Permite explicar falla de control interno y desequilibrios estructurales de funcionamiento.

Requisitos del Organigrama:

1. Claridad: Debe contener información comprensible, lo que obliga a que su diseño se

oriente a mostrar un tipo de información que no requiera de explicaciones adicionales.

2. Uniformidad grafica: un requisito fundamental es que su diseño grafico sea uniforme

en todo su desarrollo, ya que figuras o relaciones diferentes en un mismo organigrama

pueden generar interpretaciones diversas.

3. Actualidad: es necesario que todos los organigramas lleven la fecha de elaboración y

el número de revisión, de manera de evitar que circulen versiones anteriores y se

genere confusión debido al acelerado ritmo de cambios que se vive en las

organizaciones.

Técnicas para el Diseño de Organigramas: • Las figuras a utilizar comúnmente son rectángulos, dado que en esta más fácil ubicar los

textos en ella.

• Las líneas deben ser todas del mismo grosor y deben recaer justo en el centro de cada

rectángulo en el cual quieren graficar la relación. Aquellas unidades que sirvan de apoyo o staff

en la organización como por ejemplo: asesoría legal, informática, calidad, entre otras deben ser

graficadas debajo del director o presidente de la organización y las líneas deben partir de un

costado de la cajita. Así mismo todas aquellas unidades que estén por crear o están por un

tiempo determinado el borde de la cajita es pespunteado.

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Flujogramas o Diagramas de Flujo No es más que la representación en forma grafica de los procesos, por medio de la

utilización de líneas, símbolos y palabras cortas.

Tipos de Flujogramas:

• Diagrama de Flujo Play Script Es la representación grafica del proceso, con la deferencia de que del lado izquierdo suele

colocarse en forma narrada el procedimiento grafico que se encuentra en el lado derecho.

Ver Anexo 1.

• Diagrama de Bloque Es la representación grafica de un proceso por medio de la utilización de bloques o

cajas en forma de rectángulos en las cuales se describe brevemente la acción y del

lado derecho el responsable de la acción. Ver Anexo 2

• Diagrama Vertical Este flujograma se realiza de arriba hacia abajo utilizando la simbología ya encionada.

Anexo 3.

• Pictogramas Refleja el flujo del proceso en forma grafica, pero con dibujos tradicionales sin la

utilización de símbolos preestablecidos sino mas bien con dibujos relacionados a la

acción a realizarse en el momento. Ver Anexo 4 Elementos que debe contener:

• Encabezamiento

• Objetivo

• Generalidades

• Normas

• Descripción

¿Qué permiten los Flujogramas? Permite visualizar los documentos que se utilizan en un proceso, así como también los distintos

pasos y unidades administrativas que intervienen en el mismo.

Ventajas de los Flujogramas 1. Facilita ejecutar los trabajos

2. Describe en forma breve y concisa los distintos pasos del proceso.

3. Evita improvisaciones

4. Identifica las debilidades y fortalezas del proceso

5. Genera sentido de responsabilidad y establece los límites del proceso.

6. Plantea la diferencia entre lo que se hace y lo que debería hacerse.

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Formularios

Se llama formulario a una plantilla o página con espacios vacíos que han de ser rellenados con

alguna finalidad, por ejemplo una solicitud de empleo en la que has de rellenar los espacios

libres con la información personal requerida.

En la Web el formulario es la parte de la interfaz que permite que el usuario pueda introducir

datos. Su diseño es crítico dado que una mala concepción de él puede convertirlo en una

barrera para la interacción e inducir al usuario a cometer errores potenciando la frustración en

el desempeño de su tarea.

Actualmente los formularios, al menos como estilo de interacción, los podemos encontrar en las

aplicaciones más diversas. Utilizamos formularios cuando en una página web introducimos

nuestros datos y nuestro número de tarjeta de crédito, pero también cuando en un cajero

automático indicamos la cantidad de dinero que deseamos reintegrar o cuando en un editor

seleccionamos las opciones de formato del texto.

Normas para la Elaboración de Formularios:

1. En la parte superior izquierda se debe colocar siempre el logo de la organización y en

la parte central el nombre del formulario.

2. Se debe colocar una línea de 1 ½ puntos bordeando el formulario completo.

3. Los datos requeridos debe ser los más explícitos posibles.

4. Todo formulario debe llevar fecha y numero de modificación del formulario.

5. Se debe separar con doble línea los datos que no sean familia, por ejemplo: los datos

personales (nombre, apellido, cedula entre otros) de los datos de experiencia laboral.

6. Todo formulario debe contener un instructivo que especifique el concepto de cada

campo del mismo.

7. Cuando al formulario se le ha hecho una modificación o simplemente se cambia se

deben desincorporar los anteriores en toda la organización, así como también se le

debe notificar al personal sobre su desincorporación y posterior modificación o

inclusión de un nuevo formulario.


Anexo 1

Anexo 2


Anexo 3

Anexo 4

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