Chapter 2

IntroduccinTrminos Definiciones - EjercicioFuentes:Kathy Schwalbe, Information Technology Project Management, Seventh Edition, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Fifth EditionPrepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes1ObjetivosObjetivos del cursoMetodologa a seguirDefinir algunos trminos muy utilizados en la Gerencia y GestinCiclo de vida del ProyectoCiclo de vida del ProductoEstructuras organizacionalesDocumento compartidoObjetivos del cursoDar a conocer los fundamentos de la gerencia y gestin de proyectos, buenas prcticas tradicionales comprobadas y ampliamente utilizadasUtilizar la metodologa del PMI (Project Management Institute, Inc.) para la Gerencia y Gestin de proyectos, la cual en este momento es la ms moderna, ms utilizada y mayor demandada por las Corporaciones para los gerentesProporcionar un vocabulario comn para analizar, escribir y aplicar en la gerencia y gestin de proyectosCapacitar al estudiante para una eventual certificacin profesional de la gerencia y gestin de proyectos tipo PMP (Project Management Professional) del PMI Metodologa del cursoPresentacin terica de los temas en el cursoAplicacin prctica de la Gerencia y Gestin de Sistemas de Informacin, siguiendo los lineamientos del PmbokEjercicio:Gerenciar y Gestionar un proyecto para la Construccin de un software que va a solucionar un problemaCrear una EmpresaCrear un ProyectoAplicar la gua del Pmbok para la Gerencia y Gestin del ProyectoElaborar mapas mentalesElaborar trminos de referencia para una eventual implementacinAplicar los conocimientos adquiridos en otras asignaturas del programa de estudios de Ingeniera de SistemaTrminosPmbokProject Management body of Knowledge. Libro gua para la Gerencia y Gestin de ProyectosBuena prcticaEs una forma ptima reconocida por la industria para lograr las metas y los objetivos*Proyecto Un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado nico" (PMBOK Guide, cuarta edicin)ProgramaGrupo de proyectos gestionados de una manera coordinada para obtener aquellos beneficios que no sera posible lograr si se les gestionara en forma individual (PMBOK Guide, cuarta edicin)*Project Management Institute, Inc., Organizational Project Management Maturity Model(OPM3) Knowledge Foundation (2003), p. 13.

TrminosPortafolioConjunto de proyectos o programas y otros trabajos que se han agrupado para facilitar la gestin eficiente de ese trabajo, a fin de cumplir con los objetivos estratgicos de negocio (PMBOK Guide, cuarta edicin)Procesos de Direccin de proyectosEl Pmbok define cinco grupos de procesos: Iniciacin, Planificacin, Ejecucin, Seguimiento y Control, y CierreOperacinUna funcin de la organizacin que se efecta permanentemente, con actividades que generan un mismo producto o proveen un servicio (PMBOK Guide)EntregableProducto o servicio producido o facilitado como parte de un proyecto

TrminosGerentes de proyecto Trabajan con los patrocinadores del proyecto, un equipo de proyecto, y otras personas involucradas en el proyecto, para cumplir con los objetivos del proyecto Gerentes de programaSupervisan programas y frecuentemente actan como jefes de los gerentes de proyectoGestin de proyectos La aplicacin de los conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto" (PMBOK Guide, cuarta edicin) Cultura organizacional Conjunto de supuestos, valores y comportamientos que caracterizan el funcionamiento de una organizacin EjercicioGerenciar y Gestionar un proyecto para la Construccin de un software que va a solucionar un problemaCrear una EmpresaCrear un ProyectoElaborar mapas mentalesElaborar trminos de referencia para una futura implementacin del contenido de las reas de conocimientoAplicar la gua del Pmbok para la Gerencia y Gestin del ProyectoAplicar los conocimientos adquiridos en otras asignaturas del programa de estudios de Ingeniera de SistemaProyectoProyecto "un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado nico" (PMBOK Guide, cuarta edicin)Los Proyectos concluyen cuando sus objetivos se han alcanzado o el proyecto se ha terminado Los proyectos pueden ser grandes o pequeos, y para terminar pueden tomar un tiempo corto o largo

Atributos del proyecto Un proyecto: Tiene un propsito nico Es temporal Se desarrolla utilizando elaboracin progresiva Requiere recursos, a menudo de diversas reas Generalmente tiene un cliente principal (customer) y/o un patrocinador (sponsor)Implica incertidumbreEstructura de la Gestin de Proyectos

Gestin del alcanceGestin del tiempoGestin decostosGestin de La calidad9 reas del conocimientoFunciones fundamentalesFunciones facilitadorasGestin deRecursos humanosGestin de la comunicacinGestin del riesgoGestin de lasadquisicionesProyecto 1Proyecto 2Proyecto 3Proyecto 4Herramientas y tcnicasPortafolio de proyectosGestin de la integracin del proyectoxito del proyectoxito de la empresaExpectativas y necesidades de los interesados del proyectoEstructura de la Gestin de Proyectos

Expectativas y necesidades de los interesados del proyectoGestin del alcanceGestin del tiempoGestin decostosGestin de La calidad10 reas del conocimientoFunciones fundamentalesFunciones facilitadorasProyecto 2Proyecto 3Proyecto 4Proyecto 5Portafolio de proyectosxito del proyectoxito de la empresaGestin deRecursos humanosGestin de la comunicacinGestin del riesgoGestin de lasadquisicionesGestin de losinteresadosProyecto 1Gestin de la integracin del proyectoVentajas del uso formal de la Gestin de Proyectos Mejor control de los recursos financieros, fsicos y humanosMejora de relaciones con los clientes Menos tiempo de desarrollo Menores costos Mayor calidad e incremento de la fiabilidad Mrgenes de beneficio ms altos Mejora la productividad Una mejor coordinacin interna Moral ms alta de los trabajadores (menos estrs)

Interesados del proyectoInteresados del proyectoPersonas involucradas o afectadas por las actividades del proyectoEntre los Interesados se incluyen: El Patrocinador del proyectoEl gerente de proyectoEl equipo del proyecto El personal de apoyo Clientes Usuarios Proveedores Los opositores al proyecto

Gestin de los interesados del proyectoLos gerentes de proyectos deben identificar, entender y manejar las relaciones con los interesados del proyectoLa alta gerencia y los altos ejecutivos son interesados importantes del proyectoUsar los cuatro marcos de las organizaciones puede ayudar a cumplir las necesidades y expectativas de los interesados en el proyecto

Entendiendo las organizacionesMarco estructural: Se enfoca en roles y responsabilidades, coordinacin y control. Los organigramas ayudan a definir este marco.Marco de recursos humanos: Se enfoca en encontrar una armona entre las necesidades de la organizacin y las necesidades de las personas. Marco poltico: Asume que las organizaciones son coaliciones compuestas por individuos variados y grupos de individuos. Conflicto y poder, son temas claveMarco simblico: Se enfoca en los smbolos y significados relacionados con los eventos. La cultura es importanteGestin del Portafolio de ProyectosGestin del portafolio de proyectosSeleccin y soporte de proyectos o inversiones de programas.Estas inversiones guiadas por el plan estratgico de la organizacin y por los recursos disponibles.Los gerentes de portafolioAyudan a sus organizaciones a tomar decisiones de inversin inteligente, ayudando a seleccionar y analizar proyectos desde una perspectiva estratgica Gestin del Proyecto vs Gestin del Portafolio

Objetivos tcticosObjetivos estratgicosGestin del proyectoEstamos llevando a cabo bien nuestros proyectos?Estn nuestros proyectos a tiempo y dentro del presupuesto?Los interesados del proyecto saben lo que deberan estar haciendo? Gestin del portafolioEstamos trabajando en los proyectos correctos?Estamos investigando en las reas correctas?Tenemos los recursos adecuados para ser competitivos?Rol del Gerente de ProyectosDescripciones del trabajo varanLa mayora incluye funciones como la planificacin, programacin, coordinacin y trabajo con la gente para lograr los objetivos del proyecto Habilidades y competencias ms importantes para un Gerente de Proyectos1. Habilidades con la gente 2. Liderazgo 3. Capacidad para escuchar4. Integridad, comportamiento tico, coherente 5. Fuerte en la construccin de confianza 6. Comunicacin verbal 7. Fuerte en la creacin de equipos 8. Resolucin de conflictos, gestin de conflictos 9. Pensamiento crtico, solucin de problemas 10. Comprende, balancea prioridadesHabilidades Sugeridas para el Gerente de ProyectosConocimiento del rea de aplicacin, estndares y regulacionesConocimientos del entorno del proyecto Conocimiento y habilidades de gerencia generalesHabilidades o destrezas de relaciones humanasEllos deberan:Sentirse cmodos ante el cambioEntender las organizaciones en las que trabajanSer capaces de dirigir equipos para lograr los objetivos del proyecto

Ciclo de vida del proyectoEl ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y nmero se determinan por las necesidades de gestin y control de la organizacin u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su rea de aplicacin, Pmbok, cuarta edicinProyectoFaseFaseFaseFaseTamaoComplejidadNecesidades de ControlProyectoFaseFaseFaseFaseNmeroGrado de controlFases del ProyectoLas fases del proyecto son divisiones dentro del mismo proyecto, donde es necesario ejercer un control adicional para gestionar eficazmente la conclusin de un entregable mayor. Las fases del proyecto suelen completarse de manera secuencial, pero en determinadas situaciones de un proyecto pueden superponerse, Pmbok, cuarta edicin.

Ciclo de vida del proyecto

Estructura del ciclo de vida

Niveles tpicos de costos y personal Impacto de la variable en funcin del tiempoCaractersticasNivel de costoDotacin de personalInfluencia de los interesadosRiesgosIncertidumbresCosto de los cambiosEn las primeras fases de un ciclo de vida del proyecto: Las necesidades de recursos son generalmente ms bajas El nivel de incertidumbre (riesgo) es ms alto Las partes interesadas del proyecto tienen la mayor oportunidad de influir en el proyecto En las fases medias de un ciclo de vida del proyecto: La certeza de completar un proyecto aumenta Se necesitan ms recursos La fase final de un ciclo de vida del proyecto se centra en: Velar por que se cumplan los requisitos del proyecto El patrocinador aprueba la realizacin del proyecto

Ciclo de vida del Producto*Los productos tambin tienen su ciclo de vidaCiclo de vida del Producto: Un conjunto de fases del producto que, generalmente, son secuenciales y sin superposicin, cuyos nombres y nmeros son determinados por las necesidades de fabricacin y control de la organizacin, Pmbok cuarta edicin * Producto : Un artculo producido que es cuantificable y que puede ser un elemento terminado o un componente, Pmbok cuarta edicinCiclo de vida del ProductoFaseFaseFaseRelaciones Ciclo de vida del Producto y del ProyectoOrganizacinOperacin 1FaseFaseFaseOperacin 2Operacin 3Operacin 4Operacin mProyecto 1FaseFaseFaseFaseProyecto 3Proyecto nProyecto 2Proyecto 4ProductoCiclo de vida y Fases del ProyectoEl ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases que definen:Qu trabajos se llevan a cabo en cada fase Qu entregables se producen y cundo Quin est involucrado en cada fase Cmo ser el control y aprobacin del trabajo realizado en cada fase Relaciones bsicas entre fasesRelacin secuencial: Una fase comienza una vez se termina la anteriorRelacin de superposicin: Una fase se inicia antes de que finalice la anteriorRelacin iterativa: Una fase se planifica, y la planificacin de la siguiente se efecta conforme avanzan el trabajo y los trabajos de la fase actualEjemplo de Proyecto en una sola Fase

Ejemplo de Proyecto de tres Fases

Ejemplo de Proyecto con Fases superpuestas

Proyectos no pueden ejecutarse aisladosLos proyectos deben operar en un entorno amplio de organizacin Los altos directivos deben asegurarse que los proyectos siguen apoyando las necesidades actuales de la EmpresaLos gerentes de proyecto necesitan utilizar el enfoque sistmicoLos gerentes debe tener una visin holstica para la realizacin de proyectos en el contexto de la organizacin

Proyectos no pueden ejecutarse aislados

Estructuras organizacionalesTres estructuras bsicas de las organizacionesFuncional: Gerentes Funcionales informan al CEOPor Proyectos: Gerentes de programa informan al CEOMatricial: trmino medio entre estructuras funcionales y estructuras por proyectos; el personal generalmente informa a dos o ms jefes; la estructura puede ser de matriz dbil, equilibrada o fuerteCEO: chief executive officer Estructura organizacional funcional

Estructura organizacional orientada a proyectos

Estructura organizacional matricial dbil

Estructura organizacional matricial fuerte

Estructura organizacional matricial equilibradaEstructura organizacional combinada

Influencia de la estructura organizacional en los proyectos

La EmpresaPuntos a tener en cuenta en la creacin de la empresa:Qu tipo de negocio van a realizarMirar el mercadoElaborar un plan de negociosHacer una evaluacin financieraNecesidades de crditoLa EmpresaPuntos a tener en cuenta en la creacin de la empresa:Constitucin formal de la empresaTipo de empresa Cdigo de ComercioOtros aspectos legalesMinutasVerificar disponibilidad del nombre en la Cmara de ComercioVerificar la actividad econmicaPresentar acta de constitucin y estatutos de la sociedad en notaraHacer la inscripcin en la Cmara de ComercioHacer diligencias en la DIAN.Obtener el NITAbrir cuenta bancariaInscribir libros de Comercio en la Cmara de ComercioHacer diligencia de orden nacional/departamental/distrital/municipalDocumentacin Crear empresa

Documento compartido - Asistencia

Documento compartido - Calificaciones

Documento compartido - Correos

Necesidad de estndares organizacionalesLos estndares y directrices ayudan a los gerentes de proyectos a ser ms efectivos La alta gerencia puede fomentar: La utilizacin de formularios estndar y programas informticos para la gestin de proyectos El desarrollo y uso de directrices para redactar los planes de un proyecto o para proporcionar informacin del estado La creacin de una oficina de gestin de proyectos o centro de excelencia

Ejemplo de ciclo de vida del proyecto

Viabilidad del proyectoConceptoDesarrolloImplementacinCierreEjemplo de entregablespara cada fasePlan deGestin

Estimacinpreliminarde costos

EDT 2 nivelesAdquisicin del proyectoPlan de gestindel proyecto

Estimacindel presupuesto de gastos

EDT 3+ niveles

Trabajo terminado

Lecciones aprendidas

Aceptacin del clientePaquete finalde trabajo

Estimacin definitivaDel costo

Reportes dedesempeo

Importancia de las Fases del Proyecto y Revisiones de gestinLas revisiones de gestin, tambin llamadas salidas de fase o puntos de muerte, se deben efectuar despus de cada fase con el fin de evaluar el progreso del proyecto, sus posibilidades de xito, y si contina siendo compatible con los objetivos de la organizacin Qu es la Gestin de Proyectos?Los gerentes de proyecto se esfuerzan por cumplir la triple restriccin, equilibrando los objetivos de alcance, tiempo y costo del proyecto