revizijska sled oblikovanje procesov - unp.gov.si · združeni v eni sami službi. 9nekatere naloge...

TWINNING PROJECTSI 04/IB/FI/01

Further strengthening of PIFC and anti-fraud co-ordinationTransition facility 2004 for Republic of Slovenia

1

Twinning project SI 04/IB/FI/01

Nadaljnja krepitev razvoja notranjega nadzora

javnih financ in sodelovanje v boju proti goljufijam

-- Urad za nadzor proraUrad za nadzor proraččunauna --

Prehodna sredstvaPrehodna sredstva 2004 2004 za Republiko Slovenijoza Republiko Slovenijo

Revizijska sled Oblikovanje procesov Revizijska sled Oblikovanje procesov

IzobraIzobražževalni programevalni program



2

Analiza procesaAnaliza procesa

I – Analiza procesa: temeljni pojmi

I.1 SistemI.2 FunkcijaI.3 Akter/operater/izvajalec/ subjektI.4 DejanjeI.5 Proces

I.6 DejavnostI.7 NalogaI.8 OperacijaI.9 Sporočilo



3

Analiza procesaAnaliza procesa

II – Modeliranje procesa

II.1 Opredelitev obsega

II.2 Analiza procesa

II.3 Oblikovanje procesa



4

I – Analiza procesa: Temeljni pojmi

SistemiFunkcijeAkter/operater/subjektDejanjeProcesDejavnostiNalogeOperacijeSporočila



5

I.1 Organizacija kot skupek sistemov

Definicija: organizacija (ustanova, podjetje, združenje,…) je sestavljena iz sredstev (človeška sredstva, osnovna sredstva, znanje, …), ki tvorijo skupek sistemovSistemi so potrebni elementi za obstoj same organizacijePomembnost sodelovanja:

Operacijski sistem in fizični tokInformacijski sistem in tok informacijSistem nadzorovanja in tok procesa odločanja



6

I.2I.2 Organizacija kot skupek funkcijDefinicija: Funkcija zajema potrebne vire organizacije, s katerimi uresničuje njene cilje. Funkcijo lahko razdelimo v osrednjo funkcijo (dejavnosti) in funkcijo podpore. Omogoča obstoj sistemovNajdemo jo v večini organizacijPomembnost funkcije je odvisna od narave organizacije.Funkcije niso naloge, ki jih je zadolžen izvajati posameznik ali ki se izvajajo v okviru delovnega mesta. Ravno nasprotno!Isto funkcijo lahko najdemo v različnih organizacijah in jo je mogoče primerjati



7

Nabavna funkcija

Nadzornafunkcija

Finančnafunkcija

Kadrovskafunkcija

Proizvodnafunkcija

...

Organizacija kot skupek funkcij

Funkcija: vertikalni pristop k organizaciji

ORGANIZACIJA



8

SSistemiistemi inin ffununkcijekcije

Funkcija (nabavna, finančna, kadrovska, proizvodna, informacijska …) potrebuje tri vrste sistemov:

operacijski sisteminformacijski sistemsistem odločanja

Funkcija zajema dejavnosti, ki imajo dopolnilne namene in predstavljajo osnovo, na kateri se procesi izvajajo.



9

SSistemiistemi inin ffununkcijekcije

Rezultat oblikovanja procesa je odvisen od tega, kako so funkcije razporejene: podrobneje so funkcije opisane, natančnejše je proces oblikovan

Na primer: Pri grafičnem oblikovanju procesa javnega naročanja lahko računovodsko in finančno funkcijo ločimo ali pa ne. V organizacijski sestavi nekaterih organizaciji sta slednji funkciji združeni v eni sami službi. Nekatere naloge pripadajo računovodski službi, druge pa finančni.

Pri oblikovanju procesa lahko funkcije razumemo kot akterjeNa primer: Kadrovska funkcija, Enota za naročila, …



10

I.3 AI.3 AkterjikterjiPosamezniki, ki izvajajo postopek in ga sprožijo, ali posamezniki, ki jim je proces namenjen

Organizacijo tvorijo akterji

Zunanji akterji sodelujejo pri izvajanju procesa, a niso sestavni del organizacije same

Notranji akterji so del organizacije

Stranka je lahko v organizaciji ali izven nje



11

Zunanji akterjiZunanji akterji

Izven organizacije: sprožijo procese (operacijski proces, proces podpore, proces vodenja,…)

Na primer: Ko izglasuje proračun, sproži organ s proračunskimi pooblastili notranji proračunski proces

Zunanja funkcija:Na primer: računovodska služba izvaja naloge, ki se nanašajo na postopek “računov”, medtem ko urad za plačila (oz. plačilna funkcija), ki organizacijsko ne pripada organizaciji, spremlja in izvaja plačila kot zunanji akter.



Notranji akterjiNotranji akterji

Hierarhija znotraj organizacije:

Vsaka oseba zasede eno delovno mestoVsako delovno mesto je povezano z eno enoto.

Enota

Delovno mesto

Delavec

Primeri

Računovodska enota

Knjiženje računov

g. X



StrankaStranka

Glede na proučevano funkcijsko okolje je stranka akter v odnosu do organizacije, ki zanj opravlja dejanje oz. skupek dejanj (proces, dejavnost, naloga, misija)Stranka je lahko sestavni del organizacijske strukture ali pa se nahaja izven njeNa primer: računovodski proces je med drugim namenjen stranki, ki nadzoruje operacije. Urad za plačila je lahko stranka računovodske funkcije.



I.4 I.4 DejanjaDejanja in akterjiin akterji

Vsako dejanje sestavljajo različne ravni oz. faze izvajanja dejanjaNa vsaki ravni najdemo akterja

Dejanje

Dogodek

Vložek

Rezultat

Izložek



I.5 I.5 ProcesProces

Proces je v ožjem pomenu besede prečen postopekNa primer: proces plačevanja plač, proces javnega naročanja, proces zaposlovanja, proces proizvodnje, …

izvaja

ProcesOrganizacija

je izveden



I.6 I.6 DejavnostDejavnost

Dejavnost: niz nalog, ki so potrebne, da se proces ali funkcija delno ali v celoti opraviNa primer: izstavljanje računov, upravljanje pogodb, priprava proračuna, izbor dobaviteljev, prejem…

DejavnostEnota

je deležen

je zadolžen

Dejavnost lahko opravljamo takrat, ko se določajo delovna mesta, ki so zadolžena za opravljane danih nalog



I.7 I.7 NalogaNaloga

Naloga: skupek operacij, ki jih sproži dogodek in ki privedejo do rezultata. Naloga namreč zahteva zastavitev cilja: kaj je treba narediti.

Na primer: Vnos računov, potrditev naročila, podpis pogodbe, sestava plačilnega naloga…

ciljidelovno mesto

je deležen

je zadolžen

Eno mesto lahko zasede več ljudi



I.8 OperaI.8 Operacijacija

Operacija: konkretno dejanje, ki je sestavni del naloge. Obseg operacije je odvisen od sredstev, ki so na razpolago za opravljanje naloge. Na primer: vtipkati podatke računa, podpisati pogodbo, …

OperacijaOsebaizvaja

je izveden



Dejanja in akterjiDejanja in akterji

Proces Ogovoren

Dejavnost Odgovoren

Naloge Pooblaščen za

izvajanje dejavnosti

Akter

Eden ali večprocesov

Ena ali večdejavnosti

Ena ali večnalog



FunFunkcijekcije, , DejavnostiDejavnosti

FunkcijeNabavna Nadzorna Finančna Kadrovska Proizvodna

Dejavnosti

- upravljanjemarketinga

- naročila

- dobavitelji

- prejem

- računi

- (…)

- analiza

- ekonomskeštudije

-tabela zanadzor

- nadzoruporabe proračuna

- (…)

- sestavljanje proračuna

- upravljanje zakladnice

- upravljanjeobveznosti

- plačevanje dobaviteljev

- (…)

- zaposlovanje

- sposobnosti

- plačilo

- politika nagrajevanja

- (…)

- zahteva po dobavi

- kontrola kakovosti

- šole: izpiti

- bolnice: svetovanje

- raziskovalni inštituti: temeljno raziskovanje

- (…)



FunFunkcijekcije, , Dejavnosti,Dejavnosti, ProcesProces

FunkcijaNabavna Nadzorna Finančna Kadrovska Proizvodna

Dejavnosti

- upravljanjemarketinga

- naročila

-dobavitelji

- prejem

- potrditev računov

- (...)

- analiza

- ekonomskeštudije

- tabela za nadzor

- nadzor uporabe proračuna

- (…)

- sestavljanje proračuna

- upravljanje zakladnice

- upravljanjeobveznosti

- plačevanje dobaviteljev

- (…)

- zaposlovanje

- sposobnosti

- plačilo

- politika nagrajevanja

- (…)

- zahteva po dobavi

- kontrola kakovosti

- šole: izpiti

- bolnice: svetovanje

- raziskovalni inštituti: temeljno raziskovanje

- (…)



I.9 I.9 SporoSporoččilaila

Sporočila vsebujejo informacije, ki so potrebne, da se proces izmenjave izpelje.

Določajo sprožilce in rezultate dejanj:Vhodno sporočilo predstavlja sprožilecIzhodno sporočilo predstavlja rezultat

Zagotoviti je treba sledljivost vseh sporočil, ki se izmenjajo znotraj funkcijskega okolja (listine, odobritve, informacije, stanje transakcij, predpisi, odločitve, dogodki, …).



SporoSporoččilailaPrimeri:

Listina: Letni načrt nabavOdobritev: Podpisana naročilnicaInformacija: Pričetek postopka izbire

dobaviteljaStanje transakcije: Vnos računa v informacijski

sistemPredpisi: Zakon o javnih naročilihOdločitev: izbor dobaviteljaDogodek: prijave kandidatov

…



SproSprožžilecilec

Naključni ali predvideni poslovni dogodki, ki sprožijo izvajanje procesa, dejavnosti, naloge. Cilj je doseganje rezultatov.

Proces

Dejavnost

Naloga

Operacija

Sprožilno sporočilo



RezultatRezultat

Rezultat, ki se doseže pri izvajanju naloge, dejavnosti ali procesa

Proces

Dejavnost

Naloga

Operacija

Sporočilo orezultatu



26

Pristop po stopnjah:

1 Opredelitev obsega procesa

2 Analiza procesa

3 Predstavitev procesa

II II –– Oblikovanje procesaOblikovanje procesa



27

Definicija obsega

Analiziran proces: O čem se gre?Opredelitev dejanj, ki so vključena v procesOpredelitev dejanj, ki niso vključena v procesPredstavitev organizacije in njenih funkcijPooblastilo odgovornostiOpredelitev akterjev (notranjih in zunanjih) in tokov

II.1 – Opredelitev obsega procesaOpredelitev procesa



Obseg

Dve vprašanji:Akter: KDO ?

-> funkcije, oddelki, enote, delovna mesta, osebeTok informacij: KAJ ?

-> komuniciranje med akterjiMeje enega ali več procesov se ugotavljajo takrat, kose jasno opredeli oz. prepozna akterje, sporočila in povezave z drugimi procesi. Na primer: plačilni proces se začne z računom in zaključi, ko je dobavitelj plačan.



29

Predstavitev akterjev in tokovPredstavitev akterjev in tokov

• Kdo in kaj na posamezni stopnji izvajanja dejavnosti ali naloge

akter 1enota 1

akter 2Enota 2

akter3Enota 3

akter 4Enota 4

Tok BSporočilo B

Tok ASporočilo A

Tok YSporočilo Y

Tok CSporočilo C

Tok FSporočilo F



PovezovanjePovezovanje

Treba je ločiti akterje, ki se nahajajo znotraj funkcijskega okolja (tj. proučevanega procesa), od zunanjih akterjev. Informacijski tok (sporočila), ki poteka med notranjim in zunanjim akterjem, nam omogoča, da ugotovimo povezave med procesiLokalizacija kontaktnih točk/povezav nam zagotavlja, da jasno orišemo meje okolja.Na primer: plačilni proces in nabavni proces vplivata drug na drugega.



31

Grafično oblikovanje procesa• Proces izvaja organizacija (uprava, podjetje,…)

Organizacija

Zunanjiakter

1

Sprožilno sporočilo 1

Sporočilo o rezultatu 1

Zunanjiakter

2

Sprožilno sporočilo 2

Sporočilo o rezultatu 2



32

Grafično oblikovanje procesa• Primeri

Organizacija

Proračunski uporabnik

Objava proračuna

Izvrševanje proračuna

Dobavitelj

Posredovanje računa

Plačilo

Proračunski proces

Proces nabav



II.2 - Analiza procesaAnaliza procesa

Proces: zaporedje dejavnosti, ki jih je zunanji akter sprožil in jih organizacijske enote znotraj organizacije izvajajo ter ki so namenjene doseganju rezultata, ki bo koristil zunanjemu akterju.

Proces

Dejavnost

Naloga

Operacija



34

RazRazččlenitev procesalenitev procesa

Zunanjiakter

Sprožilec procesa p

Rezultat procesa p

Notranjiakter 1

Dejavnost 1

Notranjiakter 2

Dejavnost 2

Notranjiakter 3

Dejavnost 3

Notranjiakter 4

Dejavnost 4

Notranji akter n

Dejavnost n

Dejavnosti izvajajo organizacijskeENOTE organizacije

Proces se zagotavlja z izvajanjem dejavnosti znotraj organizacije

Sprožilnadejavnost 3

Activity result 3



RazRazččlenitev procesa v dejavnostilenitev procesa v dejavnosti

Posebnosti dejavnosti:

Izvaja se jo z uporabo sredstev organizacije

Zahteva strokovno znanje

Sestavlja homogeno enoto

Privede do opaznih rezultatov, ki so namenjeni stranki



RazRazččlenitev procesa v dejavnostilenitev procesa v dejavnosti

Analiza, ali je razčlenitev procesa na dejavnosti dobra, mora sloneti na naslednjem pravilu:

ČAS: neprekinjeno zaporedje dejavnosti

KRAJ: mesta so sestavni deli enote

DEJANJE: podobna dela



Analiza dejavnostiAnaliza dejavnosti

Dejavnost: zaporedje nalog, ki jih akter izven odgovorne enote sproži in jih delovna mesta izvajajo. Rezultati, ki se preko dejavnosti dosežejo, prispevajo k izvajanju procesa.

Proces

Dejavnost

Naloga

Operacija



38

RazRazččlenitev lenitev dejavnostidejavnosti

Zunanjiakter

Sprožilni proces p

Rezultat procesa p

Notranji akter 1

Dejavnost1

Notranji akter 2

Dejavnost2

Notranjiakter4

Dejavnost 4

Notranjiakter n

Dejavnostn

naloga 1Dejavnost 3

naloga 2Dejavnost 3

naloga 3Dejavnost 3

Sporočilo o rezultatunaloge 3

Sporočilo za sprožitevnaloge2

Dejavnost sestavljaveč nalog

Naloge izvajajo delovna MESTA.



Analiza nalogeAnaliza naloge

Naloga: zaporedje operacij, ki jih delovno mesto sproži in jih posameznik izvaja. Pridobljen rezultat prispeva k izvajanju dejavnosti.

Proces

Dejavnost

Naloga

Operacija



40

II.3 – Grafična predstavitev procesa

Poslovne procese je treba grafično prikazatiZa prikaz poslovnih procesov uporabljamo flowchart Model procesov je sestavljen iz naslednjih komponent:

Akterji v stolpcih (funkcije, oddelki, enote, osebe)Proces tvorijo dejavnosti, naloge,… (priporoča se razdelitev)Pravila upravljanja: pravila, ki se nanašajo na dano nalogo ali dejavnost. Treba jih je jasno opredeliti, kar zagotavlja dobro razumevanje procesa



41

Osnove flowcharta

Začetek ali konec procesa. Priporoča se, da se našteje vhodne dogodke, ki sprožijo dejavnost, in izhodne rezultate dejavnosti.

Sklicevanje na postopek, ki izhaja iz drugega procesa ali druge dejavnosti.

Začetek/Konec+ Naziv

vhodnega dogodka/rezultata

Naziv postopka



42

Osnove flowcharta

Naloga: Naloge je treba oštevilčiti (v zgornjem pravokotniku). Spodnji simbol prikazuje uporabljeno sredstvo (informacijski sistem). Ker je naloga dejavnost, jo moramo opisati z uporabo glagola.

Odločitev oz. kontrola: Oštevilči se jo kot nalogo in sledi vrstnemu redu nalog. Pri vsaki kontrolni nalogi je treba opredeliti dva izhodna elementa (da/ne).

Št. nalogeOpis

ne

da

IT

Opis naloge

št. naloge



43

Osnove flowcharta

Listina: v večini primerov predstavlja listina (narava sporočila) izhodni element naloge ali dejavnosti.

Zunanji ali notranji dogodek, ki vpliva na potek procesa

Naziv listine

Opis dogodka



44

Kako oblikovati in brati flowchart

Smer branja je od leve proti desni in od zgoraj navzdolVelike procese (javno naročanje,…) je treba razdeliti in posamezno oblikovati en flowchart za vsako opredeljeno dejavnostPodrobnost flowcharta je odvisna od tega, kako podrobno so bili akterji opredeljeniV nekaterih primerih se lahko izvaja več nalog istočasno. To je odvisno od proučenega procesa. Flowchart mora prikazati resnično sliko poteka procesa.



45

Flowchart je kot živo bitje

Organizacija je živo bitje, kar zahteva stalno posodabljanje modela poslovnega procesa

Flowchart lahko prikazuje:Obstoječi procesModel, ki ga je treba vzpostavitiStanje v razvoju ali v prehodu



46

•Primer: Postopek obravnave naročila znotraj procesa naročanja

Začetek: sklenitev pogodbe z dobaviteljem (vložek)

Naloge: “Izpolnitev naročilnice”, “Odobritev”, “Podpis naročilnice”,...

Listina: naročilnico odobrijo različni subjekti

Konec: naročilnico se podpiše in posreduje dobavitelju (izložek oz. rezultat)



Analiza procesa: VajaAnaliza procesa: Vaja

revizijska sled oblikovanje procesov - unp.gov.si · združeni v eni sami službi. 9nekatere naloge...

Documents