SUCCESSION PLANNING IN MALAYSIAN INSTITUTION OF HIGHER EDUCATION

Artikel diambil daripada Jurnal International Education Studies yang diterbitkan oleh Canadian Center of Science Education (CCSE)www. ccsenet.org/journal.html

Penulis artikel ialah terdiri daripada:

• Zaini Abdullah - Pusat A/bangsa UiTM• Siti Akmar Abu Samah - Pusat A/bangsa UiTM• Kamaruzzaman Jusoff - Universiti Yale dan• Posiah Mohd Isa – i-Lec UiTM Shah Alam

“Pelan Penggantian/Succession Planning” Satu perancangan penggantian bagi jawatan strategik dalam kumpulan pengurusan dan profesional bagi memenuhi keperluan Universiti pada masa kini dan akan datang.

Definisi PP daripada Pekeliling Definisi PP daripada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 2006Perkhidmatan Bil. 3 2006

““PP bermaksud satu perancangan PP bermaksud satu perancangan menggunakan kaedah yang sistematik menggunakan kaedah yang sistematik

dalam mengenal pasti nilai dan dalam mengenal pasti nilai dan membangunkan keupayaan pegawai membangunkan keupayaan pegawai bagi memenuhi keperluan organisasi bagi memenuhi keperluan organisasi

pada masa kini dan akan datang.pada masa kini dan akan datang.

Definisi PP daripada Pekeliling Definisi PP daripada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 2006Perkhidmatan Bil. 3 2006

““PP bermaksud satu perancangan PP bermaksud satu perancangan menggunakan kaedah yang sistematik menggunakan kaedah yang sistematik

dalam mengenal pasti nilai dan dalam mengenal pasti nilai dan membangunkan keupayaan pegawai membangunkan keupayaan pegawai bagi memenuhi keperluan organisasi bagi memenuhi keperluan organisasi

pada masa kini dan akan datang.pada masa kini dan akan datang.

cara mengenal pasti kedudukan pengurusan kritikal iaitu bagi mengisi jawatan

utama dan kritikal sesebuah organisasi.

memberikan keflesibelan yang maksimum di dalam pengurusan gerakan lateral.

memastikan seorang individu dapat mencapai tahap senioriti yang tertinggi di mana

kemahiran pengurusan seseorang individu akan jadi lebih meluas dan menguasai

keseluruhan objektif organisasi.

melibatkan proses untuk membangunkan bakat di dalam sesebuah organisasi bagi

memenuhi keperluan anggota sekarang dan masa hadapan.

PELAN PENGGANTIAN

menerokai akan kepentingan PP untuk kelestarian menerokai akan kepentingan PP untuk kelestarian prestasi organisasi pendidikan bukan berasaskan prestasi organisasi pendidikan bukan berasaskan keuntungan (IPTA)keuntungan (IPTA)

menerokai akan kepentingan PP untuk kelestarian menerokai akan kepentingan PP untuk kelestarian prestasi organisasi pendidikan bukan berasaskan prestasi organisasi pendidikan bukan berasaskan keuntungan (IPTA)keuntungan (IPTA)

membincangkan PP di dalam organisasi pendidikan membincangkan PP di dalam organisasi pendidikan awam sebagai pemangkin pembangunan modal awam sebagai pemangkin pembangunan modal insan yang berupaya mewujudkan keberkesanan insan yang berupaya mewujudkan keberkesanan dan kecekapan dalam mempertingkatkan kredibiliti dan kecekapan dalam mempertingkatkan kredibiliti institusi.institusi.

membincangkan PP di dalam organisasi pendidikan membincangkan PP di dalam organisasi pendidikan awam sebagai pemangkin pembangunan modal awam sebagai pemangkin pembangunan modal insan yang berupaya mewujudkan keberkesanan insan yang berupaya mewujudkan keberkesanan dan kecekapan dalam mempertingkatkan kredibiliti dan kecekapan dalam mempertingkatkan kredibiliti institusi.institusi.

FOKUSKAJIANFOKUSKAJIAN

Walaupun lazimnya pelan penggantian hanya menjadi amalan syarikat-syarikat korporat, tidak mustahil juga ia boleh diimplimentasi di organisasi pendidikan yang bukan berasaskan keuntungan seperti Institusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA)

Beberapa literatur telah menjelaskan bahawa PP adalah penting dalam organisasi pendidikan kerana:

suatu inisiatif yang membantu membangunkan sumber manusia yang berkesan dapat membangunkan potensi individu di setiap kategori pekerjaan.dapat mengelakkan masalah dan kekacauan dalam proses pelaksanaan organisasi yang berkesan mampu mengekalkan kesediaan kakitangan mengelakkan sindrom pengaliran keluar pakar

Walaupun pelan penggantian jarang didengar dalam organisasi bukan

berasaskan keuntungan, namun ia mampu untuk diketengahkan di IPT melalui

nilai-nilai yang dipaparkan dalam jadual 1 .

Jadual 1. Nilai perbandingan prinsip teras dalam PP di antara syarikat korporat

dan IPT. Ini menunjukkan terdapat harapan untuk inisiatif yang berasaskan

korporat itu dipandu dalam IPT

Jangkaan impak PP terhadap pengurus akademik sekiranya diguna pakai dalamIPT sebagaimana yang dikehendaki.

Kemahiran pengurusan yang efektif boleh mewujudkan hubungan erat di antara organisasi yang membabitkan pembekal dan pelanggan.

Kepakaran merangkumi teori, teknik, dan garis panduan tingkah laku digunakan secara berkesan mampu meningkatkan prestasi pengurus akademik

Kemahiran mengurus oleh pengurus akademik akan membangunkan hubungan Kemahiran mengurus oleh pengurus akademik akan membangunkan hubungan dan kerjasama diantara fakulti lain di universiti dan dengan universiti yang dan kerjasama diantara fakulti lain di universiti dan dengan universiti yang

lain.lain.

Memastikan hala tuju kualiti pengajaran di fakulti lebih teratur

Memelihara perhubungan yang erat dengan pegawai dalam dan di luar fakulti, Memelihara perhubungan yang erat dengan pegawai dalam dan di luar fakulti, dalam masa yang sama membantu mempromosikan aktiviti-aktiviti yang dalam masa yang sama membantu mempromosikan aktiviti-aktiviti yang

dijalankan kepada universiti atau agensi luar.dijalankan kepada universiti atau agensi luar.

Pengurus akademik perlu dilatih melalui sistem potensi terkumpul dan prospek bersama program pembangunan untuk memastikan peralihan yang lancar dalam kepimpinan dan pelaksanaan tugas.

PP yang dilaksanakan dengan sistematik dapat membantu calon pengurus akademik mempertingkatkan kemahiran pengurusan bagi memastikan keberkesanan dan kelancaran institusi pendidikan.

Kriteria pemilihan calon berbakat untuk mengisi jawatan-jawatan strategik adalah penting bagi memenuhi keperluan institusi akademik.

Strategi utama PP adalah untuk membentuk dan memanfaatkan bakat tenaga kerja profesional di peringkat Pentadbiran akademik bagi mengisi kedudukan strategik.

Pendukung PP mengingatkan bahawa PP sama ada dalam sektor korporat atau organisasi pendidikan tidak wajar berfungsi sebagai sistem terpencil tetapi sewajarnya dijadikan sebagai komponen penting dalam proses perancangan sumber manusia keseluruhan.

IPTA menyokong penuh secara serius Pelan Penggantian sebagai satu inisiatif yang amat diperlukan bagi mempertingkatkan keberkesanan dan kecekapan pengurusan institusi .

Perancangan untuk penggantian bukan semata-mata untuk mengisi jawatan-jawatan kritikal, bahkan ia boleh disifatkan sebagai satu kaedah strategik meletakkan seseorang pada tempatnya atau ’the right person for the right job’. Ia berkait rapat dengan pembangunan kepimpinan dan peranan pimpinan tertinggi dalam sesebuah organisasi.

Empat Langkah Bagi Keberkesanan Pelan Penggantian.

MENGENAL PASTI MENGENAL PASTI JAWATAN JAWATAN KRITIKALKRITIKAL

PROMOSIPROMOSIMENGENAL PASTI MENGENAL PASTI

CALON CALON BERPOTENSIBERPOTENSI

PROSES PROSES PENGGANTIAN YANG PENGGANTIAN YANG

ADILADIL

Kenapa perlunya Pelan Penggantian di dalam sesuatu organisasi ?

menggalakkan unjuran positif dalam organisasi

mewujudkan visi yang jelas tentang perkongsian nilai, kecekapan kakitangan,

keberkesanan dan kredibiliti institusi.

memberikan galakkan motivasi kepada pekerja disebabkan oleh keberkesanan

dan kecekapan pengurusan institusi dan organisasi umum.

meningkatkan tahap kepuasan kerja

Beberapa IPTA telah menggunakan garis panduan pelan penggantianseperti mana terkandung di dalam Pekeliling Perkhidmatan Bil.3 Tahun 2006

Model Pelaksanaan PP daripada Pekeliling Perkhidmatan Bil.3 2006

Model Pelaksanaan PP UiTMKerangka prosesPelaksanaan PP di UPM