gestao do tempo3332

8/14/2019 Gestao Do Tempo3332

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Gestão do

Tempo

Adaptação e tradução para português



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objetivos

Eu aprenderei técnicas que me ajudarão aconduzir o meu trabalho em vez de apenas

gerirem o meu tempo. Eu aprenderei a construir uma estrutura para

desenvolver a Missão e a Visão que darãomotivo e direção ao meu trabalho.

Eu aprenderei a priorizar as minhas atividadesmais importantes de forma a aumentar significativamente a minha eficácia.



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O processo dos 6 passos

Ligar-se à missão

Rever papéis

Identificar objetivos

Organizar a semana

Trabalhar integramenteAvaliar



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O relógio e a bússola

O relógio

compromissos

reuniõeshorários

objectivos

Actividades

O que fazemos e como

gerimos o tempo.

A bússola

visão

valoresprincípios

consciência

direção

O que achamos

importante e como

levamos nossas vidas.



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Gestão de tempo tradicional

1ª geração— notas e checklists

2ª geração— planeamento e preparação

3ª geração — planeamento, priorização econtrolo



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1º geração

Ir na corrente

Baseado em lembretes

Atento a registar o que se vai fazendo com onosso tempo

Notas simples e checklists

Levar as listas consigo e ordenadas de formaa lembrar

Tarefas incompletas transferidas para amanhã



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1º geraçãoPontos fortes

flexível

Ajustado a pessoas Não sobre-estruturado Menor stress Registos de “a fazer”

Fraquezas

Sem estrutura real

As coisas “caem emburacos” Os compromissos sofrem É feito pouco

De crise em crise As primeiras coisas a

serem feitas são as queestão mesmo à sua frente



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2ª GeraçãoPlaneamento e Preparação

Registo de calendários e compromissos

Eficiência no planeamento de objectivos eplaneamento antecipado

Marque reuniões, escreva os compromissos eidentifique datas limite

Coloque a informação no pc ou na rede



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2ª GeraçãoPontos Fortes

Registo de compromissose reuniões

Mais resultados atravésde planeamento edefinição de resultados

Reuniões eapresentações maiseficazes devido aoplaneamento

Fraquezas

Coloca os horários acimadas pessoas

Consegue mais do quevocê quer, nãonecessáriamente do queé necessário

Pensamentoindependente. Pessoassão meios ou barreiras

Primeiras coisas– as que

estão planeadas



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3ª geraçãoPlaneamento, Prioritização e Controlo

Gaste tempo classificando valores e prioridades

Estabeleça objectivos a curto, médio e longo prazopara atingir valores prioritizados numa base diária

Utilize uma variedade de ferramentas com formuláriosdetalhados para o planeamento diário

Consegue mais em menos tempo – mas ainda assim

sente-se frustrado



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3ª geraçãoPontos Fortes

Assume responsabilidadepelos resultados

Liga-se a valores Utiliza o poder dos

objetivos a curto, médio elongo prazo

Transforma valores emobjectivos e ações

Fornece estrutura eordem à vida

Fraquezas

Pode levar a um falsosentimento de controlo eorgulho

Pode levar a sentimentosde culpa edesbalanceamento de

papéis Menor flexibilidade e

espontaneidade Primeiras coisas definidas

pela urgência e valores



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4ª geraçãoGestão da Vida

Coloca pessoas à frente de horários e

bússolas à frente de relógios Utiliza o melhor das gerações1, 2, e 3

Você quer uma vida de significado e

contribuição mas bem balanceada



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4ª geraçãoElementos

eficácia

principios liderança relacionamentos As primeiras coisas

devem estar em 1º lugar

Porquê a necessidade de

uma 4ª geração na

gestão do tempo?

Bom, uma boa definição

de insanidade é

“continuar a fazer ascoisas da mesma forma

e esperar resultados

diferentes”.



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Compreendendo o tempo“Um não dito com a maior das convicções é

melhor que um sim dito apenas para

agradar, ou o que é pior, apenas para evitar problemas.”

Mahatma Gandhi



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Compreendendo o tempo“Porquê ter um registo do tempo?

memória

energia



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Compreendendo o tempo

I.

Quadrante de__________

II.


III.


IV.


Urgente Não Urgentei m

p or t an t e

n ã o

i m p or t an t e



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Compreendendo o tempoVá para o quadrante II

Quadrante I—gestão: o quadrante das

necessidades; as coisas são urgentes eimportantes

quadrante II—liderança e qualidade: o

quadrante do foco; as coisas são importantesmas não urgentes



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Compreendendo o tempoVá para o quadrante II

quadrante III—(EVITE): o quadrante das

desilusões; as coisas são urgentes mas nãoimportantes

quadrante IV—(EVITE): o quadrante do

desperdício; as coisas não são nem urgentesnem importantes



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Vá para o quadrante IILigue-se à missão

Reveja os papéis

Identifique objetivos

Organize a semanaExercitar integridade

Avaliar

Como chegar lá ? Pelo processo dos 6 passos



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O que é o mais

importante ?

O que dá significado à

sua vida ?

O que você quer ser e

quer fazer da sua vida ?

Considere a imagem

global. A chave paa

esta ligação tem a

ver com a clareza da

sua visão

relativamente a

perguntas do tipo:

1º passo: ligue-se à visão e à missão



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2º passo: identifique seus papéis

Nós desempenhamos papéis importantes notrabalho, na família, na comunidade ounoutras áreas de nossas vidas

Os papéis representam responsabilidades,relacionamentos e áreas de contribuição



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3º passo: selecione os objectivos do quad

II para cada papel Qual a coisa mais importante que eu poderia

fazer em cada papel e que teria o maior impacto positivo ?

Considere os relacionamentos para cadapapel

Reveja uma lista de ideias “talvez” Identifique os passos necessários para atingir

objectivos de longo prazo



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4º passo: organize a semana A tradução dos altos objetivos do quad Ii exigeuma estrutura

A maioria das pessoas estão sempre tentandoencontrar tempo nos seus quadrantes I /IIIsempre cheios

Move-se, delega-se, cancela-se e adia-se –sempre com esperança de “colocar as

primeiras coisas em primeiro”

O segredo é agendar as suas prioridades e não

riorizar a sua a enda



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4º passo: organize a semanaElementos distintivos de uma semana comobjetivos eficazes

Podem ser tanto uma área de foco comoactividades específicas

São normalmente objetivos do quad II em vez

dos típicos “to-do’s” ou items de tarefas diárias São gerados pela consciência



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Pistas para começar o seu diaPista #1

Antecipe a sua agenda— oriente-se:

Reveja a sua bússola

Olhe para o dia no contexto da semana

Renove o seu poder de responder amudanças de uma forma significativa



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priorize: identifique atividades em QI ou QII—

mantenha QIII eIV fora da sua agenda Enfatisa o paradigma da importância

Mantem-no consciente de suas escolhas

Entenda que a priorização inclui apenas items

que colocou na sua estrutura



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Planeamento do T: Atividades sensíveis ao

tempo do lado direito, qualquer outra atividadetemporal do lado esquerdo

Ajuda a um agendamento de decisões eficaz

Ajuda a estar sensível a compromissos

Melhor uso do seu tempo: a importância

sobrepõe-se à urgência !



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5º passo: seja integro no momento

Devo executar o meu plano ou efectuar

alterações sugeridas pela consciência ?



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Que objetivos atingi?

Que desafios encontrei?

Que decisões tomei?

Coloquei “as primeirascoisas em 1º lugar “?

Para ter sucesso deve

fazer com que o

sucesso de uma

semana seja o

alicerce da semana

seguinte. No final

da semanainterrogue-se:

6º passo: avalie



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6º passo: avalieDiferentes formas de avaliação

Assinale obetivos atingidos na bússola

semanal Mantenha um registo diário e analise-o

Reveja as bússolas de semanas passadas

Faça perguntas específicas da sobre a suaactuação



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6º passo: avalieAvaliação semanal

O que aprendi desta semana como um todo?

Será que os meus objetivos são realistasembora desafiadores?

Fui eficaz na comunicação interna na

empresa?

Tive sucesso na manutenção de umaperspectiva no Quadrante II?



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Pensamento final

Uma viagem de 1.000Km começacom um simples passo.

Lao-Tzu

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