ebook gestao de documentos

8/17/2019 eBook Gestao de Documentos

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Através de dispositivos móveis para aindústria da construção


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Introdução 04

Controle de documentos 07

Os sistemas de gestão 14

A importância do controle de documentos em um canteiro de obras 09

Como controlar os documentos em um canteiro de obras? Como armazenar e gerenciar seu acesso? 11

O que são documentos para o sistema de gestão? 15


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Procedimento documentado por meio de sistemas de mobilidade na construção civil 17

Conclusão 23

Definição de layout e identificação 19 Estabelecer responsáveis para análise crítica e aprovação de documentos 19

Definir método para distribuir os documentos e assegurar que estejam todos atualizados 20

Elaborar ou realizar o planejamento de novas revisões 20

Analisar criticamente uma revisão (consenso/aprovação) 20

Publicar revisão aprovada 21

Controlar documentos obsoletos 21

Controlar cópias impressas e acesso aos documentos 22


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INTRODUÇÃO


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INTRODUÇÃO

O sistema de dados é para o século XXI o que o ouro foi para o século XVIII. No mundo empresarial

moderno (em que tempo, custo e planejamento são fatores críticos para o sucesso), o ambiente de

extrema competitividade, as pressões crescentes por excelência em qualidade e a concorrência cada

vez mais voraz impõem aos gestores a habilidade de fazer dos dados gerados um alicerce poderoso

para tornar a empresa mais rápida, mais precisa e mais econômica, aumentando a margem de lucro e

sua fatia de mercado.

Em plena Era Digital, existem inúmeras empresas do ramo da construção civil que ainda gerenciam suas

montanhas de documentos emitidos diariamente de forma manual, perdendo tempo no rastreamento de

dados, gastando dinheiro e recursos naturais com impressões, e correndo risco de extravio de registros

importantes.

São manuais de qualidade, relatórios de vistorias, checklists de procedimentos operacionais pendentes,

normas regulamentadoras de segurança, apontamentos, controle de materiais, laudos técnicos e ambientais.

Em um segmento dinâmico, como a construção civil, essa ligação entre sucesso e controleeficiente na gestão de documentos é muito mais próxima do que se imagina.

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INTRODUÇÃO

Enm, é um oceano de dados gerados todos os dias, fundamentais para tornar a obra mais rápida e

com menor índice de falhas, mas que se perdem no canteiro de obras através de papéis extraviados ou

“soterrados” em monstruosas salas de arquivo.

Toda vez que você necessita de um documento, seus colaboradores perdem horas nessa busca? Como

você gerencia o andamento de todas as atividades que estão sendo feitas em seu canteiro de obras?

Como garante a comunicação perfeita entre as diversas áreas que atuam na edicação de uma obra?

Ainda por meio de pranchetas e recados distribuídos entre os colaboradores?

O mundo mudou e a forma de gerenciar seus dados também. Neste e-book nós iremos esclarecer dúvidas

sobre a gestão de documentos (com foco no contexto da construção civil) e a sua importância para as

empresas, de forma a capacitar os gestores para realizar tais processos de forma otimizada.



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CONTROLE DE DOCUMENTOS


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Controle de documentos signica assegurar a disseminação das informações dentro de sua empresa de

forma rápida, eciente e uniforme, eliminando os tradicionais ruídos de comunicação que geram conitos

entre equipes, falhas em processos, mal-entendidos na vericação de conformidades, realização de

atividades com base em documentos obsoletos, entre outros percalços que atrasam sua obra, geram

aumento de custos e a torna ineciente.

Gerenciar seus documentos com perfeição é ter a certeza de que não se perderá tempo no acesso

às informações vitais no processo de reforma e construção, que tudo o que for feito na obra estará

devidamente registrado e que estas documentações serão a ponte para controle de materiais,

compreensão da qualicação dos prossionais envolvidos, o tempo que cada equipe ocupa em

cada atividade, se o cronograma está sendo seguido adequadamente, onde estão os gargalos, oque falta ser vistoriado etc.

Obter o controle de documentos é garantir a disponibilidade dos dados e sua confidencialidade

apenas aos agentes autorizados, a confiabilidade de que estes dados não estarão sujeitos

a alterações indevidas e estarão sempre atualizados.



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Quem não registra, não controla; e quem não controla, está fadado a ser expurgado de um mercado que

exige perfeição e não perdoa a negligência. Controle de documentos na construção civil é, portanto,

fundamental para a eciente gestão de processos em canteiros de obras.

A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE DE DOCUMENTOS EM UM CANTEIRO DE OBRAS

O sucesso de uma obra depende da simetria entre o que é planejado e o que é executado, correto? Pois

o segredo para esse alinhamento tão preciso passa diretamente por 4 fatores:

» conabilidade dos dados gerados;

» grau de informações que cada trabalhador tem sobre a obra;

» rapidez na detecção de falhas;

» e, é claro, tomada de decisões estratégicas com o máximo de velocidade.

O que muitos engenheiros, coordenadores de obras e até CEOs do setor da construção civil se esquecem,

muitas vezes em função do estresse do dia a dia de uma obra, é que o essencial desses fatores é o simplescontrole de documentos (que pode ser simples, a depender da metodologia adotada em seu gerenciamento).



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Quer um exemplo? Se durante a fundação for detectado um problema ocorrido durante o processo de

terraplanagem, a construtora terá de acessar os registros para auditar novamente os contratos com a

terceirizada responsável pela atividade, vericar relatórios e entender se houve um descumprimento de

contrato, o que deveria ter sido feito e quem foi o funcionário responsável pela vistoria. Imagine agora se

a nossa construtora hipotética não possua um controle eciente desses documentos ou eles tivessem

sido extraviados? Ou mesmo no caso de ocorrer alterações feitas pela equipe do escritório central no

projeto estrutural da obra, mas tais mudanças não chegarem alinhadas a todos os funcionários, pois eles

possuem o projeto antigo — e obsoleto — impresso. Esse ruído na comunicação pode gerar enormesriscos e prejuízos no desenvolvimento do projeto.

Controle de documentos é garantir o suporte a todos os dados gerados em uma obra através de uma

plataforma moderna, de rápido acesso, com padrões de arquivamento a serem seguidos e com restrição

de acesso. Uma gestão eciente pode salvar milhões do orçamento de uma construtora.

Veja mais no blog: A importância da gestão de documentos no canteiro de obras

http://www.mobussconstrucao.com.br/2015/07/17/a-importancia-da-gestao-de-documentos-no-canteiro-de-obras/http://www.mobussconstrucao.com.br/2015/07/17/a-importancia-da-gestao-de-documentos-no-canteiro-de-obras/https://twitter.com/mobusschttps://www.linkedin.com/company/mobuss-constru%C3%A7%C3%A3ohttps://plus.google.com/u/0/+MobussconstrucaoBr/postshttps://www.youtube.com/playlist?list=PLVw_57DDl_0lLW8RAn8-m1qiHaII5XesUhttps://www.facebook.com/mobussconstrucao


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COMO CONTROLAR OS DOCUMENTOS EM UM CANTEIRO DE OBRAS? COMO ARMAZENAR EGERENCIAR SEU ACESSO?

Quer evitar esse tipo de problema e prover sua empresa com o que há de mais moderno em gestão

documental na construção civil?

Um canteiro de obras lida com centenas de milhares de documentos; são montanhas de chas de

vericações, procedimentos de trabalho, vistorias, que geraram uma fonte de informação de extrema

importância: é preciso compreender quem fez o quê, quando fez e se tudo está realmente em ordem.

Administrar toda essa responsabilidade pelos meios citados é correr riscos de gaps de ineciências.

Já existem no Brasil poderosos softwares especializados em gestão de documentos para a construção civil. São aplicações que utilizam tecnologia de ponta para armazenar, em nuvem privada (e, portanto,

Então, a mais importante recomendação é abandonar o uso de planilhas, pranchetas,

caixas-arquivo e até mesmo armazenamento em diretórios internos sem cuidado adequadocom os backups diários e cópias de seguranças.

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com muito mais segurança), todos os dados que cercam o que acontece no canteiro de obras. O módulo

de gestão de documentos dessas soluções de TI permite acesso aos documentos via dispositivos móveis

e computadores, garantindo que todos tenham acesso a informações homogêneas e em tempo real. É,

nalmente, mobilidade na construção civil.

Uma incorporadora ou construtora que quer reduzir custos e se tornar mais competitiva, não pode abrir

mão de um sistema que possua integração com ERPs, CRMs, Excel e sistemas legados.

Essa tecnologia, alinhada com os mais importantes Sistemas de Gestão de Qualidade (SQG), como

ISO 9001:2008 e PBQP-h, permite o armazenamento eletrônico de todos os documentos em servidores

virtuais, controlando seu acesso por meio de uma hierarquia de permissões, a ser concedida de acordocom as atribuições de cada prossional.

O tipo, a importância e a velocidade das informações geradas em um canteiro de obras

impõem registro e atualização automatizados através de softwares específicos que (por

meio de sua capacidade de integração) homogeneízem todos os rastros realizados na

reforma ou construção.

http://www.mobussconstrucao.com.br/2014/05/30/3-fatos-mobilidade-para-construcao-civil/http://www.ifba.edu.br/professores/antonioclodoaldo/11%20ISO/NORMA%20ABNT%20NBR%20ISO%209001.2008.pdfhttp://www.pbqp-h.com.br/http://www.pbqp-h.com.br/http://www.ifba.edu.br/professores/antonioclodoaldo/11%20ISO/NORMA%20ABNT%20NBR%20ISO%209001.2008.pdfhttp://www.mobussconstrucao.com.br/2014/05/30/3-fatos-mobilidade-para-construcao-civil/https://twitter.com/mobusschttps://www.linkedin.com/company/mobuss-constru%C3%A7%C3%A3ohttps://plus.google.com/u/0/+MobussconstrucaoBr/postshttps://www.youtube.com/playlist?list=PLVw_57DDl_0lLW8RAn8-m1qiHaII5XesUhttps://www.facebook.com/mobussconstrucao


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Acesso através de login e senha, utilização de sistemas criptográcos e reforço de segurança por meio

de autenticação de dois fatores são alguns recursos utilizados comumente para garantir a proteção dos

registros e controlar o acesso. Nestes softwares, é possível rastrear quem elaborou cada documento, em

qual data ele foi gerado, quem o aprovou etc.

O interessante é que esses sistemas são adquiridos via SaaS (Software como Serviço), o que signica

que não é mais necessário gastar vultosos recursos com aquisição de licenças, atualizações, soluções

de segurança etc. Apesar da alta tecnologia envolvida, tais aplicações podem ser adquiridas por meiode pagamento de mensalidades, que variam de acordo com a quantidade de módulos escolhidos.

Trata-se de uma nova forma de consumir recursos de TI, a qual tornou mais democrático o acesso a

soluções em Inteligência de Dados, abrindo as portas para que até as pequenas e médias empresas da

construção civil automatizem seus processos.

https://www.youtube.com/watch?v=wWsoClTu6m4&feature=youtu.behttps://www.youtube.com/watch?v=wWsoClTu6m4&feature=youtu.behttps://www.youtube.com/watch?v=wWsoClTu6m4&feature=youtu.behttps://twitter.com/mobusschttps://www.linkedin.com/company/mobuss-constru%C3%A7%C3%A3ohttps://plus.google.com/u/0/+MobussconstrucaoBr/postshttps://www.youtube.com/playlist?list=PLVw_57DDl_0lLW8RAn8-m1qiHaII5XesUhttps://www.facebook.com/mobussconstrucao


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OS SISTEMAS DE GESTÃO


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Os sistemas de gestão são metodologias e procedimentos padronizados que visam à criação, captura,

indexação, publicação, armazenamento, arquivo e controle na permissão de acesso. Através desses

requisitos de documentação são estabelecidos critérios para garantir a integridade e a padronização

da informação utilizada na empresa. Um sistema de gestão serve exatamente para isso: assegurar

padronização dos procedimentos, rastreamento célere dos registros, manutenção de sua integridade e

a certeza de sua atualização permanente.

Através do controle de documentos de forma sistematizada é que se consegue alcançar melhoria nagestão de processos em canteiros de obras, garantindo agilidade, controle de perdas, melhor gestão de

mão de obra e na qualidade da obra. Os sistemas de gestão são responsáveis pela uidez no uxo de

informação entre todos os stakeholders envolvidos em uma reforma ou construção.

O QUE SÃO DOCUMENTOS PARA O SISTEMA DE GESTÃO?

Existe um ditado que diz que “sem documento, não há história”. Essa concepção pode ser usada para

entendermos o que são documentos em um sistema de gestão. Documento é a informação contida em qualquertipo de suporte, podendo ser utilizada para prova ou consulta. Trata-se de um retrato de alguma ação passada,



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que deverá, quando ativo, servir de

bússola aos gestores de obras, a

m de revelar um raio-x completo

da obra. Posteriormente, deve ser

arquivado para consulta futura,

caso haja necessidade de auditaralgum processo, conferir contratos

ou responsabilizar terceiros por

incorreções indevidas. Sem

documento não há controle, nem

há como garantir eciência no que

está sendo edicado.



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PROCEDIMENTO DOCUMENTADO POR MEIO DESISTEMAS DE MOBILIDADE NA CONSTRUÇÃO CIVIL


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PROCEDIMENTO DOCUMENTADO POR MEIO DE SISTEMASDE MOBILIDADE NA CONSTRUÇÃO CIVIL

De acordo com a norma ISO 9001:2008, os procedimentos documentados estabelecidos pela empresa

devem constar no manual da qualidade, os quais padronizam as macroatividades que impactam na

qualidade dos serviços/processos para o atendimento aos requisitos dos clientes.

De qualquer modo, quem trabalha no setor de construção civil sabe bem o que é um Procedimento

Documentado, ainda que seja apenas na prática. Trata-se de um conjunto de requisitos utilizados para

documentar e padronizar tarefas de um determinado processo. Ele dene os controles necessários para:

Em um canteiro, o acompanhamento desses procedimentos é um dos grandes desaos do gestor de

obras, mas esse pode ser feito com agilidade, qualidade e simplicidade por meio do auxílio de um software

de mobilidade na construção civil. Através de uma interface intuitiva será possível controlar todos osdocumentos que estabelecem atividades operacionais, delimitar quem serão os responsáveis pela sua

analisar cr iticamente seus processos e aprová-los; identificar a revisão; controlar as

alterações; assegurar que a versão atual está disponível; controlar os documentos externos;

gerenciar documentos obsoletos; monitorar a distribuição e acesso aos documentos.

http://www.ifba.edu.br/professores/antonioclodoaldo/11%20ISO/NORMA%20ABNT%20NBR%20ISO%209001.2008.pdfhttp://www.mobussconstrucao.com.br/2015/11/03/grandes-lideres-corrija-5-erros-na-lideranca-do-canteiro-de-obras/http://www.mobussconstrucao.com.br/2015/11/03/grandes-lideres-corrija-5-erros-na-lideranca-do-canteiro-de-obras/http://www.mobussconstrucao.com.br/http://www.mobussconstrucao.com.br/http://www.mobussconstrucao.com.br/2015/11/03/grandes-lideres-corrija-5-erros-na-lideranca-do-canteiro-de-obras/http://www.mobussconstrucao.com.br/2015/11/03/grandes-lideres-corrija-5-erros-na-lideranca-do-canteiro-de-obras/http://www.ifba.edu.br/professores/antonioclodoaldo/11%20ISO/NORMA%20ABNT%20NBR%20ISO%209001.2008.pdfhttps://twitter.com/mobusschttps://www.linkedin.com/company/mobuss-constru%C3%A7%C3%A3ohttps://plus.google.com/u/0/+MobussconstrucaoBr/postshttps://www.youtube.com/playlist?list=PLVw_57DDl_0lLW8RAn8-m1qiHaII5XesUhttps://www.facebook.com/mobussconstrucao


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análise crítica e revisão, mantendo todos os registros sempre atualizados para que a construtora consiga

atender seu cliente com excelência ou os requisitos das normas de qualidade com extrema eciência.

DEFINIÇÃO DE LAYOUT E IDENTIFICAÇÃO

Como serão denidos os procedimentos em sua obra? A visualização dessas orientações através de um

dispositivo móvel garante que todos os prossionais envolvidos tiveram acesso àquelas informações,

ampliando assim o conhecimento sobre as normas e recomendações, evitando equívocos por falta deacesso à informação ou a documentos vencidos.

ESTABELECER RESPONSÁVEIS PARA ANÁLISE CRÍTICA E APROVAÇÃO DE DOCUMENTOS

Um software de mobilidade na construção civil permite a delimitação dos responsáveis pela análise crítica

dos procedimentos, bem como a aprovação dos respectivos documentos.

Ter acesso ao fluxo documental por meio eletrônico otimiza a consciência coletiva acercada responsabilidade de cada um em um canteiro de obras, evitando mal-entendidos

sobre quem deve realizar cada etapa.

http://www.mobussconstrucao.com.br/2015/11/06/por-que-todo-canteiro-de-obras-precisa-de-um-software-de-gestao/http://www.mobussconstrucao.com.br/2015/11/06/por-que-todo-canteiro-de-obras-precisa-de-um-software-de-gestao/https://twitter.com/mobusschttps://www.linkedin.com/company/mobuss-constru%C3%A7%C3%A3ohttps://plus.google.com/u/0/+MobussconstrucaoBr/postshttps://www.youtube.com/playlist?list=PLVw_57DDl_0lLW8RAn8-m1qiHaII5XesUhttps://www.facebook.com/mobussconstrucao


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DEFINIR MÉTODO PARA DISTRIBUIR OS DOCUMENTOS E ASSEGURAR QUE ESTEJAM TODOSATUALIZADOS

A interface intuitiva de um software de alta tecnologia em gerenciamento de obras permite que qualquer

usuário que visualize o documento saiba quando ele foi elaborado, quem elaborou e quando foi feita a

última alteração em seu conteúdo.

ELABORAR OU REALIZAR O PLANEJAMENTO DE NOVAS REVISÕES

A gestão de documentos em um canteiro, feita através de softwares, permite que sejam gerados alertas e

informações sobre datas futuras de novas revisões em normas ou procedimentos. A automatização dessas

programações substitui os lembretes em agendas ou planilhas, que quase sempre não geram resultados efetivos.

ANALISAR CRITICAMENTE UMA REVISÃO (CONSENSO/APROVAÇÃO)

As tecnologias móveis são essenciais no controle de registro das fases de consenso/aprovação de cadaprocedimento a ser realizado. Nome dos responsáveis pelas áreas envolvidas, observações complementares,

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data de revisão/aprovação, tudo ca registrado em diretórios especícos, com fácil acesso a todos os

usuários dotados de permissão.

PUBLICAR REVISÃO APROVADA

Controlar todas as atividades por meio eletrônico permite não só visualizar de forma rápida e integral quais

os documentos aprovados e publicados, mas também toda a lista de pendências a serem vericadas

em uma obra.

CONTROLAR DOCUMENTOS OBSOLETOS

Imagine que haja ordem para que os mestres de obras sigam determinada norma de segurança no

trabalho para orientar seus trabalhadores com relação ao uso de EPIs (Equipamentos de Proteção

Individual). Se essas normas estiverem impressas, guardadas em um arquivo físico, como o prossional

irá saber se estão atualizadas? Se, entretanto, essas orientações forem gerenciadas de forma eletrônica,

será possível conferir a data de atualização do documento, evitando prejuízos por aplicação incorretade normas ou recomendações.

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CONTROLAR CÓPIAS IMPRESSAS E ACESSOAOS DOCUMENTOS

O controle das cópias impressas pode ser feito por

meio eletrônico, registrando no banco de dados

quais funcionários estão com quais documentos e

se eles já estão obsoletos pela edição de novas

normas ou orientações.



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CONCLUSÃO


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CONCLUSÃO

A gestão de riscos, da qualidade e da segurança em um canteiro de obras, bem como a scalização e o

acompanhamento de cada atividade do processo de edicação, são elementos que devem ser monitorados por

meio de aplicativos especializados, dotados de um módulo de documento que permita registrar pendências

(como a necessidade de novas revisões, consenso e aprovação faltantes, controle de prazos de consenso

e aprovação etc.), referenciar normas, gerar listas mestras, entre muitas outras informações que podem ser

consultadas em segundos.

Arquivamento eletrônico de documentos, acesso rápido a esses (por meio de ferramentas de busca),possibilidade de trabalhar ofine, sensores de geolocalização de equipes, além da exibição (em tempo real)

do andamento detalhado das obras (quem é o responsável por cada atividade, quais equipamentos estão

sendo usados, tempo previsto para término etc.). Os aplicativos de gerenciamento de atividades em canteiro

de obras constituem o futuro da construção civil.

A inclusão do módulo de gestão de documentos nesses softwares vem para facilitar ainda mais o alcance

da excelência no processo de edicação, em linha com as recomendações dos principais programas de

qualidade (como ISOs e PBQP-h). Tudo ao alcance da palma da mão, por meio de dispositivos móveis.

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CONCLUSÃO

Por m, ainda com relação a essa

questão, é curioso lembrar que, de

acordo com pesquisas, oscustos de

construção e reformas variam entre

30% e 60% do valor de vendas.

No entanto, a amplitude dessepercentual depende diretamente

da forma com que a incorporadora

ou construtora administra os dados

gerados em sua obra. A propósito, e

a sua empresa, como está coletando

e processando todo esse volume de

informações?

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

http://suaobra.com.br/dicas/planejamento/dicas-para-planejamento-de-obra-no-guia-da-construcao-

suaobra

http://pt.slideshare.net/andreachociay/oramento-planejamento-e-controle-de-obras

http://www.arquitecasa.com.br/reformar/dicas-para-escolher-materiais-de-construcao

http://www.construir.etc.br/dicas/como-escolher-os-materiais-utilizados-na-construcao-civil

http://www.aarquiteta.com.br/blog/carreira-prossional/norma-desempenho-abnt/

http://www.cbic.org.br/sites/default/files/principais%20normas%20t%C3%A9cnicas%20-%20

edica%C3%A7%C3%B5es%20vers%C3%A3o%20dezembro%202013.pdf

http://equipedeobra.pini.com.br/construcao-reforma/49/como-liderar-pessoas-muitas-vezes-engenheiros-

e-mestres-de-261026-1.aspx

http://www.cimentoitambe.com.br/gestao-de-pessoas-e-desao-para-a-construcao-civil/

http://www.portalntc.org.br/logistica/clientes-dao-preferencia-ao-frete-pago-e-mais-veloz/54586

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