BPM Methodology منبع:

مجید ذوقیترجمه :

9313ماه آذر

کسب و کار ندیفرا تیریمد یلوژومتد

(BPM Methodology)

1 bpms.rayvarz.com

کار( و یافتن راهی برای و، همراستا سازی فرآیندها با اهداف تجاری )کسبBPMیکی از اهداف کلیدی

به امر این از پس بهبود این فرآیندها است؛

پرداخته تا با سنجش معیارهای تعیین و ساخت

استفاده از این سنجه ها بتوان عملکرد را پایش

نموده و در جهت بهبود و پیشرفت مستمر

BPMعملکرد، از آنها بهره برد. بطور ایده آل،

بعنوان یک استراتژی در مقیاس سازمانی

پذیرفته شده است )اگرچه امکان اعمال یک

بر روی یک BPMS یا یک نرم افزار BPMروش

ند هم وجود دارد(. همانطور که در نمودار فرآی

.الیه می شود 3اساساً شامل BPM زیر مشخص شده است، پایه ریزی و آغاز

2 bpms.rayvarz.com

: ادراک و فهم فرایند9الیه

می توان مستند سازی فرآیندها را با تمرکز بر روی فرآیندهایی که مرکز ارزش آفرینی هستند شروع

، یکی از مستندسازی فرآیند و ساخت یک مخزن مرکزی برای آنکرد. تعیین یک استاندارد برای

.عناصر کلیدی در این مرحله است

3 bpms.rayvarz.com

: بهبود فرایند۲الیه

در این مرحله بمنظور پیشرفت و بهبود )فرایندها(، یکی از متدولوژی های رسمی را می توان اعمال

های خود به کارهای زیر نمود. از این رو تیم های تشکیل شده در سازمان بطور خاص در کارگاه

:پردازندمی

تشریح فرایندهای کسب و کار به همراه جزئیات -9

شناسایی عوامل ناکارآمدی فرایندها -۲

پیشنهاد و بکار بردن روشی برای بهبود فرایندها -3

: مکانیزه کردن / بهینه سازی فرایند3الیه

آن، میتوان مجموعه ای از فرایندها را با استفاده پس از دستیابی به روشی برای بهبود فرایندها و اِعمال

می تواند (Workflow) از تکنولوژی های مختلف پیاده سازی و اجرایی نمود؛ بعنوان مثال جریان کار

.مسیر اجرای فرایندها را مشخص کند

کرد و با استفاده از پایش فرایندها می توان نحوه انجام شدن و روند پیشروی کار را رهگیری و بررسی

دیدی عمیق در مورد گلوگاه ها و مشکالت فرایند ارائه داد. با مکانیزه کردن فرآیندها می توان فعالیت

انسانی اشتباهات نتیجه در و کرده حذف امکان صورت در هایی که توسط انسان انجام می گردد را

.فعالیت ها را نیز به حداقل رسانید این به مربوط

4 bpms.rayvarz.com

بمنظور تقویت و تسهیل سیستم های جاری کسب و کار استفاده کرد و یا حتی می توان BPMو SOA از

می توان سیستم های کسب و کار)تجاری( جدیدی را بوجود آورد و توسعه داد که بتوانند از فرایندهایی

.که مهندسی مجدد بر روی آن ها انجام شده، پشتیبانی کنند

هبود آنو متدولوژی های مربوط به پیشرفت / ب BPM درک

یک چرخه حیات متشکل از فازهای مختلف را دنبال می کند که در هر کدام از این BPM یک متدولوژی

ها کارهایی هستند که شما انجام می دهید و فازها مجموعه ای مشخص از فعالیت ها انجام می شود. این

دهید. بعضی ازها، فرایندهای خود را بطور پیوسته کنترل کرده و بهبود میبا رعایت ترتیب انجام آن

متدولوژیها ی موفقی که در محیط های پیچیده مورد استفاده قرار گرفته اند، ممکن است در محیط

هایی با فرایندهای ساده چندان موفق عمل نکنند. البته نمیتوان ارزش حاصل از سازماندهی کارها با

و تکنیک تکیه بر این اصول و نظام را دست کم گرفت. از آنجایی که این متدولوژی ها در اهداف

هایشان، تشابهات زیادی دارند، ابتدا بدون وارد شدن در اصطالحات فنی نگاهی به نمونه ای ساده شده

BPM و متدولوژی SixSigmaاز چرخه بهبود میاندازیم. سپس می توانیم این چرخه را با متدولوژی

استقالل فعالیت مورد نظر مقایسه کنیم و در ادامه هم جدولی را ارائه می کنیم که میزان وابستگی و

.نسبت به متدولوژی را نمایش می دهد

5 bpms.rayvarz.com

BPM متدولوژی عمومی

در حال حاضر برای انجام شدن فرایند مورد نظر در حال حاضر فرایند مورد نظر چگونه انجام میشود؟ -9

... چه مراحلی باید طی شود، مثالً درخواست، انتظار، سفارش و

آیا همه مراحل ضروری هستند؟ آیا می توانیم نظر را به اینصورت انجام دهیم؟چرا باید فرایند مورد -۲

را حذف کنیم، یا (state) این فرایند را به شکل بهتری انجام دهیم ؟ آیا می توانیم یکی از مراحل

فعالیتی را دقیقتر انجام دهیم، یا کاری را بصورت مکانیزه انجام دهیم؟

6 bpms.rayvarz.com

، حتی اگر قرار ایند را اصالح )درست( کرده و بشکل بهتری انجام دهیمبسیارخوب، حاال بیایید فر -3

باشد مجموعه ای از کارهای کوچک را انجام دهیم. کوچکترین بهبودها و اصالحات هم اهمیت دارند.)در

)کمک گرفت BPMS اینجا برای انجام کارها به روش جدید میتوان از ابزارهای

و ببینیم که نسبت به روش قدیمی چه رایند جدید را دنبال کردهحاال باید گام های طی شده در ف -۴

.شودتغییراتی کرده و چگونه انجام می

اگر اینطور است، پس باید یا کار دیگری هست که ما بتوانیم برای بهبود این فرایند انجام دهیم؟آ -۵

.مجدداً فرایند را مرور و بازبینی کنیم

SixSigma و Lean SixSigma تری هستند که از مدیریت کیفیت و متدهای های تخصصیمتدولوژی

کنند که ، استفاده میBPM ی حیات عمومیآماری در کنار یک چرخه حیات تقریباً مشابه با چرخه

.باشد: تعریف، سنجش، تحلیل، بهبود و کنترلشامل این فازها می

SixSigma های فرایند دارد. با وجود اینکه بعضی از دادهبطور خاص وابستگی شدیدی به تحلیل آماری

های تحلیل داده نیاز داشته باشند، فرایندهای حساس و پیچیده ممکن است به این گونه از روش

های سبکتر موفق شده و به توانند با استفاده از رویکردها و روشهم می BPM هایریزیبسیاری از پایه

.نتیجه برسند

7 bpms.rayvarz.com

نیازهایی هستند که قبل انداز و یا سایر مفاهیم مشابه، پیششده، شناسایی، چشم عالوه بر موارد اشاره

اولویت بیشتری دارند(. هدف از این کار در درجه اول )دهند از ورود هر فرایند به چرخه حیات رخ می

با بهبودها و ها ها و همچنین همراستاسازی پیشرفتتعیین فرایندهای صحیح و تمرکز بر روی آن

باشد، استراتژیک بلندمدت است. بهبود فرایندها همواره نیازمند صرف انرژی، زمان و هزینه می دافاه

توانند بیشترین تأثیر را بر اما کلید اصلی در این کار، متمرکز شدن روی فرایندهایی است که می

.دستیابی به اهداف تجاری داشته باشند

SixSigma: DMAIC فازهای متدولوژی

مسئله با استفاده از نظرات مشتریتعریف -9

8 bpms.rayvarz.com

.هاهای متناسب با آنآوری دادههای کلیدی فرایند جاری و جمعجنبهسنجش -۲

ها و ها )علتهای بدست آمده برای رسیدن به علت و معلول و بررسی صحت آندادهتحلیل -3

(.هامعلول

هایی نظیر طراحی و فرایند جاری بر مبنای تحلیل داده با استفاده از تکنیک سازیبهینه پیشرفت یا -۴

جدیدی حالت نوعی روش پیشگیری از خطا( و تولید ضد اشتباه بمنظور ساختن ) Poka Yokeآزمایش،

.(Future State Process) فرایند از

اطمینان از اینکه، هرگونه بمنظور حصول (Future State Process) حالت آینده فرایندکنترل -۵

.گرددانحرافی از هدف )مسیر( اصلی، قبل از اینکه باعث بوجود نقصی شود، تصحیح می

BPM فازهای چرخه حیات

9 bpms.rayvarz.com

سازی آن برای مدلسازیتعریف : تعریف فرایند های جاری و آماده -9

ی سؤاالت، مقایسهتحلیل فرایند : طرح سؤاالتی در مورد فرایند و تحلیل این -مدلسازی -۲

ترین های مربوط به آن بمنظور دستیابی به بهینههای متنوع از فرایند مورد نظر و قابلیتسازیشبیه

.حالت

اجرا : پیاده سازی فرآیندهای طراحی شده و بهینه شده -3

defect) نقص ها و یا نرخSLA ای و منظم فرایند با معیارهای سنجش موجود نظیرپایش: پایش دوره -۴

rate) .بهینه سازی: تکرار این مراحل بمنظور بهبود و پیشرفت مستمر -۵

های حیات باهم مشابهند، فاز کنیم، با اینکه بیشتر فازهای چرخهها را مقایسه میهنگامی که روش

بطور خاص وابستگی SixSigma .تواند نمایانگر اختالفی قابل توجه در تخصیص منابع باشدتحلیل می

ها دارد. این در حالی است که تنها بعضی از فرایندهای حساس و پیچیده به تحلیل آماری دادهشدیدی

های های تحلیل داده نیاز داشته باشند. بسیاری از بهبودها و پیشرفتممکن است به اینگونه روش

.تر، حاصل شوندهای سادهتوانند با استفاده از روشفرایند کسب و کار می

در مقیاس سازمانی BPM ریزییکرد برنامهیک متدولوژی/رو

سازی فرایندها، بهینه موضوع با ارتباط در ی حیات که قبالً مورد بحث قرار گرفتندهای چرخهروش

در BPMریزی و آغاز ی پایههای موجود در زمینهکنند. یکی از چالشبصورت تک فرایندی عمل می

سازی فرایند بهترین کاندیداها سطح سازمان تشخیص و تعیین فرایندهایی است که برای عملیات بهینه

11 bpms.rayvarz.com

ریزی برای هاست؛ بویژه اگر شما در حال طرحنآ (ROI) هستند و همچنین تعیین میزان بازدهی سرمایه

ممکن است نظر یک شخص این باشد که همه فرایندها . باشید BPMSسازی و اجرای یک راهکار پیاده

ترین فرایندها نیازمند درنظر گرفته شوند. اما از آنجایی که حتی تغییر دادن ساده سازیبهینه برای باید

صرف هزینه، انرژی و زمان است، بهترین کار این است که با استفاده از یک روش مشخص، روند

از منابع مربوط به این فرایندها را هدایت کنیم )منظور از این فرایندها، سازی فرایندها و استفادهبهینه

(.هایی است که بیشترین تأثیر را در دستیابی به اهداف تجاری دارندآن

:در مقیاس سازمانی، نیازمند موارد زیر است BPM ریزیپایه

.(skills development) های توسعهداشتن مهارت -9

.استانداردهاوجود و برقراری -۲

.های موفق قابل تکرارتجربه -3

:فازها، اهداف و ابزارها

کنند که شما از چه متدولوژیی استفاده خواهید کرد. یک ها و فرهنگ سازمان شما، تعیین میمهارت

متدولوژی رسمی یا یک متدولوژی بومی . هدف از طراحی جدول زیر آشنایی شما با برخی از ابزارهایی

ی های نیاز داشته باشید و همچنین مشخص کردن کاری است که در چرخهممکن است به آناست که

توانید تواند بسیار داده محور و آمارگرا باشد، همچنان میمی SixSigma با اینکه -شودحیات انجام می

.های موجود در جدول را انجام دهیدبسیاری از فعالیت

11 bpms.rayvarz.com

کند، ل به بعضی از تصمیماتی که باید گرفت شوند نیز اشاره میگذشته از انتخاب متدولوژی، این جدو

:مثالً

ریزی مربوط به متدولوژی است؟های برنامهریزی کلی و جنبهچه کسی مسئول پایه -9

کنید؟ آیا از ابزار استفاده می Wiki گیرید؟ آیا از یکدر ارتباط با فرایندها از چه چیزهایی کمک می -۲

کنید؟ یا از استفاده می SharePoint و یا ابزار مستندسازی مانند Microsoft Visio مدلسازی مانند

کنید که در درون خود کتابخانه و سایر ابزارهای مورد نیاز را دارند ؟ابزارهای مدلسازی استفاده می

نجام کنید و برای امی دنبال و پیگیری ها را های خود را استانداردسازی و نتایج آنچگونه سنجه -3

کنید؟اینکار از چه ابزاری استفاده می

12 bpms.rayvarz.com