1

0

مستندسازي و مدیریت مستنداتمستندسازي و مدیریت مستندات

www.k1j.ir :وبگاهk1j@k1j.ir پست الکترونیکی:

مهندس کیوان جعفري: ارائه دهنده

Document & Document managementDocument & Document management

2

به نام یگانه ي دانا و توانابه نام یگانه ي دانا و توانا

:فرمود)ص(حضرت رسول) قیدوا العلم(علم را به قید و بند بکشید

به بند کشیدن علم چگونه است؟: پرسیدند. )با نوشتن آن ;کتابتُه: (فرمود

1

3

:محتواي دورهتعریف مستندات و مستندسازي -1ضرورت و اهمیت مستندسازي -2انواع مستندات -3مفاهیم پایه -4

داده، اطالعات، دانش، محتواروش هاي مستندسازي و مدیریت -5

مستنداتمستندسازي الکترونیکی -6معرفی نرم افزارهاي میکروسافت آفیس -7انواع قالب ها و فرمت ها -8آینده مستندات و مستندسازي -9

2

4

تعاریف پایهتعاریف پایه

داده اطالعاتدانشحکمت

3

5

تعریف مستندات و مستندسازيتعریف مستندات و مستندسازي

4

:تعریف سند از دیدگاههاي مختلفدهخدا -تکیه گاه آنچه پشت بدو دهند - فرهنگ مشیري - آنچه که قابل اعتماد باشد، مدرك مستند - فرهنگ معین -نوشته اي که قابل استناد باشد -

:1284تعریف سند از دیدگاه قانون مدنی ماده » .سند عبارت است از هر نوشته اي که در مقام دعوي یا دفاع قابل استفاده باشد«

:تعریف سند در قانون سازمان اسناد ملی ایرانکلیه اوراق، مراسالت، دفاتر، پرونده ها، عکسها، نقشه ها، کلیشه ها، نمودارها، فیلم ها، نوارهاي ضبط صوت و

سایر اسنادي که در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده است و بطور مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ اداري، مالی، اقتصادي، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد

. ملی ایران ارزش نگهداري داشته باشدسند عبارت است از اطالعات مضبوط اعم از نوشتاري، دیداري، شنیداري که توسط اشخاص حقیقی یا حقوقی «

».ایجاد شده و داراي ارزش نگهداري باشد

6

تعریف مستندات و مستندسازيتعریف مستندات و مستندسازي

5

سوابق یا در دسترس عموم قرار دادن ، و گردآوري، شناساییمستندسازي، فرآیند می باشد که داراي ارزش ... و تصاویر، فایل هاي کامپیوتري، مکاتباتمستندات موجود از قبیل

مستندسازي همچنین می تواند اشاره به خود سوابق، اوراق، عکس ها و . (تاریخی ثابتی می باشندداشته باشد ولی در اینجا جهت پرهیز از اشتباه ، این اصطالح را فقط جهت اشاره به این ...

.)فرآیند، به کار می بریم

7

ضرورت مستندات و مستندسازيضرورت مستندات و مستندسازي

6

به منظور کمک به . تجربه، جوهر یادگیري سازمانی است و از موفقیتها و شکستها حاصل می شودیادگیري سازمانی، الگوبرداري از بهترینها، ارائه الگوهاي مدیریت بومی و جلوگیري از اتالف زمان و

. منابع، الزم است با حفظ و انتقال تجربه از نتایج و فواید آن بهره گیري شوداسناد و مدارك جاري یا بایگانی شده یک سازمان در حقیقت دارایی اصلی آن سازمان محسوب شده

این اسناد نباید به سادگی در . و بقا و تداوم حیات سازمان نیز تا حد زیادي به آنها بستگی دارد معرض خطر و استفاده ها ي غیر مجاز قرار گیرند و در عین حال در صورت نیاز باید با سرعت هر

تنوع و ازدیاد شمار مستندات . چه بیشتر در دسترس قرار گرفته و به سهولت به دیگران منتقل شود و از همه مهمتر اشغال بیش از حد فضا توسط این مستندات باعث شده است تا تمامی سازمان ها،

کارخانه ها، شرکت ها و صاحبان صنایع مختلف براي سهولت بازیابی اطالعات موجود و مورد احتیاج در این مستندات به فکر ایجاد یک پایگاه داده مناسب و بهره گیري از فرم هاي مختلف براي مکانیزه

در واقع اطالعاتی که در این اسناد . خود باشند) آرشیو مدارك(نمودن سیستم مدیریت مستندات سیستم . وجود دارد، در بخش هاي مختلف کاري سازمان مورد نیاز است و باید به آنها مراجعه شود

مدیریت مدارك در واقع سیستم کاملی براي بایگانی و آرشیو کلیه ي اوراق اداري و مدارك . الکترونیکی سازمان ها با حفظ تاریخچه ي تغییرات هر یک از آن هاست

گسترش فعالیتهاي سازمانها ، شرکتها و ارگانهاي مختلف و افزایش تعامالت داخل و خارج سازمانی آنها ، لزوم دسترسی سریع و آسان به اسناد و مدارك و استفاده از تکنولوژي مدیریت مدارك را

. اجتناب ناپذیر می نماید

8

انواع مستنداتانواع مستندات

7

:انواع سند از نظر درجه حساسیتاسناد عادي - 1اسناد محرمانه - 2اسناد سري - 3اسناد بکلی سري - 4

:انواع سند از نظر محتوي و موضوعاسناد اداري - 1اسناد مالی - 2اسناد علمی و فنی - 3اسناد قانونی - 4اسناد تاریخی - 5

9

مفاهیم پایه مفاهیم پایه

8

مستندي که فرآورده پروژه است و تغییرات آن تحت کنترل : مستند کنترل شده .مدیریت پروژه و یا کارفرما قرار می گیردقرار دارد و مورد تأیید

مستندي که یک بار تولید می شود و تنها جنبه اطالع رسانی : مستند کنترل نشده. آن نیست و تغییرات آن تحت کنترل قرار نمی گیردنیاز به تأیید رسمی . دارد

.مستندات دریافت شده، از نوع مستندات کنتر لنشده محسوب می شوند

اعمال یک تغییر تأیید شده، بر روي مستندي که کنترل می : به روزآوري مستند.یادداشت به روزآوري انجام می پذیرداین تغییر توسط یک . شود

سیستمی براي ذخیره، سازمان دهی و کنترل تمام مستنداتی که در :کتابخانه پروژه.استفاده م یشوندطی پروژه تولید و یا

10

رویه هاي تولید و خط مبنا قرار دادن عناصر تحت رویه هاي تولید و خط مبنا قرار دادن عناصر تحت مدیریت پیکربنديمدیریت پیکربندي

9

،“صفحه جلد”شامل براي یک مستند کنترل شده پیش نویس استاندارد “ جدول توزیع”و “ جدول بازنگري”، “جدول ثبت تغییرات”، “شناسنامه مستند”

:می باشد که شرح هر بخش به قرار زیر است

صفحه جلد اطالعات زیر را نمایش می دهدعنوان مستندعنوان

نام کارفرمایی که مستند براي او تهیه می شودنام کارفرماموضوع مستندموضوع

شناسه مستند بر اساس نظام کدینگ مستنداتشناسه مستندتاریخ تهیه مستندتاریخ

11

پیش نویس استاندارد براي یک مستند کنترل شدهپیش نویس استاندارد براي یک مستند کنترل شده

10

شناسنامه مستند اطالعات زیر را نمایش می دهدکسی که مستند را تهیه میکندتهیه کنندهتاریخی که اصل مستند ایجاد شدهاستتاریخ ایجاد

آخرین تاریخ بهروزآوري مستندتاریخ آخرینشماره ویرایش مستندویرایش

شناسهاي که با آن به مستند رجوع می شودشناسه مستنداگر مستند یک مستند کپی شده براي توزیع باشد، شماره کپی در اینشماره کپی

این شماره معادل است با یک ردیف در جدول توزیع. قسمت قید می شود

جدول ثبت تغییرات اطالعات زیر را نمایش می دهدتاریخی که تغییر انجام شدهاستتاریخ

کسی که تغییر را انجام داده استتغییردهندهشماره ویرایش مستندي که تغییرات در آن اعمال شده استویرایش

خالصهاي از تغییري که انجام گرفته استتغییر انجامشده

12

پیش نویس استاندارد براي یک مستند کنترل شدهپیش نویس استاندارد براي یک مستند کنترل شده

11

جدول بازنگرينام فردي که مستند را بازنگري کرده استنام

سمت و نقش فردسمت

جدول توزیعشماره اي است منحصربه فرد براي دریافت کنندهشماره کپی

نام دریافت کننده کپی مستندنام دریافت کنندهمحل و مکانی که دریافت کننده در آن واقع استمکان

13

پیش نویس استاندارد براي یک مستند کنترل نشدهپیش نویس استاندارد براي یک مستند کنترل نشده

12

صفحه جلدعنوان مستندعنوان

نام کارفرمایی که مستند براي او تهیه می شودنام کارفرماموضوع مستندموضوعتاریخ تهیه مستندتاریخ

شناسنامه مستندعضوي از تیم که مستند را آماده می کندتهیه کنندهتاریخی که اصل مستند ایجاد شده استتاریخ ایجاد

شناسهاي که با آن به مستند رجوع می شودشناسه مستند

14

شناسایی مستندات و استاندارد نام گذاري مستنداتشناسایی مستندات و استاندارد نام گذاري مستندات

13

این بخش ها عبارتند از . بخش هاي زیر به منظور شناسایی بهتر مستند در آن ایجاد می شوندشناسه مستند، شماره ویرایش، سربرگ و پاورقی

شناسه مستندشناسه مستند داراي ساختار زیر می . شناسه مستند، آن را به طور منحصربه فرد شناسایی می کند

:باشدAA_DD_CC_NN

نشان می دهد که این مستند ویرایش اول دستورالعمل شماره LG_PR_12_01به عنوان مثال، کد مستند PRنشان دهنده حوزه حقوقی و کد LGدر این بخش کد . مربوط به مدیریت پروند ههاي حقوقی است 12

.نشان دهنده نوع دستورالعمل می باشد

جدول ثبت تغییرات اطالعات زیر را نمایش می دهدAA)حقوقی، اداري، مالی، فنی و امثالهم(حوزه

DD)نظامنامه، آییننامه، دستورالعمل، فرم و امثالهم(نوع مستند

CCشماره مستند

NNشماره ویرایش

15

شناسایی مستندات و استاندارد نام گذاري مستنداتشناسایی مستندات و استاندارد نام گذاري مستندات

14

شماره ویرایشتمام مستندات کنترل شده، همراه با یک شماره ترتیبی هستند که با ب هروزآوري مستند افزایش

.می یابداگر تغییرات در یک به روزآوري زیاد باشد، به شماره ویرایش یکی اضافه می شود و اگر تغییرات

.به شماره ویرایش اضافه می شود و تاریخ ویرایش هم قید می شود 1.0کوچک باشد

سربرگ و پاورقیاین . به غیر از نمودارهاي مربوط به اطالعات مرجع زیر را دارا می باشد(هر مستند در تمام صفحات خود

:اطالعات در قسمت باال و پایین مستند نشان داده می شودعنوان پروژه - کارفرما - مجري - عنوان طرح - )مرور(شماره ویرایش - شناسه مستند - تاریخ تهیه یا ویرایش - شماره صفحه -

16

توزیع مستندات

15

جهت توزیع مستندات به صورت الکترونیکی و همچنین کنترل بر نحوه توزیع آ نها استانداردهایی:تعریف شد هاست که در زیر به طور کامل قید شده اند

کنترل بر توزیعجهت آگاهی از اینکه کپی هاي یک مستند نزد چه کسانی است و اطمینان از اینکه امکان شناسایی کپی هاي

.ایجادشده از مستندات وجود دارد یا خیر، کنترلی بر توزیع مستندات کنتر لشده، صورت می گیرددر جدول توزیع، شماره کپی . تهیه کننده مستند، براي مستند کنتر لشده پروژه، جدول توزیع را ایجاد م یکند

.، نام دریافت کننده و مکان آن قید می گردد)اگر کپی از یک مستند کنتر لشده گرفته شده باشد(

توزیع الکترونیکیچه به صورت پیوست و چه در داخل یک(تمام مستندات توزي عشده از طریق پست الکترونیکی

اگر مستند به صورت الکترونیکی توزیع شود، هر. نیازمندي هاي این استاندارد را برآورده م یکنند) پیغامشخص که نامش در جدول توزیع باشد، یک کپی از این مستند را دریافت می کند و همچنین پیام پستی

.ارسال شده نگهداري می شود

17

ذخیره سازي مستندات

16

کتابخانه پروژهبه این طریق اطمینان حاصل . کلیه مستندات در کتابخانه پروژه قرار داده می شوند

. می شود که تمام اعضاي پروژه به سهولت به مستندات دسترسی خواهند داشت:فایل هاي کتابخانه پروژه به سه بخش تقسیم می شوند

فایل هاي مدیریتی -فایل هاي اجرایی -فایل هاي مرجع -

18

قدم هاي روش کنترل و تغییرات مستنداتقدم هاي روش کنترل و تغییرات مستندات

17

ایجاد پیش نویس مستند کنترل شده -:مراحل زیر طی م یشود. براي تمام مستنداتی که مورد بررسی، تأیید و بازنگري قرار می گیرند

.براي مستند ایجاد می شودقالب استاندارد یک -در “ پیش نویس”عددي که مشخص کننده شماره ویرایش است به مستند منتسب می شود و واژه -

سپس به مستند . این واژه مشخص می کند که مستند مورد تأیید نیست. جلوي شماره قرار می گیرد.مستند تکمیل می گردد“ جدول شناسنامه”و “ صفحه جلد”شناسه اي انتساب داده می شود و اطالعات

این جدول تاریخچه اي از تغییرات انجام شده بر روي مستند . ایجاد می گردد“ جدول ثبت تغییرات” -.را نشان می دهد

این جدول نشان می دهد که چه کسانی مستند را بازنگري کرده . ایجاد می گردد“ جدول بازنگري” -.اند

.در این جدول کلیه دریافت کنندگان ثبت می گردند. ایجاد می شود“ جدول توزیع ” -.فهرست مطالب ایجاد می گردد -بیشتر فرآورده هاي پروژه شامل مقدمه اي است که فرآورد ه را به خواننده. مقدمه ایجاد می گردد -

.معرفی می کند.متن اصلی مستند ایجاد می گردد

.عنوان مستند همراه با شماره ویرایش آن در فهرست اصلی و شاخص هاي پروژه، ثبت می گردد -به این ترتیب مشخص می شود که چه مستنداتی نگهداري می شوند و این مستندات در کجاي کتابخانه

.پروژه ذخیره شده اند

19

بررسی و بازنگري و صدور مستند کنترل شدهبررسی و بازنگري و صدور مستند کنترل شده

18

متخصصان و نماینده گروهی که . هر مستند کنترل شده قبل از صدور، بازنگري و تأیید می شود. محتویات مستند بر کارشان تأثیر می گذارد، به طور مستقل مستند کنتر لشده را ارزیابی می کنند

اگر قرار بر این باشد که مستند براي . تعداد و نوع بازنگري ها براي هر مستند، مشخص م یگرددقدم هاي زیر براي انجام . کارفرما ارسال شود، قبل از آن باید مشاور داخلی مستند را بازنگري کند

:این روش برداشته می شودتکنیک بازنگري و افرادي که باید بازنگري را انجام دهند مشخص م یشود و جدول بازنگري تکمیل -

.م یگرددقبل از توزیع باید اطمینان حاصل شود که یک نسخه از آن . مستند جهت بازنگري توزیع م یگردد -

.در کتابخانه پروژه ذخیره شده استبازنگري می شود و یادداشت هاي مربوط به بازنگري مستند“ نظامنامه کیفیت”مستند براساس -

.تولید می گرددیادداشت هاي جمع آوري شده مورد بررسی قرار گرفته و در صورت لزوم مفاد آن اعمال -

.می گردد.تأیید مستند از تأییدکنندگان گرفته می شود -مستند تجدیدنظر شده توزیع می گردد و شماره ویرایش جدید مستند در لیست اصلی و شاخص -

.هاي پروژه ثبت می شود

20

به روزآوري مستندات کنترل شدهبه روزآوري مستندات کنترل شده

19

موارد به روزآوري شده تمامی مستندات کنتر لشده را باید بررسی و بازنگري و صورت می گیرد و “ روش کنترل تغییرات”تغییرات درمستندات طبق . تأیید کرد

قدم هاي زیر . همچنین الزم است در دسترس بودن و امنیت مستندات تضمین گردد:براي ب هروزآوري مستندات برداشته می شوند

تغییرات الزامی اعمال می گردد و شماره ویرایش، تاریخ و جدول تغییرات به -.روزآوري می شوند

اگر بخ شهاي کوچکی از مستند تغییر کرده است، آن بخش ها را باید به گونه اي -.مشخص کرد

.یادداشت به روزآوري مستند، در کنار آن نگهداري می شود -

21

عناصر و سیستم مدیریت مستنداتعناصر و سیستم مدیریت مستندات

20

در واقع، این سیستم مسئولیت ثبت و نگه داري، بازیابی و به گردش در آوردن کلیه ي اسناد را در .داخل سازمان بر عهده دارد

عناصر مدیریت مستندات سازمانی

22

سیستم مدیریت محتواي سازمانیسیستم مدیریت محتواي سازمانی

21

مدیریت محتواي سازمانی، سیستمی است که مراحل ایجاد، مدیریت، ذخیره سازي، نگهداري و ارایه محتوا بـه مفهـوم وسـیع آن یعنی کلیه مکاتبات، ارتباطات، تصاویر و فیلم هاي مربوط به رویدادها و جلسات و نیز مستندات مربوط بـه فرآینـدهاي سـازمان

باید ضـرورت و اهمیـت مکـانیزه کـردن فرآینـدهاي اداري بـراي مـدیران اداري و ECMSپیش از استقرار . را مکانیزه می کندپرسنل مشخص شود و اعضاي سازمان این اطمینان را داشته باشند که با اسـتقرار ایـن سیسـتم هـا موقعیـت کـاري آنهـا تهدیـد نمی شود و در ضمن یک تیم ناظر تشکیل شود که در یک زمان بندي دقیق روند تولید آن را کنترل کند، در آن صـورت فرآینـد

، اقداماتی مانند آموزش کاربران و پـس از اسـتقرار آن، امـوري نظیـر ECMSدر حین استقرار.استقرار اثربخش تر خواهد بودآموزش کاربران تازه وارد، جلوگیري از انجام دسـتی فرآینـدها و بـه حـداقل رسـاندن ارتباطـات شـفاهی و تمـاس هـاي تلفنـی

.می تواند در موفقیت استقرار این سیستم تأثیرگذار باشد

23

۱- Record Management

22

اطالعات مانند اسناد و مدارك کـه بوسـیله یـک سازمان یا شخص، بـدنبال وظیفـه قـانونی یـا در معــامالت تجــاري ایجــاد، دریافــت و نگهــداري می شود در مدیریت بانک هاي اطالعاتی، رکورد

یک رکورد اطالعـاتی مـی توانـد . نامیده می شودبه معنی مجموعه اي از داده هاي ارزشمند باشـد،

فایـل را مـی سـازد و مجموعـه اي از رکوردهـا مجموعـــه اي از فایـــل هـــا بانـــک اطالعـــاتی را

.می سازد

24

۲- Document Management

23

ــی هــر ســازمانی داراي مســتندات اداري فراوانایـن . است کـه حـاوي اطالعـات مختلفـی ا سـت

مدارك یا به اصطالح اسناد، باید با نظم و ترتیب نگهداري شوند تـا بتـوان آنهـا را در زمـان الزم

در . بازیابی، ویرایش و مـورد اسـتفاده قـرار داد واقع اطالعاتی که در این اسـناد وجـود دارد، در بخش هاي مختلف کاري سازمان مورد نیاز است

سیسـتم مـدیریت . باید به آنها مراجعه شـود واسناد در واقـع وظیفـه ي دریافـت، طبقـه بنـدي، نگهداري و بازیابی این اسناد به صورت فیزیکی

. و الکترونیکی را برعهده دارد

25

۳- Collaboration Management

24

یک نوع مشارکت است که جهت کاربرد گروه ها، افراد یا تـیم هـایی کـه داراي اهـداف مشـترکی هسـتند . طراحی می گردد

:سه نوع ارتباط در تعامل بین انسان ها و افراد یک جامعه وجود داردConversation interaction : در این نوع تعامل افراد، ارتباط عادي بیشتر اسـت، ماننـد تلفـن و

پست الکترونیکTransaction interaction : این نوع تعامل بین شرکاي کاري و یا اجتماعی است، مثل رابطه بـین

مشتري و فروشنده Collaborative interaction :کارکرد اصلی آن ارتباطات بین شرکا است

مثل توسعه ایده، ایجاد یک طرح یا پروژه . تا ارتباط سازمانیو بدست آوردن اهداف مشترك، ابزار ارتباطی الکترونیک، کلیه پیام ها،

فایل ها و اسناد را بین مردم ارسال نموده و زمینه اشتراك اطالعات را :این ابزار عبارتند از. فراهم می نمایند

ویدئو کنفرانس، پست الکترونیک، فاکس، پست صوتی،انتشارات تحت وب

26

۴- Work Flow Management

25

سیستم مدیریت گردش کار، مستندات، اطالعات و وظایفی است یک سـازمان بـر ) نیروي انسانی و یا کامپیوتر(که میان متقاضیان قوانین تعریف شده بـه منظـور دسـتیابی بـه اساس یک مجموعه

اهداف تجاري ، قابل تعریف می باشد و بـه عبـارت دیگـر وظیفـه اصلی این سیستم، ارسال کارهاي روزانه سازمان

.به اشخاص مناسب در زمان معین می باشداین سیستم بستري فراهم می آورد تا بوسیله آن

انجام رویه هاي سازمانی و یا به عبارت دیگر گردشکار سازمان براساس فرآیندها بصورتی کامالً

. مکانیزه و خودکار درآیدسیستم مدیریت گردش کار جزء الینفک و هسته اصلی هر سازمانی است که در آن

گردش کار و سیستم هاي مدیریت منابع سازمانی.به صورت الکترونیک انجام می شود

27

۵- Web Content Management

26

این سیستم اساساً به منظور مدیریت و ساماندهی به اطالعـات در حال رشد سازمان ها طراحی شـده اسـت و در حقیقـت، مـدیریت محتواي اسناد موجود در سازمان را برعهده دارد و در سـال هـاي ــی ــی و ســایت هــاي داخل ــزایش ســایت هــاي اینترنت ــا اف ــر ب اخیســازمان هــا، مــدیریت محتــواي ســایت هــاي یــاد شــده و بــه روز . نگاه داشتن اطالعات آنها براي سازمان ها، مشکل ساز گشته است

ــود در صــفحات وب را ــات موج ــدیریت اطالع ــن سیســتم، م ایبرعهده دارد و به کاربر امکان ایجاد، ویرایش و حـذف صـفحات

.وب و همچنین تعیین محتواي آنها را می دهد

28

۶- Asset Management

27

. مدیریت سـازماندهی و توزیـع مناسـب دارایـی هـاي دیجیتـال را از یـک منبـع مرکـزي، انجـام مـی دهـد دارایی هاي دیجیتال شامل تولید و ارائه تصاویر، قالـب هـاي صـوتی و تصـویري، پاورپوینـت، ورد، اکسـل،

. و قالب هاي دیگر کـه ایـن دارایـی هـا محـدود بـه اینهـا نیسـتند PDFاتوکد، فتوشاپ، طراحی صفحات، مدیریت دارایی هاي ارزشمند، به هر گروه از کاربران، دسترسی هاي مختلفـی جهـت مشـاهده و سـفارش

همچنـین ایـن مـدیریت آغـاز ورود دارایـی هـاي . برخی از دارایی ها و انتخاب مواردي از آنها را می دهـد دیجیتال جدید را کنترل می کند و آن را بـا دارایـی هـاي موجـود و گروهـی از کـاربران بـا دسترسـی هـاي

.مشخص، مربوط می سازد

29

ساختار دانش مدیریت پروژه -مستندات پروژه

28

مدیریت پروژه

مدیریت یکپارچگی پروژه

مدیریت کاال و مواد پروژه

مدیریت منابع انسانی پروژه

مدیریت ارتباطات پروژه

مدیریت هزینه پروژه

مدیریت کیفیت پروژه

مدیریت زمان پروژه

مدیریت محدوده پروژه

مدیریت ریسک پروژه

برنامه ریزي تدارکات

برنامه ریزي درخواست ها

درخواست ها انتخاب منابع

تأمین کاال و موادخاتمه پیمان،

قرارداد

برنامه ریزي منابع کاري

برآورد هزینه برنامه ریزي

بودجهکنترل هزینه

تعیین مشخصات ریسک

تجزیه و تحلیل ریسک

واکنش به ریسک کنترل واکنش ها

به ریسک

برنامه ریزي ارتباطات

توزیع اطالعات تهیه گزارشات

عملکردخاتمه اجرا

برنامه ریزي کیفیت تعیین مبانی

تضمین کیفیتکنترل کیفیت

برنامه ریزي سازمانی

جذب نیرو تکمیل و بهبود

سازمان

تهیه برنامه پروژه

اجراي برنامه پروژه

کنترل کلی و جامع تغییرات

تعریف فعالیت ها توالی فعالیت ها برآورد مدت زمان

فعالیت هاتهیه زمان بندي

پروژهکنترل زمان بندي

تهیه مبانی آغاز کار برنامه ریزي محدوده تعریف محدوده ممیزي دوره اي

محدودهکنترل تغییرات

محدوده

30

مستندسازي کامپیوتريمستندسازي کامپیوتري

29

31

رویه تبدیل مستندات کاغذي به الکترونیکیرویه تبدیل مستندات کاغذي به الکترونیکی

30

32

آشنایی با نرم افزارهاي میکروسافت آفیسآشنایی با نرم افزارهاي میکروسافت آفیسMicrosoft officeMicrosoft office

31

33

انواع فرمت هاي ذخیره سازي فایل هاي الکترونیکیانواع فرمت هاي ذخیره سازي فایل هاي الکترونیکی

32

34

استفاده از آیکون، شکل و رنگ براي پوشه هااستفاده از آیکون، شکل و رنگ براي پوشه ها

33

35

One NoteOne Noteآشنایی با نرم افزار میکروسافت آشنایی با نرم افزار میکروسافت

34

36

One NoteOne Noteآشنایی با نرم افزار میکروسافت آشنایی با نرم افزار میکروسافت

35

37

Share PointShare Pointآشنایی با نرم افزار میکروسافت آشنایی با نرم افزار میکروسافت

36

ÛÛ مجموعه ابزارها، محصوالت و تکنولوژي هایی است که در جهت ایجاد یک بستر اطالعاتی براي مجموعه ابزارها، محصوالت و تکنولوژي هایی است که در جهت ایجاد یک بستر اطالعاتی براي..بوجود آمده اندبوجود آمده اند” ” اطالعاتیاطالعاتی محیطمحیط““اطالعات در یک اطالعات در یک ” ” جستجويجستجوي““و و ” ” اشتراكاشتراك““ÛÛ ابزار همکاري اطالعاتی یا ابزار همکاري اطالعاتی یاCollaborationCollaborationÛÛي تيمي در سطح سازمان ي تيمي در سطح سازمانايجاد يك همكار ايجاد يك همكارÛÛ ن مي توانند سايت هاي ن مي توانند سايت هاي كاربرا ساني SharePointSharePointكاربرا ٓ سانيرا به ا ٓ ::را به ا

ïï ايجاد كردهايجاد كردهïï مديريت نمايند و مديريت نمايند وïï سايت شخصي بسازندسايت شخصي بسازند..

ÛÛ امكان دسترسي همه سازمان به اين سايت هاامكان دسترسي همه سازمان به اين سايت هاÛÛ يكپارچگي و يكپارچگي وIntegrationIntegration با ديگر سيستم هاي با ديگر سيستم هايOfficeOfficeÛÛ پشتيباني از پشتيباني ازWeb PartWeb Part - - ها و ها وBizTalk ServerBizTalk Server

38

Share PointShare Pointآشنایی با نرم افزار میکروسافت آشنایی با نرم افزار میکروسافت

37

39

Next generation eNext generation e--mail, project mail, project management, workflow, blog and management, workflow, blog and wiki support, Site Provisioning, wiki support, Site Provisioning,

Storage, Storage, Security, Management, APIsSecurity, Management, APIs

Enhanced SharePoint Enhanced SharePoint Portal aggregation and Portal aggregation and

personalizationpersonalization

ServerServer--based based spreadsheets plus BI spreadsheets plus BI portals built on SQL portals built on SQL

Server Analysis Server Analysis ServicesServices

ServerServer--based based forms and workflow forms and workflow

with smart client with smart client and browser and browser interfacesinterfaces

Great relevanceGreat relevancewith rich people andwith rich people andbusiness data searchbusiness data search

Integrated document, Integrated document, records and Web content records and Web content

managementmanagement

40

آینده مستندات و مستند سازيآینده مستندات و مستند سازي

39

41

Thanks For Your AttentionThanks For Your Attention

k1j@k1j.com

با تشکر از توجه شمابا تشکر از توجه شما