DIRECCION DE CALIDAD CORPORACION TECNOLOGICA INDUSTRIAL COLOMBIANA - TEINCO

CARTILLA DE

INDUCCION DE

CALIDAD PUNTOS IMPORTANTES DEL SGC

A continuación,

encontrarás algunos

puntos relevantes del

SGC de la Institución

TEINCO

TABLA DE CONTENIDO

1. GLOSARIO ............................................................................................. 3

2. HORIZONTE INSTITUCIONAL ......................................................... 4

3. OBJETIVOS DE CALIDAD. ................................................................. 5

4. MAPA DE PROCESOS .......................................................................... 6

5. ORGANIGRAMA ................................................................................... 7

6. COMUNICACIÓN Y SATISFACCIÓN DEL CLIENTE. .................... 8

8. ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA ...................................... 8

9. SERVICIO NO CONFORME ................................................................ 10

10. GESTIÓN DEL RIESGO Y OPORTUNIDADES .............................. 12

11. MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO .......................................................... 15

12. DISEÑO Y DESARROLLO ................................................................. 16

13. MANEJO DEL SAYC ........................................................................... 17

1. GLOSARIO

A continuación, te informamos algunos conceptos que te ayudaran a comprender mejor

nuestro Sistema de Gestión de Calidad de nuestra institución.

DOFA: Análisis que se realiza de los factores que afectan a la institución tanto en el

ámbito interno como externo, por lo tanto, toma en cuenta las debilidades,

oportunidades, fortalezas y amenazas que pueden impactar de alguna forma a la

organización

Dropbox Institucional: Es una herramienta que permite sincronizar archivos a través

de un servidor virtual contratado por la institución

Impacto: Es el conjunto de consecuencias que origina un riesgo si llegará a

presentarse

Indicador de gestión: Es la expresión cuantitativa del comportamiento y desempeño

de un proceso

Nivel de vulnerabilidad: Corresponde a la capacidad que tiene la institución de

enfrentar la materialización de un riesgo o de aprovechar una oportunidad

No conformidad: Incumplimiento de un requisito

Partes interesadas: Conjunto de factores internos y externos que ejercen influencia

sobre la organización

PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar). A este ciclo también se les conoce

como ciclo Deming debido a su autor, se trata de un ciclo dinámico que se puede

emplear en procesos y proyectos de las organizaciones.

Probabilidad: Es la posibilidad de que ocurra un riesgo

Oportunidades: Hace referencia al momento o circunstancia oportunos o

convenientes para algo

Riesgos: Son factores que pueden causar incertidumbre en cualquier organización

Servicio No Conforme: No cumple con los requerimientos o características exigidos

2. HORIZONTE INSTITUCIONAL

TEINCO en su horizonte institucional ha establecido los siguientes fundamentos:

“Contribuir en la formación integral de nuestros estudiantes mediante programas

académicos, que desde el modelo de formación por ciclos propedéuticos y

mediante procesos de docencia, investigación y extensión, respondan a las

exigencias del sector productivo, empresarial y económico del país con principios

de equidad, diversidad, y cuidado ambiental.”.

“La Corporación Tecnológica Industrial Colombiana TEINCO, está

comprometida en la formación integral de estudiantes en

modalidad de ciclos propedéuticos, basado en un recurso humano

idóneo al servicio de la comunidad, con un enfoque de mejora

continua, adaptable y contextualizado; logrando egresados de

calidad, coherentes con las necesidades del sector productivo y el

desarrollo social del país apuntado siempre a la satisfacción del

cliente.”

“En el año 2027 TEINCO será reconocida a nivel nacional como institución líder en la formación por ciclos propedéuticos, dinámica y con reconocimiento por la calidad y pertinencia de sus programas en diferentes áreas del conocimiento, y la formación de profesionales idóneos con sentido social y habilidades para asumir las exigencias de la globalización, además de fortalecer el desarrollo de la formación bajo la metodología presencial y el de nuevos espacios virtuales y duales, todo con alto sentido de responsabilidad ambiental.”.

Política de Calidad

Misión

Visión

3. OBJETIVOS DE CALIDAD.

Asi mismo con el fin de poder realizar la trazabilidad de sus actividades la institución definió

sus objetivos de calidad enlazándolos a las directrices de la política de calidad de la siguiente

forma:

Nº Directriz de Política de Calidad Objetivo de Calidad

1

TEINCO está comprometida en la formación

integral de estudiantes en modalidad de

ciclos propedéuticos,

Realizar seguimiento al desempeño académico de los

estudiantes para crear estrategias que mejoren la calidad

ACADÉMICA de la institución

2 basado en un recurso humano idóneo al

servicio de la comunidad,

Propender por la constante actualización del recurso

humano garantizando la idoneidad de su perfil.

3 con un enfoque de mejora continua;

Cumplir con los indicadores de los procesos de calidad

en todas las instancias enfocadas a la prestación de

servicio al cliente.

4 adaptable y contextualizado;

Desarrollar actividades pedagógicas que se adapten y se

contextualicen a los cambios presentados por

contingencia, prestando un servicio educativo de calidad

5 logrando egresados de calidad, Realizar actividades que mejoren continuamente el perfil

de los egresados

6 coherentes con las necesidades del sector

productivo

Desarrollar y consolidar espacios de asesoría y

consultoría

7 y el desarrollo social del país.

Promover actividades que contribuyan a desarrollar y

fortalecer los procesos de equidad social y construcción

de país.

8 apuntado siempre a la satisfacción del cliente

Mejorar continuamente el servicio al cliente

4. MAPA DE PROCESOS

Para el año 2020 la institución actualizo su mapa de procesos unificando las siguientes

actividades.

Obteniendo el siguiente esquema:

Gestión Académica Dirección De Investigación Institucional División Admisiones Registro y Control

Dirección de Sector Externo Dirección de Bienestar

Gestión de Talento Humano y Administrativa División de Sistemas de Información

Gestión Académica

Gestión y Relación con la Comunidad

Gestión Administrativa

5. ORGANIGRAMA

Nuestra institucion cuenta con la siguiente organización:

6. COMUNICACIÓN Y SATISFACCIÓN DEL CLIENTE.

TEINCO ha establecido una Matriz de Requisitos de Clientes

con el aporte de todos los líderes de proceso, la cual se

encuentra en constante revisión y actualización. Además la

institución cuenta con los siguientes medios de comunicación

para conocer la percepción de los clientes:

Encuesta de satisfacción: Es una actividad que se realiza semestralmente, con el fin de poder

conocer la opinión que tienen nuestros estudiantes sobre los servicios ofrecidos.

Registro de PQRSF: Está se realiza directamente en la

página web de la institución en la opción de PQRSF, y se

enlaza de forma automática a la plataforma del SAYC, donde

se gestiona el control y seguimiento de estas situaciones.

Dado que, en el momento de realizar el registro, el usuario

tiene la oportunidad de escoger el área a la cual dirige su

inquietud, por lo tanto, el sistema remite esta situación

directamente al responsable, con el fin de que ingrese a la

plataforma, revise el caso y de respuesta en un tiempo menor

igual a cinco días hábiles.

“Con el fin de poder realizar de forma efectiva el registro de PQRSF por favor

tener encuenta estos conceptos”

7. ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA

•Cuando se trate de realizar una solicitudPetición:

•Es una inquietud generada por una mala atención al público Queja

•Cuando se trata de una inconformidad relacionada directamente con los bienes o servicios adquiridosReclamo

•Cuando sea una recomendación realizada para mejorar el servicio prestadoSugerencia

•Cuando se trate de un cumplido por el buen servicioFelicitación

7. ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA

La institución tiene establecido dentro su sistema de gestión de calidad la documentación,

seguimiento y control de sus acciones correctivas y de mejora por medio del

PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA GDC-P05, según lo

establecido en la norma ISO 9001:2015 y el cual indica

ACCION CORRECTIVA ACCION DE MEJORA

Una acción correctiva se utiliza para eliminar la causa

de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir Una acción de mejora incrementa la capacidad de la

organización para cumplir los requisitos

Estas acciones se pueden originan a partir de las siguientes

situaciones: Análisis de contexto y partes interesadas

Riesgos y oportunidades

Análisis de datos e indicadores

Hallazgos de auditoria

Resultados de auditoría

Servicios no conformes

¿Se trata de

una acción

correctiva?

La ejecución de cualquier acción esta debe estar

planificada, esto significa que deben estar

organizadas en el tiempo y que se deben definir los

recursos y responsabilidades adecuados

La organización debe registrar y verificar que se han

llevado a cabo las acciones planificadas

Una vez realizadas las acciones es necesario

comprobar que estas han sido eficaces y que se ha

eliminado la causa de origen de las no

conformidades o que se ha aprovechado las

oportunidades de mejora detectadas.

Realizar la identificación de la(s) causas(s)

utilizando las siguientes metodologías: Lluvia de Ideas

Espina de Pescado

Los cinco ¿por qué?

8. SERVICIO NO CONFORME

La institución dentro del sistema de gestión de calidad tiene establecido el PROCEDIMIENTO

DE SERVICIO NO CONFORME GDC-P06 el cual tiene como objetivo de asegurar que los

servicios ofrecidos por TEINCO que no sean conformes con los requisitos, sean identificados y

controlados para prevenir su uso o entrega no intencional.

Por lo cual la institución ha definido los siguientes servicios NO conformes:

Proceso Servicio Situación

Gestión de Calidad

PQRS No dar solución a las PQRS generadas por los clientes

Sistema de Gestión de

Calidad

No realizar seguimiento al Sistema de Gestión de

Calidad Institucional

Autoevaluación Autoevaluaciones sin planes de mejoramiento

Auditoria No realizar por lo menos una auditoria interna en el

transcurso del año

Gestión Gerencial

Planeación Institucional Realizar la planeación Institucional fuera de los tiempos

establecidos

Comunicación con el Cliente No tener canales de comunicación efectivos

Revisión por la Dirección Realizar la revisión fuera del cronograma y no tener en

cuenta los elementos de entrada.

Gestión Académica

Diseño y Desarrollo de

Programas

Planes de estudios que no cumplen con los

requerimientos legales, institucionales, del usuario y la

sociedad

Formación Académica

Actividades académicas programadas para el semestre

no cumplen con la formación académica de los

estudiantes

No socializar el contenido de las asignaturas

Falta de docentes en clase

Incumplimiento en los horarios de clases y tutorías

Incumplimiento en la orientación de los contenidos

descritos en el Micro currículo

Baja percepción de los estudiantes sobre la formación

que se imparte en el programa

Competencias de los

Docentes Docentes sin las competencias pedagógicas

Gestión en Investigación

Incumplimiento de las actividades programadas en

función de la investigación, establecidos en el plan de

estudios a través de grupos de investigación, y

estrategias investigativas en general, de tal manera que

los resultados no permitan su visibilización

Atención al Estudiante Información desactualizada, inadecuada, confusa o

incompleta para la admisión y matricula de estudiantes

Matricula No realizar seguimiento de los procesos de ingreso,

permanencia y graduación de los estudiantes

Proceso Servicio Situación

Gestión y Relación con

la Comunidad

Prácticas Empresariales

No cumplir con la consecución de empresas para

prácticas de los estudiantes así como el seguimiento

correspondiente que dé cuenta de la calidad de nuestros

pasantes

Egresados

No realizar el seguimiento correspondiente a los

Egresados de la Institución

No realizar Actividades de comunicación con los

egresados en la Institución permitiendo una constante

actualización del currículo

Bienestar

Incumplimiento en la programación y desarrollo de las

actividades de las diferentes áreas de Bienestar

Institucional.

Bienestar Baja percepción de los estudiantes frente a los servicios

que ofrece Bienestar Institucional

Deserción Aumento en la deserción de los estudiantes

Bienestar

No promover en los programas la participación de los

estudiantes en actividades académicas, en grupos o

centros de estudio, en actividades artísticas, deportivas,

proyectos de desarrollo empresarial, en la investigación

aplicada, en un ambiente académico propicio para la

formación integral.

Gestión Administrativa

Infraestructura Infraestructura en mal estado

Presentación Infraestructura Mala prestación del servicio de mantenimiento

Atención por parte de los

funcionarios

Mala atención y colaboración por parte del personal en

general

Recurso de Apoyo

Académico y Administrativo

Falta de dotación en equipos y materiales adecuados y

actualizados según la naturaleza, metodología y

exigencias del programa y el desarrollo de actividades

administrativas

Mal funcionamiento de los equipos de cómputo o de

laboratorio propios del programa

Social Media Página web y redes sociales desactualizadas

Sistema de Información Falta de actualización de los sistemas de información

internos y externos de la Institución

Gestión Financiara Efectiva

No contar con los recursos financieros disponibles para

el desarrollo con calidad de los programas de la

Institución

No cumplir con las normas financieras vigentes dentro

de las fechas establecidas

Cuyo manejo se encuentra descripto en el PROCEDIMIENTO DE SERVICIO NO

CONFORME en el cual se indica que al presentarse cualquiera de estos casos, este debe ser

tratado con una acción correctiva.

9. GESTIÓN DEL RIESGO Y OPORTUNIDADES

La institución a definido una metodología de gestión de riegos basada en su Matriz de riesgos

y oportunidades, y debe ser revisada por procesos semestralmente, en esta herramienta se busca

identificar situaciones no deseadas o deseadas a partir de las distintas actividades ejecutadas y

de los factores identificados en análisis de contexto interno y externo de la institución (DOFA).

Por medio de la siguiente TABLA DE RESUMEN

Una vez identificadas estas situaciones se realiza la evaluación teniendo en cuenta los siguientes

tres criterios; probabilidad, impacto y los criterios de vulnerabilidad, los cuales se encuentran

descritos en las siguientes tablas:

NIVEL PROBABILIDAD DESCRIPCIÓN

1 Raro Existe entre el 0% y 5% de probabilidad que ocurra

2 Improbable Existe entre el 5,1% y 10% de probabilidad que ocurra

3 Posible Existe entre el 10,1% y 25% de probabilidad que ocurra

4 Probable Existe entre el 25,1% y 80% de probabilidad que ocurra

5 Casi seguro Existe entre el 80,1% y 99% de probabilidad que ocurra

NIVEL IMPACTO DESCRIPCIÓN

1 Insignificante afecta entre 0% y 5% los resultados del proceso

2 Menor afecta entre 5,1% y10% los resultados del proceso

3 Moderado afecta entre 10,1% y 25% los resultados del proceso

4 Mayor afecta entre 25,1% y 80% los resultados del proceso

5 Enorme afecta entre 80,1% y 100% los resultados del proceso

NIVEL Criterios de

vulnerabilidad Descripción en caso de ser un riesgo Descripción en caso de ser una oportunidad

1 Baja

Cuenta con todos los medios

posibles para garantizar que ante una

amenaza el daño sea el menor

posible: equipos, capacitaciones,

charlas, etc.

Cuenta con pocos o ningún medio para

aprovechar el impulso ante una oportunidad.

3 Media

Cuenta con algunos medios para que

ante un riesgo los daños generados

sean de medio nivel

Cuenta con algunos medios para que ante una

oportunidad, los beneficios generados sean de

medio nivel

5 Alta No cuenta con ningún medio para

mitigar el daño ante un riesgo.

Cuenta con muchos medios para aprovechar el

impulso ante una oportunidad.

Al multiplicarse entre sí estos criterios nos permite definir si la situación no deseada o no deseada

evaluada debe ser controlada o aprovechada según el resultado obtenido. Como se puede ver en

la siguiente tabla:

7.1 Tratamiento de Riesgos

Dependiendo la calificacion obtenida en las siguientes tablas se define el proceso a realizar

En el caso que la calificación de riesgo u oportunidad este en alto o superior esta situación

requiere obligatoriamente la generación de una acción para mitigar el riesgo o aprovechar la

oportunidad cuya definición y seguimiento se registra en la misma matriz de riesgos y

oportunidades.

11. MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO

TEINCO han establecido distintas herramientas para la evaluación medición y el seguimiento,

cuyos resultados se encuentran en el Dropbox institucional en la carpeta de Evaluaciones SGC,

y estas son:

:

Sin embargo, una de las herramientas más útiles que nos sirven para verificar el cumplimiento

de cada proceso es la MATRIZ DE INDICADORES el cual se actualiza semestralmente y

presenta los resultados de los seguimientos de todos los procesos

Evaluación de comprensión de

la política de calidad

Satisfacción del cliente

Evaluación docente

Evaluación de programa

Autoevaluacion institucional

Encuesta de egresados

Evaluación clima

organizacional

Evaluacion de desempeño

Administrativo

Deserción

Promedios

Evaluacion de Proveedores

12. DISEÑO Y DESARROLLO

La instucion con el fin garantizar la calidad en en el diseño, revision, verificacion y validacion

de los programas ha establecido un procedimiento de Diseño y Desarrollo del servicio, así como

aspectos para su revisión, verificación y validación de acuerdo al Decreto 1075 de 2015,

condiciones de Calidad del Programa disponibles en la carpeta del Dropbox Institucional

DISEÑO Y DESARROLLO 2021 En estos documentos se realiza la explicación y revisión de

cada una de las condiciones en las que aportan los procesos de Gestión académica, Bienestar,

sector externo e investigación desde las actividades establecidas en su caracterización.

El segumiento al cumplimiento de las etapas del diseño y desarrollo se realiza por medio de

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO Y DESARROLLO GAC-P01 en el cual se indican los

siguientes aspectos:

REV

ISIO

N

Revisión del PEI y su congruencia con la oferta de formación.

El Coordinador Académico determina y define los elementos de entrada para el diseño curricular teniendo en cuenta: Norma ISO 9001, NTC 5555, NTC 5581, PEI, Evaluación Institucional, Diseño Curricular anterior y normatividad vigente. Se revisan elementos como las competencias, los resultados de aprendizaje, los conocimientos de concepto, el conocimiento de proceso, los criterios de evaluación, el perfil de ingreso y de egreso, los requisitos mínimos en infraestructura, los medios educativos y el perfil del docente.

VER

IFIC

AC

ION

Establecer mediante los resultados la funcionalidad y eficiencia de un proceso.

El Coordinador Académico verifica que cada programa de formación presente debidamente relacionadas las competencias por programa y se establece su coherencia frente a los mismos. En caso de evidenciarse cambios propuestos en determinado programa, se definen y diligencian en las actas de revisión, verificación y validación.

VA

LID

AC

ION

Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos específicos para tener un producto y/o servicio.

El Coordinador Académico realiza un proceso de retroalimentación con los docentes donde verifica la articulación del Diseño Curricular en su versión actualizada y que la planeación de las actividades sea acorde con los resultados de aprendizaje de los estudiantes

13. MANEJO DEL SAYC

Inicialmente ingresamos a

nuestro buscador favorito

Ingresamos a la página web de

TEINCO.

WWW.TEINCO.EDU.CO

Ingresamos a la opción zona de

acceso

Una vez ya en el sistema SAYC,

vamos a ingresar nuestras

credenciales

Usuario: # documento

Contraseña : # documento

Debemos ingresar al proceso

que pertenezcamos

DAMOS CLIC EN LA OPCION LISTADO

MAESTRO DE DOCUMENTOS

Ingresamos el nombre del documento

que deseemos